SAP Spend Connect Live – Top 5 Takeaways for Procurement and Spend Management

Connect Spend Connect Live now трансформировать закупки за счет сокращения сроков адаптации поставщиков и повышения прозрачности расходов. Благодаря интеграции Fieldglass С основными данными о закупках вы можете сократить циклы адаптации и быстро сравнивать эффективность и риски поставщиков в сети, превращая разрозненные данные в ценную информацию.

Работайте в облаках с централизованным core объединяет закупки, выставление счетов и отчетность в одном представлении. Облачная среда обеспечивает согласованность управления, сокращает количество ручных операций и помогает оставаться в курсе изменений в политике, масштабируясь при этом для больших объемов расходов.

Используйте упрощение автоматизацию для устранения рутинных задач. Внедрите автоматизированное сопоставление счетов, проверки соответствия политикам и процессы адаптации поставщиков, чтобы сократить количество ручных операций при закупках. Такой подход позволяет командам быстро двигаться вперед и поддерживать точность по мере роста больших расходов.

Сравнивайте предложения от разных поставщиков, чтобы оценить ситуацию на рынке. Spend Connect Live позволяет: compare предложения на рынке и просматривать ключевые факторы, такие как сроки выполнения, условия и соответствие требованиям. В результате получается единое представление о большой базе поставщиков и улучшение процесса принятия решений.

Финансовые результаты контроль над материалами. Отслеживайте экономию, избегайте несанкционированных расходов и оптимизируйте условия оплаты с помощью панелей мониторинга в режиме реального времени. Держите блог перспективы путем документирования побед и извлеченных уроков; эти сведения помогают отделам закупок обосновывать инвестиции и способствуют постоянному совершенствованию. Свяжите аналитические данные с планированием и управлением, чтобы обеспечить долгосрочный эффект.

SAP Spend Connect Live: Главные выводы 2023 года

Начните с автоматизированной панели управления расходами, которая обеспечивает результаты в течение 60 дней, объединяя три потока данных: заказы на покупку, счета-фактуры и контракты, что обеспечивает единое представление, которое помогает покупателям и клиентам быстро действовать, оценивать производительность и обосновывать инициативы по контролю затрат.

Интеграция остается ключевым аспектом; объедините ERP, закупки и сети поставщиков, чтобы создать унифицированную модель данных, поддерживающую принятие решений по всем категориям. Ориентация на интероперабельность продолжает сокращать объем ручной работы с течением времени и обеспечивает надежную основу для подготовки отчетов для руководства.

На SAP Spend Connect Live были представлены три действенных шага: автоматизация рабочих процессов от заказа на закупку до выставления счетов, интеграция данных между системами для автоматического обеспечения соблюдения условий контракта и стандартизация регистрации поставщиков с использованием чистых мастер-данных. Каждый шаг сокращает время цикла, повышает соответствие требованиям и укрепляет осведомленность о затратах по всем расходам быстрее, чем раньше.

Акцент смещается в сторону ресурсов и инноваций, которые масштабируются в рамках всей клиентской базы и деятельности компании. Используйте автоматизированные панели мониторинга для отслеживания производительности поставщиков, рисков и возможностей экономии, и расширяйте эти аналитические данные за пределы одного проекта для обеспечения видимости по всем категориям.

Для команд закупки и клиентов переход к интегрированным, автоматизированным процессам остается согласованным с целями контроля затрат. Сохранение дисциплины в отношении качества данных и управления ими гарантирует, что результаты будут накапливаться из квартала в квартал, и команды смогут действовать на основе аналитических данных, а не ждать отчетов.

Топ-5 ключевых выводов для отделов закупок и управления расходами с конференции SAP Spend Connect Live 2023

Начните с приведения в соответствие ваших пяти основных категорий расходов со стратегическими целями, используя специализированный аналитический пакет для улучшения результатов.

1. Согласуйте расходы со стратегическими целями, выбрав пять крупнейших категорий расходов и применив аналитику для выбора поставщиков, предлагающих оптимальное соотношение цены и качества. Сосредоточьтесь на них, чтобы снизить значительные неэффективности, стремясь к снижению не соответствующих требованиям закупок на 12–18% в течение квартального цикла и обеспечивая реинвестирование в стратегические инициативы.
2. Используйте анализ рынка и аналитику для оценки поставщиков с точки зрения рисков, затрат и инноваций; учитывайте такие факторы, как время выполнения заказа, качество, соответствие требованиям и конкурентоспособность цен, а также взаимодействуйте с более широкой сетью поставщиков для сравнения показателей.
3. Создайте специализированный пакет закупок, предлагающий рекомендации на основе ИИ и автоматизацию, что позволит закупщикам сосредоточиться на стратегических вопросах. Используйте инновации в области электронных закупок, порталов поставщиков и шаблонов контрактов для сокращения сроков выполнения на 25–30 %.
4. Укрепляйте взаимодействие с поставщиками и внутренними заинтересованными сторонами посредством ежеквартальных обзоров деятельности и веб-трансляций; публикуйте блог с практическими рекомендациями, чтобы покупатели были в курсе и действовали согласованно, при этом основные результаты определят дальнейшие шаги.
5. Создайте естественную картину расходов по категориям, разграничивая обыденные покупки и крупные стратегические траты; используйте панели мониторинга и аналитику для контроля прогресса и поощрения принятия взвешенных решений, согласовывая мнения по приоритетам.

Видимость расходов в реальном времени: информационные панели, которые стимулируют действия

Настройте единую интерактивную панель мониторинга, которая обновляется каждые 10 минут и выделяет изменения расходов, превышающие дельту в 5%, по кварталам. Покажите топ-5 поставщиков по расходам, категориям и местоположению, а также результаты за текущий и предыдущий кварталы. Добавьте визуализацию расходов по местоположению и категориям, чтобы помочь участникам связать данные с действиями.

Определите, что вы измеряете (что важно), и сопоставьте это с вашими процессами. Предоставьте руководство по триггерам действий, путям эскалации и ответственности. Используйте введение в дашборд, чтобы установить ожидания для участников, и используйте его для оценки производительности с четкими критериями успеха.

Привязать панели мониторинга к цифровизации и технологиям; извлекать данные из ERP, систем закупок и порталов поставщиков; обеспечить видимость поля запросов предложений для быстрого сравнения. Установить периодичность проверок качества данных и включить статус запросов предложений в общую картину.

Учитывайте место хранения данных: разместите дашборд в общем рабочем пространстве, доступном для участников; используйте общие дашборды; убедитесь, что дашборд доступен для просмотра на компьютере и мобильных устройствах. Это поможет людям сосредоточиться на результатах и быстро реагировать. Дополнительные фильтры (категория, поставщик, местоположение, квартал) поддержат анализ.

Как только срабатывает оповещение, назначайте задачи сотрудникам и определяйте следующие шаги. Предоставляйте краткие инструкции и введение в обзор, чтобы участники могли действовать в течение нескольких минут. Изображение помогает аналитикам анализировать тенденции и оценивать риски по всей базе поставщиков.

Дополнительные советы: сохраняйте прозрачность результатов, используйте сравнения от квартала к кварталу и показывайте, что изменилось и почему. Используйте spadoom в качестве метки-предупреждения об аномальных скачках, чтобы команда могла расследовать. Используйте сценарии "что, если" в запросах предложений для быстрого принятия решений.

Заключение: панель управления, сочетающая цифровизацию, технологии и дисциплинированные действия, дает вашей команде представление о том, где действовать. При правильном настрое и непрерывном анализе ваши квартальные результаты улучшаются, и ваши сотрудники ориентируются на одни и те же показатели.

Анализ расходов на базе ИИ: выявление возможностей экономии

Начните с модуля анализа расходов на основе искусственного интеллекта, чтобы выявить пять высокоценных возможностей экономии в процессах закупок в течение первых 90 дней. Убедитесь, что решение основано на единой платформе, которая объединяет внутренние счета, заказы на поставку и контракты с поставщиками для обеспечения четкой видимости структуры расходов, создавая большую ценность для отделов закупок и финансов.

Создайте центр визуализации, который связывает внешние счета-фактуры с внутренними данными о закупках на единой платформе, позволяя руководству отслеживать показатели контроля затрат и соблюдение процессов в режиме реального времени. Такая настройка превращает разрозненные действия в последовательные, поддающиеся проверке результаты.

Используя интеллектуальные, порождающий Аналитика позволяет запускать сценарии "что, если" для вариантов выбора поставщиков, количественно определять экономию и создавать действенные шаги. Система может разместить spadoom center в рамках платформы для категоризации результатов, выделения действий и отображения спадомы–кластеризованные области потенциального риска или возможности сэкономить – для быстрого рассмотрения на совещании с внешними партнерами.

Рекомендации по практической реализации включают в себя: нормализацию данных поставщиков и добавление тегов по категориям расходов; применение обнаружения аномалий к счетам для выявления дубликатов или завышенных цен; пересмотр условий с ключевыми поставщиками на основе рекомендованных сценариев; сопоставление с внешними данными; оцифровку доказательств и автоматизацию оповещений; ежемесячное отслеживание результатов и соответствующую корректировку планов закупок. Такой подход обеспечивает более четкие результаты контроля затрат и более быструю реализацию возможностей экономии. Главное — поддерживать динамику с помощью 2-3-недельных спринтов и ежеквартального обзора для демонстрации ощутимых результатов.

Мониторинг производительности и рисков поставщиков с использованием централизованных данных

Recommendation: Создайте централизованный хаб данных о поставщиках в рамках SAP Spend Connect Live для мониторинга производительности и рисков в режиме реального времени. Замените разрозненные хранилища данных единым решением, которое принимает данные из отделов закупок, контроля качества и финансов и выявляет проблемы в течение нескольких минут, чтобы команда могла оперативно реагировать. Централизованные данные предотвращают повторное появление разрозненных систем, обеспечивая согласованное представление для всех заинтересованных сторон. Такой подход сокращает количество повторяющихся проверок, заменяя ручной труд автоматизированными процессами.

Централизованные данные позволяют отслеживать наиболее важные показатели по всем поставщикам и проводить ежеквартальные обзоры, выявляющие тенденции до того, как они превратятся в проблемы с затратами. Установите целевые показатели, такие как своевременная доставка 97-99%, уровень дефектов ниже 2%, и соблюдение платежной дисциплины свыше 95%. Используйте единый набор данных для сравнения производительности по категориям, регионам и уровням поставщиков, что соответствует теме Spend Connect Live, помогая вам сосредоточить ресурсы там, где они важны, и оптимизировать распределение ресурсов.

Автоматизируйте мониторинг рисков, определяя сигналы риска по финансовому состоянию, соответствию требованиям и операционным показателям. Используйте автоматизированный прием данных из контрактов и оценок производительности и оповещайте команду, когда поставщик пересекает пороговые значения. Эта возможность снижает ручной труд благодаря технологиям автоматизации, высвобождая ресурсы для концентрации на управлении и поддержании отношений с клиентами, имеющих высокую ценность.

Регулярность управления имеет значение: запланируйте ежеквартальные обзоры с участием межфункциональных команд для обсуждения поставщиков, подверженных наибольшему риску, согласования планов по устранению недостатков и отслеживания их выполнения. Четко структурированный процесс поддерживает эти инвестиции и демонстрирует прогресс заинтересованным сторонам, включая клиентов и исполнительных спонсоров. Благодаря высококачественным данным вы можете заменить ручные сверки панелями мониторинга в режиме реального времени, которые показывают полную картину рисков.

Финансовый эффект достигается за счет снижения сбоев и улучшения условий работы с надежными поставщиками. Централизованный подход повышает соответствие требованиям и снижает затраты на устранение инцидентов, а автоматизация ускоряет обнаружение угроз. Инвестиции в автоматизацию и интеграцию данных приводят к сокращению ручной обработки данных на 30-45% и окупаются в течение шести-девяти месяцев, в зависимости от базы поставщиков и зрелости данных. После масштабирования приема данных из большего количества источников открываются максимальные возможности для оптимизации расходов и эффективности работы поставщиков. Что касается устойчивости в эпоху пандемии, эта структура обеспечивает быстрый путь к стабилизации и устойчивому сотрудничеству с поставщиками, а команда может делиться ежеквартальными обновлениями с клиентами, чтобы продемонстрировать ценность.

Соответствие контракту и динамические элементы управления для согласованной экономии

Настройте автоматизированные механизмы контроля контрактов, которые сравнивают каждый счет с согласованными целевыми показателями экономии, указанными в контракте, и выдают оповещения при отклонениях. Такой подход к соблюдению нормативных требований позволяет компании оставаться в курсе событий, обеспечивая прозрачность и соответствие согласованным условиям, а также оптимизируя экономию по всем функциям. Внедряя правила во время адаптации, вы выявляете исключения на ранних стадиях и направляете действия для сохранения ценности для клиентов и партнеров в глобальной экосистеме закупок.

Начните с определения пороговых диапазонов по поставщику и категории, затем анализируйте расходы еженедельно для выявления отклонений от стратегии. Это даст полезную информацию, позволяющую соблюдать нормативные требования, одновременно поддерживая клиентов и партнеров своевременными данными. Прямой рабочий процесс позволит получить выгоду с гораздо меньшими трудностями, а следующие шаги приведут к вполне ощутимым результатам.

Внедрите динамические механизмы контроля, которые адаптируются к условиям контракта по мере изменения расходов и рисков поставщиков. При обнаружении отклонения автоматизированный рабочий процесс перенаправляется следующему ответственному лицу без ручного контроля. Этот автоматизированный, прямой подход повысит финансовую прозрачность и обеспечит четкий контрольный след, не выходя за рамки политики.

Включение согласованных правил экономии в контрольные списки адаптации выгодно командам адаптации и поставщикам. Согласовывая данные адаптации с условиями контракта и данными третьих сторон, вы сокращаете количество ошибок и выявляете несоответствия на ранней стадии, обеспечивая единообразие для клиентов и партнеров.

Отслеживайте важные показатели: реализованная экономия, предотвращенные утечки, сроки утверждений и доля расходов, охваченных автоматизированными проверками. Используйте эти сигналы для корректировки стратегии и информирования руководителей, предлагая эффективный и весьма практичный путь для управления и соответствия требованиям.