생산성 마스터하기: 효과적인 작업 아웃소싱 기술

업무를 효율적으로 아웃소싱하는 것은 물류 산업에서 판도를 바꿀 수 있습니다. 적절한 지원을 활용함으로써 차량 소유자는 운영 규모를 확장하고 수익성을 높이는 데 집중할 수 있습니다.

모든 것을 직접 하는 데 숨겨진 비용

많은 소규모 차량 운영자들은 여러 역할을 겸하며 만능 재주꾼이 되는 것이 사업을 운영하는 가장 좋은 방법이라고 믿습니다. 그러나 이러한 사고방식은 종종 성장의 잠재력을 제한하면서 침체의 굴레에 빠지게 할 수 있습니다.

이 점을 고려해 보세요. 만약 차량 운영자가 매일 하중 정보 업데이트, 확인 전송, 보고서 확인, 중개인과의 소통 등 관리 업무에 2시간을 소비한다면, 일주일에 무려 10시간을 소모하는 셈입니다. 시간이 지남에 따라 이는 한 달에 40시간으로 늘어납니다. 본질적인 질문은 다음과 같습니다. 이 40시간이 차량 성장에 도움이 되는가, 아니면 단순히 앞으로 나아가지 못한 채 윤활유만 바르는 데 그치는가?

시간은 유한한 자원입니다. 효과적인 관리는 번성하고 수익성 있는 비즈니스를 만드는 데 매우 중요합니다. 소유자는 관계 구축, 레인 견적, 프로세스 개선과 같은 높은 ROI(투자 수익) 작업을 우선시해야 합니다. 다른 모든 작업에는 시스템이나 사람이 필요합니다.

아웃소싱 시점 파악하기

아웃소싱은 벅차 보일 수 있지만, 특정 수익 기준이 필요한 것은 아닙니다. 오히려 업무량과 그로 인해 성장이 저해될 가능성에 달려 있습니다. 위임해야 할 시기를 알려주는 징후는 다음과 같습니다.

• 지나치게 많은 행정 업무: 매일 반복되는 관리 업무가 당신을 압도한다면, 이는 위험 신호입니다.
• 놓친 기회: 전화, 견적 또는 업데이트가 누락되면 시간 낭비일 뿐만 아니라 돈 낭비도 됩니다.
• 의사 결정 병목 현상: 팀 구성원이 계속 진행하기 위해 귀하의 의견을 기다려야 한다면 위임이 필요합니다.

아웃소싱은 통제력 상실을 의미하지 않습니다. 오히려 소진으로 이어지지 않고 원활하게 작동하는 시스템을 구축합니다.

위임할 작업

가상 비서(VA)는 귀중한 자산이 될 수 있으며, 전문적인 지식은 필요하지 않지만 일관성을 요구하는 일상적인 작업을 수행하여 사무실의 역량을 확장할 수 있습니다. 다음은 위임에 적합한 반복 가능한 작업의 예시입니다.

• 로드 보드 관리: 트럭을 눈에 잘 띄게 유지하고 모든 관련 플랫폼에서 정기적으로 업데이트하세요.
• 운임 확인 처리: 원활한 운영을 보장하기 위해 문서를 확인하고 정리합니다.
• 송장 발행 및 문서 추적: 선하 증권과 같은 필수 서류를 관리하고 중요한 문서에 대한 후속 조치를 취합니다.
• 브로커 패킷: 중복 방지를 위해 필요한 서류를 즉시 작성하십시오.
• 드라이버 커뮤니케이션: 통화 및 응답을 관리하여 더 광범위한 관리 작업에 집중할 수 있도록 합니다.
• 이메일 및 캘린더 감독: 시급한 문제에 집중하기 위해 주기적인 커뮤니케이션을 처리합니다.

반복적인 작업이라면 자동화하거나 위임할 수 있습니다.

차량 관리를 위한 올바른 가상 비서 선택하기

VA를 고용할 때는 빠르게 변화하는 트럭 운송의 세계를 이해하고 올바른 배경을 가진 사람을 찾는 것이 중요합니다. 후보자는 다음을 보여야 합니다.

• 물류 경험: 물류 관련 업무 경험, 특히 TMS 플랫폼에 대한 숙련도.
• 강력한 의사 소통 능력: 이들은 커뮤니케이션에서 귀사를 대표하므로 영어 능숙도는 필수적입니다.
• 세부 사항에 대한 주의: 정확성은 물류에서 중요한 역할을 합니다. 하나의 실수가 운영 전반에 걸쳐 파급될 수 있습니다.

VA를 구할 수 있는 평판이 좋은 플랫폼은 다음과 같습니다.

• 프리랜서 포털
• 온라인 구인 게시판
• 트럭 운송 지원에 초점을 맞춘 소셜 미디어 그룹
• 업계 동료의 추천

정규직 역할을 제안하기 전에 먼저 평가를 통해 효율성을 측정하십시오. 유능한 VA는 비용이 아닌 이익을 위한 촉매제로 간주되어야 합니다.

VA를 자산으로 훈련시키기

사업체들이 여기서 흔히 흔들립니다. 많은 업체들이 적절한 교육 없이 직원을 채용하고 즉시 업무를 할당하여 양쪽 모두에게 좌절감을 안겨줍니다. 효과적으로 교육하려면:

1. 모든 것을 문서화하십시오: Loom, 화면 녹화 또는 서면 자료와 같은 도구를 사용하여 명확한 지침을 제공하십시오.
2. 프로세스 라이브러리 만들기: Google Drive와 같은 플랫폼에 교육 자료를 저장하고, 쉬운 접근을 위해 기능별로 분류합니다.
3. 명확한 기대치를 설정하세요: 오해가 발생하지 않도록 적시성과 작업 정확성에 대한 핵심 성과 지표(KPI)를 정의합니다.
4. 점진적으로 작업 소개: 첫날부터 너무 많은 일을 시키면 부담스러워할 수 있습니다. 숙달을 위해 한 번에 하나의 과제만 소개하세요.
5. 정기적인 점검 실시: 진행 상황을 논의하고 우려 사항을 조기에 해결하기 위해 주간 회의를 계획하십시오.

성공적인 위임은 명확한 의사소통, 철저한 교육, 지속적인 지원에 달려 있습니다.

VA의 영향 평가

VA가 가치를 제공하기 시작하면 놀라운 변화를 느끼게 될 것입니다.

• 효율성 증대 및 더 많은 계약 성사.
• 비즈니스 확장에 집중할 수 있는 향상된 능력.
• 여행 중에도 더 원활한 백엔드 작업.
• 혼란이 발생하지 않고 책상에서 벗어날 수 있는 자유와 자신감.

VA의 역할을 올바르게 조정하면 스트레스를 가중시키는 대신 완화하는 시스템으로 전환할 수 있습니다.

최종 생각

많은 차량 관리 회사들이 아웃소싱을 사치로 잘못 생각합니다. 그러나 오늘날의 경쟁 시장에서 생존을 위한 중요한 전략 역할을 합니다. 불필요한 일에 얽매여 있을수록 잠재적인 성장이 더 늦어집니다.

아웃소싱은 게으름이 아닌 능숙함의 표시입니다. 이는 시간의 진정한 가치에 대한 이해와 그 자산을 보호하는 데 필요한 훈련을 반영합니다. 진정한 성장은 모든 송장과 모든 확인 통화로부터 자신을 분리하여 잘 구성된 시스템에서 성공적인 물류 운영이 이루어지도록 하는 데 필요합니다.

궁극적으로 물류에서 시간은 가장 귀중한 화물입니다. 그러니 무료로 넘겨주지 마세요. 아웃소싱을 적극적으로 수용하고 GetTransport.com이 귀사의 다양한 물류 요구에 맞는 간소화된 글로벌 화물 솔루션을 제공하는 방법을 알아보십시오. 효율성, 경제성 및 편리성을 위해 GetTransport.com을 찾으십시오! 오늘 GetTransport.com에서 차량을 예약하세요. GetTransport.com.