Why Chemical Compliance Matters – Insights from SAP’s Martin Hill

Start now by implementing a centralized chemical information hub to catch risks early, map kinds of substances, and align with protocols used across your product lines. This approach puts information at the center of every decision and protects leadership credibility.

What Martin Hill emphasizes is that compliance cannot be delegated to a single team; it requires cross-functional mind and governance. Align regulatory data with ECHA requirements, keep information up to date, and ensure containment strategies are documented and tested. The approach already reduces rework and bad recalls across operations.

For every product, create a bill of substances that lists each agent and potential interactions; track agent concentrations and exposure; verify containment measures in warehouses, labs, and field operations; apply a balance between speed and safety while pursuing megoldások that scale across suppliers.

In the south markets and beyond, regulators push for transparent reporting; your reputation hinges on traceable records and timely updates to customers and stakeholders. Strong leadership sets the tone for how teams deal with noncompliances and supplier audits.

Adopt a continuous improvement loop: update information sources, engage with regulators, and choose megoldások that integrate with your existing systems; run regular audits to close gaps in what you know about substances, protocols, and product containment. Keep the mind focused on practical trade-offs and the long-term value for customers and the company’s reputation.

Practical Compliance Framework from SAP’s Martin Hill

Run a three-layer framework that runs across policy, risk screening of substances, and daily procedures to ensure clear ownership and consistent action, already proven to accelerate deployments. This pragmatic structure mirrors SAP’s Martin Hill’s approach and helps teams move from plan to practice with confidence. Aims are mapped to concrete tasks, with owners, timelines, and simple escalation paths to avoid delays.

Centralize data on substances in a single source of truth, including properties, exposure considerations, and interactions with suppliers and customers. The database should include standardized tagging and a brandi-inspired labeling scheme to improve consistency across regions. This centralization accelerates decision-making and meets customers’ expectations.

Education stands as a core lever. Roll out ongoing education for staff and customers, covering procedures, reporting, and risk communication. Said prof Hill that education, delivered in short modules and job aids, keeps teams aligned and reduces errors in day-to-day operations.

Apply technology to automate screening and alerts, integrating SAP platforms where possible. Most checks run automatically, with clear handoffs to procurement and safety teams. This automation saves time and protects people while maintaining human oversight during critical interactions with suppliers and customers.

Define standardized procedures for onboarding new substances, supplier validation, and incident reporting. Include a simple risk-scoring method that factors hazard, exposure, and regulatory status. Running audits twice a year verifies that procedures stay aligned with evolving requirements and with brand and customer expectations away from silos.

Measure performance with transparent dashboards that track risk reduction, time-to-compliance, and training completion. Use these metrics to refine the framework and inform future planning. This strategic view supports customers and internal teams while preserving protection for people and the environment.

Identify regulatory obligations across key jurisdictions and sectors

Create a regulatory matrix that maps obligations by jurisdiction and sector, with owners assigned and timelines defined.

Frame the matrix around relevant laws: EU REACH and CLP, UK REACH, US TSCA and HazCom, Canada CEPA/WHMIS, Australia NICNAS, and GHS-adopted systems in Japan, Korea, and Singapore.

Specify sector-specific requirements: chemicals manufacturing, cosmetics, pharmaceuticals, food-contact materials, and logistics providers that operate warehouses and transport hazardous goods.

Design an approach that links product design, packaging, labeling, and data governance to meet these obligations.

Investing in automation helps: automated data feeds from official sources (источник) keep the matrix current and reduce manual checks.

Past audits show gaps in spill response, gear readiness, and catch procedures.

Provide courses and ongoing training for staff, suppliers, and customers to raise knowledge of regulations and techniques.

Measure progress with a framework of metrics: time-to-classify, accuracy of labeling, number of non-compliances, and readiness in warehouses.

Past lessons emphasize the value of a proactive, cross-functional framework that integrates design, operations, and compliance teams.

Align investing in training and technology with customers and regulators to reduce spills and penalties.

Build a live chemical inventory and hazard classification system

Implement a live chemical inventory today by linking receiving, storage, and usage data into a single system that updates in real time as items move. This thriving setup gives your team plainly visible stock levels, locations, and hazard cues, enabling fast responses to health, safety, and environmental risks.

Choose a data model that covers items and substances, with fields for item_id, name, brandi, CAS, hazard_class, ghs_pictograms, quantity, unit, location, container, lot_number, expiration_date, status, certification, access_level, last_modified, and protocols. Tie each entry to a primary category and the rules that govern handling. This detailed record-keeping supports audit trails and cross-functional management.

Classify hazards using a simple scheme: for each substance, assign a hazard_level and a hazard_description aligned with GHS, and attach an SDS reference. Include known interactions with other substances and specify required controls such as ventilation, PPE, or segregation. This clear approach helps health and safety teams and equipment operators avoid mislabeling.

Data quality process: set required fields, implement validation rules, and enforce access controls so only authorized roles can modify records. Use barcodes or RFID to capture updates from receiving and usage events. Then synchronize with the management system to keep items classified and accessible securely for the whole team.

Interactions management: maintain an interactions matrix that flags compatibility or incompatibility, drives warnings on the user interface, and prompts corrective actions before mixing or storage changes. The cost of not tracking these interactions includes wasted materials, health incidents, and reputational risk to your organization.

Implementation steps and costs: choose a platform that supports live updates, API access, and role-based security. Integrate with ERP or warehouse management, set up barcoding, labeling, and training. Expected costs include software license, hardware for scanners, and initial data cleansing; another option is a managed service, which shifts maintenance costs to the provider. This setup yields lower waste, fewer penalties, and a clearer management picture, reducing the need for manual reconciliation.

Security and compliance: securely store data with access controls, audit logs, and encryption at rest. Require certification for staff handling hazardous substances and provide ongoing training. Build a simple, repeatable protocol that staff can follow for intake, labeling, storage, and disposal, ensuring health and reputation remain protected.

Operational tips: start with high-risk items and broaden coverage to all substances, then add discontinued or seasonal items. Use plain language labels and standardized codes to improve understanding across teams. Regularly review and update the hazard classifications to reflect new guidance and regulatory changes, keeping the process transparent and trusted by stakeholders.

Metrics and governance: track accuracy of inventories, time to locate items, number of hazardous interactions flagged, and audit findings. Use these data to drive certification readiness and continuous improvement for management and operations. The outcome is a system that supports thriving operations, protects health, and preserves your reputation today and tomorrow.

Develop a risk-based safety measures checklist for daily operations

Start today by implementing a risk-based safety checklist for daily operations that focuses on chemical hazards, gases, and critical process steps. According to discussions with SAP’s Martin Hill, appointing a safety lead per shift and completing a concise, one-page checklist at shift start improves risk visibility. This approach ensures compliance with required standards and protects your reputation.

Define hazard categories you monitor and assign a level of risk for each task (low, medium, high). For gases, include ventilation, detection, and response controls; for liquids, verify storage, labeling, and exposure to sunlight is properly managed. This structured approach helps you identify the most dangerous tasks before work begins.

Daily steps include confirming that operators are prepared with the right PPE, that containers are secure, and that suppliers within your network provide current safety data sheets. Verify labeling matches the inventory and that deviations are recorded and escalated. This reduces dangers and supports compliance with standards, while keeping everyone informed.

Education drives safer choices: integrate short, practical refreshers into daily huddles, provide quick quizzes after demonstrations, and track efforts to show progress. When prepared personnel can take ownership, response times improve and the process operates more smoothly, reinforcing your reputation and stakeholder trust.

For continuous improvement, capture incidents, near-misses, and environmental conditions after each shift; use that information to adjust the checklist and invest in targeted improvements. Investing in education and new means of monitoring reduces the time to detect hazards and enhances overall safety across the site.

Avoid common pitfalls: overloading the checklist, neglecting cross-team review, or failing to coordinate with suppliers; ignore sunlight exposure issues or mislabeling; treat required actions with urgency but distinguish them from nice-to-have practices. Following this approach, the risk-based routine takes hold faster and yields measurable gains in safety and reliability than before.

Design role-based safety training modules and drills

Map each role to its hazards and anchor drills within a single, scalable framework; deploy quarterly, scenario-based sessions that combine theory and hands-on practice to reinforce equipment operation standards and compliance. choose realistic scenarios that reflect daily operations and conditions; ensure training helps safeguarding and supports compliance.

1. Role mapping and module structure

   • Choose roles: warehouse operators, forklift drivers, maintenance technicians, supervisors, receiving and shipping staff, quality inspectors.
   • Link each role to the most relevant operations and hazards: chemical handling, conveyor stops, fire safety, lockout-tagout, PPE usage.
   • Design separate modules for core safety and role-specific practices; within warehouses, tailor practical drills to each position while keeping a consistent safety framework.
   • Specify clear terms for competencies and pass marks; ground criteria in observable actions (e.g., “shuts down equipment within 5 seconds”).

2. A tanterv tervezésének alapelvei

   • A műveletekre és munkafolyamatokra összpontosítva; a raktárakban az elrendezés és az áteresztőképesség alakítja a kockázatkezelést.
   • Biztosítsa, hogy a tartalom alapos és gyakorlatias legyen, tartalmazzon ellenőrzőlistákat, eszközspecifikus eljárásokat és lépésről lépésre történő vezérlést.
   • Válasszon a szerephez illő kézbe vevős gyakorlatokat a kezelőknek, mikrotanulást a vezetőknek; kombináljon szimulációkat, videókat és gyors áttekintő útmutatókat.
   • Foglalja magában az alapvető védelmi intézkedéseket és a vegyi biztonságot, egyértelmű lépésekkel a vállalati feltételeknek és a szabályozási követelményeknek való megfeleléshez.
   • Tűzálló egyéni védőeszközök és felszerelések kezelése adott esetben; bemutatni kiválasztásukat, ellenőrzésüket és megfelelő használatukat.

3. Gyakorlatok és realizmus

   • Forgatókönyv-alapú gyakorlatok kidolgozása, amelyek a valós körülményeket tükrözik: zajos környezet, kiömlés-visszatartás, targoncás navigálás zsúfolt folyosókon, és tűzriasztások részleges áramkimaradással.
   • A gyakorlatokat külön kell választani a szokásos ellenőrzésektől; negyedévente 2-3 gyakorlatot kell tartani különböző fókuszterületekkel, hogy a finomabb kockázatokat is kezelni lehessen.
   • Rögzítse a teljesítményt a szerepkör-specifikus ellenőrzőlisták alapján a felkészültség ellenőrzéséhez; adjon azonnali visszajelzést és javító intézkedéseket.
   • A gyakorlatok során építsétek be az egyéni védőeszközök ellenőrzését és a tűzálló felszerelések használatát, hogy stressz alatt is a helyes viselkedést erősítsétek.
   • A fúrási gyakorlatok kapcsolódjanak a berendezéskezelési lépésekhez és a kizárás-címkézés eljárásokhoz; biztosítsuk, hogy a kezelők a szükséges időablakon belül teljesíteni tudják azokat.

4. Szállítási formátumok és megfelelőségkövetés

   • Mindig központi platformon keresztül kövesd a teljesítést, a kompetenciát és a kompetencia elsajátításához szükséges időt; a bizonyítékokat pedig a biztonsági nyilvántartásokban tárold.
   • Válasszon a mikrokurzusok, a munkahelyi coaching és a szerepkörök üteméhez és körülményeihez illeszkedő gyakorlati szimulációk keverékéből; használjon gyors tájékozódást segítő eszközöket is.
   • Használjon eszközspecifikus ellenőrzőlistákat és képzési tokeneket a feltételeknek és a szabályozási követelményeknek való megfelelés igazolására.
   • Valós idejű visszajelzést és iránymutatást nyújt a kezelőknek, hogy segítsen megerősíteni a helyes műveleteket a munka elvégzésének helyén.
   • Tegye a tartalmat elérhetővé a munkaállomások közelében és mobileszközökön, hogy támogassa az azonnali tanulást és a műveletek védelmét.

5. Értékelés és fejlesztés

   • Minden alkalom után gyűjtsön árnyalt visszajelzéseket a modulok finomhangolásához, valamint a változó körülmények és a berendezésfejlesztések kezeléséhez.
   • Vizsgálja át a majdnem balesetekről szóló jelentéseket és az incidensadatokat a gyakorlatok módosítása érdekében; frissítse a tartalmat a folyamatváltozást követő 30 napon belül.
   • Mérje az eredményeket, például a csökkent incidens-időtartamot, a gyorsabb leállási időket és a jobb audit-pontszámokat; használja fel az eredményeket a szervezet biztonsági partnerként való hírnevének erősítésére.
   • Ismételje meg a programokat a közvetlen csapatok visszajelzései alapján, hogy a képzés összhangban maradjon a műveletekkel és a valós kihívásokkal.
   • A képzések fejlesztése az emberek és eszközök védelméhez kapcsolódik, biztosítva, hogy a képzés a biztonságosabb raktárak és elosztó hálózatok proaktív motorjává váljon.

Incidensjelentési, kivizsgálási és helyesbítő intézkedési munkafolyamatok kialakítása

Recommendation: Vezessen be egy szabványosított incidensjelentési munkafolyamatot, amely azonnali értesítést, kivizsgálást és korrekciós intézkedést indít el az incidens bekövetkezésétől számított 24 órán belül.

Határozza meg a hatókört, amely kiterjed a balesetekre, majdnem balesetekre, szivárgásokra és a vegyi anyagok tárolásával kapcsolatos problémákra, és térképezze fel a károkat okozó veszélyeket. Rendeljen egyértelmű szerepeket a vezetőknek és a frontvonalban dolgozó csapatoknak, hogy a munkafolyamatok a vállalat egészében összehangoltak maradjanak.

Hozzon létre könnyen elérhető bejelentési csatornákat a leterhelt munkatársak számára: egy mobilalkalmazást, egy egyszerű e-mail aliast és egy dedikált forródrótot. Kötelezze, hogy minden jelentés tartalmazza, mi történt, mikor, hol és milyen potenciális veszély áll fenn, és gondoskodjon a bizonyítékok megőrzéséről a vizsgálati lánc támogatása érdekében.

Azonnal aktiválni kell a visszatartási és biztonsági intézkedéseket: el kell szigetelni a kibocsátási pontokat, szükség esetén aktiválni kell az automatikus biztonsági rendszereket, és ellenőrizni kell a sprinklerrendszereket, hogy megfelelően működnek-e. A gyors visszatartás csökkenti a költségeket, és korlátozza az emberi és környezeti kockázatok további kitettségét.

Vizsgálati keretrendszer: hozzon létre egy több szakterületet átfogó csapatot, amelynek tagjai a menedzsment, a közvetlen felettesek és szükség esetén egy külső tanácsadó, hogy kezeljék az összetett kiváltó okokat. Használjon ok-elemzési módszereket annak megállapítására, hogy mi okozta és hogyan válik az incidens ismétlődő problémává, dokumentálva az eseményláncot és a közreműködő tényezőket.

Helyesbítő intézkedések és ellenőrzés: jelölj ki felelősöket, állíts be reális határidőket, és bizonyítékok átvizsgálásával ellenőrizd a lezárást. Kapcsold az intézkedéseket a megelőző intézkedésekhez, frissítsd a vegyszerek kezelésére vonatkozó eljárásokat, és képezd ki a személyzetet. Ne feledd, hogy garanciák nem adhatók, de a robusztus ellenőrzések drasztikusan csökkentik az ismétlődést és az incidensek teljes költségét.

Mérőszámok és irányítás: követni kell a jelentés elkészítéséhez szükséges időt, a vizsgálatok lezárásához szükséges időt és a megerősített korrekciós intézkedések arányát. A kontrollok hatékonysága az adatok minőségétől és a reakció sebességétől függ; a hatás a kultúrától és a fegyelemtől függ. Figyelje a visszaesés valószínűségét, és tegye közzé a tanulságokat a vállalat egészében. A szabályzatnak megfelelően jelentse az eredményeket a vezetőségnek, és hangolja össze azokat a szélesebb körű megfelelőségi programmal.

Vezetés és tanulás: célzott képzést biztosítani a vezetők és operátorok számára, az emberi tényezőkre, a veszélyek felismerésére és a vegyi anyagok biztonságos tárolására összpontosítva. Rövid ellenőrzőlisták és sablonok használata a jelentéstétel felgyorsítására és a folyamat gyakorlati megvalósítására a forgalmas munkakörnyezetben. Az ilyen fegyelem elősegíti a kockázatkezelést, és segít megvédeni az embereket és az eszközöket.