İlk DOT Denetimleriyle Karşılaşan Küçük Taşıyıcılar İçin Temel Bilgiler

İlk DOT Denetiminize Hazırlanmak

İlk DOT denetiminizle yüzleşmek hiç de önemsiz değil; lojistik işinizin sağlam temellere dayanıp dayanmadığının kritik bir değerlendirmesidir. Küçük taşıyıcılar, bu incelemenin taleplerini karşılamak için iyi hazırlanmaları gerektiğinden emin olmalıdır.

Temel Hususlar

• Güvenlik protokollerinin kapsamlı dokümantasyonu
• Etkili sürücü eğitimi ve gözetimi
• Uygunluğu kağıt üzerinde sergileme yeteneği

Bu bileşenler çok önemlidir, çünkü birçok taşıyıcı ayrıntılarda tökezler. Doğru uygulamaları uyguladığınızı söylemek bir şeydir; bunu sağlam belgelerle kanıtlamak çok önemlidir. Kaydedilmezse, esasen hiç olmamış demektir.

DOT Denetim Odak Alanları

Bir denetim sırasında, FMCSA altı önemli alana odaklanacaktır. İşte küçük taşıyıcıların hazırlanması gerekenler:

1. Sürücü Yeterlilik Dosyaları (SYD)

Çoğu zaman denetimler bu aşamada raydan çıkar. Her sürücünün aşağıdakileri içeren eksiksiz bir SÖK'si olmalıdır:

• Sürücü ehliyetinin kopyası
• Sağlık Muayene Sertifikası
• İşe alım öncesi uyuşturucu testi sonuçları
• Motorlu Taşıt Kaydı (MVR)
• Güvenlik Performans Geçmişi İstekleri
• Doğrulanmış iş geçmişi

Bu bileşenlerden yalnızca birinin eksik olması ihlallere neden olabilir. Bunu sürücü sayısıyla çarptığınızda, kendinizi bir sürü sorun yığını içinde bulabilirsiniz.

2. Hizmet Saatleri (HOS) Uyumluluğu

Ulaştırma Bakanlığı, sürüş saatlerini nasıl takip ettiğinizi ve bu kayıtların uyumluluk düzenlemelerine uygun olup olmadığını görmek isteyecektir. İster ELD ister kağıt kayıtlar kullanıyor olun, bu kayıtlar sevk kayıtları, yakıt faturaları ve seyahat belgeleriyle eşleşmelidir.

Yanlış kayıtların kasıtlı ihlal olarak kabul edildiğini unutmamak önemlidir. Birkaç hata, sizi uyumsuzluk riski olarak işaretleyebilir.

3. Araç Bakım Dosyaları

Filonuzdaki her araç, şunları içermesi gereken özel bir bakım dosyasıyla belgelenmelidir:

• Yıllık muayene kayıtları
• Onarım ve servis kayıtları
• Sürücü Araç Muayene Raporları (DVIR'ler)
• Düzeltilen herhangi bir kusurun kanıtı

Yeni kamyonların da bakım dosyalarına ihtiyacı var. Yazılı doküman eksikliği endişe verici işaretler gönderebilir.

4. Alkol ve Kontrollü Maddeler Testi

CDL sürücüleri kullanılıyorsa, bu alan daha fazla incelemeye tabi tutulur. FMCSA'nın odaklandığı temel noktalar şunlardır:

• DOT uyumlu rastgele uyuşturucu testi programına kayıt
• Göreve başlamadan önce işe alım öncesi uyuşturucu testlerinin tamamlanması
• Test sonuçlarının saklanması ve red kayıtları

Bunu ihmal etmek, özellikle daha küçük operasyonlar için ciddi sonuçlar doğurabilir.

5. Sigorta Belgeleri ve Kaza Kayıt Defteri

Sadece bir başlangıç olan BMC başvurularıyla birlikte geçerli sorumluluk ve kargo sigortası yaptırın. Dahası, kapsamlı bir kaza kayıt defteri şunları belgelemek için çok önemlidir:

• Olayların tarihleri ve konumları
• Yaralanma veya ölüm sayısı
• Tehlikeli madde dökülmelerine ait kayıtlar

Herhangi bir kaza olmasa bile, işlevsel bir kayıt tutma sistemi göstermelisiniz.

6. Güvenlik Yönetimi Kontrolleri

İşte her şeyin bir araya geldiği yer burası. FMCSA, operasyonunuz genelinde sistematik güvenlik yönetimi uygulamaları arar, bu da şunları içerir:

• Yazılı güvenlik politikaları
• Güvenlik eğitimi dokümantasyonu
• İşe alma uygulamaları
• Disiplin cezası kayıtları

Sözlü politikalar işe yaramaz; belgelenmeleri ve tutarlı bir şekilde uygulanmaları gerekir.

Denetimi Geçememenin Sonuçları

Denetimin yanlış tarafında olduğunuzu fark ederseniz, bir Düzeltici Faaliyet Planı (CAP) yayınlanacaktır. Herhangi bir sorunu düzeltmek ve belgelerinizi yeniden göndermek için tanımlanmış bir zaman diliminiz olacaktır. Uygunsuzluk, DOT yetkinizi kaybetmeniz ve işinizi kaybetmeniz anlamına gelebilir.

Çok önemli olmasına rağmen yeterince tartışılmayan bir husus da, dokümantasyonunuzu daha sonra düzeltseniz bile başarısız bir denetimin kayıtlarda kalmaya devam etmesidir. Broker'lar ve nakliyeciler bunu görecek, bu da güvenilirliğinizi ve gelecekteki müzakere potansiyelinizi etkileyecektir.

Etkili Bir Şekilde Nasıl Hazırlanılır

İster bir kamyon ister beş kamyon işletiyor olun, hazırlık çok önemlidir. Denetime nasıl hazır hale geleceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Düzenli Bir Dosya Sistemi Oluşturun

Her uyum alanı, DQF'lerden bakım kayıtlarına kadar kolayca bulunabilir olmalıdır. Yalnızca dijital dosyalara güvenmeyin; düzenli kağıt yedeklerini tutun.

2. İç Denetimler Yapın

Proaktif olun. Dosyalarınızı her çeyrekte düzenli olarak gözden geçirin. Logları çapraz referanslayın, sevk sürelerini doğrulayın ve sürücü belgelerinin kontrol edildiğinden emin olun. Hata bulmak DOT'tan önce daha iyidir.

3. Sürücü Eğitimi

Sürücülerin HOS kurallarını veya denetim prosedürlerini bildiğini varsaymayın. Güvenlik protokollerini ve kayıt tutma sorumluluklarını içeren kapsamlı bir oryantasyon geliştirin.

4. Güvenilir Ortakları Seçin

Uyuşturucu test programınızın DOT düzenlemelerine uygun olduğundan emin olun. Açık, erişilebilir raporlar sunan bir ELD sağlayıcısıyla ortaklık kurun ve DOT denetimlerinin nüanslarına aşina bir sigorta acentesi seçin.

5. Her Şeyi Belgele

Eğer bir sürücü bir eğitim seansını tamamlarsa, bunu yazılı olarak ve imzalı bir şekilde alın. Yapılan herhangi bir bakımın ayrıntılı kayıtlarını tutun—her şey uyumluluğunuzu kanıtlamakla ilgili.

Son Düşünceler

Bu ilk DOT denetimi sadece geçmekten daha fazlasıdır; profesyonel nakliye hizmetlerine olan bağlılığınızı pekiştirmekle ilgilidir. FMCSA sizi yakalamak için orada değil; iş modelinizin zamana karşı dayanıp dayanmadığını görmek istiyorlar.

Kısayollara başvurursanız, denetim bunu ortaya çıkaracaktır. Kapsamlı olursanız, bu da görünecektir. Doğru hazırlıkla, uyumluluk bir baş ağrısından şirketinizin bel kemiğine dönüşür. Sonuçta, lojistik dünyasında mesele sadece kargo taşımak değil, aynı zamanda güvenliği, yasallığı ve işin uzun ömürlülüğünü korumaktır.

Sonuç olarak, bu denetim, sistemdeki sadece bir numara olmadığınızı, ancak ulaşım arenasında ciddi bir rakip olduğunuzu kanıtlamak için bir fırsattır.

Hazırlanırken, güvenilir ve organize lojistik hizmetlerinin önemini unutmayın. GetTransport.com, ister mobilya, ister araç taşıyor olun, ister ofis taşınmaları için lojistik hizmetleri yönetiyor olun, çeşitli kargo ihtiyaçları için uygun fiyatlı, küresel lojistik çözümleri sunarak öne çıkıyor. Bir sonraki ulaşım planlama oturumunuzda GetTransport.com'un sunduğu kolaylık ve tasarrufları benimseyin. Aracınızı bugün ayırtın! GetTransport.com.