Sistemas de Conformidade de Contratos de Frete para Melhor Gestão de Gastos

A gestão de custos de frete é um dos tópicos mais importantes para os gestores de logística que desejam a máxima eficácia operacional e manter a vantagem competitiva. A gestão de gastos com frete não é uma simples atribuição de tarifas baixas; a otimização de custos de frete, o controle de custos de frete e a previsão eficiente de custos de frete são um esforço estratégico. Uma das ferramentas mais eficazes para isso é a sistema de conformidade de contrato de frete, que cumpre rigorosamente os contratos para que se consigam uma melhor gestão do orçamento de frete e melhores resultados de negociação de custos.
Neste artigo, nesta seção, explicaremos como os sistemas de compliance de contratos de frete podem transformar sua gestão de gastos com frete, economizar custos e tornar o planejamento e o orçamento eficazes.

O que é um Sistema de Conformidade de Contratos de Frete?

Um sistema de conformidade de contratos de frete é uma aplicação eletrónica ou de software que facilita a adesão automatizada e imposta a contratos de frete entre transportadoras e expedidores. Garante que cada envio é faturado e processado de acordo com os termos do acordo especificado, evitando erros, faturamento excessivo e encargos não autorizados.

Com um sistema como este, as empresas podem aplicar os termos do contrato sistematicamente, auditar faturas e acompanhar o orçamento de gastos com frete em relação à previsão.

Por que a conformidade do contrato de frete é importante para a gestão de gastos

Os custos de frete geralmente representam uma alta porcentagem das despesas da cadeia de suprimentos de uma empresa. Se não estiverem em conformidade, as empresas correm o risco de pagar a mais por contrato ou perder a visibilidade de onde e como os orçamentos de frete estão sendo gastos.

Os principais benefícios da conformidade com os contratos de frete na gestão de gastos são:

Controle Preciso de Custos de Frete: Fornece alinhamentos de faturação precisos com os termos do contrato para evitar discrepâncias dispendiosas.
Previsão Aprimorada de Custos de Frete: Fornece informações oportunas sobre padrões de gastos com frete, permitindo um orçamento eficaz.
Controle aprimorado do orçamento de frete: Garante que os gastos estejam dentro dos orçamentos através da deteção de desvios antes que eles ocorram.
Negociação Aprimorada de Custos de Frete: A análise orientada por dados analíticos permite que as operadoras negociem melhor.
Carga Administrativa Reduzida: Replica processos manuais de auditoria e pagamento de frete para uma melhor eficiência operacional.

Principais Características dos Sistemas de Gestão de Contratos de Frete Bem-Sucedidos

Ao selecionar ou implementar uma solução de conformidade de contrato de frete, concentre-se nas capacidades que fornecem eficácia no gerenciamento de gastos no nível mais alto:

1. Repositório de Contratos e Controle de Versão

Um repositório para armazenar todos os acordos de frete.
Controle de versão para gerenciar mudanças e renovações.
Fácil acesso pelas partes interessadas para visualizar os termos.

2. Auditoria automatizada de faturas de frete

Compara faturas de operadoras com termos e taxas contratuais.
Detecta discrepâncias como taxas não autorizadas, encargos acessórios ou sobretaxas.
Lida com vários modos de frete – LTL, FTL, encomendas, marítimo, aéreo.

3. Análise e Relatórios de Gastos em Tempo Real

Rastreia os gastos com frete por transportadora, modalidade, rota e contrato.
Painéis de controlo de variação orçamental e precisão de previsão.
Relatórios personalizáveis da equipe de logística e finanças.

4. Ferramentas de Gestão de Orçamento de Frete

Integração do sistema de orçamento corporativo.
Alertas de estouro de orçamento.
Funcionalidade de planejamento de cenários para previsão de custos de frete hipotéticos.

5. Monitoramento do Desempenho da Operadora

Garante a adesão da transportadora aos termos contratuais e níveis de serviço.
Sincroniza métricas de desempenho com dados de gastos de ponta a ponta.

Como Executar a Conformidade do Contrato de Frete para uma Gestão de Gastos Ideal

Executar um sistema de conformidade no seu processo de gestão de frete exige uma análise cuidadosa:

1: Audite os seus contratos de frete e gastos atuais

Recolher e digitalizar todos os contratos pendentes.
Verifique as faturas de frete anteriores em busca de discrepâncias de conformidade.
Identifique fugas de custo e oportunidades.

2: Definir Regras de Conformidade e KPIs

Estabeleça regras compatíveis de frete e adicionais.
Estabeleça indicadores-chave de desempenho de controle de custos e precisão de previsão.

3: Instale um Sistema de Conformidade de Contratos de Frete

Escolha uma solução aplicável ao tamanho da sua empresa e à complexidade do frete.
Integrar em sistemas de gestão de transporte (TMS) e software de contabilidade.
Treinar os funcionários no uso do sistema e no impacto da conformidade.

4: Monitorar, Relatar e Melhorar

Use o conhecimento do sistema para monitorizar os gastos versus o orçamento.
Negocie contratos de frete ou combinações de transportadoras com base em fatos relacionados ao desempenho.
Continue a refinar as abordagens de negociação de custos de frete com dados certificados.

Como a conformidade com o contrato de frete possibilita a negociação de custos de frete

A negociação dos custos de frete pode ser assustadora sem visibilidade dos gastos com frete e desempenho da transportadora. Um sistema de conformidade fornece:

Dados Históricos de Gastos: Mostra o custo real por corredor, modo e transportadora.
Desempenho de Conformidade: Identifica operadoras com cobranças excessivas recorrentes ou compromissos de serviço não cumpridos.
Alinhamento de Orçamento: Mostra como as cotações de taxas impactam os orçamentos agregados de frete.
Com acesso a essas informações em mãos, os gerentes estão em uma posição melhor para negociar termos aprimorados, como descontos por quantidade, limitação de taxas ou garantias de serviço aprimoradas.

Orçamento e Previsão de Custos de Frete com Sistemas de Compliance

É necessário para manter o controle dos orçamentos de logística. Os sistemas de conformidade de contratos de frete auxiliam em:

Fornecendo análise de tendências com base em informações reais de gastos.
Determinar as variações sazonais ou de mercado dos custos.
Facilite a modelagem de cenários para prever o impacto das flutuações das taxas ou das variações de volume.
Isto permite que as empresas definam orçamentos de frete pragmáticos, evitem surpresas e otimizem a utilização de recursos.

Exemplo de Caso: Como o GetTransport Aprimora o Gerenciamento de Gastos com Frete

Embora existam muitas ferramentas de conformidade com contratos de frete, algumas como ObterTransporte oferecer ofertas completas que incluem conformidade contratual, além de gestão de transporte e análise de gastos.

Os benefícios das plataformas integradas são:

Monitoramento de autoconformidade para controle de custos de frete sem esforço.
Planejamento de custos de frete aprimorado com base na análise de dados.
Gestão otimizada do orçamento de frete através da ligação de orçamentos, faturas e contratos.
Visibilidade aprimorada da cadeia de suprimentos para todas as partes interessadas.
O aumento da eficiência dos gastos com frete, bem como a economia de custos, são alcançáveis com a aplicação de soluções de conformidade total.

Para ter sucesso na gestão de gastos com frete, é preciso ter controle sobre os custos, ser capaz de prever a demanda corretamente e alcançar a conformidade com os contratos. As soluções de conformidade com contratos de frete são uma ferramenta essencial através da qual isso pode ser concretizado por meio da automatização da conformidade com os contratos, da auditoria de faturas e do fornecimento de insights acionáveis.

Para o controlo de custos de frete e a poupança de custos, é um investimento estratégico garantir um sistema avançado de conformidade com contratos de frete. Ao implementar estes tipos de sistemas em procedimentos de gestão total de frete, as empresas estão bem aptas a otimizar as operações, negociar tarifas e controlar rigorosamente os orçamentos de frete.

FAQ

P: Qual é a diferença entre conformidade com contratos de frete e gestão de contratos de frete?

A: A gestão de contratos de frete refere-se à criação e manutenção de contratos, enquanto a conformidade se refere a garantir que os termos estão a ser seguidos na entrega, particularmente no que diz respeito à faturação e aos níveis de serviço.

P: Os sistemas de compliance de contratos de frete são integrados com o software TMS existente?

A: Sim, a maioria dos sistemas de compliance são projetados para serem totalmente integrados com sistemas de gestão de transporte para fornecer visibilidade total das despesas de frete.

P: Como é que a conformidade com o contrato de frete ajuda no orçamento?

A: Ao verificar todas as despesas de frete em relação aos termos contratuais e fornecer os valores reais das despesas, os sistemas de compliance permitem que as equipes de transporte controlem e monitorem melhor os orçamentos.

P: Os custos de frete podem ser pré-estimados sem um sistema de compliance?

R: Sim, embora com menos precisão, sem a totalidade dos dados verificados que os sistemas de compliance fornecem e com maiores riscos de estouros orçamentários.