Så här hanterar du fraktavtal och transportörers prestationer på ett effektivt sätt

Hantering av fraktavtal och transportörernas prestanda är båda avgörande för att optimera företagens fraktlösningar och hantera logistikkostnaderna. För företagens logistikpersonal är det viktigt att behärska hanteringen av fraktavtal för att kunna upprätthålla efterlevnad, optimera fraktutgifterna och maximera effektiviteten i hela leveranskedjan. Genom att integrera företagslösningar för fraktautomatisering, utnyttja analyser av fraktföretagens prestanda och använda metoder för riskhantering kan organisationer omvandla sin plattform för fraktupphandling till en konkurrensfördel.

Denna artikel handlar om bästa praxis och praktiska tips för effektiv hantering av fraktavtal och transportörers prestationer, i samband med avstämning av fraktfakturor, system för fraktanbud och optimering av multimodala transporter för att effektivisera logistikprocesser.

Förståelse för hantering av fraktavtal inom företagssjöfart

Hantering av fraktavtal innebär förhandling, undertecknande och regelbunden uppföljning av avtal mellan transportörer och speditörer. Effektiv hantering av fraktavtal säkerställer att servicevillkor, prissättningsvillkor, kapacitetsvillkor och efterlevnadsvillkor är tydligt definierade och nödvändiga.

Viktiga element är:

• System för fraktupphandling: Officiell process för att begära in anbud från transportörer med konkurrenskraftiga priser och öppet val av transportör.
• Optimering av fraktkostnader: Beräkning av kostnadsbesparingspotential genom avtalsvillkor, benchmarking av priser och volymåtaganden.
• Riskhantering för godstransporter: Risker relaterade till operatörens prestanda, efterlevnad av regelverk och volatilitet i kapacitet.

Att kombinera ett högpresterande system för fraktupphandling förenklar dessa aspekter genom att samla avtalsdetaljer på ett ställe, göra godkännanden enklare och ha tillgång till analyser i realtid.

Bästa praxis för hantering av fraktavtal

1. Standardisera avtalsmallar och villkor

Genom att använda standardiserade avtalsmallar blir det enklare att eliminera fel och förhandlingarna går snabbare. Inkludera bestämmelser för:

• Avtal om servicenivå (SLA)
• Ansvars- och försäkringsvillkor
• Krav på planering av godskapacitet
• Påföljder vid bristande efterlevnad

2. Införa system för fraktupphandling

Ett system för fraktanbud automatiserar valet av transportör genom att bjuda in ett antal transportörer att lämna anbud på transporter, i syfte att uppnå konkurrenskraftig prissättning och transparens. Detta tillvägagångssätt hjälper till att:

• Exakta prognoser för fraktkostnader
• Datadrivet val av transportör
• Förbättrad optimering av multimodala transporter med hjälp av jämförelse av transportsätt

3. Implementera företagsverktyg för automatisering av godstransporter

Automatisering av arbetsflödet för frakt minskar den mänskliga faktorn i hanteringen av avtal, från lagring av dokument till vidarebefordran för godkännande. Automatiserade fördelar inkluderar:

• Snabbare avstämning av fraktfakturor
• Spårning av avtalsefterlevnad i realtid
• Effektiviserad rapportering av företagsfrakter för ledningens insyn

4. Koppla ihop avtal med företagets fraktrapportering

Koppla nära samman avtalsvillkor med företagets fraktrapporteringsmått. Genom att koppla samman avtal med företagets mätvärden för fraktrapportering blir fraktupphandling och avtalsprestanda mätbara och handlingsbara.

Övervakning och optimering av operatörens prestanda

Carrier Performance Analysis rapporterar den information som krävs för att mäta mot avtalade SLA:er och affärsmål.

Viktiga resultatindikatorer för logistik att övervaka

• Andel leveranser i tid
• Frekvens av fraktskador och reklamationer
• Kapacitetsutnyttjande
• Fraktkostnad
• Efterlevnad av avtalsvillkor

Skapa ett Carrier Scorecard

Skapa ett "carrier scorecard" som sammanställer dessa mätvärden till en transparent sammanfattning av prestandan. Använd detta verktyg för att:

• Identifiera underpresterande transportörer
• Säkra förbättrade avtalsvillkor eller påföljder
• Välj behållande eller byte av bärare

Kontinuerlig förbättring genom feedback-loopar

Ha en öppen kommunikation med transportörerna för att diskutera trender i deras resultat och samarbeta kring lösningar. Återkopplingsslingor gör det möjligt:

• Förutseende riskhantering för godstransporter
• Förbättrad multimodal transportoptimering genom dynamisk transportörsmix
• Förbättrad kapacitetsplanering för godstransporter kopplad till variationer i efterfrågan

Avstämning av fraktfakturor som en del av resultatstyrningen

Avstämning av fraktfakturor är nödvändig för att validera att fakturerade avgifter står i proportion till avtalade priser och tjänstens utförande.

Fördelar med automatiserad avstämning av fraktfakturor

• Upptäcka avvikelser i faktureringen och förhindra överbetalning
• Optimera betalningscyklerna och förbättra relationerna med transportörerna
• Stödja korrekta data för analys av optimering av fraktutgifter

När fakturaavstämningen integreras med automatiseringen av arbetsflödet för frakt blir den en del av livscykeln för hantering av fraktavtal.

Optimering av multimodala transporter och kapacitetsplanering

En idealisk hantering av fraktavtal måste också ta hänsyn till multimodala transportalternativ - väg, järnväg, sjöfart och flyg - för att minska kostnaderna och transittiden.

Strategier för optimering av multimodala transporter

• Utnyttja analys av operatörens prestanda för att identifiera de bästa kombinationerna av mode och operatör
• Förhandla fram avtal med modal flexibilitet
• Lägg till funktioner för planering av godskapacitet för att förutse och säkerställa tillräcklig kapacitet för alla transportslag

GetTransport används för att förbättra företagets frakthantering

Företag som GetTransport erbjuder en plattform för fraktköp som integrerar hantering av fraktavtal, analys av transportörens prestanda och automatisering av arbetsflödet för frakt i en och samma plattform.

Fördelar är:

• Effektiv fraktbokning för företag genom insikter om kapacitet i realtid
• Automatiserad avstämning av fraktfakturor som minskar den administrativa bördan
• Förbättrad fraktrapportering för företag med praktiska insikter för optimering av fraktkostnader

Genom sådana plattformar kan logistikverksamheten uppnå nivåer av hantering av fraktavtal och transportörsprestanda som tidigare inte var möjliga eller kontrollerbara.

Slutsats

Hantering av fraktavtal och transportörernas prestanda är endast möjlig genom en strategisk blandning av standardiserade avtal, system för fraktupphandling och automatiseringsverktyg för frakt i företagsklass. Övervakning av logistiska prestandamått och integration av avstämning av fraktfakturor optimerar också efterlevnaden av fraktkostnader.

Genom att implementera multimodal transportoptimering och effektiv hantering av fraktrisker kan företagens logistikteam erbjuda säkra och kostnadseffektiva frakttjänster. Genom att implementera integrerade plattformar för fraktupphandling, som GetTransport, underlättas dessa initiativ med integration av avtalshantering och transportörsanalys, vilket resulterar i högre prestanda i leveranskedjan.

VANLIGA FRÅGOR

Q1: Vad är avstämning av fraktfakturor och varför är det viktigt?
Avstämning av fraktfakturor innebär att man kontrollerar att fraktfakturorna stämmer överens med avtalade priser och leveransdetaljer. Det förhindrar överbetalning, säkerställer korrekta betalningar och möjliggör optimering av fraktkostnaderna.

Fråga 2: På vilket sätt kan anbudssystem för frakt förbättra hanteringen av fraktavtal?
De möjliggör automatiserade budgivningar, främjar konkurrenskraftig prissättning och förbättrar transparensen i valet av transportör, vilket leder till kostnadsbesparingar och förbättrade avtalsvillkor.

F3: Vilka är de primära logistiska prestationsmåtten för att följa upp transportörernas prestationer?
Primära mått är leverans i tid, fraktskadeanmälningar, kapacitetsutnyttjande, kostnad per försändelse och avtalstrohet.

F4: Vilka är fördelarna med multimodal transportoptimering för företagslogistik?
Det gör det möjligt att fastställa den bästa kombinationen av transportsätt, vilket minskar kostnaderna, förbättrar transittiden och förbättrar möjligheten att planera med fraktkapacitet.

F5: Kan automatisering av arbetsflöden för frakt bidra till efterlevnad?
Ja, det säkerställer avtalsefterlevnad, godkännanden spåras och undantag upptäcks tidigt, vilket förbättrar riskhanteringen och efterlevnaden av fraktavtal.