Agilización de la tramitación de pedidos mediante la integración unificada de datos

Comprender la ejecución de pedidos

La tramitación de pedidos engloba todo el proceso, desde el momento en que se realiza un pedido hasta la entrega del envío. Puede parecer sencillo, pero tramitar miles de pedidos con millones de productos distintos no es tarea fácil. Las grandes organizaciones suelen hacer malabarismos con múltiples sistemas para gestionar pedidos, almacenes y transporte, que a menudo están mal integrados y a veces pueden existir en silos. A pesar de estos retos, muchas de estas organizaciones disponen de los recursos necesarios para gestionar internamente el cumplimiento de los pedidos, utilizando sus amplias capacidades para gestionar una logística compleja.

Desafíos en la tramitación de pedidos

Para las empresas que gestionan un vasto catálogo de productos, las complejidades se multiplican considerablemente. La transferencia de mercancías a través de diversos medios de transporte, la interconexión con varios sistemas informáticos y la coordinación con terceros socios logísticos contribuyen al rompecabezas que supone mantener la visibilidad y el control de las operaciones.

Las fluctuaciones de la demanda de los consumidores pueden agravar la situación y exigir ajustes rápidos de los pedidos y reasignaciones. Si los sistemas instalados para gestionar este proceso están fragmentados y se carece de la capacidad para analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, aumenta la probabilidad de incumplir los objetivos de entrega. Esto, a su vez, puede empañar la reputación de la empresa y afectar a los flujos de ingresos.

El proceso de optimización

La optimización del cumplimiento implica una serie de pasos críticos destinados a garantizar un envío eficiente desde su origen hasta el cliente final. Las etapas clave incluyen:

• Aprovisionamiento y recepción de existencias
• Almacenamiento de existencias
• Tramitación de pedidos
• Recogida y embalaje
• Envío del pedido
• Gestión de las devoluciones

El cumplimiento de tamaños y categorías estandarizados es fundamental para evaluar los costes de envío en los centros de distribución. Además, el proceso de surtido se enfrenta a expectativas de los clientes en constante evolución y a perturbaciones externas como las inclemencias meteorológicas y los acontecimientos geopolíticos.

Métrica clave de rendimiento: Puntualidad (OTIF)

Una de las principales referencias para evaluar la eficiencia del cumplimiento es el a tiempo en su totalidad (OTIF) métrica. Este indicador de rendimiento se expresa en porcentaje y mide la proporción de pedidos entregados a tiempo y en las cantidades solicitadas. Comprender y medir la OTIF puede beneficiar enormemente a los responsables de la toma de decisiones en los sectores logísticos de la aviación e industrias similares.

El cálculo de la OTIF suele seguir una fórmula sencilla:

OTIF = (Número de pedidos entregados a tiempo y en su totalidad / Total de pedidos) 100

Evaluación comparativa de las puntuaciones de la OTIF

Aunque la puntuación ideal de OTIF puede variar en función del sector y la ubicación, una puntuación de 80% a 90% suele considerarse satisfactoria. Alcanzar una OTIF de 95% o superior plantea importantes retos, aunque muchas empresas aspiran a este punto de referencia. El incumplimiento de los objetivos de OTIF puede acarrear importantes sanciones, sobre todo en el caso de los grandes minoristas, que imponen estrictas expectativas de entrega a sus proveedores.

Desarrollar una estrategia de cumplimiento con éxito

Una estrategia de cumplimiento bien elaborada puede reforzar la satisfacción del cliente al tiempo que recorta costes e ineficiencias. Al establecer expectativas claras para las operaciones -incluidos los tiempos de envío, la precisión del inventario y las tasas de OTIF-, las empresas pueden alinear sus operaciones con la demanda de los clientes. La supervisión periódica ayuda a identificar las áreas susceptibles de mejora.

Cumplimiento interno frente a cumplimiento externalizado

Las organizaciones se enfrentan a una elección fundamental: gestionar el cumplimiento internamente o externalizarlo a proveedores logísticos externos (3PL). Aunque la contratación de un 3PL es una estrategia muy popular, los avances tecnológicos están permitiendo a las empresas conseguir internamente tasas de OTIF favorables.

Complejidades de la gestión de almacenes

Una encuesta reciente realizada a más de 450 profesionales de alto nivel de la cadena de suministro reveló que sólo 1% logran tasas de OTIF de 80% o superiores; la tasa media ronda unas míseras 62,21%. Los obstáculos para un cumplimiento eficaz se derivan en gran medida de los matices que implica la gestión de grandes volúmenes de productos, instrumentos de planificación obsoletos y oscilaciones impredecibles de la demanda.

Adaptar el plan para el éxito

De la encuesta se desprenden cuatro retos fundamentales en relación con la optimización del cumplimiento:

1. Gestión de SKU complejas: La gestión de numerosas unidades de mantenimiento de existencias (SKU) puede sobrecargar las operaciones. La complejidad de recuperar y distribuir los artículos correctos en el momento adecuado aumenta los gastos generales y reduce la eficiencia.
2. Herramientas de planificación ineficaces: Las herramientas de planificación insuficientes suelen mermar el potencial de cumplimiento, lo que provoca retrasos en los envíos y costes inflados. El acceso a datos en tiempo real puede mitigar considerablemente estos riesgos.
3. Fluctuación de la demanda: Los cambios repentinos en la demanda pueden complicar las previsiones y agravar las interrupciones de la cadena de suministro.
4. Gestión de devoluciones: Gestionar con éxito las devoluciones es esencial en el mercado actual, ya que garantiza que las mercancías se reponen con precisión o se eliminan de forma eficaz.

Aprovechar la tecnología para mejorar la OTIF

Entre las tecnologías identificadas por los encuestados como fundamentales para mejorar los procesos de cumplimiento se encuentran:

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (AM)
• Análisis predictivo para prever las necesidades
• Integración de datos armonizados en tiempo real en todas las plataformas
• Racionalización de las integraciones entre soluciones

La adopción de estos avances tecnológicos puede automatizar la gestión de inventarios, aumentar la precisión de los pedidos y mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de la cadena logística.

Conclusión

Como pone de relieve este análisis, muchas organizaciones luchan por optimizar sus intrincadas cadenas de suministro a pesar de contar con las capacidades necesarias. Para seguir siendo competitivas, las empresas deben aprovechar datos fiables y estandarizados para realizar análisis en tiempo real. La gestión del nivel de existencias es crucial; una logística eficaz y unas operaciones de cumplimiento optimizadas garantizan la disponibilidad de los productos al tiempo que evitan las roturas de stock o el exceso de existencias.

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