6 Schritte zu nachhaltiger Beschaffung – Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen

Start by mapping your supply chain and defining explicit material sourcing requirements at the contract level.

Adopt a central platform to gather supplier data, enabling major transparency and progress indicators that support proactively informed decisions, while engaging suppliers across the ecosystem.

Develop employee engagement across organizations by including nonfinancial requirements, then track progress using indicators that measure how engagement translates into outcomes, engaging teams at every level.

In material sourcing, emphasize provenance and lifecycle thinking; deploy technologies that connect supplier performance to acquisition decisions, ensuring implementation happens at scale.

Monitor these indicators across major supplier networks, maintaining transparency and enabling organizations to adjust requirements proactively as conditions evolve.

Over time, align platform capabilities with organizational strategy, so progress is steady, comes with value, even as technologies evolve across ecosystems. Engage openly to sustain momentum among employees, suppliers, and partners.

Guide to Sustainable Procurement and Corporate Reputation

Knowledge-backed governance connects supplier performance to corporate reputation. Build indicators across environmental, social, and governance facets, with emphasis on water stewardship, chemical management, and labor rights. Within six months publish a clear supplier scorecard built on auditable data flows; adoption of a supplier code and collaboration with partners reduces risks and improves resilience. Although results vary by region, a transparent, data-driven approach makes it easier to engage stakeholders and improve every aspect of the supply network, while supporting a simpler path to trust.

Strategy first: define a three-part plan that covers organic suppliers, collaboration, and development. Rally internal teams around a single source of truth, and use knowledge-sharing to accelerate adoption. Track usage metrics, water footprint, and supplier compliance; set targets such as reducing water use in high-risk sites by 20% within 12 months and increasing spend with verified responsible suppliers to 25% within 18 months. Inevitably, gaps will appear; address them with fast-cycle projects and clear point-of-contact owners. This approach likely boosts brand value and reduces total cost of ownership over time.

Risks and governance: engage suppliers early, outline expectations, and embed escalations. Map points of failure, be aware of regulatory shifts, run scenario planning, and embed clauses in contracts. Use a tiered audit schedule and independent verification to keep trust throughout the supply base. This reduces disruption and protects reputation in crisis events.

Development and continuous improvement: invest in training and collaboration with suppliers, NGOs, and regulators. Use dashboards to communicate progress; the usage of data-driven insights supports decision-making across teams, enabling a strategy that grows awareness and capacity. By the end of year, you should see measurable improvements in risk indicators and brand sentiment, with every cycle delivering clearer value and a more resilient network.

Step 1: Define clear sustainability criteria for supplier selection

Concrete recommendation: Create a five-criterion framework to screen suppliers during onboarding. By creating a setting that uses a baseline across environmental, social, governance, risk management, and ethics aspects, you set setting-based minimum standards that are measurable and comparable across goods and services. Introduce a scoring system that ties commitments to continuous improvement and enables quicker, data-driven decisions.

Share the scorecard with cross-functional teams to engage proactively and speed decision-making. Use concrete frameworks and strategies to ensure consistency across departments; also provide data templates and guidance. Research industry benchmarks to tighten standards, although their supply chains present gaps that require targeted development plans.

Key aspects to capture include: environmental impact of goods and energy use, water, emissions; social aspects such as workplace safety, fair wages, and hours; governance with code of conduct and anti-corruption; and resilience through continuity plans. This topic should emphasize ongoing collaboration with their teams, although data gaps may exist, a structured plan ensures continuous improvement and faster capability building.

Step 2: Map the supply chain and assess ESG risk across suppliers

Create a centralized map of all suppliers across tiers, geographies, and critical inputs, capturing spend, lead times, and interdependencies to reveal where risks cluster and footprints may expand in the future.

Use a standardized ESG indicators framework centered on environmental, social, and governance factors. Track sustainability metrics such as energy intensity, water use, waste, organic inputs, labour standards, and worker safety records.

Collect data from supplier policy documents, audits, certifications, and self assessments. Assign suppliers to every tier and identify the most exposed ones to concentrate due diligence.

Evaluate risks with a simple scoring model that combines impact and probability across factors: footprints, labour practices, compliance with local laws, and geopolitical risk. Estimate remediation costs and potential disruption to operations.

Engage organizations by sharing expectations, inviting input, and introducing improvement plans. Provide training and resources to help themselves align practices with societal norms and sustainability targets; a setting of clear milestones keeps progress traceable. Create a simple channel to share updates with suppliers.

Include a concrete case: a processing company mapped organic ingredient sources, flagged 15% of spend as high risk, and worked with four top vendors to improve labour practices, reducing incidents and lowering footprints.

Finally, translate these insights into concrete actions and share results with relevant teams and society to drive accountability and value across organizations. finally, align incentives with ESG targets.

Step 3: Build collaborative supplier programs and capability development

Establish a joint supplier program that engages customers and employees to lift capabilities together. Define a shared improvement roadmap with clear commitments, milestones, and a point of contact within your companys governance, which keeps priorities aligned.

Begin with assessments to map supplier capacity, labour gaps, and process maturity. Use a simple scoring system to identify remaining risk and determine which suppliers should receive priority investments.

Develop capabilities through co-funded training, on-site coaching, and exchange opportunities that transfer tacit knowledge. Track participation by labour cohorts and measure impact on productivity, quality, and delivery.

Align spend with measurable savings by setting targets such as 10-15% reductions in cycle time or defects within 12 months, and channel part of the savings back into supplier capability upgrades.

Introduce processes and measures that integrate supplier development into procurement decisions. Use quarterly reviews to validate commitments, adjust strategies, capture learn, and apply what you learn, which informs future decisions.

Gestalten Sie die Governance-Struktur so, dass Transparenz und Vertrauen innerhalb der Branchennetzwerke gewährleistet sind. Teilen Sie zugehörige Daten gegebenenfalls mit Lieferanten und Kunden, während Sie verbleibende vertrauliche Informationen und Compliance-Aspekte berücksichtigen.

Konzentrieren Sie sich auf die Menschen: Bauen Sie eine Kultur auf, die kontinuierliche Verbesserung schätzt, nicht nur Kosteneinsparungen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Zulieferer Zugang zu Schulungen haben; dies stärkt die Wirtschaft durch Steigerung der Produktivität.

Kennzahlen und Ergebnisse: Überwachen Sie Indikatoren wie Ausgaben pro Lieferant, Termintreue, Einhaltung von Arbeitsstandards und die Rate der Fähigkeitsverbesserungen. Verwenden Sie diese als Ausgangspunkt für die Skalierung des Programms auf andere Lieferanten.

Schritt 4: Transparente Verträge, Datenaustausch und Rückverfolgbarkeit einführen

Implementieren Sie eine Standardvertragsvorlage, die den Austausch von Daten zu Schlüsselkennzahlen mit Rückverfolgbarkeit über das gesamte Beschaffungsnetzwerk hinweg vorschreibt, wobei der Schwerpunkt auf Nachhaltigkeitsergebnissen liegt.

• Datenweitergabeklauseln einschließen, die festlegen, welche Daten weitergegeben werden, wie sie erfasst werden, wann sie veröffentlicht werden und wie die Vertraulichkeit geschützt wird; diese Kontrollen einbetten, um eine konsistente Berichterstattung über Lieferanten hinweg zu implementieren, wobei der Schwerpunkt auf Nachhaltigkeitsmetriken liegt.
• Definition von Rückverfolgungsprotokollen: Erfordernis von Chargen-/Losnummern, Lieferantenstandort, Abbildung von Unterlieferanten und Herkunft auf Produktebene; Verknüpfung von Aufzeichnungen mit Einkaufs- und Logistikdaten, um eine schnelle Ursachenanalyse zu ermöglichen.
• Einrichtung eines zentralisierten, gut organisierten Datenraums oder einer Plattform (hier auf Microsoft-Basis oder ähnlich) zur Ablage von Verträgen, Audits, Lieferantenzertifizierungen und Performance-Dashboards; Durchsetzung rollenbasierter Zugriffsrechte, detaillierter Audit-Trails und zeitgestempelter Einträge zur Verbesserung der Verantwortlichkeit.
• Transparente Prüfungsrechte und Fristen für Korrekturmaßnahmen einführen; Eskalationswege einbeziehen, um Risiken bei Problemen zu minimieren und zugehörige Verbesserungen zu verfolgen.
• Starten Sie eine Governance-Initiative mit mehreren Programmen, die verschiedene Beschaffungsregionen abdecken; verfolgen Sie eine projektbasierte Strategie mit klar definierten Meilensteinen, um die globale Akzeptanz zu beschleunigen.
• Integrieren Sie KPIs und Berichte, die Arbeitsbedingungen, Umweltauswirkungen und Beschaffungsethik verfolgen; nutzen Sie diese, um Verbesserungen voranzutreiben, die im Laufe der Zeit zu mehr Transparenz sowie geringeren Kosten und Risiken führen.
• Beziehen Sie Lieferanten frühzeitig ein, indem Sie detaillierte Richtlinien und Vorlagen bereitstellen; bieten Sie Schulungen an, um die Compliance zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu fördern, wodurch die Übernahme derselben Datenstandards für verwandte Verträge erleichtert wird.
• Entwicklung einer Initiative zum Vergleich verschiedener Vertragsmodelle und zur Ermittlung, welcher Ansatz die grösste Reduktion der Durchlaufzeit und der Kosten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Qualität erzielt.

Schritt 5: Legen Sie messbare Leistungsindikatoren und eine fortlaufende Überwachung fest

Beginnen Sie mit einem kompakten, auf die Richtlinien abgestimmten Satz messbarer Indikatoren. Erstellen Sie eine Ausgangsbasis anhand von Ausgaben, Kosten, Arbeitspraktiken und Produktionskennzahlen sowie damit verbundenen Risiken in der gesamten Lieferkette. Erstellen Sie eine einfache Scorecard, die Daten in eine einzige Quelle der Wahrheit übersetzt, die die Entscheidungsfindung ermöglicht.

Definieren Sie numerische Ziele, die an jeden Indikator geknüpft sind. Beispiel: eine Reduzierung der Kosten um 10–15 %, die mit nicht-konformen Arbeitspraktiken verbunden sind, und eine Verringerung der Ausgaben um 5 % bei Hochrisiko-Lieferanten innerhalb von 12 Monaten; eine Lieferanten-Compliance-Rate von 92 %; eine jährliche Reduzierung der produktionsbedingten Umweltauswirkungen um 3 %; ein pünktlicher Produktionsplan von 90 %.

Überwachungsplan: Daten aus ERP, Einkaufsplattform, Lieferantenaudits und -bewertungen erfassen; Datenerfassung automatisieren; Scorecards monatlich aktualisieren; Eskalation, wenn Ausreißer Schwellenwert überschreiten. Datenqualitätsprüfungen einrichten und Verantwortliche für jede Metrik zuweisen, um Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und internen Teams ist unerlässlich. Verteilen Sie Scorecards über alle Einheiten hinweg, treffen Sie sich vierteljährlich und implementieren Sie Korrekturmaßnahmen, wenn Ziele abweichen. Verwenden Sie gemeinsame Dashboards, um alle Parteien auf dem gleichen Stand zu halten und positive Ergebnisse zu demonstrieren.

Die Entscheidungsfindung wird einfacher, wenn Indikatoren klar auf Auswirkungen in Bezug auf Arbeit, Kosten, Ausgaben und Produktion verweisen. Beginnen Sie mit der kontinuierlichen Überwachung und Überprüfung mit einer gezielten Meeting-Kadenz, die das Lernen und Handeln unterstützt. Vergleichen Sie die Leistung verschiedener Abteilungen, um globale Muster und jede Interaktion mit Lieferanten zu identifizieren. Pflegen Sie eine einheitliche Taxonomy für die KPI-Benennung, um Konsistenz zu gewährleisten.