Upphandling av godstransporter för företag: Bästa praxis och utgiftshantering

I dagens komplicerade logistikmiljö är fraktupphandling en strategisk verksamhet som bidrar väsentligt till ett företags resultat och vinst. Organisationer som kan hantera fraktupphandling på ett effektivt sätt kan spara kostnader, förbättra servicen och skapa en motståndskraftig leveranskedja. I den här artikeln beskrivs bästa praxis för företags fraktupphandling inom områdena utgiftshantering, avtalshantering och utnyttjande av teknik som fraktautomatisering och analys för att leverera överlägsna resultat.

Definition av upphandling av frakttjänster för företag

Upphandling av företagsfrakt är det sätt på vilket företag erhåller, förhandlar och hanterar frakttjänster för effektiv transport av varor. Det omfattar val av transportör, avtalshantering, automatisering av arbetsflödet och mätning av prestanda. Det slutliga målet är en avvägning mellan kostnad, servicenivå och risk.

Dess betydelse

• Frakt kan utgöra en stor del av de totala logistikkostnaderna.
• Ineffektiva upphandlingsprocesser leder till överskridanden och avbrott i verksamheten.
• Förbättrad hantering av fraktavtal och transportörer minimerar riskerna.
• Analytisk och automatiserad användning underlättar kontinuerlig förbättring.

Bästa praxis för hantering av fraktutgifter

Optimering av fraktkostnader är nödvändigt för alla företag som vill minska logistikkostnaderna utan att kompromissa med servicenivån.

1. Dra nytta av avstämningen av fraktfakturor

Avstämning av fraktfakturor avser processen att verifiera transportörsfakturor mot avtalade fraktpriser och information. Automatisering eliminerar fel, förhindrar överbetalningar och ökar transparensen i processen.

• Automatisera fakturamatchningen med hjälp av programvara för fraktautomatisering.
• Avstäm fakturorna regelbundet för att upptäcka skillnader tidigt.
• Integration med plattformar för fraktupphandling för smidigt dataflöde.

2. Implementera ett system för fraktupphandling

Fraktupphandlingssystemet gör det möjligt för transportörer att lämna konkurrenskraftiga anbud, vilket gör det möjligt för företag att säkra de bästa priserna och servicevillkoren.

• Tend benchmarkar fraktpriserna regelbundet.
• Utvärdera anbuden utifrån kostnad, operatörens tillförlitlighet och kapacitet.
• Använda multimodal transportoptimering för att fastställa rutter och transportsätt med optimala nivåer. ### 3. Optimera planering av godskapacitet

Framgångsrik planering av fraktkapacitet samordnar sändningsvolymen med transportörens kapacitet, vilket minskar risken för tilläggsavgifter i sista minuten eller driftstörningar.

• Planera efterfrågan enligt historiska leveransmönster.
• Förhandla i förväg med transportörer för att förboka kapacitet.
• Använd fraktbokningssystem för att spåra och hantera kapacitet i realtid.

Hantering av fraktavtal: Värde och efterlevnad

Framgångsrik hantering av fraktavtal skyddar företagets intressen och säkerställer att avtalsvillkoren efterlevs.

Viktiga delar i hanteringen av fraktavtal

• Enkelt definierade servicenivåavtal (SLA): Fastställ förväntningar på leveranstid, skador och reklamationer.
• Flexibla prissättningsmodeller: Inkludera bränsletillägg, volymrabatter och avgifter för bristande efterlevnad.
• Periodisk ändring av kontraktet: Uppdatera villkoren baserat på marknadsrisk eller utebliven prestation.
• Bestämmelser om riskhantering: Skapa processer för att hantera störningar eller force majeure-händelser.

Fördelarna med centraliserad avtalshantering

• Eliminerar förnyelse av avtal och förhandlingsuppgifter.
• Möjliggör enhetlig tillämpning av villkor i alla affärsenheter.
• Erbjuder verifieringskedjor för program för optimering av fraktkostnader.

Utnyttja analyser av transportörsprestanda och mätetal för logistikprestanda

Datadrivet beslutsfattande utgör grunden för upphandling av godstransporter.

Vad ska mätas?

• Procentandelar för leverans i tid: Ett mått på transportörens tillförlitlighet.
• Reklamationsfrekvens och lösningstid: En effektivitetsåtgärd för hantering av skador.
• Kostnad per försändelse: Möjliggör benchmarking av transportörspriser.
• Automatiserat effektivt arbetsflöde: Mäter processens effektivitet.

Hur Analytics förbättrar inköpsverksamheten

• Rangordna de bästa transportörerna för strategiskt partnerskap.
• Rangordna lågpresterande bolag för att minimera riskerna.
• Förse omförhandlingar av fraktavtal med insikter.
  GetTransport och andra plattformar erbjuder analys av transportörens prestanda som en av sina plattformsfunktioner, och företag kan enkelt övervaka och undersöka logistiska KPI:er via den.

Automatisering av arbetsflöden för frakt: Gör upphandlingar smartare

Automatisering förändrar företagens fraktinköp genom att ta bort mycket av den manuella hanteringen och öka precisionen.

Största möjligheterna för automatisering

• Avstämning av fraktfakturor.
• e-Fraktanbud och val av transportör.
• Fraktbokning för företag med spårning i realtid.
• Rapportering av företagsfrakter och dashboarding.
  Automatisering gör inte bara att jobbet blir gjort snabbare, utan gör det också möjligt för logistikgrupper att fokusera på strategiska aktiviteter som optimering av fraktkostnader och riskhantering.

Riskhantering vid upphandling av godstransporter

Riskhantering för godstransporter är identifiering, bedömning och begränsning av risker i transportprocessen.

Vanliga fraktrisker

• Insolvens eller underlåtenhet att tillhandahålla transporttjänster.
• Säsongsbrist på multimodal transportkapacitet.
• Frågor om regelefterlevnad i samband med reglering.
• Geopolitiska omvälvningar för multimodala transporter.

Riskhanteringsmetoder

• Minska beroendet genom att diversifiera antalet transportörer.
• Tillämpa terminologi för hantering av fraktavtal för att fördela risk.
  Övervaka kontinuerligt transportörens prestationer och marknadsförhållandena.

Använd företagssystem för automatisering av godstransporter för avisering i realtid.

Multimodal transportoptimering för förbättrad effektivitet

Multimodal transportoptimering kombinerar väg-, järnvägs-, sjö- och flygfrakt för att hitta en kostnads- och nyttobalans mellan hastighet och kostnad.

• Använd logistisk prestandaanalys för att göra jämförelser mellan rutter och transportsätt.
• Välj multimodala specialiserade transportörer.
• Implementera transportplanering i system för upphandling av godstransporter.
  Den heltäckande lösningen erbjuder de mest värdefulla sjöfartsrutterna samt lösningar för affärstransporter.

Slutsats

Fraktupphandling för företag är ett sofistikerat yrke som kräver strategisk planering, aggressiv hantering av transportörer och avtal samt avancerad teknik. Genom att utnyttja bästa praxis för avstämning av fraktfakturor, system för fraktupphandling och hantering av transportörernas prestationer kan organisationer uppnå betydande optimering av fraktutgifter och riskreducering.

Genom att integrera ett system för fraktupphandling med automatisering och analys, som GetTransport tillhandahåller, kan beslutsfattandet och den operativa prestandan förbättras ytterligare. I slutändan är förhoppningen att etablera en tydlig, smidig och kostnadseffektiv process för fraktupphandling som är i linje med de allmänna målen för leveranskedjan.

VANLIGA FRÅGOR

Vad är avstämning av fraktfakturor och varför är det viktigt?

Avstämning av fraktfakturor är en funktion som kontrollerar transportörsfakturor mot förhandlade priser och sändningsdata för att eliminera överbetalningar och avvikelser. Det bidrar till korrekta fraktkostnader och finansiell efterlevnad.

Hur kan företagsverktyg för fraktautomatisering stärka inköpsverksamheten?

De automatiserar processer som fakturamatchning, anbud och bokning, vilket minskar antalet fel, förenklar arbetsprocesserna och ger användbara insikter med hjälp av detaljerade analyser.

Varför är multimodal transportoptimering så viktig för affärslösningar inom sjöfart?

Det gör det möjligt för företag att göra det bästa valet av transportsätt för att uppfylla kraven på kostnad, hastighet och tillförlitlighet för att möta förändrade marknadsförhållanden och transportbehov.

Vilken roll spelar hanteringen av fraktavtal för att minska riskerna?

Det låser specifika villkor, priser och efterlevnad av regelverk med operatörer, vilket minskar risken för serviceavbrott, kostnadsvolatilitet och regleringsfrågor.