Gotowość plików DQ do audytu: Konieczność dla przewoźników

Zapewnienie, że pliki kwalifikacji kierowców (DQ) są gotowe do audytu, jest niezbędne dla przewoźników flotowych, aby sprostać wyzwaniom regulacyjnym i uniknąć potencjalnych zobowiązań.

Znaczenie gotowości do audytu

Unikanie naruszeń kwalifikacji

Wraz ze złagodzeniem ograniczeń po COVID-19, Federalna Administracja Bezpieczeństwa Przewoźników Drogowych (FMCSA) znacznie zintensyfikowała swoje audyty osobiste. Liczba audytów przesiewowych na miejscu gwałtownie wzrosła z prawie 2000 w 2020 r. do ponad 4400 w 2024 r. Ten wzmożony nadzór oznacza, że przewoźnicy są teraz poddawani bardziej szczegółowym ocenom niż wcześniej. Niezgodność może prowadzić do wysokich grzywien, sięgających 15 544 USD dziennie lub nawet 15 545 USD w przypadku powtarzających się naruszeń.

Przewoźnicy muszą być proaktywni; niektóre naruszenia wykryte podczas audytów mogą skutkować natychmiastowymi działaniami naprawczymi. Zgodnie z ostatnimi analizami FMCSA, oto kilka typowych poważnych naruszeń, na które należy uważać:

• Zatrudnianie kierowcy, który ma zawieszone prawo jazdy zawodowe (CDL) lub jest zdyskwalifikowany.

• Zezwolenie kierowcy posiadającemu wiele praw jazdy CDL na prowadzenie pojazdu silnikowego o charakterze komercyjnym (CMV).

• Dopuszczenie do prowadzenia PMH przez kierowcę, który utracił uprawnienia.

• Używanie kierowców oznaczonych jako osoby, które nie powinny prowadzić pojazdów na podstawie ich historii kierowcy (MVR).

• Zatrudnianie kierowców niespełniających wymogów fizycznych.

Oprócz poważnych naruszeń, naruszenia krytyczne mogą wskazywać na problemy systemowe w praktykach zgodności firmy, prowadząc do obaw dotyczących odpowiedzialności i obniżonych ocen bezpieczeństwa. Typowe naruszenia krytyczne obejmują:

• Brakujące lub niekompletne wnioski kierowców.

• Brak udokumentowanej historii wyników w zakresie bezpieczeństwa od pracodawców podlegających regulacjom DOT za ostatnie trzy lata.

• Nieprawidłowo licencjonowani kierowcy; np. złą kategorią lub brakiem uprawnień.

Praktyki obronne w celu ograniczenia ryzyka prawnego

W razie wypadku, kontrola prawna skupi się na praktykach zatrudniania i bezpieczeństwa firmy. Zatrudnianie kierowców z wątpliwą przeszłością lub nieprzestrzeganie przepisów FMCSR może szybko postawić przewoźnika w niekorzystnej sytuacji w sporze sądowym. Aby zminimalizować te ryzyka, przewoźnicy powinni konsekwentnie traktować priorytetowo zatrudnianie wykwalifikowanych kierowców.

Badanie przeprowadzone przez American Transportation Research Institute na temat wyroków rażąco wysokich podkreśla trzy kluczowe czynniki zabezpieczające przewoźników:

• Unikanie awarii jest najważniejsze.

• Spełnianie i przekraczanie standardów regulacyjnych jest niezwykle ważne.

• Ścisłe przestrzeganie polityki firmy jest bezdyskusyjne.

Mark Schedler, starszy redaktor w J. J. Keller, podkreśla, że przewoźnicy nie powinni pozostawiać luk, które mogliby wykorzystać prawnicy powodów. Posiadanie zespołu ekspertów ds. zgodności jest kluczowe dla zachowania obronności we wszystkich profesjonalnych przedsięwzięciach.

Konsekwencje głośnych wypadków mogą mieć dalekosiężne skutki dla firmy, osłabiając zaufanie i niszcząc reputację przewoźnika. Następstwa negatywnego nagłośnienia medialnego mogą skłonić potencjalnych klientów do poszukiwania zaangażowania gdzie indziej, obawiając się odpowiedzialności wynikającej ze związku.

Tworzenie plików DQ bez błędów

Korzystanie z listy kontrolnej lub zewnętrznego eksperta w celu utrzymania porządku w dokumentacji kierowcy (DQ) to skuteczna strategia. Dobra lista kontrolna DQ powinna idealnie zawierać tylko dokumenty wymagane przez FMCSA, unikając niepotrzebnego bałaganu, który komplikuje audyty. Oto niektóre z dokumentów “mile widzianych”, które, choć przydatne, powinny być przechowywane oddzielnie od oficjalnych dokumentów zgodności:

• Listy kontrolne kwalifikacji.

• Umowy potwierdzające przestrzeganie przez kierowców zasad operacyjnych.

• Wykazy czasu służby.

• Zapisy szkoleń dla szkoleń nieobowiązkowych.

Mark Schedler porównuje to do wędrówek z plecakiem, zauważając, że doświadczony wędrowiec zawsze ma ze sobą listę kontrolną dla bezpieczeństwa; dlatego przewoźnicy powinni stosować tę samą zasadę w odniesieniu do dokumentacji DQ.

Podmioty takie jak J. J. Keller oferują obszerne listy kontrolne, upraszczając proces prowadzenia zgodnych z przepisami plików DQ, a jednocześnie wzmacniając ochronę prawną.

Sytuacje prowadzące do ryzyka niezgodności

Fuzje i Przejęcia

W świecie transportu ciężarowego, przejęcie plików DQ firmy wiąże się z ryzykiem. Chociaż FMCSA zezwala na akceptację tych plików, jest w tym haczyk: przejmująca firma może nieświadomie odziedziczyć naruszenia, jeśli nie przeprowadzi kompleksowych audytów tych plików. Niewykrycie problemów może prowadzić do poważnych reperkusji prawnych i finansowych, zwłaszcza jeśli niewykwalifikowany kierowca spowoduje wypadek.

Promowanie z posad nieregulowanych na stanowiska kierowcy CMV

Przejście pracowników ze stanowisk, które nie podlegają przepisom DOT, na stanowiska kierowców pojazdów mechanicznych o dopuszczalnej masie całkowitej często prowadzi do przeoczenia wymogów dotyczących zgodności z przepisami. Firmy muszą zabezpieczyć zgodny z DOT wniosek, aby uniknąć kar, które mogą wyniknąć podczas postępowania sądowego.

Ponowne zatrudnienia i kierowcy z przerwami w zatrudnieniu

Gdy byli kierowcy wracają do służby po przerwach, wymagane są nowe akta kwalifikacyjne (DQ) z zaktualizowaną dokumentacją, aby potwierdzić zgodność. Przewoźnicy muszą dokładnie określić status kierowcy, aby prowadzić prawidłowe akta kwalifikacyjne (DQ).

Uznając te potencjalne pułapki związane ze zgodnością i wdrażając staranne listy kontrolne, przewoźnicy mogą zabezpieczyć swoje operacje. Wyprzedzanie tych strategii gotowości do audytu nie tylko spełnia wymogi regulacyjne, ale także chroni przed kosztownymi konsekwencjami.

Przemyślenia końcowe

Utrzymywanie plików DQ gotowych do audytu jest kluczowe dla uniknięcia kar i ochrony firmy. Wprowadzenie systematycznych i rzetelnych praktyk pomaga nie tylko w zapewnieniu zgodności, ale także sprzyja zdrowszemu środowisku operacyjnemu. Chociaż spostrzeżenia mogą oferować świetny kierunek, nic nie przebije osobistego doświadczenia w podejmowaniu świadomych decyzji. GetTransport.com pozwala z łatwością zaspokoić potrzeby związane z transportem ładunków, zapewniając najlepsze możliwe rozwiązania transportowe w konkurencyjnych cenach. Osiągnij wygodę i przejrzystość dla wszystkich swoich potrzeb logistycznych dzięki GetTransport.com i bądź zawsze gotowy na sprostanie wymaganiom Twojej firmy. Uzyskaj najlepsze oferty podczas Rezerwacji Przejazdu na GetTransport.com.