Systémy dodržiavania nákladnej zmluvy pre lepšiu správu výdavkov

Freight cost management is one of the most important topics for logistics managers who desire maximum operating effectiveness and maintain competitive advantage. Freight spend management is not rate-low awarding; freight cost optimization, freight cost control, and efficient freight cost forecasting is a strategic effort. One of the most effective tools for this is a freight contract compliance system, which enforces contracts rigorously so that better freight budget management and cost negotiation outcomes are achieved.
In this article, in this section, we will explain how freight contract compliance systems can transform your freight spend management, save cost, and make forecasting and budgeting effective.

What is a Freight Contract Compliance System?

A freight contract compliance system is an electronic or software application that facilitates automated and enforced adherence to freight contracts between carriers and shippers. It ensures that every shipment is invoiced and processed according to agreement terms specified, avoiding errors, over-billing, and unauthorized charges.

With such a system, companies can apply terms of contract systematically, audit invoices, and track freight spend budget against forecast.

Why Freight Contract Compliance Matters to Spend Management

Freight costs usually account for a high percentage of a firm’s supply chain expense. If not in compliance, firms risk overpaying by contract or losing visibility into where and how freight budgets are being expended.

The key benefits of freight contract compliance in spend management are:

• Accurate Freight Cost Control: Provides accurate invoicing alignments with contract terms to avoid costly discrepancies.
• Improved Freight Cost Forecasting: Provides timely information about freight spend patterns, enabling effective budgeting.
• Improved Freight Budget Control: Ensures spending within budgets through deviation detection before their occurrence.
• Improved Freight Cost Negotiation: Analytics-driven analysis enables carriers to negotiate better.
• Reduced Administrative Load: Replicates manual freight audit and payment processes for improved operational efficiency.

Key Features of Successful Freight Contract Management Systems

When selecting or implementing a freight contract compliance solution, focus on capabilities that provide spend management effectiveness at highest level:

1. Contract Repository and Version Control

• One repository to store all the freight agreements.
• Version control to manage changes and renewals.
• Easy access by stakeholders to view terms.

2. Automated Freight Invoice Auditing

• Compares carrier invoices to contract terms and rates.
• Detects discrepancies like unauthorized rates, accessorial charges, or surcharges.
• Handles various modes of freight – LTL, FTL, parcel, ocean, air.

3. Real-Time Spend Analytics and Reporting

• Tracks freight spend by carrier, mode, lane, and contract.
• Budget variance and forecast accuracy dashboards.
• Logistics and finance team customizable reports.

4. Freight Budget Management Tools

• Corporate budgeting system integration.
• Overrun budget alerts.
• Scenario planning feature for what-if freight cost forecasting.

5. Carrier Performance Monitoring

• Ensures carrier adherence to contractual terms and service levels.
• Synchronizes performance metrics with end-to-end spend data.

How to Execute Freight Contract Compliance for Optimum Spend Management

Executing a compliance system on your freight management process requires careful consideration:

1: Audit Your Current Freight Contracts and Spend

• Collect and scan all outstanding contracts.
• Check past freight invoices for compliance discrepancies.
• Identify cost leakages and opportunities.

2: Define Compliance Rules and KPIs

• Establish compliant rules of freight charges and accessorials.
• Establish key performance indicators of cost control and forecast accuracy.

3: Nainštalujte systém na dodržiavanie nákladnej zmluvy

• Vyberte si riešenie vhodné pre veľkosť vašej spoločnosti a zložitosť nákladnej dopravy.
• Integrácia do systémov riadenia prepravy (TMS) a účtovného softvéru.
• Školenie zamestnancov o používaní systému a vplyve na dodržiavanie predpisov.

4: Monitorovať, Reportovať a Zlepšovať

• Používajte prehľad systému na monitorovanie výdavkov oproti rozpočtu.
• Zjednávajte o prepravných zmluvách alebo kombináciách dopravcov na základe faktov podložených výkonom.
• Pokračujte v zdokonaľovaní prístupov k vyjednávaniu o nákladoch na dopravu s certifikovanými údajmi.

Ako zabezpečenie dodržiavania nákladných zmlúv umožňuje vyjednávanie o nákladoch na prepravu

Vyjednávanie o nákladoch na prepravu môže byť skľučujúce bez prehľadu o výdavkoch na prepravu a výkonnosti dopravcu. Systém dodržiavania predpisov poskytuje:

• Historické údaje o výdavkoch: Zobrazuje skutočné náklady podľa jazdného pruhu, režimu a dopravcu.
• Súlad s výkonom: Identifikuje operátorov s opakujúcimi sa preplatkami alebo nedodržanými záväzkami služieb.
• Zosúladenie rozpočtu: Ukazuje, ako cenové ponuky ovplyvňujú celkové rozpočty na prepravu nákladu.
  S prístupom k týmto informáciám majú manažéri lepšiu pozíciu na vyjednávanie o lepších podmienkach, ako sú množstevné zľavy, obmedzenie sadzieb alebo vylepšené záruky služieb.

Rozpočtovanie a prognózovanie nákladov na dopravu s využitím systémov dodržiavania predpisov

Je to potrebné na to, aby ste si udržali kontrolu nad rozpočtami logistiky. Systémy na zabezpečenie súladu so zmluvami o preprave pomáhajú tým, že:

• Poskytovanie trendovej analýzy na základe skutočných informácií o výdavkoch.
• Určenie sezónnych alebo trhovo orientovaných zmien nákladov.
• Uľahčite modelovanie scenárov na predpovedanie dopadu fluktuácií sadzieb alebo výkyvov objemu.
  To umožňuje spoločnostiam stanoviť pragmatické rozpočty na prepravu, vyhnúť sa prekvapeniam a optimalizovať využitie zdrojov.

Príklad prípadu: Ako GetTransport zlepšuje riadenie výdavkov na prepravu

Aj keď existuje mnoho nástrojov na dodržiavanie nákladných zmlúv, niektoré, ako napríklad GetTransport ponúkať komplexné riešenia, ktoré zahŕňajú dodržiavanie zmlúv okrem riadenia dopravy a analýzy výdavkov.

Výhody integrovaných platforiem sú:

• Automatické monitorovanie zhody pre jednoduchú kontrolu nákladov na prepravu.
• Zlepšené plánovanie nákladov na prepravu na základe analýzy dát.
• Zlepšené riadenie rozpočtu nákladnej dopravy prostredníctvom prepojenia rozpočtov, faktúr a zmlúv.
• Zlepšená viditeľnosť dodávateľského reťazca pre všetky zainteresované strany.
  Zvýšená efektívnosť výdavkov na prepravu, ako aj úspory nákladov sú dosiahnuteľné s aplikáciou komplexných riešení pre dodržiavanie predpisov.

Úspech v riadení výdavkov na prepravu znamená mať kontrolu nad nákladmi, byť schopný správne predpovedať dopyt a dosiahnuť súlad so zmluvami. Riešenia pre dodržiavanie zmlúv o preprave sú nevyhnutným nástrojom, prostredníctvom ktorého je možné tieto ciele dosiahnuť automatizáciou dodržiavania zmlúv, auditom faktúr a poskytovaním praktických poznatkov.

Pre kontrolu nákladov na prepravu a úsporu nákladov je strategická investícia zabezpečiť si pokročilý systém na dodržiavanie prepravných zmlúv. Implementáciou týchto druhov systémov do celkových postupov riadenia prepravy sú spoločnosti dobre schopné optimalizovať prevádzku, vyjednávať sadzby a prísne kontrolovať prepravné rozpočty.

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY

Otázka: Aký je rozdiel medzi dodržiavaním nákladných zmlúv a riadením nákladných zmlúv?

A: Riadenie nákladných zmlúv sa týka vytvárania a udržiavania zmlúv, zatiaľ čo dodržiavanie predpisov sa týka zabezpečenia toho, aby sa podmienky dodržiavali pri doručení, najmä pokiaľ ide o fakturáciu a úrovne služieb.

Otázka: Sú systémy na zabezpečenie dodržiavania nákladných zmlúv integrované s existujúcim softvérom TMS?

A: Áno, väčšina systémov dodržiavania súladu je navrhnutá tak, aby bola plne integrovaná so systémami riadenia dopravy s cieľom zabezpečiť úplnú viditeľnosť nákladov na prepravu.

Q: Ako dodržiavanie nákladnej zmluvy pomáha pri rozpočtovaní?

A: Overením všetkých nákladov na prepravu voči zmluvným podmienkam a poskytnutím skutočných výdavkov umožňujú systémy dodržiavania predpisov transportným tímom lepšie kontrolovať a monitorovať rozpočty.

Otázka: Môžu sa náklady na prepravu predbežne odhadnúť bez systému dodržiavania predpisov?

A: Áno, aj keď menej presne, bez celistvosti overených údajov, ktoré poskytujú systémy dodržiavania predpisov, a s väčším rizikom prekročenia rozpočtu.