Păstrarea dosarelor DQ pregătite pentru audit: O necesitate pentru transportatori

Asigurarea faptului că fișierele privind calificarea șoferilor (DQ) sunt pregătite pentru audit este esențială pentru ca transportatorii de flote să facă față provocărilor de reglementare și să evite eventualele răspunderi.

Importanța de a fi pregătit pentru audit

Evitarea încălcărilor de calificare

Odată cu relaxarea restricțiilor post-COVID, Administrația Federală pentru Siguranța Transportatorilor Auto (FMCSA) și-a intensificat semnificativ auditurile în persoană. Numărul auditurilor de screening la fața locului a explodat de la aproape 2.000 în 2020 la peste 4.400 în 2024. Această creștere a controlului înseamnă că transportatorii se confruntă acum cu evaluări mai detaliate decât înainte. Neconformitatea poate duce la amenzi mari, ajungând la 1.544 de dolari pe zi sau până la 15.445 de dolari pentru încălcări repetate.

Transportatorii trebuie să fie proactivi; unele încălcări detectate la audituri pot declanșa acțiuni corective imediate. Conform analizelor recente ale FMCSA, iată câteva încălcări acute comune de care trebuie să țineți cont:

• Angajarea unui șofer cu un permis de conducere comercial (CDL) suspendat sau care este descalificat.

• A permite unui șofer cu mai multe CDL-uri să opereze un vehicul comercial cu motor (CMV).

• Permiterea unui șofer descalificat să opereze un CMV.

• Folosirea șoferilor etichetați ca interziși în Fișa lor de evidență a autovehiculului (MVR).

• Angajarea șoferilor necalificați fizic.

Dincolo de încălcările acute, încălcările critice pot indica probleme sistemice în practicile de conformitate ale unei companii, conducând la preocupări legate de răspundere și la evaluări de siguranță mai scăzute. Încălcările critice comune includ:

• Aplicații pentru șoferi lipsă sau incomplete.

• Lipsa documentației privind istoricul performanței de siguranță de la angajatorii reglementați de DOT în ultimii trei ani.

• Șoferi cu licență necorespunzătoare; de exemplu, clasă greșită sau lipsă de avize.

Practici defensive pentru a reduce riscurile legale

În cazul unui accident, controlul legal se va concentra asupra practicilor de angajare și siguranță ale companiei. Angajarea șoferilor cu antecedente discutabile sau nerespectarea FMCSR-urilor poate pune rapid un transportator într-o poziție dezavantajoasă în litigiu. Pentru a atenua aceste riscuri, transportatorii ar trebui să acorde prioritate angajării constante a șoferilor calificați.

Studiul Institutului American de Cercetare în Transporturi privind verdictele nucleare subliniază trei factori cruciali pentru protejarea transportatorilor:

• Evitarea accidentelor este primordială.

• Îndeplinirea și depășirea standardelor de reglementare este vitală.

• Respectarea strictă a politicilor companiei este non-negociabilă.

Mark Schedler, Senior Editor la J. J. Keller, subliniază faptul că transportatorii nu ar trebui să lase lacune pe care avocații reclamanților să le exploateze. A avea o echipă de experți în conformitate este esențial pentru a rămâne apărabil în toate demersurile profesionale.

Consecințele accidentelor de mare anvergură pot avea efecte extinse asupra unei companii, diminuând încrederea și dăunând reputației transportatorului. Urmările acoperirii media negative pot determina potențialii clienți să caute angajamente în altă parte, temându-se de obligațiile care decurg din asociere.

Crearea fișierelor DQ fără erori

Utilizarea unei liste de verificare sau a unui expert terț pentru a menține dosarele DQ ordonate este o strategie eficientă. O listă de verificare DQ bună ar trebui să includă, ideal, doar documentele cerute de FMCSA, evitând dezordinea inutilă care complică auditurile. Iată câteva dintre documentele „de dorit” care, deși utile, ar trebui păstrate separat de dosarele oficiale de conformitate:

• Liste de verificare a calificărilor.

• Acorduri care certifică faptul că șoferii respectă regulile operaționale.

• Declarații privind timpul de serviciu.

• Înregistrări de instruire pentru instruire neobligatorie.

Mark Schedler face o comparație cu backpacking-ul, menționând că un backpacker experimentat are întotdeauna o listă de verificare pentru siguranță; prin urmare, transportatorii ar trebui să aplice același principiu documentației DQ.

Entități precum J. J. Keller oferă liste de verificare extinse, simplificând procesul de menținere a fișierelor DQ conforme, întărind în același timp mijloacele de apărare juridică.

Situații care conduc la riscuri de neconformitate

Fuziuni și Achiziții

În lumea transportului de mărfuri, achiziționarea fișierelor DQ ale unei companii implică riscuri. Deși FMCSA permite acceptarea acestor fișiere, există o problemă: o companie achizitoare ar putea moșteni fără să știe încălcări, cu excepția cazului în care se efectuează audituri complete ale acestor fișiere. Nerespectarea detectării problemelor ar putea duce la repercusiuni legale și financiare grave, în special dacă un șofer necalificat provoacă un accident.

Promovarea de la locuri de muncă nereglementate la conducerea CMV

Tranziția angajaților din poziții care nu intră sub incidența reglementărilor DOT către roluri de șoferi CMV duce adesea la cerințe de conformitate trecute cu vederea. Companiile trebuie să obțină o cerere conformă cu DOT pentru a evita penalitățile care ar putea apărea în timpul litigiilor.

Reangajări și șoferi cu întreruperi de angajare

Când foștii șoferi revin în serviciu după pauze, sunt necesare noi fișiere DQ cu documentație actualizată pentru a confirma conformitatea. Transportatorii trebuie să determine cu exactitate statutul șoferului pentru a menține fișierele DQ adecvate.

Recunoscând aceste capcane potențiale de conformitate și implementând liste de verificare diligente, transportatorii își pot proteja operațiunile. Faptul de a fi cu un pas înaintea acestor strategii de pregătire pentru audit nu numai că îndeplinește mandatele de reglementare, dar protejează și împotriva consecințelor costisitoare.

Gânduri finale

Menținerea fișierelor DQ pregătite pentru audit este crucială pentru evitarea amenzilor și protejarea afacerii tale. Implementarea unor practici sistematice și diligente ajută nu doar la conformitate, ci și la crearea unui mediu operațional mai sănătos. În timp ce informațiile pot oferi o direcție excelentă, nimic nu se compară cu experiența personală în luarea deciziilor informate. GetTransport.com îți permite să navighezi cu ușurință prin nevoile tale de transport de marfă, asigurând cele mai bune soluții de transport posibile la prețuri competitive. Obține confort și transparență pentru toate nevoile tale logistice cu GetTransport.com și fii întotdeauna pregătit să răspunzi cerințelor afacerii tale. Obține cele mai bune oferte în timp ce îți rezervi cursa la GetTransport.com.