Achat de fret pour les entreprises : Meilleures pratiques et gestion des dépenses

In the complicated logistics environment of today, freight procurement is a strategic operation that contributes significantly to a company’s performance and bottom line. Organizations that can manage freight procurement in an efficient manner can save costs, enhance service, and establish supply chain resilience. This article shares corporate freight procurement best practices in the dimensions of spend management, contract management, and leveraging technology like freight automation and analytics in order to deliver superior performance.

Corporate Freight Procurement Definition

Corporate freight procurement is the manner in which companies obtain, negotiate, and manage freight services for the transportation of goods efficiently. It encompasses carrier selection, contract management, automation of workflow, to performance measurement. The ultimate goal is a trade-off between cost, service level, and risk.

Its Significance

• Freight can be a huge chunk of overall logistics costs.
• Inefficient procurement processes lead to overspend and service disruption.
• Improved freight contract and carrier management minimizes risks.
• Analytic and automation-enabled utilization facilitates continuous improvement.

Best Practices in Freight Spend Management

Freight spend optimization is necessary for any business interested in reducing the logistics cost without compromising on the service level.

1. Take advantage of Freight Invoice Reconciliation

Freight invoice reconciliation refers to the process of verifying carrier invoices against contracted shipment rates and information. Automation eliminates errors, prevents overpayments, and increases transparency in the process.

• Automate invoice matching using freight automation corporate software.
• Reconcile invoices regularly to identify differences early.
• Integration with freight procurement platforms for smooth data flow.

2. Implement a Freight Tendering System

Freight tendering system makes it possible for carriers to make competitively priced bids, making it possible for companies to secure the best rates and service terms.

• Tend benchmark freight rates on a regular basis.
• Evaluate bids based on cost, carrier reliability, and capacity.
• Employ multimodal transport optimization to establish routes and modes of optimum levels. ### 3. Optimize Freight Capacity Planning

Successful freight capacity planning coordinates shipment volume with carrier capacity, reducing the potential for last-minute surcharges or service breakdowns.

• Plan demand according to historical shipping patterns.
• Negotiate advance with carriers to prebook capacity.
• Use enterprise cargo booking systems to track and manage capacity in real time.

Freight Contract Management: Value and Compliance

Successful freight contract management protects corporate interests and ensures compliance with contracted terms.

Key Elements of Freight Contract Management

• Simply defined service level agreements (SLAs): Establish delivery time, damage, and claim expectations.
• Flexibile pricing models: Include fuel surcharges, volume rebates, and non-compliance charges.
• Periodic contract amendment: Update terms based on market risk or performance failure.
• Risk management provisions: Create processes to address disruption or force majeure events.

Benefit of Centralized Contract Management

• Eliminates contract renewal and negotiation tasks.
• Enables uniform term enforcement across business units.
• Offers audit trails for freight spend optimization programs.

Utilizing Carrier Performance Analytics & Logistics Performance Metrics

Data-driven decision-making forms the foundation for freight procurement.

What to Measure

• On-time delivery percentages: A carrier reliability measure.
• Claims frequency and resolution time: An efficiency measure for handling damage.
• Cost per shipment: Enables carrier price benchmarking.
• Automated workflow effectiveness: Measures process efficiency.

Comment l'analytique améliore l'approvisionnement

• Classer les transporteurs les plus performants en vue d'un partenariat stratégique.
• Classer les transporteurs les moins performants pour minimiser les risques.
• Dotez les renégociations de contrats de fret d'informations.
  GetTransport et d'autres plateformes offrent une analyse des performances des transporteurs comme l'une des fonctionnalités de leur plateforme, et les entreprises peuvent facilement surveiller et examiner les indicateurs clés de performance logistiques via celle-ci.

Automatisation du flux de travail du fret : rendre l'approvisionnement plus intelligent

L'automatisation transforme l'approvisionnement en fret des entreprises en supprimant une grande partie du traitement manuel et en augmentant la précision.

Principales opportunités d'automatisation

• Rapprochement de factures de fret.
• Appel d'offres et sélection de transporteurs e-Freight.
• Réservation de fret d'entreprise avec suivi en temps réel.
• Rapports et tableaux de bord sur le fret d'entreprise.
  Non seulement l'automatisation permet d'effectuer le travail plus rapidement, mais elle permet également aux groupes logistiques de se concentrer sur des activités stratégiques telles que l'optimisation des dépenses de fret et la gestion des risques.

Gestion des risques liés au fret dans les achats

La gestion des risques liés au fret est l'identification, l'évaluation et l'atténuation des risques dans le processus de transport.

Risques courants liés au fret

• Insolvabilité ou défaillance des services des transporteurs.
• Pénurie saisonnière de capacité de transport multimodal.
• Problèmes de conformité liés à la réglementation.
• Bouleversements géopolitiques pour le transport multimodal.

Méthodes de gestion des risques

• Réduire la dépendance en diversifiant le pool de transporteurs.
• Appliquer la terminologie de gestion des contrats de transport de marchandises afin de répartir les risques.
  Surveillez en permanence la performance des transporteurs et les conditions du marché.

Employer des systèmes d'entreprise d'automatisation du fret pour une notification en temps réel.

Optimisation du transport multimodal pour une efficacité accrue

L'optimisation du transport multimodal combine le fret routier, ferroviaire, maritime et aérien afin de trouver un équilibre coût-bénéfice entre rapidité et coût.

• Utilisez l'analyse de la performance logistique pour effectuer des comparaisons d'itinéraires et de modes.
• Sélectionnez des transporteurs spécialisés dans le multimodal.
• Implémentez la planification du transport dans les systèmes d'approvisionnement en fret.
  La solution complète offre les routes maritimes les plus intéressantes ainsi que des solutions d'expédition pour les entreprises.

Conclusion

L'approvisionnement en fret pour les entreprises est une profession sophistiquée qui exige une planification stratégique, une gestion agressive des transporteurs et des contrats, ainsi qu'une application technologique avancée. En tirant parti des meilleures pratiques pour le rapprochement des factures de fret, les systèmes d'appel d'offres de fret et la gestion de la performance des transporteurs, les organisations sont en mesure de réaliser une optimisation significative des dépenses de fret et une atténuation des risques.

L'intégration d'un système d'approvisionnement en fret avec l'automatisation et l'analyse, comme ce que GetTransport propose, peut améliorer davantage la prise de décision et la performance opérationnelle. À terme, l'objectif est d'établir un processus d'approvisionnement en fret clair, agile et rentable, qui s'aligne sur les objectifs généraux de la chaîne d'approvisionnement.

FAQ

Qu'est-ce que le rapprochement des factures de fret et pourquoi est-ce important ?

Le rapprochement des factures de fret est une fonction qui vérifie les factures des transporteurs par rapport aux tarifs négociés et aux données d'expédition afin d'éliminer les paiements excédentaires et les écarts. Il contribue à la précision des dépenses de fret et à la conformité financière.

Comment les outils d'automatisation du fret pour les entreprises renforcent-ils l'approvisionnement ?

Ils automatisent des processus tels que la concordance des factures, les appels d'offres et la réservation, ce qui réduit les erreurs, simplifie les processus de travail et fournit des informations exploitables avec des analyses approfondies.

Pourquoi l'optimisation du transport multimodal est-elle si cruciale dans les solutions d'expédition d'entreprises ?

Il permet aux entreprises de faire le meilleur choix de modes de transport pour satisfaire les besoins en matière de coût, de rapidité et de fiabilité, afin de répondre aux conditions changeantes du marché et aux besoins de l'expédition.

Quel est le rôle de la gestion des contrats de fret dans la réduction des risques ?

Il bloque des conditions, des tarifs et une conformité réglementaire spécifiques avec les transporteurs, réduisant ainsi le risque de défaillance du service, de volatilité des coûts et de problèmes réglementaires.