SAP Spend Connect Live – Top 5 Takeaways for Procurement and Spend Management

Conecta Gasta Conecta en Vivo ahora para transformar las adquisiciones al reducir los tiempos de incorporación de proveedores y aumentar la visibilidad del gasto. Al integrar Fieldglass Con los datos centrales de adquisición, puede acortar los ciclos de incorporación y comparar rápidamente el rendimiento y el riesgo de los proveedores en toda la red, convirtiendo los datos dispersos en información útil.

Opere en nubes con un sistema centralizado core que integra las compras, la facturación y los informes en una sola vista. El entorno basado en la nube preserva la alineación de la gobernanza, reduce los pasos manuales y ayuda a anticiparse a los cambios de política, al tiempo que se escala para grandes gastos.

Utilice simplifying automatización para eliminar tareas repetitivas. Implemente la conciliación automatizada de facturas, las comprobaciones de políticas y los flujos de trabajo de incorporación de proveedores para reducir los toques manuales en las adquisiciones. Este enfoque permite a los equipos moverse rápidamente y mantener la exactitud a medida que aumenta el gasto.

Compare ofertas de múltiples proveedores para realizar una evaluación comparativa con el mercado. Spend Connect Live te permite compare ofertas en todo el mercado y ver factores clave como los plazos de entrega, las condiciones y el cumplimiento. El resultado es una visión única de una amplia base de proveedores y una mejor toma de decisiones.

Resultados financieros importante. Realice un seguimiento de los ahorros, evite el gasto no autorizado y optimice las condiciones de pago con paneles en tiempo real. Mantenga un blog perspectiva al documentar los logros y las lecciones aprendidas; la información resultante ayuda a los equipos de adquisiciones a justificar las inversiones e impulsar la mejora continua. Conecte la información con la planificación y la gestión para garantizar un impacto duradero.

SAP Spend Connect Live: Principales conclusiones de 2023

Comience con un panel de control automatizado para el control de gastos que ofrece resultados en 60 días mediante la consolidación de tres flujos de datos: órdenes de compra, facturas y contratos, lo que proporciona una vista única que ayuda a los compradores y clientes a actuar con rapidez, evaluar el rendimiento y justificar las iniciativas de control de costes.

La integración sigue siendo fundamental; conecte los sistemas ERP, de adquisiciones y las redes de proveedores para proporcionar un modelo de datos unificado que respalde las decisiones en todas las categorías. El enfoque en la interoperabilidad continúa reduciendo la repetición del trabajo manual con el tiempo y proporciona un tema fiable para los informes ejecutivos.

En SAP Spend Connect Live surgieron tres medidas prácticas: automatizar los flujos de trabajo de la orden de compra a la factura, integrar datos entre sistemas para aplicar los términos del contrato automáticamente y estandarizar la incorporación de proveedores con datos maestros limpios. Cada medida reduce los tiempos de ciclo, mejora el cumplimiento y refuerza la conciencia de los costos en todo el gasto más rápido que antes.

El enfoque se desplaza hacia los recursos y la innovación que escalan a través de la huella de la cuenta y las operaciones de la empresa. Utilice paneles automatizados para supervisar el rendimiento de los proveedores, el riesgo y las oportunidades de ahorro, y extienda estos conocimientos más allá de un solo proyecto para obtener visibilidad entre categorías.

Para los equipos de compra y los clientes, el avance hacia procesos integrados y automatizados se mantiene alineado con los objetivos de control de costos. Mantener la disciplina sobre la calidad y la gobernanza de los datos asegura que los resultados se acumulen trimestre tras trimestre, y que los equipos puedan actuar en base a la información en lugar de esperar los informes.

5 Aspectos Clave para la Gestión de Compras y Gastos de SAP Spend Connect Live 2023

Comience por alinear sus cinco principales categorías de gasto con los objetivos estratégicos utilizando un conjunto de herramientas analíticas enfocado para mejorar los resultados.

1. Alinee los gastos con los objetivos estratégicos seleccionando las cinco categorías de gasto más grandes y aplicando análisis para seleccionar proveedores donde reside el valor. Concéntrese en estos para reducir las grandes ineficiencias, con el objetivo de lograr una caída del 12–18 % en las compras que no cumplen con las normas dentro de un ciclo trimestral y permitiendo la reinversión en iniciativas estratégicas.
2. Utilice la inteligencia de mercado y el análisis para evaluar a los proveedores en cuanto a riesgo, costo e innovación; considere factores como el plazo de entrega, la calidad, el cumplimiento y la competitividad de precios, y conéctese con la red de proveedores más amplia para comparar el rendimiento.
3. Cree una suite de adquisiciones enfocada que ofrezca recomendaciones y automatización impulsadas por IA, lo que permitirá a los compradores concentrarse en cuestiones estratégicas. Aproveche la innovación en e-sourcing, portales de proveedores y manuales de contratos para reducir los tiempos de ciclo en un 25–30 %.
4. Fortalecer las interacciones con los proveedores y las partes interesadas internas a través de revisiones trimestrales de negocios y transmisiones web; publicar un blog con información práctica para mantener a los compradores alineados e informados, con los resultados destacados que guíen los pasos futuros.
5. Construir una imagen natural del gasto por categorías, diferenciando las compras cotidianas de los grandes gastos estratégicos; utilizar paneles y análisis para supervisar el progreso y promover una toma de decisiones disciplinada, alineando la mentalidad con las prioridades.

Visibilidad del gasto en tiempo real: Paneles que impulsan la acción

Cree un panel de control único y dinámico que se actualice cada 10 minutos e identifique las variaciones de gasto superiores a un delta del 5% por trimestre. Muestre los 5 principales proveedores por gasto, categoría y ubicación, además de los resultados del trimestre actual frente al anterior. Incorpore una imagen de sus gastos por ubicación y categoría para ayudar a los asistentes a conectar los datos con las acciones.

Defina qué mide (lo que importa) y mapee esos elementos a sus procesos. Proporcione orientación sobre los activadores de acciones, las rutas de escalamiento y la propiedad. Utilice una introducción al panel para establecer expectativas para los asistentes, y utilícelo para evaluar el rendimiento con criterios de éxito claros.

Vincule los paneles a la digitalización y a las tecnologías; extraiga datos de ERP, sistemas de adquisición y portales de proveedores; asegúrese de que el campo de las RFP sea visible para realizar comparaciones rápidas. Establezca una cadencia para las comprobaciones de la calidad de los datos e incorpore el estado de las RFP en la imagen.

Tenga en cuenta la ubicación de los datos: coloque el panel en un espacio de trabajo común accesible para los asistentes; use paneles compartidos; asegúrese de que el panel se pueda ver en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. Esto ayuda a las personas a concentrarse en los resultados y actuar con rapidez. Los filtros adicionales (categoría, proveedor, ubicación, trimestre) apoyan el análisis.

Una vez que se active una alerta, asigne actividades a las personas y defina los siguientes pasos. Proporcione una guía concisa y una introducción a la revisión, para que los asistentes puedan actuar en minutos. La imagen ayuda a los analistas a analizar las tendencias y evaluar los riesgos en toda la base de suministro.

Consejos adicionales: mantén los resultados transparentes, utiliza comparaciones trimestrales y muestra qué cambió y por qué. Utiliza "spadoom" como etiqueta de advertencia para señalar picos inusuales, de modo que el equipo pueda investigar. Utiliza escenarios hipotéticos en las solicitudes de propuestas (RFP) para facilitar la toma rápida de decisiones.

Conclusión: un panel que une la digitalización, las tecnologías y las actividades disciplinadas le brinda a su equipo una imagen de dónde actuar. Con la mentalidad correcta y un análisis continuo, sus resultados trimestrales mejoran y su gente se alinea en torno a las mismas métricas.

Análisis de gastos impulsado por la IA: Detecte oportunidades de ahorro

Comience con un módulo de análisis de gastos impulsado por IA para identificar cinco oportunidades de ahorro de alto valor en las actividades de abastecimiento en los primeros 90 días. Asegúrese de que la solución se base en una única plataforma que combine facturas internas, órdenes de compra y contratos de proveedores para ofrecer una visibilidad clara de los patrones de gasto, creando un gran valor para las áreas de compras y finanzas.

Establecer un centro de visibilidad que vincule las facturas externas con los datos internos de compras en una sola plataforma, permitiendo a la administración monitorear las métricas de control de costos y el cumplimiento de los procesos en tiempo real. Esta configuración transforma actividades fragmentadas en resultados consistentes y auditables.

Aprovechando la inteligencia, generative La analítica le permite ejecutar escenarios hipotéticos para las opciones de abastecimiento, cuantificar los ahorros y crear pasos prácticos. El sistema puede alojar un centro spadoom dentro de la plataforma para clasificar los resultados, destacar las acciones a realizar y exponer spadooms–agrupaciones señaladas de posibles riesgos u oportunidades de ahorro–para una rápida revisión en la conferencia con socios externos.

Las recomendaciones para la puesta en marcha incluyen: normalizar los datos de los proveedores y etiquetar el gasto por categoría; aplicar la detección de anomalías a las facturas para señalar duplicados o cargos inflados; renegociar los términos con los principales proveedores basándose en los escenarios recomendados; comparar con datos externos; digitalizar las pruebas y automatizar las alertas; hacer un seguimiento mensual de los resultados y ajustar los planes de abastecimiento en consecuencia. Este enfoque produce resultados más claros en el control de costes y plazos de entrega más rápidos en las oportunidades de ahorro. Simplemente mantenga el impulso con sprints de 2 a 3 semanas y una revisión trimestral para mostrar resultados tangibles.

Supervisión del rendimiento y el riesgo de los proveedores con datos centralizados

Recommendation: Cree un centro de datos de proveedores centralizado dentro de la suite SAP Spend Connect Live para supervisar el rendimiento y el riesgo en tiempo real. Reemplace los silos de datos dispersos con una única solución que ingiere datos de admisión de las áreas de compras, calidad y finanzas, e identifica los problemas en cuestión de minutos para que el equipo pueda actuar con rapidez. Los datos centralizados evitan que los silos vuelvan a aparecer, lo que garantiza una visión coherente para todas las partes interesadas. Este enfoque reduce las comprobaciones repetitivas, reemplazando el esfuerzo manual por flujos de trabajo automatizados.

Los datos centralizados te permiten rastrear las métricas de mayor impacto en todos esos proveedores y realizar revisiones trimestrales que revelen tendencias antes de que se conviertan en problemas de costos. Establece objetivos tales como entrega a tiempo del 97-99 %, tasa de defectos inferior al 2 % y cumplimiento de pagos superior al 95 %. Utiliza un único conjunto de datos para comparar el rendimiento por categoría, región y nivel de proveedor, lo que se alinea con el tema de Spend Connect Live, ayudándote a centrar los recursos donde importan y optimizar la asignación de recursos.

Automatice el monitoreo de riesgos definiendo señales de riesgo en indicadores de salud financiera, cumplimiento y operativos. Utilice la ingesta automatizada de contratos y puntajes de rendimiento, y alerte al equipo cuando un proveedor cruce los umbrales. Esta capacidad reduce el esfuerzo manual, impulsada por la tecnología de automatización, liberando recursos para que se concentren en la gobernanza de alto valor y la gestión de relaciones con los clientes.

La cadencia de la gobernanza importa: programe revisiones trimestrales con equipos interfuncionales para discutir los proveedores de mayor riesgo, acordar planes de remediación y realizar un seguimiento del cierre. Un proceso bien estructurado respalda esas inversiones y demuestra el progreso a las partes interesadas, incluidos los clientes y los patrocinadores ejecutivos. Con datos de alta calidad, puede reemplazar las conciliaciones manuales con paneles en tiempo real que muestren la imagen completa del riesgo.

El impacto financiero proviene de la reducción de interrupciones y la mejora de las condiciones con proveedores confiables. El enfoque centralizado mejora el cumplimiento y reduce los costos de incidentes, mientras que la automatización acelera la detección de amenazas. Esta inversión en automatización e integración de datos produce una reducción del 30-45% en el manejo manual de datos y un retorno de la inversión en un plazo de seis a nueve meses, dependiendo de la base de proveedores y la madurez de los datos. Una vez que amplía la captación de más fuentes, obtiene la mayor oportunidad de optimizar el gasto y el rendimiento de los proveedores. Para la resiliencia en la era de la pandemia, esta configuración proporciona una vía rápida hacia la estabilización y la colaboración sostenida con los proveedores, y el equipo puede compartir actualizaciones trimestrales con los clientes para demostrar su valor.

Cumplimiento del Contrato y Controles Dinámicos para Ahorros Negociados

Configure controles de contratos automatizados que comparen cada factura con los objetivos de ahorro negociados dentro del contrato y activen alertas ante desviaciones. Este enfoque de cumplimiento continuo mantiene a la empresa encaminada, proporcionando una visibilidad clara y alineándose con los términos negociados, optimizando los ahorros en todas las funciones. Al incorporar reglas durante la integración, se identifican las excepciones tempranas y se dirigen las acciones para preservar el valor en todos los clientes y socios del ecosistema global de adquisiciones.

Comience por definir las bandas de umbral por proveedor y categoría, luego analice el gasto semanalmente para detectar desviaciones de la estrategia. Esto produce información práctica, lo que permite mantenerse en cumplimiento y al mismo tiempo apoyar a los clientes y socios con datos oportunos. Un flujo de trabajo directo capturará valor con mucha menos fricción, y los próximos pasos producirán resultados muy tangibles.

Implementar controles dinámicos que se adapten a los términos del contrato a medida que cambian el gasto y el riesgo del proveedor. Cuando se detecta una desviación, un flujo de trabajo automatizado escala al siguiente responsable sin necesidad de seguimiento manual. Este enfoque automatizado y directo aumentará la visibilidad financiera y proporcionará una pista de auditoría clara, manteniéndose dentro de la política.

Incorporar equipos y proveedores se beneficia de vincular las reglas de ahorro negociadas en las listas de verificación de incorporación. Al alinear los datos de incorporación con los términos del contrato y los datos de terceros, se reducen los errores y se identifican las discrepancias de forma temprana, lo que impulsa la coherencia para los clientes y los socios.

Realice un seguimiento de las métricas que importan: ahorros realizados, fugas evitadas, tiempos de ciclo para las aprobaciones y la parte del gasto cubierto por controles automatizados. Use estas señales para ajustar la estrategia y mantener informados a los ejecutivos, entregando una vía impactante y muy práctica para la gobernanza y el cumplimiento.