Szállítmányozási szerződés megfelelőségi rendszerek a jobb költségkezeléshez

A fuvarköltség-menedzsment az egyik legfontosabb téma a logisztikai vezetők számára, akik maximális működési hatékonyságra törekednek és versenyelőnyt szeretnének fenntartani. A fuvarozási költségek kezelése nem a legalacsonyabb árak odaítéléséről szól; a fuvarozási költségek optimalizálása, a fuvarozási költségek ellenőrzése és a hatékony fuvarozási költség előrejelzés stratégiai erőfeszítés. Ennek egyik leghatékonyabb eszköze a fuvarozói szerződés megfelelőségi rendszer, amely szigorúan érvényesíti a szerződéseket, így jobb szállítmányozási költségvetés-kezelés és költségtárgyalási eredmények érhetők el.
Ebben a cikkben, ebben a részben elmagyarázzuk, hogy a fuvarozási szerződés betartását ellenőrző rendszerek hogyan alakíthatják át a fuvarozási költségkezelést, takaríthatnak meg költségeket, és tehetik hatékonyabbá az előrejelzést és a költségvetés-tervezést.

Mi az a Szállítási Szerződésnek Megfelelő Rendszer?

A teherfuvarozási szerződéseknek való megfelelőségi rendszer egy elektronikus vagy szoftveres alkalmazás, amely elősegíti a fuvarozók és feladók közötti teherfuvarozási szerződések automatikus és kötelező betartását. Biztosítja, hogy minden szállítmány számlázása és feldolgozása a meghatározott szerződési feltételeknek megfelelően történjen, elkerülve a hibákat, a túlszámlázást és a jogosulatlan költségeket.

Egy ilyen rendszerrel a vállalatok szisztematikusan alkalmazhatják a szerződési feltételeket, ellenőrizhetik a számlákat, és nyomon követhetik a szállítási költségeket az előrejelzéshez képest.

Miért fontos a szállítmányozási szerződések betartása a költésgazdálkodás szempontjából

A szállítási költségek általában egy vállalat ellátási láncának magas százalékát teszik ki. Ha nem tartják be az előírásokat, a vállalatoknak fennáll annak a kockázata, hogy túlfizetnek a szerződésben, vagy elveszítik az átláthatóságot azzal kapcsolatban, hogy a szállítási költségvetéseket hol és hogyan költik el.

A fuvarmegállapodás betartásának legfontosabb előnyei a kiadástervezésben a következők:

• Pontos fuvarozási költségellenőrzés: Pontos számlázási összehangolást biztosít a szerződési feltételekkel, hogy elkerülje a költséges eltéréseket.
• Továbbfejlesztett árufuvarozási költség előrejelzés: Időben tájékoztat a fuvarozási költségek alakulásáról, lehetővé téve a hatékony költségvetés-tervezést.
• Továbbfejlesztett áruszállítási költségvetés-ellenőrzés: Gondoskodik a költségvetési keretek betartásáról azáltal, hogy még a felmerülésük előtt észleli az eltéréseket.
• Továbbfejlesztett fuvarozási költségtárgyalás: Az analitikai alapú elemzés lehetővé teszi a szolgáltatók számára, hogy jobb tárgyalásokat folytassanak.
• Csökkentett adminisztratív teher: A kézi teherszállítási audit- és fizetési folyamatokat reprodukálja a nagyobb működési hatékonyság érdekében.

A sikeres fuvarozási szerződéskezelő rendszerek főbb jellemzői

A szállítmányozási szerződésnek való megfelelés megoldásának kiválasztásakor vagy bevezetésekor összpontosítson azokra a képességekre, amelyek a legmagasabb szinten biztosítják a kiadások kezelésének hatékonyságát:

1. Szerződés adattár és verziókövetés

• Egyetlen adattár az összes szállítmányozási megállapodás tárolására.
• Verziókezelés a változások és megújítások kezelésére.
• Könnyű hozzáférés az érdekelt felek számára a feltételek megtekintéséhez.

2. Automatizált Szállítmányi Számlaellenőrzés

• Összehasonlítja a szolgáltatói számlákat a szerződési feltételekkel és díjakkal.
• Észleli az eltéréseket, például a jogosulatlan díjakat, a járulékos költségeket vagy a pótdíjakat.
• Különböző szállítási módokat kezel – LTL, FTL, csomag, tengeri, légi.

3. Valós idejű költségkövetési elemzés és jelentéskészítés

• Nyomon követi a fuvarozási költségeket fuvarozó, mód, útvonal és szerződés szerint.
• Költségvetési eltérés és előrejelzés pontossági irányítópultok.
• Logisztikai és pénzügyi csapat testreszabható jelentései.

4. Szállítási költségvetés-kezelő eszközök

• Vállalati költségvetési rendszer integráció.
• Költségvetési túllépésre figyelmeztetések.
• Forgatókönyv-tervezési funkció a "mi lenne, ha" fuvarozási költség előrejelzéséhez.

5. Hálózatüzemeltetői Teljesítményfigyelés

• Biztosítja a fuvarozó szerződéses feltételeknek és szolgáltatási szinteknek való megfelelését.
• Szinkronizálja a teljesítménymutatókat a teljes körű költési adatokkal.

Hogyan hajtható végre a szállítmányozási szerződéseknek való megfelelés az optimális költségkezelés érdekében?

A megfelelőségi rendszer végrehajtása a fuvarozási folyamatban alapos megfontolást igényel:

1: Ellenőrizze a jelenlegi szállítmányozási szerződéseit és költségeit

• Gyűjtse be és szkennelje be az összes kiemelkedő szerződést.
• Ellenőrizze a korábbi áruszállítási számlákat a megfelelőségi eltérések szempontjából.
• Azonosítsa a költségszivárgásokat és a lehetőségeket.

2: Compliance Szabályok és KPI-ok meghatározása

• Állapítson meg a szállítmányozási díjakra és járulékos költségekre vonatkozó, szabályozott szabályokat.
• Állapítsa meg a költségellenőrzés és az előrejelzési pontosság fő teljesítménymutatóit.

3: Telepítsen egy Fuvarozási Szerződésnek Megfelelő Rendszert

• Válasszon a vállalatméretének és a szállítmányozás összetettségének megfelelő megoldást.
• Integráció a szállítmányozási irányítási rendszerekbe (TMS) és a könyvelési szoftverekbe.
• Alkalmazottak képzése a rendszerhasználatról és a megfelelés hatásairól.

4: Monitorozás, jelentés és fejlesztés

• Használja a rendszer betekintést a költések és a költségvetés összehasonlításának figyelésére.
• Tárgyaljon fuvarozási szerződéseket vagy szállítói kombinációkat teljesítményalapú tények alapján.
• Folytassa a fuvarköltség-tárgyalási megközelítések finomítását tanúsított adatokkal.

Hogyan teszi lehetővé a fuvarozási szerződések betartása a fuvarozási költségek megtárgyalását

A fuvarköltség-tárgyalás ijesztő lehet a fuvarozási költségek átláthatósága és a fuvarozó teljesítménye nélkül. A megfelelőségi rendszer a következőket biztosítja:

• Korábbi költési adatok: Megmutatja a valós költséget sáv, mód és fuvarozó szerint.
• Megfelelőségi teljesítmény: Azonosítja azokat a szolgáltatókat, akiknél ismétlődő túlszámlázások vagy be nem tartott szolgáltatási kötelezettségek fordulnak elő.
• Költségvetés összehangolása: Megmutatja, hogy az árajánlatok hogyan befolyásolják az összesített szállítási költségvetést.
  Mivel a vezetők hozzáférnek ehhez az információhoz, jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy kedvezőbb feltételeket tárgyaljanak ki, például mennyiségi kedvezményeket, árkorlátozást vagy jobb szolgáltatási garanciákat.

Szállítmányozási költségvetés és előrejelzés megfelelőségi rendszerekkel

Szükséges ahhoz, hogy a logisztikai költségvetések irányítása megmaradjon. A fuvarozási szerződéseknek való megfelelés ellenőrzési rendszerei segítenek:

• Valós költési információkon alapuló trendelemzés biztosítása.
• A költségek szezonális vagy piaci változásainak meghatározása.
• Segítse elő a forgatókönyv-modellezést a kamatláb-ingadozások vagy volumeningadozások hatásának előrejelzéséhez.
  Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy pragmatikus árufuvarozási költségvetéseket állítsanak össze, elkerüljék a meglepetéseket, és optimalizálják az erőforrás-kihasználást.

Esettanulmány: Hogyan javítja a GetTransport a fuvarozási költségek kezelését

Bár létezik sok fuvarozási szerződésnek való megfelelési eszköz, néhány, mint például GetTransport end-to-end megoldásokat kínál, amelyek a szállítás menedzsmentje és költéselemzése mellett a szerződéses megfelelőséget is magukban foglalják.

Az integrált platformok előnyei a következők:

• Automatikus megfelelésfigyelő a könnyed teherszállítási költségek ellenőrzéséhez.
• Továbbfejlesztett fuvarozási költségtervezés adatelemzés alapján.
• Továbbfejlesztett fuvarozási költségvetés-kezelés a költségvetések, számlák és szerződések összekapcsolásával.
• Javított ellátási lánc láthatóság minden érdekelt fél számára.
  A teljes megfelelőségi megoldások alkalmazásával növelhető a szállítási költségek hatékonysága, valamint költségmegtakarítás érhető el.

Ahhoz, hogy sikeres legyen a fuvarozási költségek kezelése, kontrollálni kell a költségeket, képesnek kell lenni a kereslet helyes előrejelzésére, és el kell érni a szerződések betartását. A fuvarozási szerződések betartását támogató megoldások alapvető eszközt jelentenek, amelyek révén ezek megvalósíthatók a szerződések betartásának automatizálásával, a számlák ellenőrzésével és a használható betekintések nyújtásával.

A fuvarozási költségek ellenőrzése és a megtakarítás érdekében stratégiai befektetés egy fejlett fuvarozási szerződésnek megfelelő rendszer biztosítása. Az ilyen rendszerek teljes fuvarozás-kezelési eljárásokba való bevezetésével a vállalatok jól optimalizálhatják a működést, tárgyalhatnak a díjakról és szigorúan ellenőrizhetik a fuvarozási költségvetéseket.

GYIK

K: Mi a különbség a fuvarozási szerződés betartása és a fuvarozási szerződés kezelése között?

A: A fuvarozási szerződéskezelés a szerződések létrehozására és karbantartására utal, míg a megfelelőség annak biztosítására, hogy a feltételek a szállítás során be legyenek tartva, különös tekintettel a számlázásra és a szolgáltatási szintekre.

K: A fuvarozási szerződéseknek való megfelelőséget ellenőrző rendszerek integrálva vannak a meglévő TMS szoftverekkel?

A: Igen, a legtöbb megfelelőségi rendszert úgy tervezték, hogy teljes mértékben integrálható legyen a szállítmányozási rendszerekkel, hogy teljes rálátást biztosítson a szállítási költségekre.

K: Hogyan segíti a fuvarozási szerződések betartása a költségvetés készítését?

A: A szerződéses feltételekkel szembeni összes szállítási költség ellenőrzésével és a tényleges költségösszegek megadásával a megfelelőségi rendszerek lehetővé teszik a szállítási csapatok számára a költségvetések jobb ellenőrzését és nyomon követését.

K: A szállítási költségek előre megbecsülhetők megfelelőségi rendszer nélkül?

A: Igen, bár kevésbé pontosan, a megfelelőségi rendszerek által nyújtott összes ellenőrzött adat nélkül, és nagyobb költségvetési túllépés kockázatával.