Simplificando o atendimento de pedidos através da integração unificada de dados

Compreender o processamento de encomendas

O processamento de encomendas engloba todo o percurso desde o momento em que uma encomenda é efectuada até à entrega dessa encomenda. Pode parecer simples, mas o cumprimento de milhares de encomendas que incluem milhões de produtos distintos não é uma tarefa fácil. As grandes organizações fazem muitas vezes malabarismos com vários sistemas de gestão de encomendas, armazéns e transportes, que estão frequentemente mal integrados e podem, por vezes, existir em silos. Apesar destes desafios, muitas destas organizações têm os recursos para gerir o cumprimento internamente, utilizando as suas extensas capacidades para lidar com uma logística complexa.

Desafios na execução de encomendas

Para as empresas que gerem um vasto catálogo de produtos, as complexidades multiplicam-se significativamente. A transferência de mercadorias através de vários modos de transporte, a interface com vários sistemas de TI e a coordenação com parceiros logísticos terceiros contribuem para o quebra-cabeças de manter a visibilidade e o controlo das operações.

As flutuações na procura dos consumidores podem aumentar a tensão, exigindo ajustes rápidos nas encomendas e reafectações. Se os sistemas existentes para gerir este processo estiverem fragmentados e se não houver capacidade para analisar grandes quantidades de dados em tempo real, a probabilidade de não cumprir os objectivos de entrega aumenta. Isto, por sua vez, pode manchar a reputação da empresa e afetar os fluxos de receitas.

O processo de otimização

A otimização do cumprimento envolve uma série de etapas críticas destinadas a assegurar um envio eficiente desde a sua origem até ao cliente final. As principais etapas incluem:

Aquisição e receção de inventário
Armazenamento de inventário
Processamento de encomendas
Seleção e embalagem
Envio da encomenda
Gerir os rendimentos

A adesão a tamanhos e categorizações padronizados é fundamental para avaliar os custos de envio nos centros de distribuição. Para além disso, o processo de cumprimento é confrontado com as expectativas dos clientes em constante evolução e com perturbações externas, tais como condições climatéricas adversas e eventos geopolíticos.

Principal métrica de desempenho: Tempo de resposta completo (OTIF)

Um dos principais parâmetros de referência para avaliar a eficiência do cumprimento é a pontualidade na totalidade (OTIF) métrica. Este indicador de desempenho é expresso em percentagem, medindo a proporção de encomendas entregues atempadamente e nas quantidades solicitadas. Compreender e medir a OTIF pode beneficiar grandemente os decisores nos sectores da logística da aviação e em indústrias semelhantes.

O cálculo da OTIF segue normalmente uma fórmula simples:

OTIF = (Número de encomendas entregues a tempo e na íntegra / Total de encomendas) 100

Avaliação comparativa dos resultados da OTIF

Embora a pontuação ideal da OTIF possa variar consoante o sector e a localização, uma pontuação de 80% a 90% é frequentemente considerada satisfatória. Atingir uma OTIF de 95% ou superior coloca desafios significativos, embora muitas empresas tenham como objetivo este valor de referência. As ramificações do não cumprimento dos objectivos da OTIF incluem penalizações substanciais, particularmente com os grandes retalhistas que impõem expectativas de entrega rigorosas aos seus fornecedores.

Desenvolver uma estratégia de cumprimento bem sucedida

Uma estratégia de cumprimento bem elaborada pode aumentar a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, reduzir os custos e as ineficiências. Ao definir expectativas claras para as operações - incluindo tempos de expedição, precisão do inventário e taxas de OTIF - as empresas podem alinhar as suas operações com a procura dos clientes. A monitorização regular ajuda a identificar áreas que podem ser melhoradas.

Cumprimento interno vs. cumprimento subcontratado

As organizações enfrentam uma escolha fundamental: gerir o cumprimento internamente ou subcontratá-lo a fornecedores de logística externos (3PL). Embora a contratação de um 3PL seja uma estratégia popular, os avanços na tecnologia estão a permitir que as empresas atinjam taxas OTIF favoráveis internamente.

Complexidades do processamento de dados em armazém

Um inquérito recente a mais de 450 profissionais seniores da cadeia de abastecimento revelou que apenas 1% atingem taxas de OTIF de 80% ou superiores; a taxa média ronda uns insignificantes 62,21%. As barreiras ao cumprimento eficaz resultam, em grande parte, das nuances envolvidas na gestão de grandes volumes de produtos, de instrumentos de planeamento desactualizados e de oscilações imprevisíveis da procura.

Adaptar o projeto para o sucesso

Quatro desafios principais emergiram do inquérito relativamente à otimização do cumprimento:

Gestão de SKUs complexas: A gestão de numerosas unidades de manutenção de stock (SKU) pode sobrecarregar as operações. A complexidade na recuperação e distribuição dos artigos certos no momento certo aumenta os custos gerais e reduz a eficiência.
Instrumentos de planeamento ineficazes: Ferramentas de planeamento insuficientes prejudicam frequentemente o potencial de cumprimento, conduzindo a envios tardios e a custos inflacionados. O acesso a dados em tempo real pode reduzir significativamente estes riscos.
Flutuação da procura: As alterações súbitas na procura podem complicar os esforços de previsão e agravar as perturbações na cadeia de abastecimento.
Gestão de devoluções: O tratamento bem-sucedido das devoluções é essencial no mercado atual, garantindo que as mercadorias sejam reabastecidas com precisão ou eliminadas de forma eficaz.

Tirar partido da tecnologia para melhorar a OTIF

Entre as tecnologias identificadas pelos inquiridos como essenciais para melhorar os processos de execução, contam-se

Inteligência artificial (IA) e aprendizagem automática (ML)
Análise preditiva para prever as necessidades
Integração de dados harmonizados em tempo real entre plataformas
Integrações simplificadas entre soluções

A adoção destes avanços tecnológicos pode automatizar a gestão do inventário, aumentar a precisão das encomendas e melhorar os processos de tomada de decisão na cadeia logística.

Conclusão

Como esta análise destaca, muitas organizações lutam para otimizar cadeias de fornecimento complexas, apesar das capacidades necessárias. Para se manterem competitivas, as empresas têm de aproveitar dados fiáveis e normalizados para análises em tempo real. A gestão do nível de stock é crucial; uma logística eficaz e operações de cumprimento optimizadas garantem a disponibilidade do produto, evitando rupturas de stock excessivas ou excesso de stock.

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