監査に耐えうるDQファイルの維持：キャリアの必須条件

ドライバー資格（DQ）ファイルが監査に対応していることを確認することは、フリートキャリアが規制上の課題を乗り切り、潜在的な責任を回避するために不可欠である。

監査準備の重要性

資格違反を避ける

COVID後の規制緩和により、米連邦自動車運送安全局（FMCSA）は対面審査を大幅に強化した。実地審査監査の数は、2020年の約2,000件から2024年には4,400件以上に爆発的に増加した。この精査の強化は、運送事業者が以前よりも詳細な評価に直面するようになったことを意味する。コンプライアンス違反は高額な罰金につながる可能性があり、1日あたり$1,544円、違反を繰り返す場合は$15,445円にも達する。

監査で発見された違反の中には、直ちに是正措置が取られるものもある。FMCSAの最近の分析によると、以下のような一般的な急性違反に注意する必要がある：

• 商用運転免許（CDL）を停止された運転手、または資格を喪失した運転手を雇用すること。

• 複数のCDLを持つドライバーに商用車（CMV）の運転を許可すること。

• 資格のない運転手にCMVの運転を許可すること。

• 自動車事故記録（MVR）に禁止と記載されているドライバーを使用すること。

• 身体的に不適格なドライバーを雇用すること。

重大な違反は、企業のコンプライアンス慣行における体系的な問題を示し、法的責任の懸念や安全性評価の低下につながる可能性がある。一般的な重大違反には、以下のようなものがある：

• ドライバーアプリケーションの欠落または不備。

• 過去3年間のDOT（運輸省）規制下の雇用主からの安全成績履歴の文書が不足している。

• 不適切な免許の運転手（クラス違いや裏書がないなど）。

法的リスクを軽減するための擁護可能な慣行

事故が発生した場合、法的な精査は会社の雇用と安全慣行に集中する。疑わしい経歴を持つドライバーを雇用したり、FMCSRを遵守しなかったりすると、運送会社は訴訟ですぐに不利な立場に立たされる可能性がある。こうしたリスクを軽減するため、運送会社は有能なドライバーを一貫して雇用することを優先すべきである。

米国運輸研究所の原子力判決に関する研究では、輸送会社を保護するための3つの重要な要素が強調されている：

• クラッシュを避けることが最も重要だ。

• 規制基準を満たし、それを上回ることが不可欠だ。

• 会社方針の厳守は譲れない。

J.J.ケラーのシニア・エディターであるマーク・シェドラーは、保険会社は原告側弁護士に隙を与えてはならないと強調する。コンプライアンスの専門家からなるチームを持つことは、あらゆる専門的な事業において防御可能であり続けるために不可欠である。

注目される事故がもたらす結果は、企業に広範囲に影響を及ぼし、信頼を失墜させ、運送会社の評判を落とす可能性がある。否定的な報道がなされることで、潜在的な顧客は、関連性から生じる責任を恐れて、他での契約を求めるようになる可能性がある。

エラーのないDQファイルの作成

チェックリストや第三者の専門家を利用してDQファイルを整理整頓することは、効果的な戦略である。優れたDQチェックリストには、FMCSAが要求する書類のみを含めるのが理想的であり、監査を複雑にする不必要な乱雑さは避けるべきである。ここでは、便利ではあるが、公式のコンプライアンス・ファイルとは別に保管すべき「あると便利」な書類をいくつか紹介する：

• 資格チェックリスト

• ドライバーが運行規則を遵守することを証明する契約書。

• 勤務時間に関する記述。

• 義務ではないトレーニングのトレーニング記録。

マーク・シェドラーはバックパッキングに例えて、経験豊富なバックパッカーは常に安全のためのチェックリストを携帯していると指摘する。

J.J.ケラーのような組織は、広範なチェックリストを提供し、法的防御を強化しながら、準拠したDQファイルを維持するプロセスを簡素化している。

コンプライアンス違反のリスクにつながる状況

合併と買収

トラック運送の世界では、会社のDQファイルを取得することはリスクを伴います。FMCSAは、これらのファイルを受け入れることを許可していますが、これらのファイルの包括的な監査が実施されない限り、買収する会社は、知らず知らずのうちに違反を引き継ぐ可能性があります。問題の発見を怠ると、特に無資格のドライバーが事故を起こした場合、深刻な法的・経済的影響につながる可能性がある。

非規制職からCMV運転手への登用

DOT規制から外れたポジションからCMVドライバーとしての役割に従業員を移行させることは、しばしばコンプライアンス要件の見落としにつながります。企業は、訴訟時に発生する可能性のある罰則を回避するために、DOTに準拠したアプリケーションを確保する必要があります。

再雇用と休職ドライバー

元ドライバーが休息後に運行に復帰した場合、コンプライアンスを確認するために、最新の書類を添付した新しいDQファイルが必要になります。運送会社は、適切なDQファイルを維持するために、ドライバーのステータスを正確に判断しなければならない。

これらの潜在的なコンプライアンスの罠を認識し、勤勉なチェックリストを実施することで、運送会社は業務を保護することができる。このような監査対応策を先取りすることで、規制上の義務を果たすだけでなく、コストのかかる結果からも身を守ることができる。

最終的な感想

監査に耐えうるDQファイルを維持することは、罰金を回避し、ビジネスを保護するために極めて重要である。体系的で勤勉な実践の実施は、コンプライアンスだけでなく、より健全な業務環境の育成にも役立つ。洞察力は大きな方向性を示してくれますが、情報に基づいた意思決定を行う上で、個人的な経験に勝るものはありません。GetTransport.comは、お客様の貨物輸送のニーズを簡単にナビゲートし、競争力のある価格で最善の輸送ソリューションをお約束します。GetTransport.comをご利用いただくことで、あらゆるロジスティクスのニーズに対して利便性と透明性を実現し、常にお客様のビジネスの需要にお応えする準備が整います。以下のサイトで予約し、最高のオファーを得る。 GetTransport.com.