Sisteme de conformitate a contractelor de transport de marfă pentru o mai bună gestionare a cheltuielilor

Gestionarea costurilor de transport este unul dintre cele mai importante subiecte pentru managerii de logistică care doresc o eficiență operațională maximă și mențin un avantaj competitiv. Gestionarea cheltuielilor de transport nu înseamnă doar atribuirea unor tarife scăzute; optimizarea costurilor de transport, controlul costurilor de transport și prognoza eficientă a costurilor de transport reprezintă un efort strategic. Unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru aceasta este un sistem de conformitate cu contractul de transport, care impune respectarea strictă a contractelor, astfel încât să se obțină o gestionare mai bună a bugetului de transport și rezultate mai bune în negocierea costurilor.
În acest articol, în această secțiune, vom explica modul în care sistemele de conformitate a contractelor de transport pot transforma gestionarea cheltuielilor de transport, pot economisi costuri și pot eficientiza prognoza și bugetarea.

Ce este un sistem de conformitate a contractelor de transport?

Un sistem de conformitate a contractelor de transport de marfă este o aplicație electronică sau software care facilitează respectarea automatizată și obligatorie a contractelor de transport de marfă între transportatori și expeditori. Acesta asigură că fiecare transport este facturat și procesat conform termenilor acordului specificați, evitând erorile, facturarea excesivă și taxele neautorizate.

Cu un astfel de sistem, companiile pot aplica sistematic termenii contractului, pot verifica facturile și pot urmări bugetul de cheltuieli de transport în raport cu previziunile.

De ce este importantă conformitatea contractului de transport de marfă pentru gestionarea cheltuielilor

Costurile de transport reprezintă, de obicei, un procent ridicat din cheltuielile lanțului de aprovizionare al unei firme. În cazul în care nu sunt conforme, firmele riscă să plătească în plus prin contract sau să piardă vizibilitatea asupra locului și modului în care sunt cheltuite bugetele de transport.

Beneficiile cheie ale respectării contractelor de transport în managementul cheltuielilor sunt:

• Controlul precis al costurilor de transport: Oferă alinieri precise ale facturilor cu termenii contractului pentru a evita discrepanțele costisitoare.
• Previziuni îmbunătățite ale costurilor de transport: Oferă informații la timp despre modelele de cheltuieli de transport, permițând o bugetare eficientă.
• Control îmbunătățit al bugetului de transport marfă: Asigură cheltuielile în limitele bugetelor prin detectarea abaterilor înainte de apariția acestora.
• Negociere îmbunătățită a costurilor de transport: Analiza bazată pe date analitice permite transportatorilor să negocieze mai bine.
• Reducerea volumului de lucru administrativ: Reproduce procesele manuale de audit și plată a transportului de marfă pentru o eficiență operațională îmbunătățită.

Caracteristici cheie ale sistemelor de gestionare a contractelor de transport de succes

Când selectați sau implementați o soluție de conformitate a contractelor de transport de marfă, concentrați-vă pe capacitățile care oferă eficiență în gestionarea cheltuielilor la cel mai înalt nivel:

1. Depozitul de contracte și controlul versiunilor

• Un depozit pentru a stoca toate contractele de transport.
• Controlul versiunilor pentru a gestiona modificările și reînnoirile.
• Acces facil al părților interesate pentru a vizualiza termenii.

2. Audit automatizat al facturilor de transport

• Compară facturile transportatorilor cu termeni și tarife contractuale.
• Detectează discrepanțe precum tarife neautorizate, taxe accesorii sau suprataxe.
• Gestionează diverse moduri de transport de marfă – LTL, FTL, colete, maritim, aerian.

3. Analize și raportare în timp real a cheltuielilor

• Urmărește cheltuielile de transport de marfă pe transportator, mod, bandă și contract.
• Tablouri de bord cu variația bugetului și acuratețea previziunilor.
• Rapoarte personalizabile pentru echipele de logistică și finanțe.

4. Instrumente de gestionare a bugetului de transport

• Integrare sistem de bugetare corporativă.
• Alerte de depășire a bugetului.
• Funcție de planificare a scenariilor pentru prognoza costurilor de transport în ipoteza "ce-ar fi dacă".

5. Monitorizarea performanței operatorului

• Asigură respectarea de către transportator a termenilor contractuali și a nivelurilor de servicii.
• Sincronizează parametrii de performanță cu datele de cheltuieli end-to-end.

Cum să executați respectarea contractului de transport de marfă pentru o gestionare optimă a cheltuielilor

Executarea unui sistem de conformitate în procesul dvs. de gestionare a transportului de marfă necesită o analiză atentă:

1: Revizuiește-ți contractele curente de transport și cheltuielile

• Colectați și scanați toate contractele restante.
• Verificați facturile de transport anterioare pentru discrepanțe de conformitate.
• Identificați scurgerile de costuri și oportunitățile.

2: Definește reguli de conformitate și KPI-uri

• Stabiliți reguli conforme pentru taxele de transport și suplimente.
• Stabiliți indicatori cheie de performanță ai controlului costurilor și acurateței previziunilor.

3: Instalați un sistem de conformitate a contractelor de transport de marfă

• Alegeți o soluție aplicabilă dimensiunii companiei dumneavoastră și complexității transportului de marfă.
• Integrați în sisteme de gestionare a transportului (TMS) și software de contabilitate.
• Instruiți angajații cu privire la utilizarea sistemului și impactul conformității.

4: Monitorizează, Raportează și Îmbunătățește

• Utilizați informațiile sistemului pentru a monitoriza cheltuielile comparativ cu bugetul.
• Negociază contracte de transport sau combinații de transportatori pe baza unor date concrete privind performanța.
• Continuă să perfecționezi abordările de negociere a costurilor de transport cu date certificate.

Cum conformitatea cu contractul de transport de marfă permite negocierea costurilor de transport

Negocierea costurilor de transport poate fi descurajantă fără vizibilitate asupra cheltuielilor de transport și performanței transportatorului. Un sistem de conformitate oferă:

• Date Istorice de Cheltuieli: Afișează costul real pe bandă, mod și transportator.
• Performanța conformității: Identifică operatorii cu supraprețuri recurente sau cu angajamente de servicii nerespectate.
• Alinierea bugetului: Arată modul în care cotațiile de preț afectează bugetele agregate de transport de marfă.
  Având acces la aceste informații la îndemână, managerii sunt într-o poziție mai bună pentru a negocia termeni îmbunătățiți, cum ar fi reduceri de cantitate, plafonarea ratelor sau garanții de servicii îmbunătățite.

Bugetarea și Prognoza Costurilor de Transport cu Sisteme de Conformitate

Este necesar pentru a rămâne responsabil de bugetele de logistică. Sistemele de conformitate cu contractele de transport ajută prin:

• Furnizarea de analize de tendințe bazate pe informații reale privind cheltuielile.
• Determinarea variațiilor de costuri sezoniere sau determinate de piață.
• Facilitați modelarea scenariilor pentru a prognoza impactul fluctuațiilor de rate sau al fluctuațiilor de volum.
  Aceasta permite companiilor să stabilească bugete pragmatice pentru transportul de mărfuri, să evite surprize și să optimizeze utilizarea resurselor.

Exemplu de caz: Cum GetTransport îmbunătățește gestionarea cheltuielilor de transport

În timp ce există multe instrumente de conformitate a contractelor de transport de mărfuri, unele precum GetTransport oferă oferte complete care includ conformitatea contractului, pe lângă gestionarea transportului și analiza cheltuielilor.

Beneficiile platformelor integrate sunt:

• Monitorizare automată a conformității pentru controlul fără efort al costurilor de transport marfă.
• Planificare îmbunătățită a costurilor de transport de marfă pe baza analizei datelor.
• Gestionarea îmbunătățită a bugetului de transport de marfă prin legarea bugetelor, facturilor și contractelor.
• Vizibilitate îmbunătățită a lanțului de aprovizionare pentru toți factorii interesați.
  Eficiența sporită a cheltuielilor de transport de marfă, precum și economiile de costuri sunt realizabile cu aplicarea soluțiilor de conformitate totală.

Pentru a avea succes în gestionarea cheltuielilor de transport, trebuie să ai control asupra costurilor, să poți prezice corect cererea și să obții conformitatea cu contractul. Soluțiile de conformitate cu contractele de transport sunt un instrument esențial prin care acestea pot fi realizate prin automatizarea conformității cu contractul, auditarea facturilor și furnizarea de informații utile.

Pentru controlul costurilor de transport și economisirea costurilor, este o investiție strategică să se asigure un sistem avansat de conformitate a contractelor de transport. Prin implementarea acestor tipuri de sisteme în procedurile totale de gestionare a transportului de marfă, companiile sunt capabile să optimizeze operațiunile, să negocieze tarifele și să controleze strict bugetele de transport.

ÎNTREBĂRI FRECVENTE

Î: Care este diferența dintre conformitatea contractului de transport de marfă și managementul contractului de transport de marfă?

A: Gestionarea contractelor de transport se referă la crearea și întreținerea contractelor, în timp ce conformitatea se referă la asigurarea că termenii sunt respectați la livrare, în special în ceea ce privește facturarea și nivelurile de servicii.

Î: Sunt sistemele de conformitate a contractelor de transport de marfă integrate cu software-ul TMS existent?

A: Da, majoritatea sistemelor de conformitate sunt concepute pentru a fi complet integrate cu sistemele de management al transportului, pentru a oferi vizibilitate completă asupra cheltuielilor de transport.

Î: Cum ajută conformitatea contractului de transport de marfă la bugetare?

A: Prin verificarea tuturor cheltuielilor de transport în raport cu termenii contractuali și furnizarea sumelor reale ale cheltuielilor, sistemele de conformitate permit echipelor de transport să controleze și să monitorizeze mai bine bugetele.

Î: Pot fi costurile de marfă pre-estimate fără un sistem de conformitate?

A: Da, deși mai puțin exact, fără întregul set de date verificate pe care îl oferă sistemele de conformitate și cu riscuri mai mari de depășiri bugetare.