Udržování souborů DQ připravených na audit: Nutnost pro dopravce

Zajištění připravenosti souborů kvalifikace řidičů (DQ) na audit je pro flotilové dopravce zásadní, aby se mohli vypořádat s regulačními problémy a vyhnout se potenciálním závazkům.

Důležitost připravenosti na audit

Vyhnutí se porušení kvalifikace

S uvolněním omezení po zavedení směrnice COVID Federální úřad pro bezpečnost automobilových dopravců (FMCSA) výrazně zvýšil počet osobních kontrol. Počet kontrol na místě vzrostl z téměř 2 000 v roce 2020 na více než 4 400 v roce 2024. Tato zvýšená kontrola znamená, že dopravci nyní čelí podrobnějším hodnocením než dříve. Nedodržení předpisů může vést k vysokým pokutám, které dosahují $1 544 za den nebo až $15 445 za opakované porušení.

Dopravci musí být proaktivní; některá porušení zjištěná při auditech mohou vést k okamžitým nápravným opatřením. Podle nedávných analýz FMCSA jsou zde některá běžná akutní porušení, na která je třeba si dát pozor:

Zaměstnávání řidiče s pozastaveným řidičským průkazem pro komerční účely (CDL) nebo řidiče, který je diskvalifikován.
Povolení řidiči s více průkazy CDL řídit užitkové motorové vozidlo (CMV).
Povolení řízení vozidla CMV řidiči, kterému byl udělen zákaz činnosti.
Používání řidičů, kteří mají v záznamu o motorových vozidlech (MVR) uveden zákaz.
Zaměstnávání fyzicky nekvalifikovaných řidičů.

Kromě akutních porušení mohou kritická porušení znamenat systémové problémy v postupech společnosti v oblasti dodržování předpisů, což může vést k obavám o odpovědnost a nižšímu hodnocení bezpečnosti. Mezi běžná kritická porušení patří:

Chybějící nebo neúplné aplikace řidiče.
Chybějící dokumentace o bezpečnostní historii od zaměstnavatelů podléhajících regulaci DOT za poslední tři roky.
Nesprávně licencovaní řidiči, tj. špatná třída nebo chybějící oprávnění.

Obhajitelné postupy ke snížení právních rizik

V případě nehody se právní kontrola zaměří na postupy společnosti v oblasti najímání zaměstnanců a bezpečnosti. Najímání řidičů s pochybnou minulostí nebo nedodržování předpisů FMCSR může dopravce rychle znevýhodnit v soudním sporu. Aby se tato rizika zmírnila, měli by dopravci upřednostňovat důsledné najímání kvalifikovaných řidičů.

Studie Amerického institutu pro výzkum dopravy o rozsudcích v jaderné oblasti zdůrazňuje tři zásadní faktory pro zabezpečení dopravců:

Nejdůležitější je vyhnout se haváriím.
Dodržování a překračování regulačních norem je zásadní.
Přísné dodržování firemních zásad je neoddiskutovatelné.

Mark Schedler, vedoucí redaktor společnosti J. J. Keller, zdůrazňuje, že dopravci by neměli nechávat mezery, které by mohli advokáti žalobců využít. Mít tým odborníků na dodržování předpisů je zásadní pro zachování obhajitelnosti ve všech profesních podnicích.

Důsledky nehod s velkým dopadem na společnost mohou mít dalekosáhlé následky, snížit důvěru a poškodit pověst dopravce. Dopady negativní medializace mohou přimět potenciální klienty, aby si v obavách ze závazků vyplývajících ze spojení hledali angažmá jinde.

Vytváření bezchybných souborů DQ

Účinnou strategií je používání kontrolního seznamu nebo odborníka třetí strany, který udržuje soubory DQ v pořádku. Dobrý kontrolní seznam DQ by měl v ideálním případě obsahovat pouze dokumenty vyžadované FMCSA a vyhnout se zbytečnému nepořádku, který komplikuje audity. Zde jsou některé z dokumentů "nice to have", které jsou sice užitečné, ale měly by být uchovávány odděleně od oficiálních spisů o shodě:

Kvalifikační kontrolní seznamy.
Dohody potvrzující, že řidiči dodržují provozní předpisy.
Výkazy o době služby.
Záznamy o školeních, která nejsou povinná.

Mark Schedler to přirovnává k cestování s batohem na zádech a poznamenává, že zkušený turista s sebou vždy nosí kontrolní seznam pro zajištění bezpečnosti; stejnou zásadu by tedy měli dopravci uplatňovat i v případě dokumentace DQ.

Subjekty, jako je J. J. Keller, nabízejí rozsáhlé kontrolní seznamy, které zjednodušují proces vedení souborů DQ v souladu s předpisy a zároveň posilují právní obranu.

Situace vedoucí k rizikům nedodržení předpisů

Fúze a akvizice

Ve světě nákladní dopravy je získání souborů DQ společnosti spojeno s riziky. Úřad FMCSA sice přijímání těchto souborů povoluje, ale má to háček: pokud se neprovádějí komplexní audity těchto souborů, může přebírající společnost nevědomky zdědit porušení předpisů. Nezjištění problémů může mít vážné právní a finanční důsledky, zejména pokud nekvalifikovaný řidič způsobí nehodu.

Povýšení z neregulovaných prací na řidiče CMV

Přechod zaměstnanců z pozic, které nespadají pod předpisy DOT, na pozice řidičů CMV často vede k přehlížení požadavků na dodržování předpisů. Společnosti si musí zajistit aplikaci vyhovující předpisům DOT, aby se vyhnuly sankcím, které by mohly vzniknout během soudních sporů.

Přijímání nových zaměstnanců a řidičů s přerušením zaměstnání

Když se bývalí řidiči po přestávce vrátí do služby, je třeba k potvrzení souladu s předpisy vytvořit nové soubory DQ s aktualizovanou dokumentací. Dopravci musí přesně určit status řidiče, aby mohli vést správné soubory DQ.

Pokud si dopravci uvědomí tyto potenciální pasti na dodržování předpisů a zavedou pečlivé kontrolní seznamy, mohou svůj provoz ochránit. Udržování náskoku před těmito strategiemi připravenosti na audit nejen splňuje regulační mandáty, ale také chrání před nákladnými důsledky.

Závěrečné myšlenky

Udržování souborů DQ připravených na audit je zásadní pro předcházení pokutám a ochranu vašeho podniku. Zavedení systematických a pečlivých postupů pomáhá nejen při dodržování předpisů, ale také podporuje zdravější provozní prostředí. Přestože poznatky mohou nabídnout skvělý směr, při přijímání informovaných rozhodnutí se nic nevyrovná osobním zkušenostem. GetTransport.com vám umožní snadno se orientovat v potřebách přepravy nákladu a zajistí vám nejlepší možná řešení přepravy za konkurenceschopné ceny. Dosáhněte pohodlí a transparentnosti pro všechny své logistické potřeby s GetTransport.com a buďte vždy připraveni splnit požadavky svého podnikání. Získejte nejlepší nabídky při rezervaci jízdy na adrese GetTransport.com.