C3 under COVID-19 – Anpassa ett militärt ramverk för ledning, kontroll och kommunikation för krishantering i ett brittiskt universitetssjukhus med intensivvård

Adopt a five-level, multi-domain C3 framework with a dedicated C3 lead, and establish a 60-minute daily briefing to translate intelligence into timely decisions and maintain a single, shared situational picture across wards, ICU, and support services.

Define Levels 0–4 as follows: Level 0 is Strategic governance; Level 1 is Operational coordination; Level 2 is Tactical unit synchronization; Level 3 is Clinical execution in ICU/HDU; Level 4 is Logistics and external liaison. Each level has a named lead who reports to the C3 lead and contributes to a consolidated dashboard updated hourly during surge. This structure lets bed capacity, staffing and equipment be adjusted quickly across five levels of operation.

Minimum intelligence requirement includes daily bed occupancy, ventilator status, oxygen supply, PPE stock, staff availability and self-isolation status. The analysis converts these data into orders within 60 minutes, with escalation triggers if occupancy exceeds 85% or PPE stocks fall below defined thresholds. canadian mutual-aid frameworks inform cross-site staffing exchanges, and the application of similar data-sharing protocols can shorten delays in inter-hospital transfers.

Where should this framework sit? It belongs at the junction of the hospital Emergency Operations Centre and Clinical Governance Forum, with formal links to regional health authorities. In practice, ward teams feed standardised handover data into the C3 dashboard, and self-isolation status for symptomatic staff triggers predefined staffing contingencies. Leadership at all levels must keep communication open and decisions aligned across the five levels.

The difference this approach makes shows up in patient flow and staff safety: the model is transformative because it integrates clinical judgment, logistics and communications in real time, reducing transfer delays and enabling earlier escalation to higher levels of care in todays care environment. The cycle includes ongoing analysis and post-incident reviews to turn data into concrete improvements across levels and supports leadership decisions in fluctuating demand.

King’s Critical Care Crisis Response: C3 Frameworks and Pre-COVID Foundations

Start with a daily C3 drill that links bedside practice to the incident command room, ensuring sufficient consumables and a rapid replacement plan. This approach keeps your team able to respond under demanding and challenging conditions.

In the context of pre-COVID foundations at King’s, care teams relied on a hybrid system mixing paper-based handovers with evolving digital dashboards that use pixels to show real-time events and escalation cues, particularly during surges, about resource allocation.

Example: a renal replacement surge required rapid escalation; facing a vast problem, the team reallocated staff and consumables, increasing renal support capacity by 30% within 12 hours, requiring cross-department coordination.

With a robust C3 context, you defend against miscommunication; in crisis, information becomes weapons and wrong data multiplies the problem, increasing the risk of death.

Future planning must create a right-sized, responsive system; ensure daily practice, keep some replacement stock checks, and balance paper and pixels for data capture, so your unit can meet future demand, facing demanding events with power redundancy. The same approach across units helps maintain consistency.

Map military C3 elements to King’s ICU workflows: aligning C2/C3 with clinical incident management

Adopt a central C2/C3 hub integrated with King’s ICU workflows, delivering a co-ordinated, multi-disciplinary response with a single source of truth for incident status and decisions.

Align C2 to ICU clinical incident management by defining command roles, escalation triggers, decision rights, and a lead clinician accountable for patient care decisions. Operate from a single, technology-enabled interface that presents surge alerts, bed-state, and staffing status to all teams, reducing delay and confusion.

Map C3 to control of information and communications: establish a central information spine that ingests data from EHR, bedside monitors, ventilators, and staffing systems, surfacing a common status view for clinical and logistical teams. Apply artificial, intelligence-enabled analysis to detect signs of deterioration, identify apparent bottlenecks, and guide supporting teams (cafs) to move resources where needed. This approach significantly improves response times and reduces miscommunication.

Install a central traffic tracker to coordinate patient movement, bed allocation, and equipment deployment. Use dashboard-driven alerts with clear traffic signals to indicate critical, watch, or clear states across units and corridors, enabling rapid reallocation during influx events.

Deterrence of miscommunication relies on standardized handoffs, jargon-free updates, and a shared mindset across ICU, cafs, and transport teams. Pre-defined C2/C3 playbooks and regular briefings ensure signals are interpreted consistently, while deviations are quickly identified and corrected by the hub.

Invest in ongoing training so staff can lead, conduct, and participate in crisis operations. Use simulations that stress influx scenarios, device failures, and multi-team coordination to strengthen integration and ensure devices, dashboards, and apps function as expected under pressure.

Track metrics across response times, resource utilization, and patient outcomes to inform strategy updates. Conduct rapid analysis to refine integration of C2/C3 with ICU workflows, ensuring the central hub remains strong and capable of supporting future crises while providing an auditable account of actions taken.

Define incident command roles, responsibilities, and escalation pathways for ICU crises

Assign an ICU Incident Commander to own crisis decision-making, and implement a five-tier escalation pathway with clearly assigned responsibility and fully described sops. Use a descriptive table linked in the portal to support clinicians across diverse centers, reducing exposure and ensuring security and flexibility throughout the response.

Five core roles drive coordination. The Incident Commander leads strategy, approves resource reallocation, and communicates escalation triggers; the Operations Lead manages patient flow, ICU occupancy, staffing, and interdepartmental handoffs; the Clinical Lead sets care pathways and triage criteria; the Logistikledare secures equipment, PPE, medications, and personnel redeployments; the Communications Lead handles staff updates, external briefings, and portal messaging.

Escalation pathways link triggers to actions: Level 1 signals routine operations; Level 2 flags heightened monitoring; Level 3 activates surge containment with increased staffing and bed management; Level 4 reconfigures resources across units; Level 5 engages external partners and regional centers. Each level is described in sops and maps to decision criteria, with time-bound triggers and clear authority lines throughout the organization.

SOPs describe role handoffs, decision criteria, and safety steps; guidance is publicly accessible via the portal; assigned staff refer to the table for fast reference. The approach emphasizes descriptive guidance on risk assessment, infection control, and clinical escalation, ensuring compliance and security throughout operations.

Regular drills tested across diverse centers build familiarity; clinicians receive succinct briefings and encouragement to practice surge procedures. Drills validate the five core roles, test handoffs, and verify that data capture and exposure reduction mechanisms function as intended.

Continuous monitoring uses maps and dashboards to track patients, bed occupancy, staff availability, and supply levels; governance reviews occur weekly with the Incident Commander and Operations Lead to adjust guidance and sops based on evolving exposure risk and capacity.

Design data flows and real-time dashboards for situational awareness in critical care

Recommendation: Implement three linked real-time dashboards for clinical status, operations, and logistics, connected via a common platform and standard data format to enable rapid situational awareness across groups.

Data flows begin with clinical and operational producers: bedside monitors, ventilators, EHR, LIS, pharmacy, bed management, and supply systems. Each source publishes a defined set of signals; a Regler: - Ge ENDAST översättningen, inga förklaringar - Behåll originaltonen och stilen - Behåll formatering och radbrytningar-agnostic connector normalizes to a standard model. A streaming layer (pub-sub or event bus) aggregates signals with regular latency and forwards them to the dashboards. A governance layer tags ownership and error handling. This three-layer flow supports faster response and easier cross-functional coordination during demand spikes. This design reduces intricacies facing staff during the busiest periods.

The dashboards center on three areas: clinical status, operations, and logistics. The clinical dashboard tracks patient-level metrics (vital signs, ventilator settings, labs, medications) with drill-down by groups of care teams. The operational dashboard shows bed occupancy, staff coverage, turnover times, surge capacity, and escalation paths. The logistics dashboard monitors PPE stock, oxygen supply, drug availability, and equipment downtime. Color-coded statuses and threshold-based alerts drive decisive actions, with alert routing to responsible groups and allied teams. This plattform supports rapid triage decisions and maintains uniform data presentation during shifts with high demand.

Instill a culture of disciplined data use: assign three roles per site (data steward, clinical lead, operations lead) with clear responsibilities. Regular briefings and after-action reviews feed back into the design, enabling greater adapt. The approach engages allied organizations and aligns with the UK tertiary centre context. Emphasis on standardization makes training easier and accelerates adoption across groups.

Implementation plan targets rapid progression: 1) define data contracts by Juni, 2) select a platform with secure authentication and role-based access, 3) build connectors and a three-dashboard prototype, 4) run simulated drills, 5) scale to busiest wards and critical care units. The format should support offline continuity for connectivity disruptions and allow decoupling of data producers from dashboards. Metrics to track include data latency, dashboard uptime, alerting precision, user engagement, and action latency from alert to decision-to-action. A regular cadence of reviews ensures the system remains fit for purpose during evolving crisis conditions.

Plan resource surge: staffing models, bed capacity, equipment, and supply chain integration

Adopt a 72-hour surge blueprint: activate a two-tier staffing model, expand bed capacity by staged increments, and lock in supply chains with pre-approved vendors to ensure uninterrupted access to key equipment.

• Staffing models
  • Initial step assigns an on-duty command lead to coordinate workforce deployment and maintain ongoing experience sharing across groups. Core critical care nurses maintain 1:1 care for ventilated patients and 1:2 for others, with a ready reserve of cross-trained staff to fill gaps.
  • Skapa en dynamisk rotation för att begränsa trötthet: 8–12-timmarsskift med säkra viloperioder; ta in utbildad personal från angränsande verksamheter för att täcka upp vid toppar samtidigt som säkerheten och patientsäkerheten respekteras.
  • Etablera en östflygel och en plan för publika ytor för att hantera exponering: dedikerade på- och avtagningszoner, separata ingångar och tydliga integritetsskydd för känslig information och patienter.
  • Samordning mellan ledning, sjuksköterskor och drift: ett rullande schema med fortlöpande uppdateringar som visas för personal i frontlinjen och för ledningen i noderna.
  • Att erbjuda en koncis guide och resurser för introduktion hjälper nya användare. Avser att hålla beslut relevanta för aktuella behov, med erfarenhetsbaserade justeringar för olika patientgrupper.
  • Fokus på smittskydd och säkerhet: säkerställ snabb eskalering när dödsrisken ökar och upprätthåll personalens välbefinnande med övervakad arbetsbelastning och stöd.
  • För att betona vikten av ansvar i genomförandet, utse tydliga ansvariga för skift, kompetenser och eskaleringsvägar för att minska förseningar.
• Sängkapacitet
  • Det första målet är att öka IVA-kapaciteten med 20–30 % inom 48 timmar genom att omvandla intermediärvårdsavdelningar, uppvakningsavdelningar och andra lämpliga miljöer, samtidigt som smittskydd och patientsäkerhet bevaras. Målet är att maximera livräddningskapaciteten utan att kompromissa med personalens säkerhet.
  • Avgränsa njurzoner för CRRT och dialys för att förhindra smittspridning; spåra patientbehov så att vårdteam snabbt kan justera resursfördelningen.
  • Implementera utskrivningsutlösare och överföringsprotokoll för att effektivisera sängomsättningen och minska flaskhalsar; samordna med socialtjänsten och folkhälsopartners för snabbare flyttar där det är lämpligt.
  • Använd tydliga mål för sängplacering: prioritera högst risk och störst potentiell nytta; upprätthåll begränsade men effektiva överbeläggningsavdelningar med lämplig övervakning och säkerhetskontroller.
  • Visa sängstatus i alla hubbar och kommandodisplayer; använd ljus och färgkodning för att signalera beläggning, beredskap och patientrisk i ett ögonkast.
• Hantering av utrustning och förnödenheter
  • Upprätthåll ett rullande lager av ventilatorer, monitorer, infusionspumpar, personlig skyddsutrustning och kritiska läkemedel för att täcka minst 72 timmars ökning, plus en beredskapsbuffert på 50 % där det är möjligt utan att kompromissa med andra tjänster.
  • Tilldela njurvårdsutrustning (CRRT-maskiner) och förbrukningsmaterial för dialyspatienter; samordna med regionala nätverkshubbar för att snabbt omfördela utrustning i takt med att efterfrågan förändras.
  • Kör dagliga kontroller av kritiska enheter; implementera en snabb-defektvisningsprocess så att personalen kan rapportera problem och säkerställ att författarskapet av korrigeringar förblir tydligt.
  • Begränsa exponeringen genom att förvara högriskmaterial i områden med kontrollerad åtkomst och säkerställa att endast utbildade användare hanterar dem; implementera säker hantering och detaljerade loggar för att förbättra säkerheten och spårbarheten.
  • Förbered alternativa försörjningsvägar och flera leverantörsalternativ; upprätthåll en löpande guide med kontaktpunkter och leverans-SLA:er för att minska förseningar.
• Integrering av leverantörskedjan
  • Etablera ett nätverk av leverantörer med förhandlade villkor; centralisera beställningar för att minska dubbelarbete och snabba på påfyllningen.
  • Koppla inköpsbeslut till kliniska behov inom olika grupper; bygg en löpande prognosmodell som uppdateras var sjätte timme baserat på beläggning och arbetsbelastning.
  • Sätt upp regionala knutpunkter för att balansera lagret mellan anläggningarna och förhindra flaskhalsar; samordna med folkhälsomyndigheter för att förutse vågor av ökad efterfrågan och justera beställningar.
  • Spåra exponeringsrisker för känsliga artiklar och rotera lager för att undvika brist; visa instrumentpaneler för ledning, vårdpersonal och butiksteam så att de kan agera snabbt.
  • Förtydliga författarskap och ägarskap för varje försörjningskategori; utse ansvariga ledare i kommandostrukturen för att upprätthålla sammanhängande och snabba insatser.

Etablera kommunikation mellan institutioner: med NHS-regioner, ambulansverksamheter och regionala myndigheter.

Skapa en gemensam kommunikationscell över institutionsgränserna, förankrad i NHS regionala knutpunkter, ambulansverksamheter och regionala myndigheter, med en enda kontaktpunkt för eskalering och uppdateringar. Utse en dedikerad kommunikationsledare med stöd av regionala sambandsmän, och fastställ en förutsägbar personalfördelning i förhållande till vårdplatser för att säkerställa ett konsekvent informationsflöde. Cellens arbete ska ske via domänövergripande kanaler för att minska fördröjningar och motverka felaktig information som kan skada insatserna. Dra lärdom av erfarenheter från hela världen och se till att informationsutbytet respekterar gällande databestämmelser för att skydda patientintegriteten. Målet är en snabb, korrekt och säker informationsförsörjning från rum och kontrollrum till alla partner.

Etablera säkra, teknikaktiverade kanaler: en gemensam instrumentpanel för incidentinformation, en säker meddelandetjänst för uppdateringar i realtid och en konferensbrygga för områdesövergripande genomgångar. Dessa verktyg måste vara tillgängliga för auktoriserade NHS-regioner, ambulansverksamheter och regionala myndigheter. Plattformen bör stödja asynkrona uppdateringar och realtidsvarningar, med en revisionsspår för efterlevnad och utvärdering efter insats. Tillhandahåll en neutral, ständigt uppdaterad bild av resursstatus, risknivåer och driftsbegränsningar för att stödja välgrundade beslut.

Definiera roller och flöden: utse en regional kommunikationsansvarig, en ambulansansvarig, en representant för den regionala hälsovårdsmyndigheten och en chef för klinisk verksamhet; kartlägg deras ansvarsområden med en enkel RACI-matris för att undvika överlappning. Använd korta, strukturerade överlämningar och en 15-minuters daglig uppställning i varje region för att upprätthålla samordning och en 60-minuters genomgång efter större händelser. Genomför möten i dedikerade rum utrustade med pålitlig belysning och reservkraft för att säkerställa oavbrutna genomgångar och skydda personalen.

Informationsstyrning: fastställ riktlinjer för datadelning, samtycke, integritetsskydd och de restriktioner som åläggs av policy. Protokollet bör betona ett snabbt och säkert informationsutbyte för att stödja patientvården samtidigt som juridisk efterlevnad upprätthålls. Förmedla varningar för bristande efterlevnad och tydliga konsekvenser; säkerställ att data används för att förbättra vård och samordning, inte för att eskalera tvister eller brottsrelaterade rykten.

Kadens och mål: fastställ svarstider, upptrappningsmål och gemensamma riskbedömningar; spåra mått som tid-till-meddelande och tid-till-utplacering av resurser för att övervaka prestanda. Uppmuntra kalkylerat risktagande inom ramar och säkerställ att ledningen snabbt kan omfördela tillgångar när situationen förändras. Informationsvyn bör uppdateras kontinuerligt så att teamen kan se effekterna av åtgärder i realtid och anpassa sig till målet med säkra patientförflyttningar.

Utbildning och övningar: integrera övningar i planeringen av folkhälsoberedskap för att testa kommunikation och respons mellan institutioner; införliva lärdomar från hela världen för att förfina rutiner. Schemalägg kvartalsvisa bordsövningar och årliga fullskaleövningar som involverar NHS-regioner, ambulansverksamheter och regionala myndigheter. Efter varje övning, publicera en kortfattad genomgång med viktiga åtgärder och ansvarsområden för att förbättra nästa genomförande.

Förväntade fördelar: snabbare beslut, tydligare ansvar, säkrare patientflöde och minskade fördröjningar vid kritiska överföringar. Den tvärinstitutionella ansatsen hjälper personalen att vara skyddad och fokuserad; den bygger rätt partnerskap och minskar risken för missförstånd. Genom att upprätthålla en gemensam informationsyta kan team arbeta tillsammans, med rum utrustade för effektiva genomgångar och belysning som håller diskussionerna lugna och målmedvetna.