Συστήματα Συμμόρφωσης Συμβάσεων Μεταφοράς Εμπορευμάτων για Καλύτερη Διαχείριση Δαπανών

Freight cost management is one of the most important topics for logistics managers who desire maximum operating effectiveness and maintain competitive advantage. Freight spend management is not rate-low awarding; freight cost optimization, freight cost control, and efficient freight cost forecasting is a strategic effort. One of the most effective tools for this is a freight contract compliance system, which enforces contracts rigorously so that better freight budget management and cost negotiation outcomes are achieved.
In this article, in this section, we will explain how freight contract compliance systems can transform your freight spend management, save cost, and make forecasting and budgeting effective.

What is a Freight Contract Compliance System?

A freight contract compliance system is an electronic or software application that facilitates automated and enforced adherence to freight contracts between carriers and shippers. It ensures that every shipment is invoiced and processed according to agreement terms specified, avoiding errors, over-billing, and unauthorized charges.

With such a system, companies can apply terms of contract systematically, audit invoices, and track freight spend budget against forecast.

Why Freight Contract Compliance Matters to Spend Management

Freight costs usually account for a high percentage of a firm’s supply chain expense. If not in compliance, firms risk overpaying by contract or losing visibility into where and how freight budgets are being expended.

The key benefits of freight contract compliance in spend management are:

• Accurate Freight Cost Control: Provides accurate invoicing alignments with contract terms to avoid costly discrepancies.
• Improved Freight Cost Forecasting: Provides timely information about freight spend patterns, enabling effective budgeting.
• Improved Freight Budget Control: Ensures spending within budgets through deviation detection before their occurrence.
• Improved Freight Cost Negotiation: Analytics-driven analysis enables carriers to negotiate better.
• Reduced Administrative Load: Replicates manual freight audit and payment processes for improved operational efficiency.

Key Features of Successful Freight Contract Management Systems

When selecting or implementing a freight contract compliance solution, focus on capabilities that provide spend management effectiveness at highest level:

1. Contract Repository and Version Control

• One repository to store all the freight agreements.
• Version control to manage changes and renewals.
• Easy access by stakeholders to view terms.

2. Automated Freight Invoice Auditing

• Compares carrier invoices to contract terms and rates.
• Detects discrepancies like unauthorized rates, accessorial charges, or surcharges.
• Handles various modes of freight – LTL, FTL, parcel, ocean, air.

3. Real-Time Spend Analytics and Reporting

• Tracks freight spend by carrier, mode, lane, and contract.
• Budget variance and forecast accuracy dashboards.
• Logistics and finance team customizable reports.

4. Freight Budget Management Tools

• Corporate budgeting system integration.
• Overrun budget alerts.
• Scenario planning feature for what-if freight cost forecasting.

5. Carrier Performance Monitoring

• Ensures carrier adherence to contractual terms and service levels.
• Synchronizes performance metrics with end-to-end spend data.

How to Execute Freight Contract Compliance for Optimum Spend Management

Executing a compliance system on your freight management process requires careful consideration:

1: Audit Your Current Freight Contracts and Spend

• Collect and scan all outstanding contracts.
• Check past freight invoices for compliance discrepancies.
• Identify cost leakages and opportunities.

2: Define Compliance Rules and KPIs

• Establish compliant rules of freight charges and accessorials.
• Establish key performance indicators of cost control and forecast accuracy.

3: Εγκαταστήστε ένα Σύστημα Συμμόρφωσης Συμβάσεων Μεταφοράς Φορτίου

• Επιλέξτε μια λύση κατάλληλη για το μέγεθος της εταιρείας σας και την πολυπλοκότητα των εμπορευμάτων.
• Ενσωμάτωση σε συστήματα διαχείρισης μεταφορών (TMS) και λογισμικό λογιστικής.
• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σχετικά με τη χρήση του συστήματος και τον αντίκτυπο της συμμόρφωσης.

4: Παρακολούθηση, Αναφορά και Βελτίωση

• Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες του συστήματος για να παρακολουθείτε τις δαπάνες σε σχέση με τον προϋπολογισμό.
• Διαπραγματευτείτε συμβάσεις μεταφοράς εμπορευμάτων ή συνδυασμούς μεταφορέων βάσει γεγονότων που βασίζονται στην απόδοση.
• Συνεχίστε να βελτιώνετε τις προσεγγίσεις διαπραγμάτευσης κόστους μεταφοράς εμπορευμάτων με πιστοποιημένα δεδομένα.

Πώς η Συμμόρφωση με τις Συμβάσεις Μεταφοράς Εμπορευμάτων Δίνει τη Δυνατότητα Διαπραγμάτευσης του Κόστους Μεταφοράς Εμπορευμάτων

Η διαπραγμάτευση του κόστους μεταφοράς μπορεί να είναι αποθαρρυντική χωρίς την ορατότητα των δαπανών μεταφοράς και την απόδοση του μεταφορέα. Ένα σύστημα συμμόρφωσης παρέχει:

• Ιστορικά Δεδομένα Δαπανών: Εμφανίζει το πραγματικό κόστος ανά λωρίδα, τρόπο και μεταφορέα.
• Απόδοση Συμμόρφωσης: Προσδιορίζει μεταφορείς με επαναλαμβανόμενες υπερχρεώσεις ή χαμένες δεσμεύσεις εξυπηρέτησης.
• Συμφώνιση Προυπολογισμού: Δείχνει πώς οι τιμές επηρεάζουν τους συνολικούς προϋπολογισμούς μεταφοράς εμπορευμάτων.
  Έχοντας πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες, οι διαχειριστές βρίσκονται σε καλύτερη θέση να διαπραγματευτούν βελτιωμένους όρους, όπως εκπτώσεις ποσότητας, ανώτατα όρια τιμών ή βελτιωμένες εγγυήσεις υπηρεσιών.

Προϋπολογισμός και πρόβλεψη κόστους μεταφοράς εμπορευμάτων με συστήματα συμμόρφωσης

Είναι απαραίτητο για να παραμείνετε υπεύθυνοι για τους προϋπολογισμούς logistics. Τα συστήματα συμμόρφωσης συμβάσεων μεταφοράς βοηθούν με τα εξής:

• Παροχή ανάλυσης τάσεων βάσει πραγματικών πληροφοριών δαπανών.
• Προσδιορισμός εποχιακών ή καθοδηγούμενων από την αγορά διακυμάνσεων του κόστους.
• Διευκολύνετε τη μοντελοποίηση σεναρίων για να προβλέψετε τον αντίκτυπο των διακυμάνσεων των επιτοκίων ή των διακυμάνσεων του όγκου.
  Αυτό επιτρέπει στις εταιρείες να θέτουν ρεαλιστικούς προϋπολογισμούς μεταφοράς εμπορευμάτων, να αποφεύγουν τις εκπλήξεις και να βελτιστοποιούν τη χρήση των πόρων.

Παράδειγμα περίπτωσης: Πώς το GetTransport βελτιώνει τη διαχείριση των εξόδων μεταφοράς εμπορευμάτων

Ενώ υπάρχουν πολλά εργαλεία συμμόρφωσης συμβάσεων μεταφοράς εμπορευμάτων, ορισμένα όπως τα GetTransport προσφέρουν ολοκληρωμένες προσφορές που περιλαμβάνουν τη συμμόρφωση με τις συμβάσεις, επιπλέον της διαχείρισης μεταφορών και της ανάλυσης δαπανών.

Τα οφέλη των ολοκληρωμένων πλατφορμών είναι:

• Παρακολούθηση αυτόματης συμμόρφωσης για αβίαστο έλεγχο του κόστους μεταφοράς.
• Βελτιωμένος σχεδιασμός κόστους μεταφοράς εμπορευμάτων βάσει ανάλυσης δεδομένων.
• Βελτιωμένη διαχείριση του προϋπολογισμού μεταφοράς εμπορευμάτων μέσω της σύνδεσης προϋπολογισμών, τιμολογίων και συμβάσεων.
• Βελτιωμένη ορατότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας σε όλους τους ενδιαφερόμενους.
  Η αυξημένη αποδοτικότητα των δαπανών μεταφοράς εμπορευμάτων καθώς και η εξοικονόμηση κόστους είναι εφικτές με την εφαρμογή συνολικών λύσεων συμμόρφωσης.

Για να είναι κανείς επιτυχημένος στη διαχείριση δαπανών εμπορευμάτων, πρέπει να έχει τον έλεγχο του κόστους, να μπορεί να προβλέπει σωστά τη ζήτηση και να επιτυγχάνει τη συμμόρφωση με τις συμβάσεις. Οι λύσεις συμμόρφωσης με τις συμβάσεις εμπορευμάτων είναι ένα ουσιαστικό εργαλείο μέσω του οποίου μπορούν να επιτευχθούν αυτά μέσω της αυτοματοποίησης της συμμόρφωσης με τις συμβάσεις, του ελέγχου τιμολογίων και της παροχής εφαρμόσιμων πληροφοριών.

Για τον έλεγχο του κόστους μεταφοράς και την εξοικονόμηση κόστους, είναι μια στρατηγική επένδυση η εξασφάλιση ενός προηγμένου συστήματος συμμόρφωσης με τις συμβάσεις μεταφοράς. Με την εφαρμογή αυτών των ειδών συστημάτων στις συνολικές διαδικασίες διαχείρισης μεταφοράς, οι εταιρείες είναι σε θέση να βελτιστοποιήσουν τις λειτουργίες, να διαπραγματευτούν τιμές και να ελέγξουν αυστηρά τους προϋπολογισμούς μεταφοράς.

ΣΥΧΝΈΣ ΕΡΩΤΉΣΕΙΣ

Ε: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της συμμόρφωσης συμβολαίου εμπορευμάτων και της διαχείρισης συμβολαίου εμπορευμάτων;

A: Η διαχείριση συμβάσεων εμπορευματικών μεταφορών αναφέρεται στη δημιουργία και τη διατήρηση των συμβάσεων, ενώ η συμμόρφωση αναφέρεται στη διασφάλιση ότι οι όροι τηρούνται κατά την παράδοση, ιδίως όσον αφορά την τιμολόγηση και τα επίπεδα υπηρεσιών.

Ε: Είναι τα συστήματα συμμόρφωσης συμβάσεων εμπορευματικών μεταφορών ενσωματωμένα με το υπάρχον λογισμικό TMS;

A: Ναι, τα περισσότερα συστήματα συμμόρφωσης έχουν σχεδιαστεί για να είναι πλήρως ενσωματωμένα με συστήματα διαχείρισης μεταφορών, ώστε να παρέχουν πλήρη ορατότητα των εξόδων μεταφοράς εμπορευμάτων.

Ε: Πώς βοηθά η συμμόρφωση με τη σύμβαση μεταφοράς εμπορευμάτων στον προϋπολογισμό;

A: Με την επαλήθευση όλων των εξόδων μεταφοράς εμπορευμάτων σε σχέση με τους συμβατικούς όρους και την παροχή πραγματικών ποσών εξόδων, τα συστήματα συμμόρφωσης επιτρέπουν στις ομάδες μεταφορών να ελέγχουν και να παρακολουθούν καλύτερα τους προϋπολογισμούς.

Ε: Μπορούν να εκτιμηθούν εκ των προτέρων τα έξοδα μεταφοράς εμπορευμάτων χωρίς σύστημα συμμόρφωσης;

A: Ναι, αν και με μικρότερη ακρίβεια, χωρίς το σύνολο των επαληθευμένων δεδομένων που παρέχουν τα συστήματα συμμόρφωσης και με μεγαλύτερους κινδύνους υπέρβασης του προϋπολογισμού.