Mantener sus archivos DQ listos para la auditoría: Una obligación para los transportistas

Garantizar que los expedientes de cualificación de los conductores (DQ) están listos para la auditoría es esencial para que los transportistas de flotas superen los retos normativos y eviten posibles responsabilidades.

Importancia de Estar Preparado para una Auditoría

Evitar Infracciones de Calificación

Con la flexibilización de las restricciones posteriores a la COVID, la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) ha intensificado significativamente sus auditorías presenciales. El número de auditorías de selección in situ se disparó de casi 2.000 en 2020 a más de 4.400 en 2024. Este mayor escrutinio significa que los transportistas se enfrentan ahora a evaluaciones más detalladas que antes. El incumplimiento puede acarrear fuertes multas, que alcanzan los 1.544 dólares por día o hasta los 15.445 dólares por reincidencia.

Las empresas de transporte deben ser proactivas; algunas infracciones detectadas en las auditorías pueden desencadenar acciones correctivas inmediatas. Según los análisis recientes de la FMCSA, estas son algunas infracciones graves comunes a las que hay que prestar atención:

• Emplear a un conductor con una Licencia de Conducir Comercial (CDL) suspendida o que esté descalificado.

• Permitir que un conductor con múltiples CDL opere un vehículo motorizado comercial (CMV).

• Permitir que un conductor inhabilitado opere un CMV.

• Utilización de conductores etiquetados como prohibidos en su expediente de conductor (MVR).

• Empleo de conductores sin aptitud física.

Más allá de las infracciones puntuales, las infracciones críticas pueden indicar problemas sistémicos en las prácticas de cumplimiento de una empresa, lo que genera problemas de responsabilidad y calificaciones de seguridad más bajas. Las infracciones críticas más comunes incluyen:

• Solicitudes de conductor faltantes o incompletas.

• Falta de documentación del historial de desempeño en seguridad de empleadores regulados por el DOT durante los últimos tres años.

• Conductores con licencia inadecuada; es decir, clase incorrecta o falta de endosos.

Prácticas Defendibles para Reducir los Riesgos Legales

En caso de un accidente, el escrutinio legal se centrará en las prácticas de contratación y seguridad de la empresa. Contratar conductores con historiales cuestionables o no adherirse a las FMCSR puede colocar rápidamente a un transportista en desventaja en un litigio. Para mitigar estos riesgos, los transportistas deben priorizar la contratación constante de conductores cualificados.

El estudio del American Transportation Research Institute sobre veredictos nucleares enfatiza tres factores cruciales para salvaguardar a los transportistas:

• Evitar los fallos es primordial.

• Cumplir y superar los estándares regulatorios es vital.

• El cumplimiento estricto de las políticas de la empresa es innegociable.

Mark Schedler, editor sénior de J. J. Keller, subraya que los transportistas no deben dejar lagunas para que los abogados de los demandantes las aprovechen. Contar con un equipo de expertos en cumplimiento es fundamental para mantenerse defendible en todas las actividades profesionales.

Las consecuencias de los accidentes de alto perfil pueden tener efectos de gran alcance en una empresa, disminuyendo la confianza y dañando la reputación del transportista. Las repercusiones de la cobertura negativa en los medios pueden llevar a los clientes potenciales a buscar compromisos en otros lugares, temiendo responsabilidades derivadas de la asociación.

Creación de archivos DQ sin errores

Usar una lista de verificación o un experto externo para mantener los archivos de DQ ordenados es una estrategia eficaz. Una buena lista de verificación de DQ debería incluir idealmente solo los documentos requeridos por la FMCSA, evitando la acumulación innecesaria que complica las auditorías. Estos son algunos de los documentos “agradables de tener” que, aunque son útiles, deben mantenerse separados de los archivos de cumplimiento oficiales:

• Listas de verificación de cualificaciones.

• Acuerdos que certifican que los conductores cumplen con las normas operativas.

• Declaraciones del tiempo de servicio.

• Registros de capacitación para la formación no obligatoria.

Mark Schedler establece una comparación con el excursionismo, señalando que un excursionista experimentado siempre lleva consigo una lista de verificación por seguridad; por lo tanto, los transportistas deberían aplicar el mismo principio a la documentación de DQ.

Entidades como J. J. Keller ofrecen listas de verificación exhaustivas, lo que simplifica el proceso de mantener los archivos DQ conformes y, a la vez, refuerza las defensas legales.

Situaciones que conducen a riesgos de incumplimiento

Fusiones y Adquisiciones

En el mundo del transporte de carga, la adquisición de los archivos de calificación de un conductor (DQ) de una empresa implica riesgos. Si bien la FMCSA permite aceptar estos archivos, hay una trampa: una empresa adquirente podría, sin saberlo, heredar infracciones, a menos que se lleven a cabo auditorías exhaustivas de estos archivos. No detectar problemas podría acarrear graves repercusiones legales y financieras, sobre todo si un conductor no cualificado provoca un accidente.

Ascenso de puestos no regulados a la conducción de CMV

La transición de empleados de puestos que están fuera de las regulaciones del DOT a funciones como conductores de CMV a menudo conduce a requisitos de cumplimiento que se pasan por alto. Las empresas deben asegurar una solicitud que cumpla con el DOT para evitar sanciones que puedan surgir durante un litigio.

Recontrataciones y conductores con interrupciones laborales

Cuando los antiguos conductores regresan al servicio después de interrupciones, es necesario contar con nuevos archivos de cualificación del conductor con documentación actualizada para confirmar el cumplimiento. Los transportistas deben determinar con precisión el estado del conductor para mantener los archivos de cualificación del conductor adecuados.

Al reconocer estas posibles trampas de cumplimiento e implementar listas de verificación diligentes, los transportistas pueden salvaguardar sus operaciones. Mantenerse a la vanguardia de estas estrategias de preparación para la auditoría no solo cumple con los mandatos regulatorios, sino que también protege contra consecuencias costosas.

Reflexiones finales

Mantener archivos de CD listos para auditorías es crucial para evitar multas y proteger tu negocio. La implementación de prácticas sistemáticas y diligentes no solo ayuda con el cumplimiento, sino que también fomenta un entorno operativo más saludable. Si bien los conocimientos pueden ofrecer una gran dirección, nada supera la experiencia personal a la hora de tomar decisiones informadas. GetTransport.com te permite gestionar tus necesidades de transporte de carga con facilidad, asegurando las mejores soluciones de transporte posibles a precios competitivos. Logra comodidad y transparencia para todas tus necesidades logísticas con GetTransport.com y siempre estate listo para satisfacer las demandas de tu negocio. Obtén las mejores ofertas mientras reservas tu viaje en GetTransport.com.