Sistemi di conformità dei contratti di trasporto merci per una migliore gestione della spesa

La gestione dei costi di spedizione è uno degli argomenti più importanti per i responsabili della logistica che desiderano la massima efficacia operativa e mantenere un vantaggio competitivo. La gestione della spesa di spedizione non è semplicemente l'assegnazione di tariffe basse; l'ottimizzazione dei costi di spedizione, il controllo dei costi di spedizione e la previsione efficiente dei costi di spedizione sono uno sforzo strategico. Uno degli strumenti più efficaci per questo è un sistema di conformità dei contratti di trasporto merci, che applica rigorosamente i contratti in modo da ottenere una migliore gestione del budget di trasporto e risultati di negoziazione dei costi.
In questo articolo, in questa sezione, spiegheremo come i sistemi di conformità dei contratti di trasporto merci possono trasformare la gestione della spesa per il trasporto merci, risparmiare sui costi e rendere efficaci le previsioni e il budget.

Che cos'è un sistema di conformità dei contratti di trasporto merci?

Un sistema di conformità ai contratti di trasporto merci è un'applicazione elettronica o software che facilita l'adesione automatizzata e forzata ai contratti di trasporto merci tra vettori e spedizionieri. Garantisce che ogni spedizione sia fatturata ed elaborata in conformità ai termini dell'accordo specificati, evitando errori, sovrafatturazione e addebiti non autorizzati.

Con un sistema del genere, le aziende possono applicare sistematicamente i termini del contratto, revisionare le fatture e monitorare il budget di spesa per le spedizioni rispetto alle previsioni.

Perché la conformità dei contratti di trasporto è importante per la gestione della spesa

I costi di spedizione di solito rappresentano un'alta percentuale delle spese della supply chain di un'azienda. In caso di non conformità, le aziende rischiano di pagare più del dovuto per contratto o di perdere visibilità su dove e come vengono spesi i budget di spedizione.

I principali vantaggi della conformità dei contratti di trasporto nella gestione della spesa sono:

• Controllo accurato dei costi di trasporto: Fornisce allineamenti accurati delle fatture con i termini contrattuali per evitare costose discrepanze.
• Previsione migliorata dei costi di trasporto merci: Fornisce informazioni tempestive sui modelli di spesa per il trasporto merci, consentendo un'efficace definizione del budget.
• Controllo migliorato del budget merci: Assicura il rispetto dei budget attraverso il rilevamento delle deviazioni prima che si verifichino.
• Negoziazione ottimizzata dei costi di trasporto: L'analisi basata sull'analisi dei dati consente ai vettori di negoziare meglio.
• Carico amministrativo ridotto: Replica i processi manuali di audit e pagamento del nolo per una maggiore efficienza operativa.

Caratteristiche principali dei sistemi di gestione dei contratti di trasporto merci di successo

Quando si seleziona o si implementa una soluzione di conformità al contratto di trasporto merci, concentrarsi sulle funzionalità che forniscono efficacia nella gestione della spesa ai massimi livelli:

1. Repository dei Contratti e Controllo di Versione

• Un unico repository per archiviare tutti gli accordi di trasporto merci.
• Controllo della versione per gestire modifiche e rinnovi.
• Facile accesso da parte degli stakeholder per visualizzare i termini.

2. Verifica automatizzata delle fatture di trasporto

• Confronta le fatture dei vettori con i termini e le tariffe contrattuali.
• Rileva discrepanze come tariffe non autorizzate, oneri accessori o supplementi.
• Gestisce varie modalità di trasporto merci – LTL, FTL, pacchi, via mare, via aerea.

3. Analisi e reporting della spesa in tempo reale

• Tiene traccia della spesa di trasporto merci per vettore, modalità, tratta e contratto.
• Dashboard sulla varianza di budget e l'accuratezza delle previsioni.
• Report personalizzabili per il team di logistica e finanza.

4. Strumenti di gestione del budget di trasporto

• Integrazione del sistema di budget aziendale.
• Avvisi di superamento del budget.
• Funzionalità di pianificazione degli scenari per la previsione dei costi di trasporto "what-if".

5. Monitoraggio delle prestazioni del vettore

• Garantisce l'adesione del corriere ai termini contrattuali e ai livelli di servizio.
• Sincronizza le metriche di performance con i dati di spesa end-to-end.

Come eseguire la conformità dei contratti di trasporto merci per una gestione ottimale della spesa

L'esecuzione di un sistema di conformità nel processo di gestione del trasporto merci richiede un'attenta considerazione:

1: Controlla i tuoi contratti di trasporto e le spese attuali

• Raccogli e scansiona tutti i contratti in sospeso.
• Verifica le fatture di trasporto precedenti per eventuali discrepanze di conformità.
• Identificare le dispersioni di costo e le opportunità.

2: Definisci le regole di conformità e i KPI

• Stabilire regole conformi per le spese di trasporto e gli accessori.
• Stabilire gli indicatori chiave di performance del controllo dei costi e della precisione delle previsioni.

3: Installa un sistema di conformità dei contratti di trasporto

• Scegli una soluzione applicabile alle dimensioni della tua azienda e alla complessità del trasporto.
• Integrare nei sistemi di gestione dei trasporti (TMS) e nel software di contabilità.
• Formare i dipendenti sull'uso del sistema e sull'impatto della conformità.

4: Monitora, segnala e migliora

• Usa le informazioni di sistema per monitorare la spesa rispetto al budget.
• Negozia contratti di trasporto merci o combinazioni di vettori in base a dati di fatto basati sulla performance.
• Continua a perfezionare gli approcci di negoziazione dei costi di trasporto merci con dati certificati.

Come la conformità ai contratti di trasporto merci consente la negoziazione dei costi di trasporto

La negoziazione dei costi di trasporto può essere scoraggiante senza visibilità sulla spesa di trasporto e sulle prestazioni dei vettori. Un sistema di conformità fornisce:

• Dati Storici di Spesa: Mostra il costo reale per corsia, modalità e vettore.
• Performance di conformità: Identifica i gestori con sovrattasse ricorrenti o mancate promesse di servizio.
• Allineamento del budget: Mostra come le quotazioni di tariffa influiscono sui budget complessivi del trasporto merci.
  Avendo accesso a queste informazioni, i manager sono in una posizione migliore per negoziare condizioni migliorate, come sconti sulla quantità, limitazione delle tariffe o migliori garanzie di servizio.

Budgeting e previsione dei costi di trasporto con sistemi di conformità

È necessario per rimanere responsabili dei budget logistici. I sistemi di conformità dei contratti di trasporto assistono tramite:

• Fornire analisi di tendenza basate su informazioni di spesa effettive.
• Determinare le variazioni stagionali o guidate dal mercato dei costi.
• Facilitare la modellazione di scenari per prevedere l'impatto delle fluttuazioni dei tassi o delle oscillazioni dei volumi.
  Questo permette alle aziende di stabilire budget di trasporto pragmatici, evitare sorprese e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.

Esempio di caso: come GetTransport migliora la gestione della spesa per il trasporto merci

Sebbene esistano molti strumenti di conformità ai contratti di trasporto merci, alcuni come Ottenere il trasporto offrire offerte end-to-end che includono la conformità contrattuale oltre alla gestione dei trasporti e all'analisi delle spese.

I vantaggi delle piattaforme integrate sono:

• Monitoraggio dell'autoconformità per un controllo dei costi di trasporto senza sforzo.
• Pianificazione dei costi di trasporto merci migliorata sulla base dell'analisi dei dati.
• Gestione migliorata del budget di trasporto merci tramite il collegamento di budget, fatture e contratti.
• Visibilità migliorata della supply chain per tutti gli stakeholder.
  Una maggiore efficienza nella spesa per il trasporto merci, nonché risparmi sui costi, sono raggiungibili con l'applicazione di soluzioni di conformità totale.

Avere successo nella gestione della spesa per il trasporto merci significa avere il controllo dei costi, essere in grado di prevedere correttamente la domanda e raggiungere la conformità contrattuale. Le soluzioni per la conformità dei contratti di trasporto merci sono uno strumento essenziale attraverso il quale è possibile realizzare tutto ciò automatizzando la conformità dei contratti, l'audit delle fatture e fornendo informazioni utili.

Per il controllo dei costi di spedizione e il risparmio, è un investimento strategico assicurarsi un sistema avanzato di conformità dei contratti di spedizione. Implementando questo tipo di sistemi nelle procedure di gestione totale del trasporto merci, le aziende sono in grado di ottimizzare le operazioni, negoziare le tariffe e controllare rigorosamente i budget di trasporto.

FAQ

D: Qual è la differenza tra conformità al contratto di trasporto e gestione del contratto di trasporto?

A: La gestione dei contratti di trasporto si riferisce alla creazione e al mantenimento dei contratti, mentre la conformità si riferisce all'assicurarsi che i termini vengano rispettati alla consegna, in particolare per quanto riguarda la fatturazione e i livelli di servizio.

D: I sistemi di conformità ai contratti di trasporto merci sono integrati con il software TMS esistente?

A: Sì, la maggior parte dei sistemi di conformità sono progettati per essere completamente integrati con i sistemi di gestione dei trasporti per fornire una visibilità completa delle spese di trasporto.

D: In che modo la conformità contrattuale del trasporto merci aiuta l'elaborazione del budget?

A: Verificando tutte le spese di trasporto rispetto ai termini contrattuali e fornendo gli importi effettivi delle spese, i sistemi di conformità consentono ai team di trasporto di controllare e monitorare meglio i budget.

D: I costi di trasporto merci possono essere pre-stimati senza un sistema di conformità?

A: Sì, anche se con meno precisione, senza l'integrità dei dati verificati che i sistemi di conformità forniscono e con maggiori rischi di sforamenti di budget.