Hogyan kezeljük hatékonyan a fuvarozási szerződéseket és a fuvarozó teljesítményét?

Freight contract management and carrier performance are both imperative to optimizing corporate shipping solutions and managing logistics expenditures. For corporate logistics staff, mastery of freight contract management is essential to maintaining compliance, optimizing freight spend, and maximizing overall supply chain efficiency. Through integrating freight automation corporate solutions, leveraging carrier performance analysis, and employing freight risk management practices, organizations can transform their freight procurement platform into a competitive advantage.

This piece explores best practices and practical tips on managing freight contracts and carrier performance effectively, in the context of freight invoice reconciliation, freight tendering systems, and multimodal transport optimization to streamline logistics processes.

Understanding Freight Contract Management in Corporate Shipping

Freight contract management is the process of negotiation, signing, and frequent upkeep of agreements between carriers and shippers. Effective freight contract management ensures service terms, pricing terms, capacity terms, and compliance terms are clearly defined and required.

Key elements are:

• Freight tendering system: Official process for soliciting carrier bids with competitive rates and open carrier selection.
• Freight spend optimization: Calculating cost-saving potential through contract terms, rate benchmarking, and volume commitments.
• Freight risk management: Risks related to carrier performance, regulatory compliance, and volatility of capacity.

Combining a highly performing freight procurement system simplifies these aspects by placing contract details in one location, making approvals easier, and having real-time analysis at hand.

Best Practices for Freight Contract Management

1. Standardize Contract Templates and Terms

Utilizing standardized contract templates simplifies error elimination and accelerates negotiations. Include provisions for:

• Service level agreements (SLAs)
• Liability and insurance terms
• Freight capacity planning requirements
• Penalties for non-compliance

2. Implement Freight Tendering Systems

A freight tendering system automates carrier selection by inviting a number of carriers to bid on transportation, with the aim of competitive pricing and transparency. This approach aids in:

• Accurate freight spend forecasting
• Data-driven carrier choice
• Improved multimodal transportation optimization using mode comparison

3. Implement Freight Automation Corporate Tools

Freight workflow automation reduces human touch in managing contracts, from document storage to routing for approval. Automated benefits include:

• Faster freight invoice reconciliation
• Real-time tracking of contract compliance
• Streamlined corporate freight reporting for executive insight

4. Connect Contracts with Corporate Freight Reporting

Connect closely contract terms with corporate freight reporting metrics. Connecting contracts with corporate freight reporting metrics makes freight procurement and contract performance measurable and actionable.

Monitoring and Optimizing Carrier Performance

Carrier performance analysis reports the information required to measure against contracted SLAs and business objectives.

Important Logistics Performance Indicators to Monitor

• Rate of on-time deliveries
• Frequency of freight damage and claims
• Capacity usage
• Shipment cost
• Adherence to contractual terms

Creating a Carrier Scorecard

Create a carrier scorecard that rolls up these metrics into a transparent performance summary. Utilize this tool to:

• Identify underperforming carriers
• Secure improved contract terms or penalties
• Select carrier retention or replacement

Ongoing Improvement through Feedback Loops

Maintain open lines of communication with carriers to discuss the trends in their performance and collaborate on solutions. Feedback loops make possible:

• Anticipatory freight risk management
• Improved multimodal transport optimization by dynamic carrier mix
• Improved freight capacity planning linked to demand variations

Freight Invoice Reconciliation as a Part of Performance Management

A fuvarlevél-egyeztetés szükséges annak ellenőrzéséhez, hogy a számlázott díjak arányosak-e a szerződéses árakkal és a szolgáltatás teljesítményével.

Az automatizált fuvarlevél-egyeztetés előnyei

• Számlázási eltérések észlelése és a túlfizetések megelőzése
• Optimalizálja a fizetési ciklusokat, javítsa a szállítói kapcsolatokat
• Adatok helyes támogatása a fuvarozási költségek optimalizálását célzó elemzésekhez

A szállítmányozási munkafolyamat-automatizálással integrálva a számlaegyeztetés a szállítmányozási szerződéskezelési életciklus részévé válik.

Multimodális szállítás optimalizálása és kapacitástervezés

Az ideális fuvarozási szerződéskezelésnek a multimodális szállítási lehetőségeket is figyelembe kell vennie – egyesítve a közúti, vasúti, tengeri és légi szállítást – a költségek és a szállítási idő csökkentése érdekében.

Multimodális szállítás optimalizálási stratégiái

• Használjon fuvarozói teljesítményelemzéseket a legjobb mód-fuvarozó kombinációk azonosításához
• Tárgyaljon szerződéseket modális rugalmassággal
• Áruszállítási kapacitástervezési funkciók hozzáadása a megfelelő kapacitás előrejelzéséhez és biztosításához az üzemmódokon keresztül

A GetTransport használata a vállalati áruszállítási menedzsment javítására

A GetTransport-hoz hasonló cégek egy olyan árufuvarozási platformot kínálnak, amely egyetlen platformon integrálja az árufuvarozási szerződéskezelést, a fuvarozói teljesítményelemzést és az árufuvarozási munkafolyamat-automatizálást.

Előnyök:

• Hatékony vállalati rakományfoglalás valós idejű kapacitás betekintésekkel
• A teherszámlák automatizált egyeztetése, amely csökkenti az adminisztratív terheket
• Továbbfejlesztett vállalati fuvarozási jelentéskészítés, gyakorlatias betekintésekkel a fuvarozási költségek optimalizálásához

Az ilyen platformokon keresztül a logisztikai műveletek olyan szintű fuvarozási szerződéskezelést és szállítói teljesítményt érhetnek el, amelyek korábban nem voltak lehetségesek vagy ellenőrzés alatt.

Következtetés

A fuvarozási szerződéskezelés és a szállítói teljesítmény csak a szabványosított szerződések, a fuvarozási pályázati rendszerek és a vállalati szintű fuvarozásautomatizálási eszközök stratégiai kombinációjával lehetséges. A logisztikai teljesítménymutatók monitorozása és a fuvarozási számlák egyeztetésének integrálása optimalizálja a fuvarozási kiadásoknak való megfelelést, valamint a betartást is.

A multimodális szállítási optimalizálás és a hatékony szállítmányozási kockázatkezelés megvalósításával az üzleti logisztikai csapatok biztonságos, költséghatékony szállítási szolgáltatásokat kínálhatnak. Az integrált szállítmányozási beszerzési platformok, mint például a GetTransport bevezetésével ezek a kezdeményezések könnyebbé válnak a szerződéskezelési integrációval és a fuvarozói elemzésekkel, ami ezáltal magasabb ellátási lánc teljesítményt eredményez.

GYIK

1. kérdés: Mi a fuvarozási számla egyeztetése, és miért fontos?
A szállítmányozási számlaegyeztetés a szállítmányozási számlák ellenőrzését jelenti a szerződéses díjak és a szállítmány részleteinek megfelelően. Megakadályozza a túlfizetést, biztosítja a helyes fizetéseket, és lehetővé teszi a szállítmányozási költségek optimalizálását.

Q2: Milyen módokon javíthatják a fuvarozási pályázati rendszerek a fuvarozási szerződéskezelést?
Lehetővé teszik az automatizált szállítói ajánlattételt, elősegítik a versenyképes árazást, és javítják az átláthatóságot a szállítók kiválasztásában, ami költségmegtakarításhoz és kedvezőbb szerződési feltételekhez vezet.

Q3: Melyek a fő logisztikai teljesítmény mutatszámok a fuvarozói teljesítmény nyomon követéséhez?
Az elsődleges intézkedések közé tartoznak a pontos szállítási arányok, a rakománykárokra vonatkozó igények, a kapacitáskihasználtság, a szállítmányonkénti költség és a szerződés betartása.

Q4: Milyen előnyei vannak a multimodális szállításoptimalizálásnak a vállalati logisztika szempontjából?
Lehetővé teszi a legjobb szállítási módok kombinációjának meghatározását, a költségek csökkentését, a tranzitidő javítását és a fuvarozási kapacitás tervezésének javítását.

Q5: A szállítmányozási munkafolyamat-automatizálás segítheti a megfelelőséget?
Igen, ez biztosítja a szerződések betartását, nyomon követi a jóváhagyásokat, és korán észleli a kivételeket, ami javítja a szállítmányozási kockázat kezelését és a megfelelőséget.