Gestione dei contratti di trasporto merci: una guida completa

La gestione dei contratti di trasporto e la performance dei vettori sono entrambi imperativi per ottimizzare le soluzioni di spedizione aziendali e gestire le spese logistiche. Per il personale logistico aziendale, la padronanza della gestione dei contratti di trasporto è essenziale per mantenere la conformità, ottimizzare la spesa di trasporto e massimizzare l'efficienza complessiva della catena di approvvigionamento. Integrando soluzioni aziendali di automatizzazione del trasporto, sfruttando l'analisi delle performance dei vettori e impiegando pratiche di gestione del rischio di trasporto, le organizzazioni possono trasformare la loro piattaforma di approvvigionamento merci in un vantaggio competitivo.

Questo articolo esplora le migliori pratiche e i suggerimenti pratici sulla gestione efficace dei contratti di trasporto e delle prestazioni dei vettori, nel contesto della riconciliazione delle fatture di trasporto, dei sistemi di richiesta d'offerta di trasporto e dell'ottimizzazione del trasporto multimodale per semplificare i processi logistici.

Comprendere la gestione dei contratti di trasporto nelle spedizioni aziendali

La gestione dei contratti di trasporto merci è il processo di negoziazione, firma e frequente manutenzione degli accordi tra vettori e spedizionieri. Un'efficace gestione dei contratti di trasporto merci garantisce che i termini di servizio, i termini di prezzo, i termini di capacità e i termini di conformità siano chiaramente definiti e richiesti.

Gli elementi chiave sono:

Sistema di richiesta d'offerta di trasporto merci: Processo ufficiale per sollecitare offerte dai vettori con tariffe competitive e selezione aperta dei vettori.
Ottimizzazione della spesa per il trasporto merci: Calcolo del potenziale di risparmio sui costi attraverso termini contrattuali, benchmarking dei tassi e impegni di volume.
Gestione del rischio delle merci: Rischi relativi alla performance dei vettori, alla conformità normativa e alla volatilità della capacità.

La combinazione di un sistema di approvvigionamento merci ad alte prestazioni semplifica questi aspetti posizionando i dettagli del contratto in un'unica posizione, facilitando le approvazioni e avendo a portata di mano analisi in tempo reale.

Best Practices per la gestione dei contratti di trasporto merci

1. Standardizzare i modelli e i termini contrattuali

L'utilizzo di modelli contrattuali standardizzati semplifica l'eliminazione degli errori e accelera le negoziazioni. Includere disposizioni per:

Accordi sul livello del servizio (SLA)
Termini di responsabilità e assicurazione
Requisiti di pianificazione della capacità di carico merci
Sanzioni per mancata conformità

2. Implementare sistemi di offerta di trasporto

Un sistema di richiesta di offerte di trasporto merci automatizza la selezione dei vettori invitando un certo numero di vettori a fare offerte per il trasporto, con l'obiettivo di prezzi competitivi e trasparenza. Questo approccio aiuta a:

Previsione accurata della spesa per il trasporto merci
Scelta del vettore basata sui dati
Ottimizzazione multimodale del trasporto migliorata tramite il confronto delle modalità

3. Implementare gli strumenti aziendali per l'automazione del trasporto merci

L'automazione del flusso di lavoro delle spedizioni riduce l'intervento umano nella gestione dei contratti, dall'archiviazione dei documenti all'inoltro per l'approvazione. I vantaggi dell'automazione includono:

Riconciliazione più rapida delle fatture di trasporto
Monitoraggio in tempo reale della conformità contrattuale
Reporting aziendale semplificato del trasporto merci per una visione d'insieme da parte dei dirigenti

4. Collegare i contratti con la rendicontazione aziendale del trasporto merci

Collega strettamente i termini contrattuali con le metriche di reporting del trasporto merci aziendale. Collegare i contratti con le metriche di reporting del trasporto merci aziendale rende l'approvvigionamento del trasporto merci e le prestazioni contrattuali misurabili e attuabili.

Monitoraggio e ottimizzazione delle prestazioni dei vettori

I report di analisi delle prestazioni del carrier forniscono le informazioni necessarie per misurare il rispetto degli SLA contrattuali e degli obiettivi aziendali.

Indicatori chiave di prestazione logistica importanti da monitorare

Tasso di consegne puntuali
Frequenza dei danni e dei reclami relativi alle merci
Utilizzo della capacità
Costo di spedizione
Adesione ai termini contrattuali

Creazione di una scorecard del corriere

Crea una scorecard dei vettori che riassuma queste metriche in una sintesi trasparente delle prestazioni. Utilizza questo strumento per:

Identifica vettori con prestazioni insufficienti
Garantire termini contrattuali o penali migliorati
Seleziona fidelizzazione o sostituzione dell'operatore

Miglioramento continuo attraverso cicli di feedback

Mantenere linee di comunicazione aperte con i vettori per discutere le tendenze nelle loro prestazioni e collaborare sulle soluzioni. I cicli di feedback rendono possibile:

Gestione anticipata del rischio del trasporto merci
Ottimizzazione migliorata del trasporto multimodale mediante mix dinamico di vettori
Pianificazione migliorata della capacità di trasporto merci collegata alle variazioni della domanda

Riconciliazione delle fatture di trasporto merci come parte della gestione delle performance

La riconciliazione delle fatture di trasporto è necessaria per convalidare che gli addebiti fatturati siano proporzionati alle tariffe contrattuali e alla performance del servizio.

Vantaggi della riconciliazione automatizzata delle fatture di trasporto

Rileva discrepanze di fatturazione e previeni pagamenti in eccesso
Ottimizza i cicli di pagamento, migliora i rapporti con i corrieri
Supporta dati corretti per l'analisi di ottimizzazione della spesa di trasporto

Quando integrata con l'automazione del flusso di lavoro del trasporto merci, la riconciliazione delle fatture diventa un componente del ciclo di vita della gestione dei contratti di trasporto merci.

Ottimizzazione del trasporto multimodale e pianificazione della capacità

La gestione ideale dei contratti di trasporto merci deve considerare anche le opzioni di trasporto multimodale — unendo strada, ferrovia, mare e aria — per ridurre i costi e i tempi di transito.

Strategie di ottimizzazione del trasporto multimodale

Utilizza l'analisi delle prestazioni dei vettori per identificare le migliori combinazioni modalità-vettore
Negoziare contratti con flessibilità modale
Aggiungi funzionalità di pianificazione della capacità di carico per prevedere e garantire una capacità adeguata tra le diverse modalità

Utilizzo di GetTransport per migliorare la gestione del trasporto merci aziendale

Aziende come GetTransport offrono una piattaforma di acquisto di noli che integra la gestione dei contratti di trasporto, l'analisi delle prestazioni dei vettori e l'automazione del flusso di lavoro del trasporto merci in un'unica piattaforma.

I vantaggi sono:

Prenotazione efficiente di cargo aziendale tramite informazioni sulla capacità in tempo reale
Riconciliazione automatizzata delle fatture di trasporto che riduce l'onere amministrativo
Reporting aziendale avanzato sul trasporto merci con informazioni utili per l'ottimizzazione della spesa di trasporto

Attraverso tali piattaforme, le operazioni logistiche possono raggiungere livelli di gestione dei contratti di trasporto e di performance del vettore che in precedenza non erano possibili o sotto controllo.

Conclusione

La gestione dei contratti di trasporto e la performance dei vettori sono possibili solo attraverso una miscela strategica di contratti standardizzati, sistemi di offerta di trasporto e strumenti di automazione del trasporto di livello aziendale. Il monitoraggio delle metriche di performance della logistica e l'integrazione della riconciliazione delle fatture di trasporto ottimizzano anche la conformità alla spesa di trasporto, oltre all'aderenza.

Implementando l'ottimizzazione del trasporto multimodale e un'efficiente gestione del rischio delle merci, i team di logistica aziendale possono offrire servizi di spedizione sicuri ed economici. Attraverso l'implementazione di piattaforme integrate di approvvigionamento merci come GetTransport, queste iniziative sono semplificate con l'integrazione della gestione dei contratti e l'analisi dei vettori, ottenendo così prestazioni più elevate della supply chain.

FAQ

Q1: Cos'è la riconciliazione delle fatture di trasporto e perché è importante?
La riconciliazione delle fatture di trasporto merci è l'atto di verificare che le fatture di trasporto merci corrispondano alle tariffe contrattuali e ai dettagli della spedizione. Previene il pagamento in eccesso, garantisce pagamenti corretti e consente l'ottimizzazione della spesa per il trasporto merci.

Q2: In che modo i sistemi di tender di trasporto merci possono migliorare la gestione dei contratti di trasporto?
Consentono l'offerta automatizzata dei vettori, promuovono prezzi competitivi e migliorano la trasparenza nella selezione dei vettori, portando a risparmi sui costi e a migliori condizioni contrattuali.

Q3: Quali sono le principali metriche di performance logistica da monitorare per valutare le prestazioni dei vettori?
Le misure primarie includono i tassi di consegna puntuale, i reclami per danni al trasporto merci, l'utilizzo della capacità, il costo per spedizione e il rispetto dei contratti.

Q4: Quali sono i vantaggi dell'ottimizzazione del trasporto multimodale per la logistica aziendale?
Consente di determinare la migliore combinazione di modalità di trasporto, riducendo le spese, migliorando i tempi di transito e migliorando la capacità di pianificare con la capacità di carico.

Q5: L'automazione del flusso di lavoro per il trasporto merci può favorire la conformità?
Sì, garantisce la conformità contrattuale, le approvazioni sono tracciate e le eccezioni vengono rilevate precocemente, il che migliora la gestione del rischio del trasporto merci e la conformità.

Come gestire efficacemente i contratti di trasporto e le prestazioni dei vettori