SAP Spend Connect Live – Top 5 Takeaways for Procurement and Spend Management

تواصل مع الإنفاق تواصل مباشرة الآن لتحويل المشتريات من خلال تقليل أوقات إعداد الموردين وتعزيز رؤية الإنفاق. من خلال دمج منظار ميداني باستخدام بيانات المشتريات الأساسية، يمكنك تقصير دورات الإعداد ومقارنة أداء الموردين ومخاطرهم بسرعة عبر الشبكة، وتحويل البيانات المتناثرة إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

العمل في السحابات بمنصة مركزية core توحّد عمليات الشراء والفوترة وإعداد التقارير في عرض واحد. تحافظ البيئة المستندة إلى السحابة على توافق الحوكمة، وتقلل الخطوات اليدوية، وتدعم مواكبة التغييرات في السياسات مع التوسع لتلبية الإنفاق الكبير.

استفد من تبسيط. أتمتة لإزالة المهام المت repetitive. قم بتطبيق مطابقة الفواتير الآلية، وفحوصات السياسات، وسير عمل تسجيل الموردين لتقليل التدخلات اليدوية في المشتريات. يتيح هذا النهج للفرق التحرك بسرعة والحفاظ على الدقة مع نمو الإنفاق الكبير.

قارن عروض عدة موردين للقياس المعياري مقابل السوق. يتيح لك Spend Connect Live ما يلي: compare عروضًا في السوق وعرض العوامل الرئيسية مثل المهل الزمنية والشروط والامتثال. والنتيجة هي رؤية واحدة لقاعدة مورّدين كبيرة وتحسين عملية اتخاذ القرارات.

النتائج المالية المسألة. تتبع المدخرات، وتجنب الإنفاق المتهور، وحسّن شروط الدفع بلوحات معلومات في الوقت الفعلي. حافظ على blog من خلال توثيق النجاحات والدروس المستفادة؛ تساعد الرؤى فرق المشتريات على تبرير الاستثمارات وتحقيق التحسين المستمر. اربط الرؤى بالتخطيط والحوكمة لضمان تأثير دائم.

أبرز النقاط الرئيسية من SAP Spend Connect Live لعام 2023

ابدأ بلوحة معلومات آلية للتحكم في الإنفاق تحقق نتائج في غضون 60 يومًا من خلال دمج ثلاثة تدفقات بيانات: أوامر الشراء والفواتير والعقود، مما يوفر عرضًا واحدًا يساعد المشترين والعملاء على التصرف بسرعة، وقياس الأداء، وتبرير مبادرات التحكم في التكاليف.

تظل التكاملات ذات أهمية محورية؛ اربط بين تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمشتريات وشبكات الموردين لتوفير نموذج بيانات موحد يدعم القرارات عبر الفئات. يستمر التركيز على التشغيل المتداخل في تقليل إعادة العمل اليدوي بمرور الوقت ويوفر أساسًا موثوقًا لإعداد تقارير الإدارة التنفيذية.

ظهرت ثلاث خطوات عملية في مؤتمر SAP Spend Connect Live: أتمتة سير عمل أوامر الشراء إلى الفواتير، ودمج البيانات عبر الأنظمة لتطبيق شروط العقد تلقائيًا، وتوحيد إجراءات تسجيل الموردين ببيانات رئيسية نظيفة. تقلل كل خطوة من هذه الخطوات من الدورات الزمنية، وتحسن الامتثال، وتعزز الوعي بالتكلفة عبر الإنفاق بشكل أسرع من ذي قبل.

ينصب التركيز على الموارد والابتكار التي تتوسع عبر نطاق الحساب وعمليات الشركة. استخدم لوحات معلومات آلية لمراقبة أداء الموردين والمخاطر وفرص التوفير، وقم بتوسيع هذه الرؤى لتتجاوز مشروعًا واحدًا لتوفير رؤية شاملة عبر الفئات.

بالنسبة لفرق الشراء والعملاء، فإن التحرك نحو العمليات المتكاملة والآلية يظل متوافقًا مع أهداف التحكم في التكاليف. ويضمن الحفاظ على الانضباط بشأن جودة البيانات وحوكمتها تراكم النتائج من ربع إلى ربع، ويمكن للفرق العمل بناءً على رؤى بدلًا من انتظار التقارير.

أهم 5 نقاط حول إدارة المشتريات والإنفاق من مؤتمر SAP Spend Connect Live 2023

ابدأ بمواءمة أهم خمس فئات إنفاق لديك مع الأهداف الاستراتيجية باستخدام مجموعة تحليلية مركزة وقائمة على البيانات لتحسين النتائج.

1. قم بمواءمة الإنفاق مع الأهداف الاستراتيجية عن طريق تحديد أكبر خمس فئات إنفاق وتطبيق التحليلات لاختيار الموردين الذين تكمن القيمة لديهم. ركز على هؤلاء لتقليل أوجه القصور الكبيرة، بهدف تحقيق انخفاض بنسبة 12-18٪ في المشتريات غير المتوافقة خلال دورة ربع سنوية وتمكين إعادة الاستثمار في المبادرات الاستراتيجية.
2. استخدم معلومات السوق والتحليلات لتقييم الموردين بناءً على المخاطر والتكلفة والابتكار؛ ضع في اعتبارك عوامل مثل المهلة الزمنية والجودة والامتثال والقدرة التنافسية للأسعار، وتواصل مع شبكة الموردين الأوسع لقياس الأداء.
3. أنشئ مجموعة مشتريات مركزة توفر توصيات وأتمتة مدفوعة بالذكاء الاصطناعي، مما يسمح للمشترين بالتركيز على القضايا الاستراتيجية. استثمر في الابتكار في المصادر الإلكترونية، وبوابات الموردين، ودفاتر قواعد العقود لتقليل مدد الدورات بنسبة تتراوح بين 25 و 30٪.
4. تعزيز التفاعل مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين من خلال مراجعات الأعمال الفصلية والندوات عبر الإنترنت؛ ونشر مدونة تتضمن رؤى عملية لإبقاء المشترين على اطلاع ومواءمة، مع توجيه النتائج البارزة للخطوات المستقبلية.
5. بناء صورة طبيعية للإنفاق عبر الفئات، مع التمييز بين المشتريات الروتينية والإنفاقات الاستراتيجية الكبيرة؛ استخدام لوحات المعلومات والتحليلات لمراقبة التقدم وتعزيز اتخاذ القرارات المنضبطة، وتوحيد العقول حول الأولويات.

رؤية الإنفاق في الوقت الفعلي: لوحات معلومات تحفز العمل

قم بإعداد لوحة معلومات مباشرة واحدة يتم تحديثها كل 10 دقائق وتضع علامة على حركة الإنفاق التي تتجاوز فرق 5٪ لكل ربع سنة. اعرض أكبر 5 موردين حسب الإنفاق والفئة والموقع، بالإضافة إلى نتائج الربع الحالي مقابل الربع السابق. قم بتضمين صورة لإنفاقك حسب الموقع والفئة لمساعدة الحاضرين على ربط البيانات بالإجراءات.

حدد ما الذي تقيسه (ما يهم) وقم بتمييزه في عملياتك. قدم توجيهات بشأن محفزات الإجراءات ومسارات التصعيد والملكية. استخدم مقدمة للوحة المعلومات لتحديد توقعات الحضور، واستخدمها لتقييم الأداء بمعايير نجاح واضحة.

ربط لوحات المعلومات بالرقمنة والتقنيات؛ سحب البيانات من تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة المشتريات وبوابات الموردين؛ التأكد من أن حقل طلبات تقديم العروض (RFPs) مرئي لإجراء مقارنات سريعة. تحديد وتيرة لعمليات فحص جودة البيانات ودمج حالة طلبات تقديم العروض في الصورة.

ضع في اعتبارك موقع البيانات: ضع لوحة المعلومات في مساحة عمل مشتركة يمكن للمشاركين الوصول إليها؛ استخدم لوحات معلومات مشتركة؛ تأكد من إمكانية عرض لوحة المعلومات على أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة. يساعد هذا الأشخاص على التركيز على النتائج والتصرف بسرعة. تدعم عوامل التصفية الإضافية (الفئة، المورد، الموقع، الربع) التحليل.

بمجرّد إطلاق تنبيه، قم بتعيين الأنشطة للأشخاص وتحديد الخطوات التالية. قدّم إرشادات موجزة ومقدمة للمراجعة، حتى يتمكن الحاضرون من التصرف في غضون دقائق. تساعد الصورة المحللين على تحليل الاتجاهات وتقييم المخاطر عبر قاعدة التوريد.

نصائح إضافية: حافظ على شفافية النتائج، واستخدم مقارنات ربع سنوية، واعرض ما الذي تغير ولماذا. استخدم "spadoom" كعلامة تحذيرية للإشارة إلى الارتفاعات غير العادية، حتى يتمكن الفريق من التحقيق. استخدم سيناريوهات "ماذا لو" في طلبات تقديم العروض لاتخاذ قرارات سريعة.

خلاصة القول: لوحة معلومات تجمع بين الرقمنة والتقنيات والأنشطة المنضبطة تمنح فريقك صورة واضحة عن المجالات التي تتطلب تدخلًا. ومع التفكير السليم والتحليل المستمر، تتحسن نتائجك الفصلية ويتوحد فريقك حول نفس المقاييس.

تحليلات الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي: اكتشف فرص التوفير

ابدأ بوحدة تحليل الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي للكشف عن خمس فرص توفير عالية القيمة عبر أنشطة التوريد في غضون 90 يومًا الأولى. تأكد من أن الحل يعتمد على منصة واحدة تجمع بين الفواتير الداخلية وأوامر الشراء وعقود الموردين لتوفير رؤية واضحة لأنماط الإنفاق، مما يخلق قيمة كبيرة للمشتريات والمالية.

إنشاء مركز رؤية يربط الفواتير الخارجية ببيانات الشراء الداخلية في منصة واحدة، مما يمكّن الإدارة من مراقبة مقاييس التحكم في التكاليف والالتزام بالعمليات في الوقت الفعلي. يحول هذا الإعداد الأنشطة المجزأة إلى نتائج متسقة وقابلة للتدقيق.

الاستفادة من، ذكي, generative تتيح لك التحليلات تشغيل سيناريوهات افتراضية لخيارات المصادر، وتحديد كمية المدخرات، وإنشاء خطوات قابلة للتنفيذ. يمكن للنظام استضافة مركز سبادوم داخل المنصة لتصنيف النتائج، وتسليط الضوء على اتخاذ الإجراءات، وإظهار سبادومز- تجميعات مُعلَّمة تشير إلى مخاطر محتملة أو فرص توفير - للمراجعة السريعة خلال المؤتمر مع الشركاء الخارجيين.

تشمل التوصيات اللازمة للتفعيل ما يلي: تطبيع بيانات الموردين ووضع علامات على الإنفاق حسب الفئة؛ تطبيق الكشف عن الحالات الشاذة على الفواتير للإبلاغ عن الازدواج أو الرسوم المتضخمة؛ إعادة التفاوض على الشروط مع كبار الموردين بناءً على السيناريوهات الموصى بها؛ القياس المعياري مقابل البيانات الخارجية؛ رقمنة الأدلة وأتمتة التنبيهات؛ تتبع النتائج شهريًا وتعديل خطط التوريد وفقًا لذلك. يؤدي هذا النهج إلى نتائج أكثر وضوحًا للتحكم في التكاليف وتحقيق تحسينات أسرع في فرص التوفير. فقط حافظ على الزخم مع دورات تطوير سريعة مدتها من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع ومراجعة فصلية لإظهار نتائج ملموسة.

مراقبة أداء الموردين والمخاطر الخاصة بهم باستخدام بيانات مركزية

Recommendation: قم ببناء مركزية لبيانات الموردين ضمن مجموعة SAP Spend Connect Live لمراقبة الأداء والمخاطر في الوقت الفعلي. استبدل صوامع البيانات المشتتة بحل واحد يستوعب بيانات الإدخال من المشتريات والجودة والمالية، ويحدد المشكلات في غضون دقائق حتى يتمكن الفريق من التصرف بسرعة. تمنع البيانات المركزية ظهور الصوامع مرة أخرى، مما يضمن رؤية متسقة لجميع أصحاب المصلحة. يقلل هذا النهج من الفحوصات المتكررة، ويستبدل الجهد اليدوي بسير عمل مؤتمت.

تتيح لك البيانات المركزية تتبع المقاييس الأكثر تأثيرًا عبر هؤلاء الموردين وإجراء مراجعات ربع سنوية تظهر الاتجاهات قبل أن تصبح مشكلات في التكلفة. حدد أهدافًا مثل التسليم في الوقت المحدد بنسبة 97-99%، ومعدل العيوب أقل من 2%، والامتثال للدفع أعلى من 95%. استخدم مجموعة بيانات واحدة لمقارنة الأداء حسب الفئة والمنطقة ومستوى المورد، مما يتفق مع شعار Spend Connect Live، مما يساعدك على تركيز الموارد حيثما تهم وتحسين تخصيص الموارد.

أتمتة مراقبة المخاطر عن طريق تحديد إشارات الخطر عبر الصحة المالية والامتثال والمؤشرات التشغيلية. استخدم الاستيعاب الآلي من العقود وتقييمات الأداء، وقم بتنبيه الفريق عندما يتجاوز الموردون الحدود. تقلل هذه الإمكانية من الجهد اليدوي، مدعومة بتقنية الأتمتة، مما يحرر الموارد للتركيز على الإدارة والحوكمة ذات القيمة العالية وإدارة العلاقات مع العملاء.

إن وتيرة الحوكمة مهمة: حدد مواعيد مراجعات ربع سنوية مع فرق متعددة الوظائف لمناقشة الموردين الأكثر عرضة للخطر، والاتفاق على خطط للمعالجة، وتتبع الإغلاق. تدعم العملية المنظمة جيدًا هذه الاستثمارات وتظهر التقدم المحرز لأصحاب المصلحة، بمن فيهم العملاء والرعاة التنفيذيون. باستخدام بيانات عالية الجودة، يمكنك استبدال عمليات المطابقة اليدوية بلوحات معلومات في الوقت الفعلي تعرض صورة المخاطر الكاملة.

يأتي الأثر المالي من تقليل الاضطرابات وتحسين الشروط مع موردين موثوقين. يحسن النهج المركزي الامتثال ويقلل من تكاليف الحوادث، بينما تسرع الأتمتة اكتشاف التهديدات. يؤدي هذا الاستثمار في الأتمتة وتكامل البيانات إلى خفض بنسبة 30-45٪ في معالجة البيانات اليدوية واسترداد التكاليف في غضون ستة إلى تسعة أشهر، اعتمادًا على قاعدة الموردين ونضج البيانات. بمجرد توسيع نطاق المدخلات من المزيد من المصادر، فإنك تحصل على أكبر فرصة لتحسين الإنفاق وأداء الموردين. من أجل المرونة في عصر الجائحة، يوفر هذا الإعداد مسارًا سريعًا لتحقيق الاستقرار والتعاون المستمر مع الموردين، ويمكن للفريق مشاركة التحديثات ربع السنوية مع العملاء لإظهار القيمة.

الامتثال للعقود وعناصر التحكم الديناميكية لتحقيق الوفورات المتفاوض عليها

قم بتهيئة ضوابط تلقائية للعقود تقارن كل فاتورة بأهداف التوفير المتفاوض عليها داخل العقد وتطلق تنبيهات عند الانحرافات. يحافظ هذا النهج لضمان الامتثال على مسار الشركة، مما يوفر رؤية واضحة ويتماشى مع الشروط المتفاوض عليها، وتحسين المدخرات عبر الوظائف. من خلال تضمين القواعد أثناء الإعداد، يمكنك تحديد الاستثناءات المبكرة وتوجيه الإجراءات للحفاظ على القيمة عبر العملاء والشركاء في النظام البيئي للمشتريات العالمية.

ابدأ بتحديد النطاقات الحدية حسب المورد والفئة، ثم قم بتحليل الإنفاق أسبوعيًا للكشف عن الانحراف عن الاستراتيجية. ينتج عن ذلك رؤى قابلة للتنفيذ، مما يتيح البقاء ملتزمًا مع دعم العملاء والشركاء ببيانات في الوقت المناسب. ستؤدي سير عمل مباشر إلى تحقيق قيمة مع احتكاك أقل بكثير، وستؤدي الخطوات التالية إلى نتائج ملموسة للغاية.

طبّق عناصر تحكم ديناميكية تتكيف مع شروط العقد مع تغير الإنفاق ومخاطر الموردين. عند اكتشاف انحراف، يتم تصعيد سير عمل آلي إلى المالك التالي دون متابعة يدوية. سيعزز هذا النهج الآلي والمباشر الرؤية المالية ويوفر مسار تدقيق واضح، مع الالتزام بالسياسة.

تستفيد فرق الإعداد والموردون من ربط قواعد التوفير المتفق عليها بقوائم مراجعة الإعداد. من خلال مواءمة بيانات الإعداد مع شروط العقد وبيانات الطرف الثالث، يمكنك تقليل الأخطاء وتحديد حالات عدم التطابق مبكرًا، مما يعزز الاتساق للعملاء والشركاء.

تتبع المقاييس الهامة: المدخرات المحققة، والتسربات التي تم تجنبها، والأوقات المستغرقة لدورات الموافقة، وحصة الإنفاق التي تغطيها الفحوصات الآلية. استخدم هذه المؤشرات لضبط الاستراتيجية وإبقاء المديرين التنفيذيين على علم، وتقديم مسار مؤثر وعملي للغاية للحوكمة والامتثال.