تُعد الإدارة الفعالة لعقود الشحن ذات أهمية قصوى بالنسبة للشركات التجارية التي تفكر في تعزيز وظائفها اللوجستية، وخفض التكاليف، وزيادة مستويات الخدمة. ومع تزايد تعقيد مناقصات الشحن الخاصة بالشركات، فإن استخدام أفضل الممارسات التي تنطوي على استخدام التكنولوجيا، مثل برامج مناقصات الشحن وأتمتة مناقصات الشحن، سيمنح الشركات التجارية ميزة تجارية في السوق. تتناول المقالة التالية النقاط الرئيسية للإدارة الفعّالة لعقود الشحن، بما في ذلك استخدام المقارنة المعيارية لشركات الشحن، وبطاقات أداء شركات الشحن، واستخدام مناقصات الشحن الاستراتيجية للشركات.

للتفاهم

إدارة عقود الشحن هي عملية التفاوض والتوقيع والإدارة اليومية لترتيبات الشحن من قبل الشاحنين إلى جانب شركات النقل. تُستخدَم عقود الشحن في الأعمال التجارية لضمان وجود السعة الملتزم بها، وتحسين الإنفاق على الشحن، وضمان خدمة النقل. يضمن عقد الشحن الجيد حماية سلسلة التوريد وتدفق الشحن من المخاطر.

الشواغل الرئيسية لإدارة عقود الشحن هي:

الإبحار في شروط وأحكام العقود المطولة
التعامل مع علاقات الناقل المتعددة
عند توقيع العقد ومراعاة
أدلة لمعلومات القرارات المستنيرة

ولمواجهة كل هذه التحديات، تحتاج بيوت الأعمال إلى عمليات موحدة بالإضافة إلى حلول تقنية ذكية.

استخدام منصة مناقصات الشحن

مناقصة الشحن

من بين أكثر أجهزة إدارة عقود الشحن المفيدة في المشهد المعاصر هي منصة مناقصات الشحن. وهي عبارة عن أنظمة برمجيات تسهل عملية المناقصات من خلال الوسائل الرقمية، بحيث يتمكن الشاحنون من توجيه دعوات لتقديم عروض الناقلين لعقود النقل. ومن مزايا استخدام منصة مناقصات الشحن ما يلي:

الاتصالات الموحدة: يكون الاتصال بالمناقصة بالكامل مركزيًا في واجهة واحدة، مما يقلل من سوء التواصل.
دورات العطاءات المبسطة: تعمل الأتمتة على تسريع طلبات تقديم العطاءات والردود عليها، مع احترام الوقت.
المزيد من الشفافية: تقوم الإعلانات المقارنة باختيارات مستنيرة بشكل أفضل.
الملاحظات المستندة إلى البيانات: يقدم عدد قليل من المواقع تحليل أداء الناقل وتحليل اتجاهات الأسعار.

إن المؤسسات التي تطبق بوابات مناقصات الشحن قادرة على تحسين إنتاجية مناقصات شحن الشركات الأنشطة والاحتفاظ بتحكم أفضل في التكاليف اللوجستية.

أفضل الممارسات للمناقصات الخاصة بشحن الشركات

تقديم العطاءات

يجب أن تكون مناقصات الشحن لمؤسسات الأعمال استراتيجية في التعامل مع تعظيم القيمة. وفيما يلي أفضل الممارسات المجربة التي تم اختبارها:

1. تحديد الأهداف والنطاق بوضوح

قبل أن تطرح مناقصة، حدد أهدافك اللوجستية - الوفورات في التكلفة، أو زيادة الخدمة، أو تأكيد الحجم في تحديد نطاق الشحنات والمسارات ومدة العقد.

2. الشحن القطاعي للمناقصات

يتيح تقسيم الشحنات عبر الحجم أو المسار أو الخدمة إمكانية إجراء مناقصات أكثر تركيزًا، ومن ثم، تقسيم الشحنات عبر الحجم أو المسار أو الخدمة إلى أكثر شركات النقل ملاءمة لمسارات محددة.

3. الاستفادة من أتمتة مناقصات الشحن

تعد أتمتة أعمال المناقصات اليومية أقل استهلاكًا للوقت وأقل عرضة للخطأ. ويمكن لبرامج أتمتة مناقصات الشحن أن:

مركزية وتوحيد عروض شركات النقل وتوحيدها
مسودة التقارير المقارنة
التشغيل الآلي لإرسال دعوات المناقصة إلى شركات النقل المختارة

تُمكّن الأتمتة فرق المشتريات من التعامل في تحليل استراتيجي عالي المستوى بدلاً من النماذج.

4. الشفافية والنزاهة في العمليات

تأكد من حصول جميع شركات النقل على نفس الحقائق ومعايير التقييم. فالشفافية تبني الثقة وتحفز على تقديم عطاءات مفتوحة.

المقارنة المعيارية وبطاقات الأداء لشركات الشحن

بمجرد بدء العقود، تكون المراقبة المستمرة مطلوبة. المقارنة المعيارية لشركات الشحن هو القياس المقارن لإنتاجية شركات النقل مقابل مستويات الخدمة المتفق عليها بشكل متبادل ومعايير السوق. ويتألف بشكل روتيني من:

مجموعة البيانات الكمية (معدلات تسليم الوحدات، نسب المطالبات، إلخ)
على وجه التحديد، تحديد المتغيرات النوعية (الاستجابة وجودة التواصل)
مقارنة شركات النقل بالنسبة إلى المعايير الداخلية ومتوسطات السوق

تقوم جميع تعهدات الأعمال بتوحيد هذا القياس من خلال استخدام بطاقات أداء ناقل الشحن لوحات معلومات الأداء التي تراقب مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة بمرور الوقت. المزايا هي:

الإبلاغ عن شركات النقل ذات الأداء الضعيف من أجل التصحيح المطلوب
أصحاب الإنجازات العالية في تطوير الأعمال أو تجديد العقود
المفاوضات المستندة إلى البيانات في الترويج للمناقصات على المدى القريب

يؤدي التطبيق المستنير للمقارنة المعيارية وبطاقات الأداء إلى تحسين إدارة عقود الشحن من خلال تطبيق دوافع الناقل وأهداف العمل.

دمج التكنولوجيا مع إدارة عقود الشحن

يتم تسهيل إدارة عقود الشحن في عصرنا الحالي بشكل كبير من خلال الرقمنة. التكنولوجيا مثل GetTransport يوفر إمكانيات تدمج مناقصات الشحن وإدارة العقود وقياس أداء شركات النقل في البرنامج نفسه. والنتيجة النهائية هي العديد من المزايا الرئيسية:

اتفاقية الشحن في الوقت الحقيقي ووضوح مؤشرات الأداء الرئيسية
التنسيق المبسط بين الناقل والشحنات الإخطارات التلقائية بتجديد العقود وخرق الامتثال وتغيير الأداء
مركزية البيانات المستخدمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية

على الرغم من أن التفكير في حلول مثل GetTransport ليس بالأمر الصعب، إلا أن التفكير في حلول مثل GetTransport يمكن أن يساعد الشركات على تبسيط سير عمل مناقصات الشحن وإدارة العقود بكفاءة.

أفضل ممارسات إدارة عقود الشحن بإيجاز

إضفاء الطابع المركزي على عمليات المناقصة وتسريعها من خلال تنفيذ منصة مناقصات الشحن.
التحديد السليم للهدف وتخصيص الشحن لمناقصات محددة.
استفد من أتمتة مناقصة الشحن لتقليل العمل اليدوي وجعل العطاءات موحدة.
ممارسة متكررة المقارنة المعيارية لشركات الشحن من خلال استخدام بطاقات أداء ناقل الشحن في قياس أداء الناقل وضبطه بدقة.
تضمين الحلول التقنية الذكية التي توائم بين المناقصات وإدارة العقود ومراقبة الأداء.

الخاتمة

الإدارة الفعالة لعقود الشحن هي مفتاح نجاح الاستراتيجيات اللوجستية للمؤسسات. ويتحقق اعتماد أفضل الممارسات مثل الاستفادة من من منصات مناقصات الشحن، وأتمتة عملية المناقصات، والاستفادة من المقارنة المعيارية الصارمة لشركات النقل، وتحسين الإنفاق على الشحن، وموثوقية الخدمة من خلال استخدام هذه الأساليب. تعمل الأساليب القائمة على التكنولوجيا مثل استخدام GetTransport على تسهيل مثل هذه المساعي من خلال توفير الشفافية والسرعة والرؤى المفيدة. تهيئ هذه الشركات نفسها لتحقيق ميزة مستدامة طويلة الأجل في سوق الخدمات اللوجستية المتغيرة باستمرار.

الأسئلة الشائعة

لماذا تنجح المقارنة المعيارية لشركات الشحن في مفاوضات شركات الشحن؟

توفر المقارنة المعيارية معلومات مقارنة بين شركات النقل حتى تتمكن الشركة من تحديد أفضل شركات النقل أداءً وأقلها أداءً واتخاذ القرارات الأكثر استنارة لتجديد العقود والمفاوضات.

ما سبب الحاجة إلى أتمتة مناقصات الشحن؟

يقلل التشغيل الآلي من حدوث الأخطاء اليدوية، ويختصر دورة المناقصة، ويتيح لموظفي الخدمات اللوجستية قضاء الوقت في التحليل الاستراتيجي بدلاً من مطاردة الورق.

لماذا يجب على شركات الشحن استخدام بطاقات أداء شركات الشحن؟

تقوم بطاقات الأداء بتتبع مقاييس الأداء الرئيسية على المدى الطويل، مما يوفر شفافية واضحة لجودة خدمة الناقل وموثوقية الناقل، مما يتيح الضبط المستمر وتحسين نتائج العقود.

أفضل الممارسات في إدارة عقود الشحن للمؤسسات