What Is a Non-Inventory Item? Definition and Examples

RecommendationExiste apenas uma distinção no tipo de artigo; se não o tiver em stock, classifique-o como um artigo não inventariado e registe o seu custo como uma despesa. Isto mantém os seus livros organizados e os seus relatórios fiáveis.

Um artigo não inventariado é um produto que você receber mas não manter em stock. Pode ser um serviço adquirido para trabalho de cliente, um consumível usado em operações de campo ou um produto digital que nunca fica num armazém. Em termos contabilísticos, não entra no principal quantidade em stock, e o sistema mantém uma flag de não stock para evitar enviesar o stock disponível. cálculo.

Existem várias categorias de itens que se enquadram aqui; quais os produtos que pertencem a esta categoria depende da utilização. Os exemplos incluem adquirido serviços faturados a um projeto, peças de manutenção que não estão em stock e licenças ou vales-presente utilizados para um compromisso com o cliente. Para os controlar, atribui um único asin código quando possível e armazene-os em dedicados campos no ERP. O team devem alinhar-se sobre quais transações movem itens para a categoria de não inventário.

Na prática, o cálculo de custo para artigos não inventariados utiliza o preço de compra no momento da receber em vez de aumentar o valor das ações. Se faltarem dados, um exceção ocorre e requer análise formal por parte do(a) team; o sistema mantém um registo, ligando faturas passadas ao artigo. Utilize updates para manter os registos antigos alinhados com as notas dos fornecedores e para permanecer sincronizado com o campos em módulos relacionados.

Melhores práticas: manter uma clareza principal política que marca os itens como não inventário quando se destinam à prestação de serviços ou a projetos de clientes. Assegurar que team compreende o updates, e efetuar revisões periódicas para detetar missing entradas e minimize o número de exceção eventos. Quando adquirir esses artigos, classifique-os como adquirido ou serviço para manter os relatórios limpos e auditáveis. O fluxo de trabalho mantém itens como produtos com código ASIN separados dos verdadeiramente armazenados. products e ajuda-o a reconciliar-se com past registos. Se uma política indicar para não serem armazenados, ajustar a classificação em conformidade.

Itens Não Inventariáveis em Empresas: Definição e Usos Práticos

Defina claramente os artigos não inventariáveis no seu plano de contas para evitar contagens incorretas e acelerar o processo de aquisição. Estes artigos são utilizados nas operações diárias, mas não são rastreados como stock com linhas de SKU. Esses artigos incluem licenças de software, subscrições na cloud, contratos de manutenção, serviços profissionais e consumíveis de escritório que não constam do registo de armazém. São removidos dos saldos de inventário e registados como despesas operacionais ou como custos relacionados com ativos no centro apropriado. Classifique-os por tipo (software, serviços, consumíveis) para manter uma separação clara entre os registos de inventário e os registos de artigos não inventariáveis, incluindo tarefas do tipo montagem que dependem destes artigos. Espere relatórios mais claros e aprovações mais rápidas quando esta distinção for compreendida pelas equipas em toda a empresa.

Porque é que isto é importante: mantém a precisão dos custos, evita o aumento de inventário e apoia relatórios financeiros rigorosos. Com um razão não inventariável dedicado, as empresas podem refletir a utilização de forma mais precisa e evitar confusões durante as verificações. A abordagem também ajuda quando essas despesas transitam do desenvolvimento para a produção, onde software recorrente, manutenção e trabalho subcontratado formam o principal centro de custos.

• As subscrições de software e nuvem são itens não inventariáveis utilizados em vários departamentos; devem ser controladas fora das linhas de stock e atribuídas às contas de razão correspondentes.
• Contratos de manutenção e serviços profissionais ocorrem regularmente; permanecem numa categoria de não inventário e não afetam as contagens de stock, a menos que estejam associados a um ativo específico.
• Consumíveis de escritório e materiais auxiliares – mesmo que utilizados pela equipa de montagem – permanecem como não inventário se mantiver o stock separadamente; isto evita o desvio negativo dos valores de inventário.
• Mão de obra, formação e despesas de viagem subcontratadas relacionadas com as operações são registadas como cheques a despesas operacionais e não como inventário.
• As peças de hardware ou equipamento que não são mantidas em stock para revenda, mas que apoiam as operações em curso, enquadram-se no não inventário, e pode manter notas de cachecookieshistory para auditoria.

Implementação: Panorama e ganhos rápidos:

1. Auditar e classificar: identificar os itens utilizados nas operações que não serão sujeitos a contagens de stock; atribuir um tipo e um centro claros; removê-los das linhas de inventário onde apropriado.
2. Atribuir contas GL correspondentes: mapear cada artigo não inventariável para a sua própria conta de despesa ou de ativo derivado; garantir que a ligação é visível nos relatórios.
3. Definir política e aprovações: criar verificações para adicionar novos itens a não inventário, incluindo aprovação das finanças e chefias de departamento.
4. Estabelecer verificações de rotina: executar reconciliações mensais para encontrar problemas como compras classificadas incorretamente ou entradas duplicadas; refletir as conclusões no livro razão.
5. Cadência de revisão: revisitar ocasionalmente o catálogo para ajustar itens que entrem em inventário ou se tornem obsoletos, e atualizar as notas do centro e de desenvolvimento.

Segundo, utilize um processo de revisão rigoroso para impedir desvios: as listas de artigos correspondentes devem estar alinhadas com os gastos reais e as necessidades do projeto; isto torna o centro de contabilidade mais fiável e ajuda as equipas a planear com maior precisão. Ao manter uma política clara e manter notas em cachecookieshistory ou trilhos de auditoria, pode acompanhar problemas e correções ao longo do tempo e garantir que o catálogo permanece preciso para aqueles que dependem dele para controlo de custos e tomada de decisões.

Definição: Em que é que os artigos não inventariáveis diferem do stock e por que razão são monitorizados

Designar um módulo dedicado de não inventário na sua plataforma para acompanhar a utilização e o custo por unidade. Utilizar linhas de custo claras e contas de despesas separadas para que os artigos não sujeitos a stock nunca confundam os níveis de stock. Para artigos diversos, como material de escritório, peças de manutenção ou amostras, aplicar métodos contabilísticos consistentes para captar o que gasta, incluindo projetos financiados e as suas despesas. Garantir que detém dados ao nível do artigo com um campo de orçamento para suportar pedidos internos. Esta abordagem mantém os dados exatos em toda a organização.

Os artigos não inventariáveis diferem do stock, pois não afetam a quantidade disponível nem o valor do inventário. São registados em despesas, orçamentos ou custos de projeto, permitindo o rastreamento sem alterar os saldos de stock. Abrangem serviços, embalagens ou componentes de montagem usados num projeto, e as etapas de manuseamento desde o recebimento até à utilização são registadas num livro razão dedicado. Utilize uma regra simples para categorizar esses artigos por fornecedor, área de utilização e período, e procure manter os custos indiretos no mínimo possível.

Por que monitorizá-los? A recompensa inclui uma orçamentação mais rigorosa e trilhos de auditoria. Ao associar dados a cada item, as finanças podem alocar despesas a iniciativas financiadas e as linhas de reporte refletem a utilização real. A plataforma suporta a geração de orçamentos mais rápida e precisa para pedidos internos e planeamento de aquisições. Para itens com múltiplas configurações, mantenha os identificadores consistentes para garantir que os dados permanecem fiáveis em todos os departamentos.

Exemplos Comuns por Categoria: material de escritório, serviços, licenças digitais e manutenção

Configure um conjunto focado de artigos de não inventário para categorias principais e ative o auto-renovação para encargos recorrentes; isto demora minutos a configurar e ajuda-o a gerir tempo, gastos e aprovações a partir de um centro dedicado.

Material de escritório – papel de impressão, toner, agrafos, canetas e pequenos comes e bebes (comida) para reuniões – é melhor manter como lançamentos não inventariados. Especifique o fornecedor, o custo padrão e um ponto de encomenda reservado; configure algumas encomendas recorrentes para itens de uso frequente para que se mantenha abastecido sem edições manuais posteriores.

Os serviços – limpeza, suporte de TI, estafetagem ou formação – enquadram-se bem no rastreamento não relacionado com inventário. Configure contratos de serviço com renovação automática, faturação baseada no tempo e códigos de referência claros. Se um serviço for desativado ou alterado, atualize a entrada e reatribua reclamações ou tarefas no centro.

Licenças digitais – licenças de software, armazenamento em nuvem, créditos de API e passes de acesso – são geralmente não físicas e devem ser importadas dos portais dos fornecedores ou configuradas num catálogo central. Use entradas para especificar números de licenças, expiração e termos de renovação; alterações tardias são comuns, portanto, mantenha uma referência ao fornecedor e mantenha as referências atualizadas.

A manutenção – serviço de fotocopiadoras, reparações de equipamentos e manutenção preventiva – permanece como não inventário quando pretende custos previsíveis. Registe o tempo, defina lembretes e atribua pessoal dedicado para gerir a programação; especifique janelas de tempo e utilize a tabela de lançamentos para rever custos ou reclamações alteradas.

Rastreio e Valorização: formas de registar itens não inventariáveis em ERP, Razão e centros de custo

Configure um tipo de item não inventariado dedicado, mapeado para uma conta principal do Razão e um centro de custo, para garantir lançamentos consistentes em todo o ERP, Razão e centros de custo.

No item master, crie campos para código_de_artigo, descrição e tipo com o valor não inventariado. Inclua categorias como peças, comprados, serviços, feitos por medida e mão de obra para que cada linha reflita a sua origem. Para shopifys e canais semelhantes, associe a linha a um fornecedor terceiro e a um projeto ou centro de custo e, em seguida, introduza o campo de custo apropriado para captar onde a despesa se encontra.

As opções de avaliação devem ser claras: usar o custo padrão para componentes feitos à medida e artigos comprados que recorrem, e usar o custo real para serviços variáveis. Se forem aplicados custos indiretos, calcular uma parte proporcional e refleti-la no centro de custo. Esta abordagem mantém o total em artigos de stock e não stock bem alinhado com as expectativas orçamentais, mesmo quando o preço flutua.

O fluxo de trabalho de registo começa com a criação, seguido de verificação e aprovação, depois lançamento no Razão Geral (GL). As transferências entre centros de custo devem ser registadas para que o movimento ocorrido no sistema seja rastreável. Quando há mão de obra envolvida, os dados da folha de ponto são anexados ao item, para que o centro de custo e o projeto vejam uma imagem completa do recurso utilizado.

Para compras não inventariadas, quer o artigo seja comprado ou interno, guarde o custo no campo correto e envie para a contabilidade para que a despesa apareça no razão certo. Use o ícone ou o campo de estado para marcar os artigos pendentes e controlar quando o fornecedor enviou a confirmação ou quando a criação da produção interna é concluída.

Mão de obra e serviços associados a artigos não inventariáveis beneficiam de uma abordagem baseada no tempo: as entradas de folhas de horas calculam as horas e tarifas reais e, em seguida, correspondem ao tipo de artigo e centro de custo corretos. Isto garante que o encargo é alocado de forma justa e refletido nos relatórios financeiros.

Quando é necessário um registo semelhante ao de um artigo em stock, ainda pode valorizar linhas de não inventário associando-as a uma conta contabilística independente do stock, o que ajuda em cenários onde um componente é usado em múltiplos shopifys ou projetos internos. O resultado é um rasto de auditoria limpo que mostra o que ocorreu, quando e a que custo.

Para manter os dados precisos, execute verificações diárias nos mapeamentos de campos, verifique se os carimbos de data/hora de criação estão alinhados com os lançamentos e reveja quaisquer itens pendentes. Se surgirem discrepâncias, rastreie-as até à entrada do Razão, ao centro de custo ou ao tipo de item e, em seguida, corrija-as prontamente para evitar desvios.

Formar os utilizadores para classificarem corretamente os itens reduz as necessidades de reclassificação posteriores. Reforce se uma linha pertence a peças, serviços ou bens personalizados e garanta que as transferências e os dados das folhas de horas alimentam os centros de custo corretos. Esta disciplina ajuda a introduzir os dados uma vez e a confiar neles de forma consistente, em vez de andar a correr atrás de reconciliações mais tarde.

Workflows de Aquisição: requisições, aprovações, receção e visibilidade de gastos

Adote uma plataforma centralizada que crie uma única fonte de verdade para requisições, aprovações e receção. Configure-a para encaminhar pedidos em conjunto para os aprovadores certos, aplicar termos de crédito predefinidos e manter todas as etapas ligadas a um único registo. Permita que os dados relacionados com os fornecedores surjam em cada etapa, para que a equipa possa responder rapidamente, conhecer o estado e fornecer mais contexto em cada registo para evitar atrasos que retardam o reabastecimento. Configure notificações que alertem o solicitante e o aprovador quando uma requisição é aberta, quando é bloqueada ou quando passa para a fase seguinte. Utilize um prefixo e definições leves para distinguir as compras normais das encomendas especiais e garanta que o sistema acompanha as versões anteriores do pedido para auditoria. Cumprimentos, equipa de compras.

Os pedidos de requisição devem registar o artigo, a quantidade, a data de entrega e uma referência de catálogo, como o asin para artigos em stock. A plataforma cria um registo compacto com um ID e estado únicos. Para artigos sem dados, marque o pedido de requisição como aberto e encaminhe-o para o backlog em vez de bloquear todo o processo. Especifique os campos obrigatórios antecipadamente para reduzir o acompanhamento e anexe o asin para artigos de catálogo para acelerar a correspondência com o stock. Quando os dados estiverem completos, avance para o estado aprovado e desbloqueie a aprovação automática para compras de baixo risco. Se for detetado risco relacionado com o fornecedor, defina regras que bloqueiem o pedido até que um comprador o analise; caso contrário, mantenha-o livre para continuar.

As aprovações dependem de definições e prefixos para encaminhar aos stakeholders certos. Defina limites de gastos; uma regra padrão aprova automaticamente pedidos de baixo valor em um dia e encaminha itens de valor mais elevado. O aprovador pode responder rapidamente e o sistema regista a decisão. As partes notificadas podem ver quem aprovou e quando, e uma lista de etapas pendentes ajuda a evitar atrasos. Se as aprovações estiverem bloqueadas, o backlog aumenta; resolva especificando um aprovador alternativo ou autoridade delegada. Inclua uma verificação de crédito para faturas em aberto e créditos pendentes; o sistema impede aprovações duplicadas e mantém um registo claro de todas as respostas. Isto realmente fortalece as auditorias.

A receção conecta o armazém com a plataforma de aquisição. Quando os artigos chegam, os funcionários digitalizam o código asin, confirmam as quantidades e marcam o stock como armazenado. O sistema atualiza o registo de inventário e fecha o pedido de requisição assim que as mercadorias são correspondidas à PO. Se ocorrerem discrepâncias, crie um pedido de suporte relacionado com o fornecedor para investigar; o item pendente torna-se parte da resolução. A plataforma mantém uma vista de pendências e um registo do que desapareceu ou foi bloqueado, com o estado atualizado em tempo real.

Superfícies de visibilidade de gastos num dashboard que lista os gastos por fornecedor, peça e prefixo; pode detalhar até às encomendas e créditos. O sistema fornece um fluxo contínuo de dados para que saiba o que foi para cada fornecedor. Utilize métricas kpicom para medir o desempenho das compras, como receção a tempo, taxa de backlog e tempo médio de aprovação. Garanta que o histórico de compras anterior esteja acessível para informar decisões futuras. A plataforma deve permitir exportações gratuitas de dados, para que o departamento financeiro possa continuar a reconciliação e gerar relatórios mais perspicazes. O sistema garante que as partes interessadas são notificadas quando os créditos são aplicados ou o estado do fornecedor é alterado.

Casos de Uso Departamental: Cenários de suporte de IT, Instalações, Administração e Vendas

Recomendação: Criar um registo centralizado de não inventário com um fluxo de trabalho de aprovação leve para captar todos os gastos não relacionados com stock nas áreas de TI, Instalações, Administrativa e Vendas, e etiquetar cada item com campos como código, plataforma, números, taxas, vendedor, manuseamento, folha de horas e lista. Utilizar filtragem AND/OR para agrupar por departamento e acompanhar itens desconhecidos ou financiados.

O departamento de IT usa isto para gerir licenças de software, serviços cloud e contratos de suporte sem os adicionar ao stock. Registe a plataforma (por exemplo, nomes de plataformas), código da licença, detalhes do vendedor e taxas mensais; associe cada entrada ao livro razão para reconciliação. Ative as entradas de folha de horas para as horas de engenharia relacionadas com a utilização da plataforma e acompanhe várias renovações numa única vista para que as questões sobre datas de renovação ou picos de custo sejam respondidas rapidamente.

As instalações dependem do registo para serviços de empreiteiros, manutenção preventiva e assinaturas de instalações. Registe o tipo de serviço, fornecedor e tarifa, além do método de gestão (reservas online, visitas no local ou suporte remoto). Mantenha uma lista atualizada de tarefas e horas com base em folhas de horas para corresponder aos projetos financiados, para que o livro-razão reflita a utilização real e os gastos permaneçam transparentes.

A administração utiliza artigos não inventariáveis, como viagens, formação, eventos e assinaturas profissionais. Registe o estado de aprovação, o código do fornecedor e a plataforma utilizada para as reservas. Utilize o campo da folha de horas para associar as despesas ao tempo do funcionário e acompanhe as questões levantadas pelos responsáveis pela aprovação para que os ajustes possam ser feitos antes da libertação do financiamento.

O apoio a vendas gere os custos relacionados com o Shopify, licenças de CRM e serviços de marketing que não fazem parte do inventário. Liste o vendedor, a plataforma e as taxas mensais; registe os serviços online e quaisquer taxas de vendedor. Associe as entradas ao livro razão para mostrar campanhas financiadas e corresponder os custos à atividade de vendas. Utilize o rastreamento para monitorizar como estes itens ativam os fluxos de trabalho de vendas e para detetar encargos desconhecidos precocemente.

Prática interdepartamental: realizar uma verificação rápida mensal da lista de artigos não inventariados para verificar os artigos retirados e as aprovações pendentes. Manter um relatório simples que emparelhe plataforma e código com uma taxa atual e um sinalizador de estado. Usar isto para responder a perguntas logo que surjam e para manter a imagem completa acessível às equipas de finanças, operações e de atendimento.