Sistemas de cumplimiento de contratos de flete para una mejor gestión del gasto

La gestión de los costes de transporte es uno de los temas más importantes para los gerentes de logística que desean la máxima eficacia operativa y mantener una ventaja competitiva. La gestión del gasto en transporte no es solo adjudicar la tarifa más baja; la optimización de los costes de transporte, el control de los costes de transporte y la previsión eficiente de los costes de transporte son un esfuerzo estratégico. Una de las herramientas más eficaces para ello es un sistema de cumplimiento de contratos de flete, lo que exige el cumplimiento riguroso de los contratos para lograr una mejor gestión del presupuesto de flete y mejores resultados en la negociación de costos.
En este artículo, en esta sección, explicaremos cómo los sistemas de cumplimiento de contratos de transporte de mercancías pueden transformar su gestión del gasto en transporte de mercancías, ahorrar costes y hacer que la previsión y la presupuestación sean eficaces.

¿Qué es un sistema de cumplimiento de contratos de fletes?

Un sistema de cumplimiento de contratos de transporte de carga es una aplicación electrónica o de software que facilita la adhesión automatizada y forzada a los contratos de transporte de carga entre transportistas y remitentes. Garantiza que cada envío se facture y procese de acuerdo con los términos del acuerdo especificados, evitando errores, facturación excesiva y cargos no autorizados.

Con un sistema así, las empresas pueden aplicar sistemáticamente los términos del contrato, auditar las facturas y realizar un seguimiento del presupuesto de gasto de flete en comparación con la previsión.

Por qué el cumplimiento de los contratos de transporte es importante para la gestión del gasto

Los costos de flete generalmente representan un alto porcentaje de los gastos de la cadena de suministro de una empresa. Si no cumplen, las empresas corren el riesgo de pagar en exceso por contrato o perder la visibilidad de dónde y cómo se están gastando los presupuestos de flete.

Los beneficios clave del cumplimiento de los contratos de transporte de mercancías en la gestión de gastos son:

Control preciso de los costos de flete: Proporciona alineaciones de facturación precisas con los términos del contrato para evitar discrepancias costosas.
Previsión mejorada de los costes de flete: Proporciona información oportuna sobre los patrones de gasto de flete, lo que permite una presupuestación eficaz.
Control mejorado del presupuesto de flete: Garantiza el gasto dentro de los presupuestos mediante la detección de desviaciones antes de que ocurran.
Negociación de costos de flete mejorada: El análisis basado en datos permite a las compañías negociar mejor.
Carga Administrativa Reducida: Replica los procesos manuales de auditoría y pago de fletes para mejorar la eficiencia operativa.

Características clave de los sistemas exitosos de gestión de contratos de transporte de carga

Al seleccionar o implementar una solución de cumplimiento de contratos de flete, concéntrese en las capacidades que brindan eficacia en la gestión del gasto al más alto nivel:

1. Repositorio de contratos y control de versiones

Un repositorio para almacenar todos los acuerdos de flete.
Control de versiones para gestionar cambios y renovaciones.
Fácil acceso por parte de las partes interesadas para ver los términos.

2. Auditoría automatizada de facturas de flete

Compara las facturas del transportista con los términos y tarifas del contrato.
Detecta discrepancias como tarifas no autorizadas, cargos accesorios o recargos.
Maneja varios modos de carga: LTL, FTL, paquetería, marítimo, aéreo.

3. Análisis e informes de gastos en tiempo real

Realiza un seguimiento del gasto en transporte de carga por transportista, modo, carril y contrato.
Paneles de control de variación presupuestaria y precisión de la previsión.
Informes personalizables para los equipos de logística y finanzas.

4. Herramientas de gestión del presupuesto de flete

Integración del sistema de presupuestos corporativos.
Alertas de superación del presupuesto.
Función de planificación de escenarios para la previsión de costos de flete hipotéticos.

5. Monitoreo del Rendimiento del Operador

Garantiza el cumplimiento por parte del transportista de los términos contractuales y los niveles de servicio.
Sincroniza las métricas de rendimiento con los datos de gasto integrales.

Cómo ejecutar el cumplimiento del contrato de flete para una gestión óptima del gasto

La ejecución de un sistema de cumplimiento en su proceso de gestión de carga requiere una cuidadosa consideración:

1: Audite sus contratos de flete y gastos actuales

Recopile y escanee todos los contratos pendientes.
Verifique las facturas de flete anteriores para detectar discrepancias de cumplimiento.
Identifique fugas de costos y oportunidades.

2: Defina las reglas de cumplimiento y los KPI

Establecer reglas de cumplimiento para los cargos de flete y los accesorios.
Establezca indicadores clave de rendimiento del control de costes y la precisión de las previsiones.

3: Instale un sistema de cumplimiento de contratos de transporte de carga

Elija una solución aplicable al tamaño de su empresa y la complejidad de la carga.
Integrar en sistemas de gestión de transporte (TMS) y software de contabilidad.
Capacite a los empleados sobre el uso del sistema y el impacto en el cumplimiento.

4: Monitorear, Informar y Mejorar

Utilice la información del sistema para supervisar el gasto frente al presupuesto.
Negocie contratos de flete o combinaciones de transportistas basados en hechos basados en el rendimiento.
Continúe perfeccionando los enfoques de negociación de costos de flete con datos certificados.

Cómo el cumplimiento del contrato de flete permite la negociación del costo del flete

La negociación de los costes de flete puede ser desalentadora sin visibilidad del gasto en flete y el rendimiento del transportista. Un sistema de cumplimiento proporciona:

Datos Históricos de Gastos: Muestra el costo real por carril, modo y transportista.
Rendimiento del cumplimiento: Identifica a los transportistas con sobrecargos recurrentes o compromisos de servicio incumplidos.
Alineación del presupuesto: Muestra cómo las cotizaciones de tarifas impactan los presupuestos de fletes agregados.
Con acceso a esta información a mano, los gerentes están en una mejor posición para negociar términos mejorados, como descuentos por cantidad, límites máximos de tarifas o garantías de servicio mejoradas.

Presupuesto y previsión de los costes de flete con los sistemas de cumplimiento

Es necesario para permanecer a cargo de los presupuestos de logística. Los sistemas de cumplimiento de contratos de transporte ayudan mediante:

Proporcionar análisis de tendencias basado en información real de gastos.
Determinación de las variaciones de costos estacionales o impulsadas por el mercado.
Facilite la modelización de escenarios para pronosticar el impacto de las fluctuaciones de las tasas o las oscilaciones del volumen.
Esto permite a las empresas establecer presupuestos de transporte realistas, evitar sorpresas y optimizar la utilización de los recursos.

Ejemplo de caso: cómo GetTransport mejora la gestión del gasto en fletes

Si bien existen muchas herramientas de cumplimiento de contratos de flete, algunas como GetTransport ofrecer ofertas integrales que incluyen el cumplimiento de contratos, además de la gestión del transporte y el análisis de gastos.

Los beneficios de las plataformas integradas son:

Monitoreo de autocomplimiento para un control de costos de flete sin esfuerzo.
Planificación mejorada de los costes de transporte de mercancías sobre la base del análisis de datos.
Gestión mejorada del presupuesto de fletes mediante la vinculación de presupuestos, facturas y contratos.
Visibilidad mejorada de la cadena de suministro para todos los interesados.
Se puede lograr una mayor eficiencia en el gasto de flete, así como ahorros de costos, con la aplicación de soluciones de cumplimiento total.

Para tener éxito en la gestión del gasto en transporte de mercancías, es fundamental tener control sobre los costos, ser capaz de predecir la demanda correctamente y lograr el cumplimiento de los contratos. Las soluciones de cumplimiento de contratos de transporte son una herramienta esencial a través de la cual estos objetivos pueden lograrse automatizando el cumplimiento de los contratos, la auditoría de facturas y proporcionando información práctica.

Para el control de costos de flete y el ahorro de costos, es una inversión estratégica asegurar un sistema avanzado de cumplimiento de contratos de flete. Al implementar este tipo de sistemas en los procedimientos totales de gestión de flete, las empresas pueden optimizar las operaciones, negociar tarifas y controlar estrechamente los presupuestos de flete.

PREGUNTAS FRECUENTES

P: \u00bfCu\u00e1l es la diferencia entre el cumplimiento del contrato de transporte de mercanc\u00edas y la gesti\u00f3n del contrato de transporte de mercanc\u00edas?

A: La gestión de contratos de transporte de mercancías se refiere a la creación y el mantenimiento de los contratos, mientras que el cumplimiento se refiere a asegurarse de que los términos se están cumpliendo en la entrega, particularmente con respecto a la facturación y los niveles de servicio.

P: ¿Están integrados los sistemas de cumplimiento de contratos de transporte de carga con el software TMS existente?

A: Sí, la mayoría de los sistemas de cumplimiento están diseñados para integrarse completamente con los sistemas de gestión de transporte con el fin de proporcionar una visibilidad total de los gastos de transporte.

P: ¿Cómo ayuda el cumplimiento del contrato de flete a la elaboración del presupuesto?

A: Al verificar todos los gastos de flete con los términos contractuales y proporcionar los importes reales de los gastos, los sistemas de cumplimiento permiten a los equipos de transporte controlar y supervisar mejor los presupuestos.

P: ¿Se pueden preestimar los costes de flete sin un sistema de cumplimiento?

A: Sí, aunque con menos precisión, sin la totalidad de los datos verificados que proporcionan los sistemas de cumplimiento y con mayores riesgos de sobrecostos.