Ce este un articol care nu face parte din inventar? Definiție și exemple

Recommendation: Există o singură distincție între tipurile de articole; dacă nu îl aveți în stoc, clasificați-l ca articol fără inventar și înregistrați costul ca o cheltuială. Acest lucru vă menține registrele curate și rapoartele fiabile.

Un articol non-inventar este un produs pe care tu îl primește dar nu le ține în stoc. S-ar putea să fie un serviciu achiziționate pentru munca cu clienții, un consumabil folosit în operațiunile de teren sau un produs digital care nu ajunge niciodată într-un depozit. În termeni contabili, nu intră în main cantitatea disponibilă, iar sistemul menține un marcaj de non-stoc pentru a evita denaturarea cantității disponibile calcul.

Există mai multe categorii de articole care se potrivesc aici; produsele care intră în această categorie depind de utilizare. Exemple includ achiziționat servicii facturate pe un proiect, piese de întreținere care nu sunt în stoc și licențe sau carduri cadou utilizate pentru o relație cu un client. Pentru a le urmări, atribuiți un cod unic asin codificate atunci când este posibil și stocați-le în spații dedicate fields în ERP. team ar trebui să se alinieze cu privire la tranzacțiile care mută articolele în categoria non-inventar.

În practică, calcul cost pentru elementele care nu sunt incluse în inventar utilizează prețul de achiziție la momentul primește decât să crească valoarea acțiunilor. Dacă datele lipsesc, un excepție are loc apariții și necesită o analiză formală de către team; sistemul menține un jurnal, care leagă facturile anterioare de articol. Utilizează updates pentru a menține evidențele anterioare aliniate cu notele furnizorului și pentru a rămâne sincronizat cu fields în modulele conexe.

Practici recomandate: menține o claritate. main politica care marchează articolele ca fiind non-inventar atunci când sunt destinate furnizării de servicii sau proiectelor clienților. Asigură-te că team înțelege. updates, și efectuați revizuiri periodice pentru a depista lipsă intrări și minimizează numărul de excepție evenimente. Când achiziționați astfel de articole, clasificați-le ca fiind achiziționat sau serviciu pentru a menține rapoartele clare și verificabile. Fluxul de lucru menține elemente precum produsele codificate ASIN separate de cele aflate efectiv în stoc. products și te ajută să te împaci cu past înregistrări. Dacă o politică specifică faptul că nu trebuie stocate, ajustați clasificarea în consecință.

Articole care nu sunt stocate în inventar în afaceri: Definiție și utilizări practice

Definește clar articolele non-inventar în planul tău de conturi pentru a preveni numărări eronate și a accelera achizițiile. Aceste articole sunt utilizate în operațiunile zilnice, dar nu sunt urmărite ca stoc cu linii SKU. Aceste elemente includ licențe software, abonamente cloud, contracte de întreținere, servicii profesionale și consumabile de birou păstrate în afara registrului de depozitare. Acestea sunt eliminate din soldurile de inventar și înregistrate ca cheltuieli de exploatare sau ca și costuri aferente activelor, în centrul corespunzător. Clasifică-le după tip (software, servicii, consumabile) pentru a menține o separare clară între înregistrările de inventar și cele non-inventar, inclusiv sarcinile de tip asamblare care se bazează pe aceste articole. Așteaptă-te la rapoarte mai clare și aprobări mai rapide atunci când această distincție este înțeleasă de echipele din întreaga afacere.

De ce este important: menține vizibilitatea costurilor strictă, evită umflarea stocurilor și sprijină raportarea financiară exactă. Cu un registru dedicat non-inventar, companiile pot reflecta mai precis gradul de utilizare și pot preveni confuziile în timpul verificărilor. Această abordare ajută și atunci când cheltuielile trec de la dezvoltare la producție, unde software-ul recurent, întreținerea și munca externalizată formează principalul centru de costuri.

• Abonamentele software și cloud sunt articole care nu fac parte din inventar, utilizate în cadrul tuturor departamentelor; acestea ar trebui urmărite în afara liniilor de stoc și atribuite conturilor GL corespunzătoare.
• Contractele de mentenanță și serviciile profesionale au loc cu regularitate; acestea rămân într-o categorie de non-inventar și nu afectează numărătoarea stocurilor, cu excepția cazului în care sunt legate de un anumit activ.
• Consumabilele de birou și materialele auxiliare – chiar dacă sunt folosite de echipa de asamblare – rămân non-inventar dacă le stocați separat; acest lucru evită denaturarea valorilor negative ale inventarului.
• Costurile externalizate cu forța de muncă, instruirea și taxele de călătorie legate de operațiuni sunt înregistrate ca cecuri în contul cheltuielilor de exploatare, mai degrabă decât ca stocuri.
• Componentele hardware sau piesele de echipament care nu sunt stocate pentru revânzare, dar sprijină operațiunile curente intră în categoria non-inventar și puteți păstra note cachecookieshistory pentru audit.

Instantaneu implementare și câștiguri rapide:

1. Auditează și clasifică: identifică articolele utilizate în operațiuni care nu vor trece prin inventariere; atribuie un tip și centru clare; scoate-le din liniile de inventar, dacă este cazul.
2. Alocă conturi contabile corespunzătoare: mapează fiecare articol non-inventar către propriul său cont de cheltuieli sau cont activ derivat; asigură-te că legătura este vizibilă în rapoarte.
3. Stabilește politica și aprobările: creează verificări pentru adăugarea de elemente noi la non-inventar, inclusiv aprobarea din partea departamentului financiar și a liderilor de departament.
4. Stabilește verificări de rutină: efectuează reconcilieri lunare pentru a identifica probleme precum achiziții clasificate greșit sau intrări duplicate; reflectă constatările în registru.
5. Cadru de revizuire: revizuiți ocazional catalogul pentru a ajusta articolele care devin stoc sau sunt depășite și actualizați centrul și notele de dezvoltare.

În al doilea rând, folosiți un proces riguros de revizuire pentru a preveni devierile: listele de articole corespunzătoare ar trebui să se alinieze cu cheltuielile reale și cu nevoile proiectului; acest lucru face ca centrul de contabilitate să fie mai fiabil și ajută echipele să planifice mai precis. Păstrând o politică clară și păstrând note în cachecookieshistory sau în jurnalele de audit, puteți urmări problemele și remedierile în timp și vă puteți asigura că catalogul rămâne precis pentru cei care se bazează pe el pentru controlul costurilor și luarea deciziilor.

Definiție: Cum diferă articolele fără stoc de cele din stoc și de ce sunt urmărite

Desemnați un modul dedicat de non-inventar în platforma dvs. pentru a urmări utilizarea și costul per unitate. Utilizați linii de cost clare și conturi de cheltuieli separate, astfel încât articolele non-stoc să nu confunde niciodată nivelurile stocului. Pentru articole diverse, cum ar fi rechizite de birou, piese de întreținere sau mostre, aplicați metode contabile consecvente pentru a captura ceea ce cheltuiți, inclusiv proiectele finanțate și cheltuielile aferente. Asigurați-vă că păstrați datele la nivel de articol, cu un câmp de cotație pentru a sprijini cererile interne. Această abordare menține acuratețea datelor în întreaga organizație.

Articolele non-inventar diferă de stoc prin faptul că nu afectează cantitatea disponibilă sau valoarea inventarului. Ele sunt înregistrate în raport cu cheltuielile, bugetele sau costurile proiectului, permițând urmărirea fără a modifica soldurile stocului. Acestea acoperă servicii, ambalaje sau componente de asamblare utilizate într-un proiect, iar pașii de manipulare de la recepție până la utilizare sunt înregistrați într-un registru dedicat. Utilizați o regulă simplă pentru a clasifica aceste articole în funcție de furnizor, zona de utilizare și perioadă și urmăriți să mențineți cheltuielile generale la minimul posibil.

De ce să le urmărești? Beneficiile includ un buget mai strict și piste de audit. Prin conectarea datelor la fiecare element, finanțele pot aloca cheltuielile inițiativelor finanțate, iar liniile de raportare reflectă utilizarea reală. Platforma acceptă generarea mai rapidă și mai precisă a cotațiilor pentru cereri interne și planificarea achizițiilor. Pentru elementele cu configurații multiple, păstrează identificatorii consecvenți pentru a te asigura că datele rămân fiabile în toate departamentele.

Exemple uzuale pe categorii: rechizite de birou, servicii, licențe digitale și mentenanță

Configurează un set specific de articole non-inventar pentru categoriile principale și activează reînnoirea automată pentru taxele recurente; configurarea durează doar câteva minute și te ajută să gestionezi timpul, cheltuielile și aprobările dintr-un centru dedicat.

Articolele de papetărie – hârtie de imprimantă, toner, capse, pixuri și gustări ușoare (mâncare) pentru ședințe – sunt cel mai bine gestionate ca intrări fără stoc. Specificați furnizorul, costul implicit și un punct de reordonare rezervat; configurați câteva comenzi recurente pentru articolele utilizate frecvent, astfel încât să rămâneți aprovizionat fără modificări manuale ulterioare.

Serviciile – curățenie, suport IT, curierat sau training – se potrivesc bine cu urmărirea fără stocuri. Configurați contracte de servicii cu reînnoire automată, facturare bazată pe timp și coduri de referință clare. Dacă un serviciu este dezactivat sau modificat, actualizați înregistrarea și reatribuiți cererile sau sarcinile în centru.

Licențele digitale – licențe software, spațiu de stocare în cloud, credite API și permise de acces – sunt de obicei non-fizice și ar trebui importate din portalurile furnizorilor sau configurate într-un catalog central. Utilizați înregistrări pentru a specifica numărul de licențe, expirarea și condițiile de reînnoire; modificările ulterioare sunt frecvente, așa că păstrați o referință către furnizor și mențineți referințele actualizate.

Întreținerea – service copiatoare, reparații echipamente și întreținere preventivă – rămâne non-inventar atunci când doriți costuri predictibile. Urmăriți timpul, setați mementouri și atribuiți personal dedicat pentru a gestiona programul; specificați intervale de timp și utilizați tabelul de intrări pentru a revizui costurile sau revendicările modificate.

Urmărire și Evaluare: modalități de a înregistra articolele non-inventar în ERP, GL și centre de cost

Configurați un tip de articol dedicat, non-inventar, mapat la un cont contabil principal și un centru de costuri pentru a asigura o postare consistentă în cadrul ERP, GL și a centrelor de costuri.

În masterul de articole, creează câmpuri pentru item_code, descriere și tip cu valoarea non-inventar. Include categorii precum piese, cumpărate, servicii, făcute la comandă și manoperă, astfel încât fiecare linie să reflecte originea sa. Pentru shopify-uri și canale similare, leagă linia de un furnizor terț și un proiect sau centru de cost, apoi introdu câmpul de cost corespunzător pentru a captura unde se află cheltuiala.

Opțiunile de evaluare trebuie să fie clare: utilizați costul standard pentru componentele realizate la comandă și articolele cumpărate care se repetă și utilizați costul efectiv pentru serviciile variabile. Dacă se aplică cheltuieli generale, calculați o parte proporțională și reflectați-o în centrul de cost. Această abordare menține totalul articolelor din stoc și non-stoc bine aliniat cu așteptările bugetare, chiar și atunci când prețul fluctuează.

Fluxul de lucru de înregistrare începe cu creare, urmat de verificare și aprobare, apoi postare în GL. Transferurile între centrele de cost trebuie înregistrate astfel încât mișcarea care a avut loc în sistem să fie urmăribilă. Atunci când este implicată munca, datele din foile de pontaj sunt atașate elementului, astfel încât centrul de cost și proiectul să vadă o imagine completă a resursei utilizate.

Pentru achizițiile non-inventar, indiferent dacă articolul este cumpărat sau intern, stocați costul în câmpul corect, apoi trimiteți-l către contabilitate, astfel încât cheltuiala să apară în registrul corect. Utilizați pictograma sau câmpul de stare pentru a marca elementele restante și monitorizați când furnizorul a trimis confirmarea sau când producția internă este finalizată.

Munca și serviciile legate de articolele care nu sunt stocate în inventar beneficiază de o abordare bazată pe timp: înregistrările din foile de pontaj calculează orele și tarifele reale, apoi se potrivesc cu tipul de articol și centrul de cost corecte. Acest lucru asigură alocarea corectă a costurilor și reflectarea lor în rapoartele financiare.

Atunci când este necesară o urmărire similară cu cea a stocurilor, puteți evalua în continuare liniile care nu sunt de inventar, conectându-le la un cont contabil independent de stocuri, ceea ce ajută în scenariile în care o componentă este utilizată în mai multe magazine Shopify sau proiecte interne. Rezultatul este o pistă de audit curată, care arată ce s-a întâmplat, când și la ce cost.

Pentru a menține acuratețea datelor, efectuați verificări zilnice ale mapărilor de câmpuri, verificați dacă marcajele temporale de creare se aliniază cu postările și revizuiți toate elementele restante. Dacă apar discrepanțe, urmăriți-le până la intrarea GL, centrul de cost sau tipul de articol, apoi corectați-le imediat pentru a evita deriva.

Instruirea utilizatorilor să clasifice corect articolele reduce necesitățile de reclasificare ulterioare. Consolidați dacă o linie aparține pieselor, serviciilor sau bunurilor personalizate și asigurați-vă că transferurile și datele din foile de pontaj alimentează centrele de cost corespunzătoare. Această disciplină vă ajută să introduceți datele o singură dată și să vă bazați pe ele în mod consecvent, în loc să urmăriți reconcilieri mai târziu.

Fluxuri de lucru pentru achiziții: cereri de achiziție, aprobări, recepție și vizibilitate asupra cheltuielilor

Adoptă o platformă centralizată care creează o singură sursă de informații corecte pentru cereri de aprovizionare, aprobări și recepție. Configureaz-o să direcționeze cererile împreună către aprobatorii potriviți, să impună termene de plată implicite și să păstreze toți pașii legați de o singură înregistrare. Permite afișarea datelor referitoare la furnizor în fiecare etapă, astfel încât echipa să poată răspunde rapid, să cunoască starea și să ofere mai mult context în fiecare înregistrare, evitând blocajele care încetinesc reaprovizionarea. Configurează notificări care alertează solicitantul și aprobatorul atunci când o cerere se deschide, când este blocată sau când trece la etapa următoare. Utilizează un prefix și definiții simple pentru a distinge achizițiile standard de comenzile speciale și asigură-te că sistemul urmărește versiunile anterioare ale cererii pentru audit. Cu respect, echipa de achiziții.

Cererile trebuie să captureze elementul, cantitatea, data livrării și o referință de catalog, cum ar fi asin pentru articolele aflate în stoc. Platforma creează o înregistrare compactă cu un ID unic și un statut. Pentru articolele care nu au date, marcați cererea ca fiind deschisă și direcționați-o către backlog în loc să blocați întregul proces. Specificați câmpurile obligatorii din start pentru a reduce urmărirea și atașați asin pentru articolele din catalog pentru a accelera potrivirea cu stocul. Când datele sunt complete, treceți la starea aprobat și deblocați aprobarea automată pentru achizițiile cu risc scăzut. Dacă este detectat un risc legat de furnizor, setați reguli care blochează cererea până când un cumpărător o revizuiește; altfel, lăsați-o liberă să continue.

Aprobările se bazează pe definiții și prefixe pentru a direcționa către părțile interesate potrivite. Definește pragurile de cheltuieli; o regulă implicită aprobă automat cererile de valoare mică într-o zi și trimite spre aprobare elementele de valoare mai mare. Persoana care aprobă poate răspunde rapid, iar sistemul înregistrează decizia. Părțile notificate pot vedea cine a aprobat și când, iar o listă cu pașii în așteptare ajută la prevenirea întârzierilor. Dacă aprobările sunt blocate, volumul de muncă restant crește; rezolvă prin specificarea unei persoane alternative pentru aprobare sau a unei autorități delegate. Include o verificare a creditului pentru facturile deschise și creditele restante; sistemul previne aprobările duplicate și păstrează o evidență clară a tuturor răspunsurilor. Acest lucru consolidează cu adevărat pistele de audit.

Recepția conectează depozitul cu platforma de achiziții. Când sosesc articolele, personalul scanează codul ASIN, confirmă cantitățile și marchează stocul ca fiind recepționat. Sistemul actualizează evidența stocului și închide cererea odată ce mărfurile sunt potrivite cu PO-ul. Dacă apar discrepanțe, creați un tichet legat de furnizor pentru a investiga; elementul restant devine parte a rezoluției. Platforma păstrează o vizualizare a restanțelor și un jurnal cu ceea ce a lipsit sau a fost blocat, cu starea actualizată în timp real.

Afișează suprafețele de vizibilitate ale cheltuielilor într-un dashboard care listează cheltuielile pe furnizor, piesă și prefix; poți să aprofundezi până la comenzi și credite. Sistemul oferă un flux continuu de date, astfel încât să știi ce a mers către care furnizor. Utilizează metricile kpicom pentru a măsura performanța achizițiilor, cum ar fi recepția la timp, rata de backlog și timpul mediu de aprobare. Asigură-te că istoricul achizițiilor anterioare este accesibil pentru a informa deciziile viitoare. Platforma ar trebui să permită exporturi gratuite de date, astfel încât finanțele să poată continua reconcilierea și să genereze rapoarte mai detaliate. Sistemul se asigură că părțile interesate sunt notificate atunci când sunt aplicate credite sau starea furnizorului se modifică.

Cazuri de utilizare departamentale: scenarii de suport IT, Facilități, Administrativ și Vânzări

Recomandare: Creați un registru centralizat pentru non-inventar, cu un flux de lucru de aprobare simplu, pentru a captura toate cheltuielile non-stoc din IT, Facilități, Administrativ și Vânzări, și etichetați fiecare element cu câmpuri precum cod, platformă, numere, tarife, vânzător, manipulare, foaie de pontaj și listă. Folosiți filtre "și/sau" pentru a grupa pe departamente și pentru a urmări elementele necunoscute sau finanțate.

IT-ul folosește asta pentru a gestiona licențele software, serviciile cloud și contractele de suport fără a le adăuga la stoc. Înregistrează platforma (de exemplu, numele platformelor), codul pentru licență, detaliile vânzătorului și tarifele lunare; leagă fiecare intrare de registrul contabil pentru reconciliere. Activează introducerea orelor lucrate în foile de pontaj pentru orele de inginerie aferente utilizării platformei și urmărește mai multe reînnoiri într-o singură vizualizare, astfel încât întrebările despre datele de reînnoire sau creșterile bruște ale costurilor să primească răspuns rapid.

Administrația se bazează pe registru pentru servicii prestate de contractori, întreținere preventivă și abonamente pentru facilități. Înregistrați tipul serviciului, furnizorul și tariful, plus metoda de gestionare (rezervări online, vizite la fața locului sau asistență la distanță). Păstrați o listă continuă de sarcini și orele susținute de foile de pontaj pentru a se potrivi cu proiectele finanțate, astfel încât registrul să reflecte utilizarea reală și cheltuielile să rămână transparente.

Administrația utilizează articole care nu sunt stocate în inventar, cum ar fi călătorii, formare, evenimente și abonamente profesionale. Înregistrați starea aprobării, codul furnizorului și platforma utilizată pentru rezervări. Utilizați câmpul de pontaj pentru a lega cheltuielile de timpul angajaților și urmăriți întrebările ridicate de aprobatori, astfel încât să se poată face ajustări înainte de eliberarea finanțării.

Suportul de vânzări gestionează costurile legate de Shopify, licențele CRM și serviciile de marketing care nu fac parte din inventar. Listați vânzătorul, platforma și tarifele lunare; înregistrați serviciile online și orice taxe ale vânzătorului. Conectați intrările la registru pentru a afișa campaniile finanțate și pentru a potrivi costurile cu activitatea de vânzări. Utilizați urmărirea pentru a monitoriza modul în care aceste elemente activează fluxurile de lucru de vânzări și pentru a scoate la iveală taxele necunoscute din timp.

Practică interdepartamentală: efectuați o verificare rapidă lunară a listei de produse care nu sunt în inventar pentru a verifica articolele luate și aprobările în așteptare. Mențineți un raport simplu care asociază platforma și codul cu o rată curentă și un indicator de stare. Utilizați acest lucru pentru a răspunde la întrebări la scurt timp după ce apar și pentru a menține imaginea completă accesibilă echipelor de finanțe, operațiuni și de primă linie.