10 Tips for a Zoom Meeting That Doesn’t Suck

25분 회의 시간을 정하고 24시간 전에 의제를 게시하여 범위 확장에 놀라지 않도록 하세요. 탄탄한 구조 직원들의 집중력을 유지하고, 주제에서 벗어난 대화로 새는 것을 막으며, 실행 항목을 표준화합니다. 각 안건 항목의 명확한 담당자와 이해 관계자가 예상되는 결과를 알 수 있도록 간략한 성공 기준을 포함하십시오.

주요 플랫폼을 사용하고, 팀원들과 테스트하고, 외부 참가자가 알려진 게스트 링크를 가질 수 있도록 플랫폼 전반에서 액세스 규칙을 조정하십시오. 통화 후, 간결한 의사 결정 요약을 공유하세요. teamsslack 일찍 떠난 이해 관계자들이 계속 연관될 수 있도록 회의록과 이메일을 제공하고, 참석하지 못해 일찍 떠난 다른 사람들도 녹화 자료에 접근할 수 있도록 해야 합니다. 이 메시지는 더 넓은 팀을 대상으로 합니다.

진행 속도를 조절하고, 시간을 관리하며, 다른 사람들의 질문을 취합할 수 있는 사회자를 임명하세요. 독점을 방지하기 위해; 이 역할은 또한 채팅에서 볼 수 있는 실행 항목, 담당자 및 마감일을 기록해야 합니다.

입장 시 음소거를 강제하고 60초 질의응답 시간을 두어 오디오 잡담을 줄이고, 여론조사를 통해 일반적인 이해관계자 단면의 의견을 수렴합니다.. 설문 조사는 빠른 신호를 전달하고, 채팅은 미묘한 의견을 위한 조용한 채널로 남아 있습니다.

녹화는 하되 접근은 제한합니다. 회의 후 결정 사항, 담당자, 다음 단계에 초점을 맞춰 2~3 문단 분량으로 요약본을 게시하십시오. 그래서 플랫폼에 걸쳐 팀들이 계속 협력할 수 있도록 하세요. 작성은 실용적으로 하되, 고통스럽게 세부적인 부분은 요약하고 주요 결과는 반드시 포착해야 합니다.

통화 후 피드백을 요청하여 루프를 닫으세요(예: teamsslack, 타인의 시간을 존중하면서요. 후속 소통을 위한 열린 문을 유지하고 외부 방해를 최소화하세요.. 이는 지속적인 추진력을 보장합니다.

출석률, 실행 항목 완료, 발언 시간을 추적하고, 각 주기 후 이 지표를 이해 관계자에게 전달하여 다음 실행을 개선합니다. 그리고 지속적인 개선을 보장합니다. 중요한 신호에 유념하는 것은 팀이 조정하는 데 도움이 됩니다.

카테고리별 줌 실전 팁

오디오 및 비디오를 확인하기 위해 5분 일찍 도착하고, 참석자들에게 정중하게 인사하며, 공유 자료에 대한 접근 권한을 확인합니다.

늦었다면, 가볍고 친근한 목례로 인정하고 하던 일을 계속하십시오. 잠시 시간을 내어 다른 사람의 시간을 존중하는 것입니다.

안정적인 레이아웃을 사용하고 저대역폭 옵션을 제공하세요. 교육 및 접근성은 캡션의 이점을 누리고, 귀하는 받은 편지함으로 전송되는 간결한 안건으로 조언을 제공합니다.

다양한 목소리를 초대하세요: 특정 참가자가 한 부분을 이끌도록 허용하고, 서로 다른 부서의 기여자를 인정하며, 예의와 긍정적인 분위기를 유지하기 위해 발언을 독점하지 마세요. 어떤 사람들은 초대받지 않으면 말하지 않으니, 참여를 장려하기 위해 직접적인 질문을 하세요.

엄격한 간격 설정: 5분 업데이트, 10분 심층 분석, 2분 요약. 많은 참석자가 미리 생각하고 집중력을 유지할 수 있도록 명확한 일정을 선호하므로 팀과 시간 제한을 협상합니다. 특정 토픽이 막히면 빠르게 확인한 후 다음 항목으로 넘어갑니다. 이러한 간격 설정은 본인의 역량을 유지하고 회의가 생산적으로 진행되도록 돕습니다.

세션 후, 요약본을 받은 편지함으로 보내고, 학습 자료를 링크하고, 다음 단계를 위한 지속적인 도움을 제공하세요. 이는 추진력을 유지하고 누락된 행동에 대한 아쉬움을 줄이는 데 좋은 조언입니다.

집중해주세요: 발언하지 않을 때는 음소거, 방해 금지, 활발한 분위기 조성 및 소통을 위해 카메라 켜기. 여러분의 태도가 세션에 대한 타인의 인식에 영향을 미치고 긍정적인 결과를 만듭니다.

통화 전: 기술 점검 및 설정 (2단계)

1. 1단계 – 오디오, 조명, 소개: 헤드셋 또는 마이크를 연결하고, 장치에서 입력을 선택한 다음, 10초 샘플을 통해 음질을 확인합니다. 재생 화면을 보면서 클리핑, 잡음 또는 지연이 있는지 확인합니다. 집 책상에서 카메라를 눈높이로 놓고, 앞에서 조명을 비추고, 역광을 피합니다. 깔끔하고 정돈된 배경은 준비 상태, 집중력, 그리고 모두를 편안하게 만드는 신호입니다. 간단한 문구로 시작하여 소개는 간결하게 유지하여 브레인스토밍이 처음부터 집중될 수 있도록 합니다.

   • 마이크 테스트: 입력 레벨 -12dB~-6dB 사이로 점검, 가능하면 모니터링 활성화, 발언하지 않을 때는 음소거
   • 비디오: 어깨부터 머리 윗부분까지만 나오도록; 얼굴에 빛이 있어야 하며, 뒤에 있으면 안 됩니다
   • 환경: 조용함, 안정적인 인터넷, 움직임 소음 방지

   사소한 조정을 통해 나중에 놀라는 반응을 줄일 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 누군가의 마이크가 키보드 소리를 잡아낸다면, 말할 준비가 되었다는 것을 나타내는 간단한 손짓을 제안하세요. 이러한 흐름을 지켜보면 모두가 함께 할 수 있고 마찰을 줄일 수 있습니다.

2. 2단계 – 네트워크, 소프트웨어, 안전: 빠른 테스트를 실행하고, 설정을 확인하고, 백업 계획을 준비합니다. 전략적 관점에서 볼 때, 집중적인 준비는 통화 중 모든 사람의 관심을 유지합니다. 클라이언트에 로그인하고, 오디오 경로(헤드셋 또는 내장 마이크)를 선택하고, 화면 공유를 활성화하고, 원활한 로드를 위해 시각 자료 테스트를 실행합니다.

   • 네트워크: 이더넷 권장; 업로드 5–10Mbps 목표, 지연 시간은 가능한 120ms 미만 유지
   • 설정: 필요한 경우 참가 시 자동 음소거 해제, 화면 공유 권한 확인, 공유할 간단한 개요 양식 준비
   • 백업: 폰 핫스팟 준비, 공유 가능한 형태로 개요 복사본 준비

   끝나면 팀원들의 인내심에 감사하고, 문제가 생기면 간단명료하게 알려서 아무도 멈춰 서 있지 않도록 하세요. 지표를 주시하면 집중력을 유지하는 데 도움이 되고, 간단한 브레인스토밍 세션을 통해 다음 단계를 파악하여 모든 사람의 기여가 하나의 양식에 반영되도록 합니다.

통화 중: 명확한 역할, 시간 제한, 의제 (3가지 활동)

첫 번째 조치: 진행자, 기록자, 시간 관리자 등 명확한 역할을 할당하고 오프닝 (60초)에 이를 확인합니다. 이러한 입력 유형의 지연이 끝나게 됩니다. 간단한 구조로 의사 결정 속도가 빨라지고, 누가 각 부분을 담당하는지 알기에 예의가 향상됩니다. 만약 누군가 계획을 가져오지 않았다면, 이 설정은 여전히 유용합니다. 여기서 메이크업의 균형을 유지하고, 그들이 계속 참여하도록 하는 방법이 있습니다.

두 번째 실행: 각 주제를 4분 단위로 시간 제한을 둡니다. 눈에 보이는 곳에 타이머를 켜두고, 한 사람이 말하도록 하고, 각 블록 후 5분간 점검하여 계속할지, 전환할지, 취소할지 결정합니다. 주제가 질질 끌면 대안을 제시하고 넘어가십시오. 대기 시간을 최소화하고 입력 유형은 간단한 패턴으로 유지하십시오.

세 번째 조치: 통화 전에 간결한 한 페이지짜리 의제를 공유하고 통화 중에도 이를 유지합니다. 목표, 담당자, 마감일을 포함하고, 결정 사항과 다음 조치 구성을 담은 메모를 기록하며, 진행 상황을 실시간으로 모니터링하고 시장 상황과 금전적 영향이 발생할 경우를 고려하여 예의를 갖춥니다. 논의가 지나치게 느려지거나 흐름이 끊기면 대안을 제시하고 상대방의 입장을 수용하되, 다시 모여서 원래대로 진행합니다.

통화 중: 집중도를 유지하기 위한 참여 기법 (4가지 프롬프트)

카메라를 켜서 사람의 존재를 보여주고, 선명한 시야를 확보하기 위해 조명을 조절하며, 참여 규범 수용을 설정합니다. 처음 1분 안에 카메라 존재 여부에 따라 참여 여부를 결정하고, 질문이 있는 메일함을 스캔하여 팀원들의 답변을 유도합니다. 실수가 발생하면, 솔직하게 인정하여 심각성을 줄이고 추진력을 유지하십시오. 침묵만큼 발전을 가로막는 것은 없습니다.

60초 스탠드업으로 전환: 음소거 해제, 마이크로 데모 시연, 또는 받은 편지함에서 질문이 담긴 노트를 꺼내세요. 세 가지 옵션을 제시하고, 팀이 앞으로의 집중 분야에 맞는 옵션을 선택하도록 하세요.

업무 환경에서 팀워크로 이룬 성공 사례를 소개하고, 구매자에게 다음 단계에 대한 직접적인 메시지를 전달합니다. 실행 가능한 답변을 얻기 위해 명확한 질문을 던지고, 음소거 해제 또는 채팅 응답을 유도하여 결과를 받은 편지함에 기록합니다. 목록에서 간결한 후속 조치를 할당하고 다음 통화 전에 필요한 옵션을 확인하십시오.

이번 세션에서 논의된 내용을 간략하게 요약하며, 결정의 중요성을 다시 한번 강조합니다. 앞으로 진행 상황은 이메일을 통해 계속 알려드릴 예정이니, 많은 관심 부탁드립니다. 이러한 절차들은 집중력을 유지하기 위해 다양한 작업 환경에서 활용되고 있습니다.

통화 중: 시각 자료, 공유 및 녹화 모범 사례 (3가지 팁)

일정한 조명을 켜고, 카메라를 눈높이에 맞추고, 중립적인 배경을 선택하여 존재감을 더하세요. 이렇게 좋은 설정은 얼굴을 선명하게 유지하고, 산만함을 줄이며, 주 후반에 참여하는 게스트와 확실한 연결 고리를 만듭니다. 선명한 화면이 대화를 더 자연스럽게 흐르게 하고 더 나은 결과를 가져온다는 것을 확인했습니다. 이 단계들은 통화 후반에도 유용하며, 신뢰를 쌓고 듣기를 더 쉽게 만듭니다. 꾸준한 흐름은 긴 주제의 롤러코스터를 방지하여 대화를 긴밀하게 유지합니다.

단일 창을 고정하여 콘텐츠를 공유하고, 여러 창을 피하고, 의제를 화면에 보이도록 유지합니다. 갤러리에서 반응을 모니터링하고, 스포트라이트를 사용하여 현재 발표자에게 집중시킵니다. 게스트가 전화로 연결하는 경우 전화 접속 옵션을 제공하고 흐름을 깨지 않고 비디오를 음소거하는 옵션을 유지합니다. 아침 세션인 경우 간단한 "좋은 아침"으로 차분한 분위기를 조성합니다. 이러한 조치는 혼란을 줄이고, 적극적인 참여를 지원하며, 대화를 더욱 집중적으로 만듭니다.

녹취 관리는 시기적절한 동의와 명시적 공지로 시작합니다. 몰래 녹음은 피하고, 통화 후 참석자들이 나중에 다시 볼 수 있도록 공유 문서에 핵심 내용을 기록하세요. 통화 후에는 요약을 간결하게 보내 수락을 돕고 질문을 유도하며, 팀이 훑어보고 조치를 취할 수 있도록 핵심 내용을 공유 문서에 저장합니다. 이 접근 방식은 참여도를 유지하고 좌절감을 줄이는 동시에 대화가 명확한 다음 단계로 이어지도록 보장합니다.

통화 후: 후속 조치, 요약, 및 작업 할당 (2단계)

몇 시간 내에 간결한 요약 이메일을 보내주세요. 여기에는 그룹화된 실행 항목 목록, 명확하게 지정된 담당자, 명시적인 마감일이 포함되어야 합니다. 직원 포함 모든 사람이 동일한 참조 자료와 지침을 갖도록 회의록을 첨부하거나 붙여넣으세요.

1. 1단계: 통화 후 요약 기록

   • 주요 결정 사항, 각 항목의 중요도, 그리고 마지막 기록 이후 변경 사항
   • 소유자, 마감일, 완료 상태별로 묶인 작업 목록을 제공하십시오.
   • 전사본을 첨부하거나 콘텐츠에 명확하게 접근할 수 있도록 실시간 링크를 제공하세요.
   • 누가 직접 말했는지, 화자의 입을 포함하여 기록하고, 누락된 입력을 확인할 준비가 된 사람을 파악하십시오. 기다리는 사람이 있는지 알리고, 아직 입력을 공유하지 않은 사람이 있는지 기록하십시오.
   • 이해 관계자는 공통 저장소에서 최신 버전을 참조할 수 있습니다.

2. 2단계: 업무 할당 및 책임 명확화

   • 공유된 문서나 도구에 명확한 소유권 지도를 게시하고, 각 항목마다 담당자를 지정하십시오.
   • 마감 시간, 반복 알림, 최종 업데이트 마감일 설정
   • 진행 상황 보고 시점을 그룹에 알리고, 실시간 참여가 불가능한 경우 상황을 파악할 수 있도록 간단한 업데이트와 함께 회의록을 이메일로 보내도록 안내합니다.
   • 진행 상황 업데이트 예시 형식을 포함하여 모든 사람이 무엇을 보내야 하는지 알 수 있도록 하십시오.
   • 낭비되는 시간을 막기 위해 아침 시간에 모든 사람이 계획을 확인하도록 하고, 필요한 경우 다시 모여 조율하십시오.
   • 프레임을 명확하게 유지하고, 불필요한 것을 피하며 중요한 다음 단계에 집중하여 개인적이면서도 프로페셔널하게 유지하세요.