Sopravvivere alla Tempesta – Come Proteggere la Tua Attività Durante la Pandemia

Definisci oggi stesso un piano di continuità operativa di emergenza di 72 ore per la tua struttura e i tuoi sistemi IT. Questa azione concreta stabilisce la proprietà, definisce le priorità delle operazioni critiche e ti fornisce un vero e proprio manuale per il ripristino delle risorse elettriche e dei dati. Non è sufficiente affidarsi a una singola risposta; è necessario definire quali team guideranno ogni fase e come cambiare marcia al variare delle condizioni.

In aggiunta al tuo piano, mappa i tuoi fornitori e la logistica tra le regioni, inclusa la Cina, e crea backup duplicati per materiali e componenti critici. Questo ti sposta da un rischio di fonte singola a percorsi multipli e sicuri. Gli esperti affermano che la ridondanza riduce i tempi di inattività e abbassa i costi a lungo termine evitando interruzioni imprevedibili.

Le protezioni tecnologiche dovrebbero coprire dati e operazioni: implementare backup esterni su almeno due server separati, duplicare i database chiave e garantire real-time sincronizzazione. Crea dashboard con elementi grafici che mostrino gli obiettivi di tempo di ripristino ed esegui failover settimanalmente per verificare progressi reali e misurabili.

Riduci l'esposizione attorno alla tua struttura aggiornando i controlli fisici e informatici: installa gruppi di continuità (UPS), generatori con riserve di carburante e protezione contro le sovratensioni; applica il lavoro da remoto ove possibile; e forma il personale in modo trasversale per gestire le attività critiche. Esistono molti modi per mantenere bilanciato il carico, tra cui l'illuminazione a efficienza energetica, i turni scaglionati e gli spazi di lavoro modulari, per ridurre la pressione e i costi della struttura.

La pianificazione dei costi dovrebbe monitorare gli effetti di una tempesta di interruzioni: allocare il 5-7% del budget IT alla resilienza ed eseguire esercitazioni trimestrali che includano interruzioni dei fornitori e interruzioni di corrente. Tra i reparti, assicurarsi di avere elementi visivi per lo stato di ripristino e un piano di comunicazione chiaro. Che la vostra operazione si estenda al retail, alla produzione o ai servizi, l'approccio rimane pratico e vi aiuta a rimanere concreti sotto pressione.

Valuta il flusso di cassa e crea un cuscinetto di liquidità

Inizia con una previsione di cassa mobile a 12 settimane e definisci un buffer di liquidità pari a 90-120 giorni di spese operative. Assicurati una linea di credito flessibile e mantienila inutilizzata fino a quando non è necessaria, quindi utilizzala per coprire stipendi, pagamenti dei fornitori e operazioni critiche quando emergono lacune di liquidità. Il buffer deve essere rivisto settimanalmente e aggiornato dopo ogni esecuzione della previsione.

Gestire gli shock di fatturato richiede priorità. Destinare liquidità direttamente a stipendi e costi essenziali prima, poi alle spese di servizio. Creare una lista di priorità a 4 voci e applicarla a ogni fornitore e contratto di servizio. Questa disciplina riduce il burnout durante un ciclo di vendite ridotte e aumenta la resilienza.

Adotta una visione olistica della conversione di cassa mappando ogni fase: articoli che vendi, crediti, inventario, debiti e deflussi. Aumenta la visibilità etichettando i crediti in sofferenza e i giorni di inventario su un'unica dashboard. Rivedi l'infrastruttura, compresi i costi di elettricità, IT e delle strutture, per ridurre le spese non essenziali senza danneggiare le operazioni principali.

Spostare l'approvvigionamento verso gli articoli principali e rinegoziare i termini con i fornitori. Creare un programma di ordini snello che privilegi gli articoli critici e riduca le consegne urgenti. Consolidare i fornitori ove possibile e cercare sconti per pagamenti anticipati; notare come anche un piccolo sconto del 2% sui termini a 60 giorni possa migliorare la liquidità disponibile di migliaia di euro.

Effettua brainstorming con team interfunzionali per trovare idee per entrate accessorie e pratiche di risparmio sui costi. Promuovi una pratica formale di gestione della liquidità, con check-in settimanali e pianificazione degli scenari. Se hai un partner o virtual risorse finanziarie, coinvolgerle per testare scenari di stress e riportare i risultati alla leadership. Se sono a corto di personale, questo supporto esterno diventa una leva fondamentale.

Fornire una formazione finanziaria ai manager affinché comprendano l'impatto di ogni decisione sulla liquidità. Mantenere un monitoraggio costante delle metriche chiave: giorni di giacenza media dei crediti, giorni di dilazione media dei debiti e tasso di consumo di cassa. Rilevare segnali di allarme precoce, come l'aumento dei saldi fornitori o la riduzione della visibilità nelle previsioni aggiornate, e avviare azioni correttive entro 48 ore.

Per le aziende che operano nel settore farmaceutico o clinico, traccia l'inventario dei farmaci e degli articoli accessori per evitare trappole di liquidità. Mantieni un limite sugli articoli a lenta rotazione e ruota le scorte tramite promozioni o offerte bundle per preservare la liquidità e migliorare il turnover.

Crea un ritmo pratico: imposta una cadenza di previsione a 90 giorni, aggiorna le ipotesi dopo ogni evento significativo e mantieni tutti gli stakeholder allineati con l'obiettivo di liquidità. Utilizza un virtual uno spazio di collaborazione per condividere le cifre e le tutele più recenti, consentendo ai team di mantenere un flusso di cassa stabile anche durante le tempeste. Le aziende di tutti i settori possono applicare questo approccio per superare gli shock della pandemia e preservare la continuità.

Taglia i costi non essenziali senza danneggiare le operazioni principali

Parti con un'azione concreta: rinegozia subito i contratti accessori per tagliare i costi non essenziali del 15–25%, mantenendo intatte le operazioni critiche. Prendi di mira i servizi che non guidano direttamente la produzione, come alcuni servizi per le strutture, gli abbonamenti non obbligatori e i viaggi non essenziali, e lega i nuovi termini alla performance e al volume.

Stabilire una finestra di pianificazione di 90 giorni per mappare tutte le spese accessorie, classificare le categorie e identificare risparmi ad alto potenziale. Creare un piano inter-sito che copra acquirenti e fornitori a livello nazionale e tra i campus, con massimali di prezzo, termini pluriennali e obiettivi misurabili. Definire una baseline monitorando la spesa per dipendente, per metro quadro e per categoria, aggiornandola settimanalmente per individuare eventuali scostamenti. Questo favorisce lo slancio durante i periodi di picco; ecco perché la leadership supporta il piano.

Tecnologia e ottimizzazione IT

Consolidare l'IT e ridurre i server duplicati tramite virtualizzazione e ridimensionamento. Passare a un piano cloud geograficamente centralizzato ove appropriato e spegnere i server inattivi per ridurre i costi di elettricità e manutenzione. Garantire la continuità per app e dati critici, fornendo una base medica stabile per le operazioni nei campus di tutto il paese.

Approvvigionamenti e forniture: rinegoziare i termini con i principali fornitori di materiale medico e altri input critici, ridurre i livelli di scorte implementando il rifornimento just-in-time e creare una riserva per i periodi di picco. Monitorare le forniture di vaccini per prevenire carenze durante i picchi e proteggere i margini.

Governance e mantenimento di una cadenza proattiva: impostare revisioni mensili, un team di pianificazione interfunzionale e dashboard che mostrino i progressi rispetto agli obiettivi. Mantenere aperte le linee di comunicazione con campus, acquirenti e partner; comunicare chiaramente che questo approccio salvaguarda la capacità fondamentale mentre si promuove l'efficienza nella spesa non fondamentale, in modo che la rete nazionale rimanga resiliente durante i cambiamenti sociali ed economici; tuttavia, non deve compromettere i livelli di servizio.

Negozia i termini con fornitori e proprietari.

Contatta oggi stesso i tuoi migliori fornitori per rinegoziare i termini e stabilire finestre di consegna flessibili, in linea con la domanda attuale, garantendo al contempo un flusso di dati senza interruzioni tra previsioni, ordini e spedizioni.

Passaggi pratici per rinegoziare

1. Inventario e audit fornitori: elencare i prodotti indispensabili, mappare i fornitori per Paese ed evitare l'eccessiva dipendenza da un'unica fonte; documentare le precedenti interruzioni per guidare le sostituzioni in più Paesi.
2. Estendere le condizioni di pagamento e prenotazione: richiedere termini di pagamento a 60-90 giorni per gli ordini principali, consentire spedizioni frazionate e introdurre una finestra di prenotazione che indirizzi le consegne ai giorni di minore traffico, introducendo una cadenza che agevoli la pianificazione.
3. Blocca prezzi e condizioni: negozia una stabilità dei prezzi per 6-12 mesi con massimali o adeguamenti indicizzati, con sostituzioni consentite se un fornitore non è in grado di effettuare la consegna in una determinata settimana; assicurati di avere delle alternative per non rimanere isolato se un anello della catena dovesse saltare, in entrambi i casi.
4. Migliora l'affidabilità delle consegne: richiedi tempi di consegna certi, riserva spazio nei magazzini infrastrutturali di backup e considera la gestione delle scorte da parte del fornitore o il cross-docking per ridurre la variabilità dell'offerta; crea ridondanza per gestire le interruzioni dovute alle condizioni meteorologiche.
5. Diversificare i fornitori: cercare almeno due fonti per ogni prodotto essenziale e considerare fornitori aggiuntivi in diverse regioni per superare ritardi dovuti al meteo e altri shock; ciò crea resilienza invece di un singolo punto di errore.
6. Coordinamento con il locatore: richiedere una riduzione o un differimento temporaneo dell'affitto per 2-4 mesi, discutere riduzioni degli spazi o opzioni di sublocazione e adeguare le spese per le aree comuni per riflettere la minore occupazione.
7. Stabilire un programma di preparazione: impostare controlli mensili, condividere le previsioni tramite server sicuri e utilizzare una semplice dashboard per mantenere tutti allineati; questo programma consente ai team di pianificare in anticipo e contribuirà alla resilienza prima che si verifichino interruzioni.
8. Formalizzare le modifiche: redigere tempestivamente le modifiche, allegare un calendario chiaro e conservare tutte le comunicazioni in un'unica discussione per evitare interpretazioni errate.

Principali leve di negoziazione per fornitori e proprietari immobiliari

• Per i fornitori: offrire impegni di volume più lunghi in cambio di termini favorevoli; organizzare prenotazioni più semplici per le settimane di picco; fornire consegne quindicinali per ridurre le rotture di stock.
• Per i proprietari: proponete affitti scaglionati, riduzioni temporanee o crediti legati all'occupazione o all'estensione del contratto di locazione; discutete la condivisione di alcuni costi operativi durante i periodi di bassa affluenza.
• Salvaguardie operative: richiedere modifiche scritte, nominare un unico punto di contatto e mantenere una cronologia condivisa per le modifiche dei termini.
• Condivisione dei dati e infrastruttura: utilizzare server sicuri e un programma di pianificazione che raccolga previsioni, ordini e dati sull'utilizzo degli spazi; il sistema dovrebbe consentire aggiornamenti in tempo reale per evitare ritardi dovuti a continui scambi di informazioni.
• Cadenza di comunicazione: stabilire revisioni mensili dell'accuratezza delle previsioni, dei livelli di inventario e delle prestazioni di consegna; note chiare prevengono incomprensioni e aiutano la preparazione tra i team.

Passa al lavoro da remoto o flessibile per ridurre i costi fissi

Passa subito al lavoro da remoto o flessibile per ridurre le spese generali. Prevedi una riduzione del 30–60% per immobili, utenze e servizi in loco, man mano che consolidi o riduci gli spazi di lavoro, creando enormi miglioramenti nel flusso di cassa e resilienza contro le ondate di interruzioni. Inizia con una regola chiara di priorità al lavoro da remoto per i ruoli in cui la performance è misurabile, con un'opzione ibrida per coloro che traggono beneficio dalla collaborazione di persona.

La politica prevista dovrebbe essere progettata per una rapida scalabilità. Rivedere i contratti di locazione, sublocare gli spazi inutilizzati e riorientare i fondi verso attrezzature e strumenti virtuali; questo cambiamento rafforza il flusso di cassa e offre ai team la libertà di lavorare da qualsiasi luogo, il che rappresenta un vantaggio pratico per molte aziende. Per le aziende di tutti i settori, questo approccio riduce i costi fissi mantenendo i livelli di servizio.

Prepara i team con le attrezzature e la connettività essenziali. Fornisci un contributo per l'home office per coprire laptop, monitor, scrivanie, sedie e internet ad alta velocità. Dota i dipendenti di accesso sicuro tramite MFA, VPN e protezione degli endpoint per proteggere i dati in ambienti virtuali.

Promuovi una collaborazione efficiente con pratiche di prenotazione e finestre di disponibilità chiare. Utilizza bacheche di collaborazione virtuali per mantenere la visibilità su progetti, scadenze e punti di contatto con i clienti. Per i team che si occupano di viaggi, le piattaforme OTA possono mantenere fluidi le prenotazioni e ridurre le visite in loco. Stabilisci un ordine preciso per le approvazioni per evitare ritardi.

Gli esperti raccomandano di iniziare con un singolo dipartimento per poi scalare. Il piano previsto dovrebbe includere metriche per il risparmio sui costi generali, il flusso di cassa e il morale del personale. La nostra azienda si prende cura delle persone e dei clienti, e questo approccio aiuta anche a promuovere l'autonomia, la visibilità e la produttività sostenibile. Eseguire check-in regolari, iterare sul feedback e preparare una roadmap chiara per le prossime fasi.

Scala tramite il personale a chiamata e i freelance

Costruisci una forza lavoro contingente scalabile e pronta che copra le funzioni essenziali entro 7-14 giorni. Collabora con freelance e agenzie di selezione verificati per mantenere la capacità durante i picchi di domanda. Stabilisci un flusso di onboarding formale in modo che i nuovi membri del team raggiungano rapidamente la produttività, mentre il tuo personale principale si occupa delle decisioni per le operazioni quotidiane. Avere un solido pool ti offre molta flessibilità durante le ondate di epidemia e i periodi in cui le forniture giornaliere sono scarse. Una lista specifica per paese aiuta a gestire la conformità e il contatto con i fornitori e, per evitare turni spettrali, implementa backup di due persone per le ore critiche.

Ecco un piano pratico per scalare proteggendo al contempo le operazioni quotidiane durante un'epidemia. Identificare quali funzioni possono essere coperte da personale contingente e quali devono rimanere in sede. Creare un pool con numerosi candidati qualificati e un chiaro SLA con ciascun partner. Definire percorsi di contatto e un programma di turni che mantenga le stesse ore di base tra i turni. Stabilire una pratica quotidiana di controlli di sicurezza, revisioni delle credenziali e preparazione delle attrezzature, compresi rifornimenti come DPI e siringhe se rivolti all'assistenza sanitaria. Inoltre, pianificare un onboarding graduale, in modo che nei giorni precedenti il pieno dispiegamento si verifichi l'idoneità e la conformità. Iniziare con un onboarding graduale per verificare le capacità e la sicurezza, quindi espandere man mano che si impara cosa funziona.

Per massimizzare l'efficacia, rivedere la capacità quotidianamente e adeguare la combinazione contingente in base alle condizioni dell'epidemia e alle restrizioni di viaggio. Se un fornitore chiave vacilla, riallocare i viaggi e ottimizzare i contatti con fornitori alternativi. Mantenere una documentazione chiara su chi ha accesso a quali sistemi e assicurarsi che ci sia un piano per affrontare eventuali lacune entro la stessa giornata. L'obiettivo è mantenere le operazioni in funzione con almeno lo stesso livello di servizio riducendo al contempo il rischio in tutto il paese e all'interno della più ampia catena di approvvigionamento. Per un apprendimento continuo, monitorare metriche come il tasso di evasione, il tempo per raggiungere la piena produttività e la frequenza degli incidenti; condividere i risultati qui con il management per affinare l'approccio.

Sfruttare i soccorsi governativi, le agevolazioni fiscali e i sussidi.

Richiedi i programmi di assistenza ammissibili in questo trimestre e nomina un responsabile dell'assistenza dedicato per gestire tutte le presentazioni; questo passaggio diventa parte del tuo piano e ti aiuta a fare affidamento su tempistiche chiare e a riprendere il controllo del flusso di cassa.

presentando un semplice tracker di sollievo, una checklist per le scadenze, i documenti necessari e gli stati dei programmi, tiene il tuo team allineato e velocizza la discussione con il tuo consulente.

Stimare l'impatto dei finanziamenti in base a scenari positivi e certi; questi fondi potrebbero coprire le buste paga e le spese essenziali durante gli eventi.

Collaborare con banche, governi e centri regionali per lo sviluppo economico per accedere a sovvenzioni; coordinarsi con questi partner per individuare programmi qualificanti e opportunità attive evitando presentazioni duplicate.

Mantenere scorte di inventario essenziale e adeguare la capacità produttiva per soddisfare la domanda; i fondi di soccorso colmano le lacune di liquidità quando la domanda diminuisce, soprattutto per i produttori a basso margine.

Prepara un pacchetto pronto per la presentazione: registri fiscali, dati retributivi, licenze e contratti con i fornitori; fortunatamente, questa documentazione duplicata aiuta a rispondere rapidamente alle domande dei revisori.

Coinvolgi in una breve discussione con il tuo consulente per quanto riguarda i programmi previsti e le loro scadenze per evitare di perdere fondi.

Passaggi pratici per applicare e ottimizzare il sollievo

Costruisci un calendario di controllo con responsabili chiari per ogni programma e traccia le date chiave per allinearle al tuo ciclo di budget.

Esamina le agevolazioni fiscali disponibili che riducono le imposte sulla busta paga, la svalutazione o i crediti, e aggiorna i modelli finanziari per riflettere i potenziali risparmi.

Verifica l'idoneità per ciascun programma e mappa gli usi previsti con le tue operazioni attuali, quindi programma una rapida revisione trimestrale con i tuoi team di finanza e operazioni.