Системы обеспечения соответствия фрахтовых контрактов для улучшения управления расходами

Управление стоимостью грузоперевозок является одной из наиболее важных тем для менеджеров по логистике, стремящихся к максимальной операционной эффективности и поддержанию конкурентных преимуществ. Управление расходами на грузоперевозки - это не просто присуждение низких ставок; оптимизация стоимости грузоперевозок, контроль стоимости грузоперевозок и эффективное прогнозирование стоимости грузоперевозок - это стратегическое усилие. Одним из наиболее эффективных инструментов для этого является система соответствия требованиям контракта грузовых перевозок, что строго обеспечивает соблюдение контрактов, благодаря чему достигается более эффективное управление бюджетом грузоперевозок и результаты переговоров о стоимости.
В этой статье, в этом разделе, мы объясним, как системы контроля соблюдения фрахтовых контрактов могут преобразовать управление вашими затратами на перевозки, сэкономить средства и сделать прогнозирование и составление бюджета эффективными.

Что такое система обеспечения соответствия фрахтовых контрактов?

Система контроля соблюдения условий грузовых контрактов — это электронное или программное приложение, которое обеспечивает автоматизированное и принудительное соблюдение грузовых контрактов между перевозчиками и грузоотправителями. Она гарантирует, что каждый груз выставляется и обрабатывается в соответствии с указанными условиями соглашения, избегая ошибок, завышения счетов и несанкционированных платежей.

С такой системой компании могут систематически применять условия контракта, проверять счета и отслеживать бюджет расходов на перевозку грузов в соответствии с прогнозом.

Почему соблюдение условий грузовых контрактов важно для управления расходами

Транспортные расходы обычно составляют высокий процент расходов фирмы в цепочке поставок. В случае несоблюдения требований фирмы рискуют переплатить по контракту или потерять контроль над тем, где и как расходуются транспортные бюджеты.

Ключевые преимущества соблюдения условий фрахтовых договоров в управлении расходами:

Точный контроль стоимости грузоперевозок: Обеспечивает точное соответствие счетов условиям контракта, чтобы избежать дорогостоящих расхождений.
Улучшенное прогнозирование стоимости грузоперевозок: Предоставляет актуальную информацию о структуре расходов на грузоперевозки, что позволяет эффективно составлять бюджет.
Улучшенный контроль бюджета грузоперевозок: Обеспечивает расходование средств в рамках бюджета посредством обнаружения отклонений до их возникновения.
Улучшенное ведение переговоров о стоимости фрахта: Анализ на основе данных аналитики позволяет перевозчикам вести переговоры на более выгодных условиях.
Сокращение административной нагрузки: Воспроизводит ручные процессы аудита и оплаты грузоперевозок для повышения операционной эффективности.

Основные характеристики успешных систем управления грузовыми контрактами

При выборе или внедрении решения для обеспечения соответствия фрахтовых контрактов сосредоточьтесь на возможностях, обеспечивающих эффективность управления расходами на самом высоком уровне:

1. Репозиторий контрактов и контроль версий

Один репозиторий для хранения всех фрахтовых соглашений.
Контроль версий для управления изменениями и обновлениями.
Легкий доступ заинтересованных сторон к условиям для просмотра.

2. Автоматизированный аудит грузовых счетов

Сравнивает счета от перевозчиков с условиями и тарифами, указанными в договоре.
Обнаруживает расхождения, такие как несанкционированные тарифы, дополнительные сборы или надбавки.
Обрабатывает различные виды грузоперевозок – LTL, FTL, посылки, морские, воздушные.

3. Аналитика и отчетность о расходах в реальном времени

Отслеживает расходы на перевозку грузов по перевозчику, виду транспорта, маршруту и контракту.
Информационные панели отклонения от бюджета и точности прогнозов.
Настраиваемые отчеты для команды логистики и финансов.

4. Инструменты управления бюджетом грузоперевозок

Интеграция корпоративной системы бюджетирования.
Превышение бюджета: предупреждения.
Функция сценарного планирования для прогнозного анализа затрат на перевозку грузов по принципу «что, если».

5. Мониторинг производительности оператора

Обеспечивает соблюдение перевозчиком договорных условий и уровней обслуживания.
Синхронизирует показатели производительности со сквозными данными о расходах.

Как обеспечить соблюдение фрахтовых контрактов для оптимального управления расходами

Внедрение системы соответствия требованиям в процесс управления грузоперевозками требует тщательного рассмотрения:

1: Проведите аудит ваших текущих грузовых контрактов и расходов

Собрать и отсканировать все неисполненные контракты.
Проверьте предыдущие грузовые накладные на предмет несоответствий требованиям.
Выявите утечки затрат и возможности.

2: Определите правила соответствия и ключевые показатели эффективности (KPI)

Установите правила соответствия грузовым сборам и дополнительным сборам.
Установите ключевые показатели эффективности контроля затрат и точности прогнозирования.

3: Установите систему контроля соблюдения фрахтовых контрактов

Выберите решение, подходящее для размера вашей компании и сложности грузоперевозок.
Интеграция с системами управления транспортом (TMS) и бухгалтерским программным обеспечением.
Обучите сотрудников использованию системы и влиянию на соответствие требованиям.

4: Мониторинг, отчетность и улучшение

Используйте аналитику системы для мониторинга расходов в сравнении с бюджетом.
Обсуждайте грузовые контракты или сочетания перевозчиков на основе фактов, основанных на производительности.
Продолжайте совершенствовать подходы к согласованию стоимости грузоперевозок с использованием сертифицированных данных.

Как соблюдение условий договора перевозки позволяет вести переговоры о стоимости перевозки

Переговоры о стоимости фрахта могут быть сложными без видимости расходов на фрахт и показателей работы перевозчика. Система соответствия требованиям обеспечивает:

Исторические данные о расходах: Показывает реальную стоимость по полосе движения, виду транспорта и перевозчику.
Производительность соответствия: Определяет операторов связи с повторяющимися переплатами или невыполненными обязательствами по обслуживанию.
Согласование бюджета: Показывает, как котировки тарифов влияют на совокупные бюджеты грузоперевозок.
Имея доступ к этой информации, менеджеры могут лучше вести переговоры об улучшении условий, таких как скидки за количество, ограничение ставок или улучшенные гарантии обслуживания.

Бюджетирование и прогнозирование стоимости фрахта с помощью систем соответствия

Необходимо для того, чтобы оставаться ответственным за логистические бюджеты. Системы соблюдения условий фрахтовых контрактов помогают посредством:

Предоставление анализа трендов на основе фактической информации о расходах.
Определение сезонных или обусловленных рынком изменений затрат.
Облегчите сценарное моделирование для прогнозирования влияния колебаний ставок или изменений объемов.
Это позволяет компаниям устанавливать прагматичные бюджеты на грузоперевозки, избегать неожиданностей и оптимизировать использование ресурсов.

Пример из практики: как GetTransport улучшает управление расходами на грузоперевозки

Хотя существует множество инструментов для проверки соблюдения фрахтовых контрактов, некоторые из них, такие как GetTransport предлагать комплексные решения, которые включают в себя соблюдение условий контракта, в дополнение к управлению транспортировкой и анализу расходов.

Преимущества интегрированных платформ:

Автоматический мониторинг соответствия для легкого контроля транспортных расходов.
Улучшенное планирование стоимости грузоперевозок на основе анализа данных.
Улучшенное управление бюджетом грузоперевозок посредством связывания бюджетов, счетов и контрактов.
Улучшенная видимость цепочки поставок для всех заинтересованных сторон.
Повышение эффективности расходов на грузоперевозки, а также экономия средств, достижимы при применении комплексных решений по обеспечению соответствия требованиям.

Чтобы добиться успеха в управлении расходами на перевозки, необходимо контролировать затраты, уметь правильно прогнозировать спрос и обеспечивать соблюдение контрактов. Решения для контроля соблюдения договоров на грузоперевозки являются важным инструментом, с помощью которого это можно реализовать посредством автоматизации контроля соблюдения договоров, аудита счетов и предоставления действенных аналитических данных.

Для контроля стоимости фрахта и экономии средств стратегически важно обеспечить наличие современной системы контроля соответствия фрахтовых контрактов. Внедрение таких систем в общие процедуры управления фрахтом позволяет компаниям оптимизировать операции, договариваться о ставках и строго контролировать бюджеты на фрахт.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Q: В чем разница между соблюдением условий фрахтового договора и управлением фрахтовым договором?

A: Управление договорами на перевозку грузов относится к созданию и ведению договоров, в то время как соблюдение требований относится к обеспечению соблюдения условий при доставке, особенно в отношении выставления счетов и уровней обслуживания.

В: Интегрированы ли системы контроля соблюдения грузовых контрактов с существующим программным обеспечением TMS?

A: Да, большинство систем соответствия требованиям разработаны для полной интеграции с системами управления транспортом, чтобы обеспечить полную прозрачность транспортных расходов.

Q: Как соблюдение грузовых контрактов помогает в составлении бюджета?

A: Благодаря проверке всех грузовых расходов на соответствие договорным условиям и предоставлению фактических сумм расходов, системы контроля позволяют транспортным командам лучше контролировать и отслеживать бюджеты.

В: Можно ли предварительно оценить стоимость фрахта без системы обеспечения соответствия?

A: Да, хотя и менее точно, без всего объема проверенных данных, которые предоставляют системы обеспечения соответствия, и с большими рисками перерасхода бюджета.