Approvvigionamento aziendale di merci: Migliori pratiche e gestione della spesa

Nell'odierno complesso ambiente logistico, l'approvvigionamento di merci è un'operazione strategica che contribuisce in modo significativo alla performance e ai profitti di un'azienda. Le organizzazioni che riescono a gestire l'approvvigionamento di merci in modo efficiente possono risparmiare sui costi, migliorare il servizio e stabilire la resilienza della catena di approvvigionamento. Questo articolo condivide le migliori pratiche aziendali per l'approvvigionamento di merci nelle dimensioni della gestione della spesa, della gestione dei contratti e dello sfruttamento della tecnologia come l'automazione e l'analisi del trasporto merci al fine di fornire prestazioni superiori.

Definizione di Procurement di Trasporto Merci Aziendale

L'approvvigionamento di trasporti aziendale è il modo in cui le aziende ottengono, negoziano e gestiscono i servizi di trasporto merci per il trasporto efficiente di beni. Comprende la selezione dei vettori, la gestione dei contratti, l'automazione del flusso di lavoro e la misurazione delle prestazioni. L'obiettivo finale è un compromesso tra costo, livello di servizio e rischio.

La sua importanza

• Il trasporto merci può rappresentare una parte consistente dei costi logistici complessivi.
• Processi di approvvigionamento inefficienti portano a eccessivi esborsi e interruzioni del servizio.
• Un contratto di trasporto e una gestione dei vettori migliorati minimizzano i rischi.
• L'utilizzo analitico e abilitato all'automazione facilita il miglioramento continuo.

Best Practices in Freight Spend Management

L'ottimizzazione della spesa per il trasporto merci è necessaria per qualsiasi azienda interessata a ridurre i costi di logistica senza compromettere il livello di servizio.

1. Approfitta della riconciliazione delle fatture di trasporto

La riconciliazione delle fatture di trasporto si riferisce al processo di verifica delle fatture dei vettori rispetto alle tariffe e alle informazioni di spedizione contrattate. L'automazione elimina gli errori, previene i pagamenti in eccesso e aumenta la trasparenza nel processo.

• Automatizza la corrispondenza delle fatture utilizzando il software aziendale di automazione del trasporto merci.
• Riconcilia regolarmente le fatture per identificare tempestivamente eventuali differenze.
• Integrazione con piattaforme di approvvigionamento merci per un flusso di dati fluido.

2. Implementare un sistema di richiesta di offerte di trasporto

Il sistema di affidamento delle spedizioni consente ai vettori di presentare offerte a prezzi competitivi, consentendo alle aziende di ottenere le migliori tariffe e condizioni di servizio.

• Valuta regolarmente i tassi di riferimento di trasporto.
• Valuta le offerte in base al costo, all'affidabilità del vettore e alla capacità.
• Utilizzare l'ottimizzazione del trasporto multimodale per stabilire percorsi e modalità di livelli ottimali. ### 3. Ottimizzare la pianificazione della capacità di carico

Una pianificazione efficace della capacità di trasporto merci coordina il volume delle spedizioni con la capacità del vettore, riducendo il potenziale di sovrapprezzi dell'ultimo minuto o interruzioni del servizio.

• Pianifica la domanda in base ai modelli di spedizione storici.
• Negoziare in anticipo con i vettori per prenotare la capacità.
• Utilizza sistemi di prenotazione di merci aziendali per tracciare e gestire la capacità in tempo reale.

Gestione dei contratti di trasporto merci: valore e conformità

La gestione efficace dei contratti di trasporto merci protegge gli interessi aziendali e garantisce la conformità ai termini contrattuali.

Elementi chiave della gestione dei contratti di trasporto merci

• Accordi sul livello del servizio (SLA) semplicemente definiti: Stabilisci i tempi di consegna, i danni e le aspettative di reclamo.
• Modelli di prezzi flessibili: Includere supplementi carburante, sconti volume e penali per inadempienze.
• Modifica periodica del contratto: Aggiorna i termini in base al rischio di mercato o al fallimento delle prestazioni.
• Disposizioni sulla gestione del rischio: Crea processi per affrontare interruzioni o eventi di forza maggiore.

Vantaggi della gestione centralizzata dei contratti

• Elimina le attività di rinnovo e negoziazione dei contratti.
• Abilita l'applicazione uniforme dei termini tra le unità aziendali.
• Offre audit trail per programmi di ottimizzazione della spesa di trasporto.

Utilizzo di analisi delle performance del vettore e metriche delle performance logistiche

Il processo decisionale basato sui dati costituisce la base per l'approvvigionamento di merci.

Cosa misurare

• Percentuali di consegna puntuale: Una misura dell'affidabilità del vettore.
• Frequenza dei reclami e tempo di risoluzione: Una misura di efficienza per la gestione dei danni.
• Costo per spedizione: Abilita il benchmarking dei prezzi dei vettori.
• Efficacia del flusso di lavoro automatizzato: Misura l'efficienza del processo.

Come l'analisi dei dati migliora gli acquisti

• Classifica i vettori con le migliori prestazioni per una partnership strategica.
• Classifica i vettori con le prestazioni peggiori per ridurre al minimo i rischi.
• Equipaggia le rinegoziazioni dei contratti di trasporto merci con informazioni approfondite.
  GetTransport e altre piattaforme forniscono l'analisi delle prestazioni dei vettori come una delle funzionalità della loro piattaforma e le aziende possono facilmente monitorare ed esaminare i KPI logistici tramite essa.

Automatizzazione del flusso di lavoro delle spedizioni: rendere gli acquisti più intelligenti

L'automazione sta trasformando l'approvvigionamento di merci aziendali rimuovendo gran parte dell'elaborazione manuale e aumentando la precisione.

Le maggiori opportunità per l'automazione

• Riconciliazione delle fatture di trasporto.
• e-Freight: gara d'appalto e selezione del vettore.
• Prenotazione di carico aziendale con tracciamento in tempo reale.
• Reporting aziendale sui trasporti merci e dashboard.
  L'automazione non solo svolge il lavoro più velocemente, ma consente anche ai gruppi di logistica di concentrarsi su attività strategiche come l'ottimizzazione della spesa per il trasporto merci e la gestione del rischio.

Gestione del rischio di trasporto negli approvvigionamenti

La gestione del rischio nel trasporto merci è l'identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi nel processo di trasporto.

Rischi comuni nel trasporto merci

• Insolvenza o fallimento dei servizi dei vettori.
• Carenza stagionale della capacità di trasporto multimodale.
• Problemi di conformità in relazione alla regolamentazione.
• Sconvolgimenti geopolitici per il trasporto multimodale.

Metodi di gestione del rischio

• Riduci la dipendenza diversificando il pool di vettori.
• Applica la terminologia di gestione dei contratti di trasporto merci per allocare il rischio.
  Monitorare continuamente la performance dei vettori e le condizioni del mercato.

Impiega sistemi aziendali di automazione del trasporto merci per la notifica in tempo reale.

Ottimizzazione del trasporto multimodale per una maggiore efficienza

L'ottimizzazione del trasporto multimodale combina il trasporto su strada, ferroviario, marittimo e aereo per trovare un equilibrio costi-benefici tra velocità e costo.

• Usa l'analisi delle prestazioni logistiche per effettuare confronti tra percorsi e modalità.
• Seleziona vettori specializzati nel multimodale.
• Implementare la pianificazione dei trasporti nei sistemi di approvvigionamento merci.
  La soluzione completa offre le rotte di spedizione più vantaggiose, nonché soluzioni di spedizione aziendale.

Conclusione

L'approvvigionamento di merci per le aziende è una professione sofisticata che richiede pianificazione strategica, gestione aggressiva dei vettori e dei contratti e applicazione di tecnologie avanzate. Sfruttando le migliori pratiche per la riconciliazione delle fatture di trasporto, i sistemi di offerta di trasporto e la gestione delle prestazioni dei vettori, le organizzazioni sono in grado di ottenere un'ottimizzazione significativa della spesa di trasporto e la mitigazione dei rischi.

L'integrazione di un sistema di approvvigionamento del trasporto merci con automazione e analisi, come quello fornito da GetTransport, può migliorare ulteriormente il processo decisionale e le prestazioni operative. In definitiva, la speranza è quella di stabilire un processo di approvvigionamento del trasporto merci chiaro, agile ed economico che si allinei con gli obiettivi generali della supply chain.

FAQ

Cos'è la riconciliazione delle fatture di trasporto e perché è importante?

La riconciliazione delle fatture di trasporto è una funzione che controlla le fatture dei vettori rispetto alle tariffe negoziate e ai dati di spedizione per l'eliminazione di pagamenti in eccesso e discrepanze. Aiuta a garantire una spesa di trasporto accurata e la conformità finanziaria.

In che modo gli strumenti aziendali di automazione del trasporto merci rafforzano gli acquisti?

Automatizzano processi come la corrispondenza delle fatture, le gare d'appalto e la prenotazione, il che riduce gli errori, semplifica i processi di lavoro e fornisce informazioni utili con analisi dettagliate.

Perché l'ottimizzazione del trasporto multimodale è così critica nelle soluzioni di spedizione aziendali?

Consente alle aziende di fare la scelta migliore delle modalità di trasporto per soddisfare le esigenze di costo, velocità e affidabilità al fine di rispondere alle mutevoli condizioni di mercato e alle esigenze della spedizione.

Qual è il ruolo della gestione dei contratti di trasporto merci nella riduzione del rischio?

Blocca termini, tariffe e conformità normativa specifici con i gestori, riducendo così il rischio di interruzioni del servizio, volatilità dei costi e problemi normativi.