Het effectieve beheer van vrachtcontracten is van het grootste belang voor bedrijven die overwegen hun logistieke functies te verbeteren, kosten te besparen en serviceniveaus te verhogen. Nu vrachtaanbestedingen voor bedrijven steeds geavanceerder worden, zal het gebruik van best practices waarbij gebruik wordt gemaakt van technologie, zoals software voor vrachtaanbestedingen en automatisering van vrachtaanbestedingen, bedrijven een zakelijk voordeel opleveren op de markt. In het volgende artikel worden de belangrijkste punten van effectief vrachtcontractbeheer onderzocht, waaronder het gebruik van benchmarking van vrachtvervoerders, scorekaarten voor vrachtvervoerders en het gebruik van strategische vrachtaanbestedingen voor bedrijven.

Voor begrip

Vrachtcontractbeheer is het proces van onderhandelen, ondertekenen en het dagelijkse beheer van vrachtafspraken tussen verladers en vervoerders. Vrachtcontracten worden in het bedrijfsleven gebruikt om ervoor te zorgen dat de toegezegde capaciteit aanwezig is, om de vrachtuitgaven te verbeteren en om de transportservice te garanderen. Een goed vrachtcontract zorgt ervoor dat de toeleveringsketen en de vrachtstroom beschermd zijn tegen risico's.

De belangrijkste aandachtspunten bij het beheer van vrachtcontracten zijn:

• Navigeren door lange contractvoorwaarden
• Omgaan met relaties met meerdere vervoerders
• Na ondertekening van het contract en naleving van
• Bewijs voor informatie over weloverwogen beslissingen

Om al deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben bedrijven gestandaardiseerde processen nodig naast technische oplossingen.

Gebruik vrachtplatform

Inschrijving vracht

Een van de nuttigste apparaten voor het beheren van vrachtcontracten in de hedendaagse wereld is een platform voor vrachtaanbestedingen. Dit zijn softwaresystemen die het aanbestedingsproces langs digitale weg vergemakkelijken, zodat verladers uitnodigingen voor offertes voor vervoerscontracten kunnen versturen. Voordelen van het gebruik van een aanbestedingsplatform voor vrachtvervoer zijn:

• Geconsolideerde communicatie: De hele aanbestedingscommunicatie wordt gecentraliseerd in een enkele interface, waardoor miscommunicatie tot een minimum wordt beperkt.
• Vereenvoudigde aanbestedingscycli: Automatisering versnelt de offerteaanvragen en reacties, zodat de tijd wordt gerespecteerd.
• Meer transparantie: Vergelijkende advertenties maken beter geïnformeerde keuzes.
• Gegevensgestuurde observaties: Een paar van de sites bieden een analyse van de prestaties van de carrier en prijstrends.

Organisaties die portalen voor vrachtaanbestedingen implementeren, kunnen de productiviteit van hun zakelijke vrachtaanbesteding activiteiten en houden de logistieke kosten beter onder controle.

Beste praktijken voor het aanbesteden van bedrijfsvracht

Aanbesteding voor

Het aanbesteden van vrachtvervoer voor bedrijfsorganisaties moet strategisch gebeuren bij het benaderen van waardeoptimalisatie. Hieronder volgen beproefde best practices:

1. Doel en toepassingsgebied duidelijk definiëren

Voordat je een aanbesteding uitschrijft, moet je je logistieke doelstellingen specificeren: kostenbesparingen, serviceverhoging of volumeverbetering door de omvang van de zendingen, de routes en de looptijd van het contract af te bakenen.

2. Segment vracht voor aanbesteding

Door zendingen te segmenteren op basis van volume, route of service kunnen aanbestedingen gerichter worden gedaan en kunnen vervolgens de meest geschikte vervoerders voor specifieke trajecten worden geselecteerd.

3. Gebruik de automatisering van vrachtaanbestedingen

Het automatiseren van de dagelijkse aanbestedingen kost minder tijd en is minder foutgevoelig. Software voor het automatiseren van vrachtaanbestedingen kan:

• Centraliseer en standaardiseer offertes van vervoerders
• Vergelijkende rapporten opstellen
• Automatisering van het verzenden van uitnodigingen tot inschrijving naar geselecteerde vervoerders

Automatisering stelt inkoopteams in staat om zich bezig te houden met strategische analyses op hoog niveau in plaats van met formulieren.

4. Wees transparant en eerlijk in processen

Zorg ervoor dat alle vervoerders dezelfde feiten en beoordelingscriteria krijgen. Transparantie schept vertrouwen en stimuleert open biedingen.

Benchmarking en scorekaarten voor vrachtvervoerders

Als contracten eenmaal zijn gestart, is voortdurende bewaking vereist. Benchmarking van vrachtvervoerders is de vergelijkende meting van de productiviteit van vervoerders ten opzichte van onderling overeengekomen serviceniveaus en marktbenchmarks. Het bestond routinematig uit:

• De reeks kwantitatieve gegevens (leveringspercentages per eenheid, claimratio's, enz.)
• Specifiek het bepalen van kwalitatieve variabelen (responsiviteit, kwaliteit van communicatie)
• Carriers vergelijken ten opzichte van interne benchmarks en marktgemiddelden

Alle bedrijven standaardiseren deze meting door het gebruik van scorekaarten voor vrachtvervoerders prestatiedashboards die geselecteerde KPI's in de tijd volgen. De voordelen zijn:

• Slecht presterende vervoerders markeren voor de vereiste correctie
• Presteerders voor bedrijfsontwikkeling of contractverlengingen
• Datagestuurde onderhandelingen in de nabije toekomst aanbestedingen promoten

De geïnformeerde toepassing van benchmarking en scorecards verbetert het beheer van vrachtcontracten door de motivatie van de vervoerder en de bedrijfsdoelstellingen toe te passen.

Technologie integreren in vrachtcontractbeheer

Het beheer van vrachtcontracten wordt tegenwoordig aanzienlijk vergemakkelijkt door digitalisering. Technologie zoals GetTransport biedt mogelijkheden om vrachtaanbestedingen, contractbeheer en carrier benchmarking te integreren in dezelfde software. Het eindresultaat is een groot aantal belangrijke voordelen:

• Realtime duidelijkheid over vrachtovereenkomsten en belangrijke prestatie-indicatoren
• Vereenvoudigde coördinatie van vervoerders en zendingen Automatische meldingen van contractverlengingen, inbreuken op de naleving en afwijkende prestaties
• Centralisatie van gegevens die worden gebruikt voor strategische beslissingen

Hoewel het niet moeilijk te verkopen is, kan het overwegen van oplossingen zoals GetTransport bedrijven helpen bij het efficiënt stroomlijnen van hun workflows voor vrachtaanbestedingen en contractbeheer.

Best practices voor vrachtcontractbeheer in het kort

• Centraliseer en versnel aanbestedingsprocessen met de implementatie van een platform voor vrachtaanbestedingen.
• Juiste identificatie van de doelstelling en toewijzing van vracht voor specifieke aanbestedingen.
• Gebruik automatisering van vrachtoffertes om het handwerk te verminderen en de biedingen te standaardiseren.
• Veelvuldig oefenen benchmarking van vrachtvervoerders door het gebruik van scorekaarten voor vrachtvervoerders bij het meten en afstellen van de prestaties van de drager.
• Inclusief technische oplossingen die aanbestedingen, contractbeheer en prestatiebewaking harmoniseren.

Conclusie

Effectief beheer van vrachtcontracten is de sleutel tot succesvolle logistieke strategieën van ondernemingen. Het gebruik van best practices zoals het profiteren van vrachtaanbestedingsplatforms, het automatiseren van het aanbestedingsproces en het gebruikmaken van rigoureuze benchmarking van vervoerders, optimalisatie van vrachtuitgaven en betrouwbaarheid van diensten worden bereikt door het gebruik van dergelijke methoden. Op technologie gebaseerde methoden zoals het gebruik van GetTransport vergemakkelijken dergelijke inspanningen door het leveren van transparantie, snelheid en zinvolle inzichten. Zulke ondernemingen maken zich op voor het bereiken van duurzaam voordeel op de lange termijn in de steeds veranderende logistieke markt.

FAQ

Waarom is benchmarking succesvol bij onderhandelingen met vrachtvervoerders?

Benchmarking biedt vergelijkende informatie over carriers, zodat het bedrijf de best en slechtst presterende carriers kan bepalen en de best geïnformeerde beslissingen kan nemen voor contractverlengingen en -onderhandelingen.

Waarom is automatisering van vrachtoffertes nodig?

De automatisering verlaagt het aantal handmatige fouten, verkort de aanbestedingscyclus en stelt logistieke medewerkers in staat om tijd te besteden aan strategische analyses in plaats van aan het najagen van papier.

Waarom zouden vrachtvervoerders Scorecards moeten gebruiken?

De scorekaarten volgen de belangrijkste prestatiecijfers op de lange termijn en bieden een duidelijke transparantie van de servicekwaliteit en betrouwbaarheid van de vervoerder, waardoor een voortdurende fijnafstemming en betere contractresultaten mogelijk worden.