Підготовка ваших DQ-файлів до аудиту: Обов'язкова умова для перевізників

Забезпечення готовності файлів кваліфікації водія (DQ) до аудиту має важливе значення для перевізників автопарків, оскільки дозволяє їм вирішувати регуляторні проблеми та уникати потенційних зобов'язань.

Важливість бути готовим до аудиту

Уникнення кваліфікаційних порушень

З послабленням обмежень після COVID-19 Федеральна адміністрація безпеки автоперевезень (FMCSA) значно збільшила кількість особистих перевірок. Кількість виїзних скринінгових перевірок зросла з майже 2 000 у 2020 році до понад 4 400 у 2024 році. Такий посилений контроль означає, що перевізники тепер стикаються з більш детальними оцінками, ніж раніше. Невиконання вимог може призвести до значних штрафів, що сягають $1 544 за день або до $15 445 за повторні порушення.

Перевізники повинні діяти на випередження; деякі порушення, виявлені під час перевірок, можуть спричинити негайні коригувальні дії. Згідно з останніми аналізами АМПУ, ось кілька поширених гострих порушень, на які слід звернути увагу:

Наймання водія з призупиненою ліцензією комерційного водія (CDL) або дискваліфікованого водія.
Дозвіл водієві з декількома посвідченнями CDL керувати комерційним транспортним засобом (CMV).
Дозвіл дискваліфікованому водієві керувати КТЗ.
Використання водіїв з позначкою "заборонено" в їхніх облікових записах транспортних засобів (MVR).
Використання фізично некваліфікованих водіїв.

Окрім гострих порушень, критичні порушення можуть вказувати на системні проблеми в комплаєнс-практиці компанії, що призводить до проблем з відповідальністю та зниження рейтингів безпеки. До найпоширеніших критичних порушень належать

Відсутні або неповні додатки драйверів.
Відсутність документації з історії показників безпеки від роботодавців, діяльність яких регулюється DOT, за останні три роки.
Неправильно ліцензовані водії; тобто неправильний клас або відсутні підтвердження.

Захисні практики для зменшення юридичних ризиків

У разі аварії юридична перевірка буде зосереджена на практиці найму та безпеки компанії. Найм водіїв з сумнівною історією або недотримання FMCSR може швидко поставити перевізника в невигідне становище в судовому процесі. Щоб зменшити ці ризики, перевізники повинні постійно надавати пріоритет найму кваліфікованих водіїв.

Дослідження Американського інституту транспортних досліджень щодо ядерних вироків підкреслює три вирішальні фактори для забезпечення безпеки перевізників:

Уникнення аварій має першорядне значення.
Дотримання та перевищення нормативних стандартів є життєво важливим.
Суворе дотримання політики компанії не підлягає обговоренню.

Марк Шедлер, старший редактор J. J. Keller, підкреслює, що перевізники не повинні залишати прогалин, якими можуть скористатися адвокати позивачів. Наявність команди експертів з комплаєнсу має вирішальне значення для того, щоб залишатися захищеним у всіх професійних починаннях.

Наслідки резонансних аварій можуть мати далекосяжні наслідки для компанії, знижуючи довіру та шкодячи репутації перевізника. Негативне висвітлення в ЗМІ може змусити потенційних клієнтів шукати інших перевізників, побоюючись відповідальності, що випливає з асоціації.

Створення безпомилкових DQ-файлів

Ефективною стратегією є використання контрольного списку або залучення стороннього експерта для упорядкування файлів DQ. Хороший контрольний список DQ в ідеалі повинен включати лише документи, що вимагаються FMCSA, уникаючи непотрібного безладу, який ускладнює аудит. Ось деякі з документів, які, хоч і є корисними, але повинні зберігатися окремо від офіційних файлів з питань комплаєнсу:

Кваліфікаційні контрольні списки.
Угоди, які засвідчують, що водії дотримуються правил експлуатації.
Звіти про час перебування на службі.
Записи про навчання для необов'язкових тренінгів.

Марк Шедлер проводить порівняння з рюкзаком, зазначаючи, що досвідчений турист завжди має при собі контрольний список для забезпечення безпеки; таким чином, перевізники повинні застосовувати той самий принцип до документації DQ.

Такі компанії, як J. J. Keller, пропонують вичерпні контрольні списки, що спрощують процес ведення DQ-файлів, які відповідають вимогам, і водночас зміцнюють правовий захист.

Ситуації, що призводять до ризиків невідповідності

Злиття та поглинання

У світі вантажоперевезень придбання файлів DQ компанії пов'язане з певними ризиками. Хоча FMCSA дозволяє приймати ці файли, є один нюанс: компанія-покупець може несвідомо успадкувати порушення, якщо не буде проведена всебічна перевірка цих файлів. Невиявлення проблем може призвести до серйозних юридичних і фінансових наслідків, особливо якщо некваліфікований водій спричинить аварію.

Перехід від нерегульованої роботи до водіння транспортних засобів CMV

Переведення працівників з посад, які не підпадають під дію правил DOT, на посади водіїв CMV часто призводить до ігнорування вимог щодо відповідності. Компаніям необхідно забезпечити відповідність вимогам DOT, щоб уникнути штрафів, які можуть виникнути під час судових розглядів.

Поновлені працівники та водії з перервами в роботі

Коли колишні водії повертаються до роботи після перерв, для підтвердження відповідності вимогам необхідні нові файли DQ з оновленою документацією. Перевізники повинні точно визначати статус водія, щоб підтримувати належні файли DQ.

Визнаючи ці потенційні пастки комплаєнсу та ретельно виконуючи контрольні списки, перевізники можуть убезпечити свою діяльність. Випередження цих стратегій готовності до аудиту не тільки виконує регуляторні вимоги, але й захищає від дорогих наслідків.

Заключні думки

Ведення файлів DQ, готових до аудиту, має вирішальне значення для уникнення штрафів і захисту вашого бізнесу. Впровадження систематичних і ретельних практик допомагає не лише забезпечити відповідність вимогам, але й сприяє створенню більш здорового операційного середовища. Хоча інсайти можуть запропонувати чудовий напрямок, ніщо не може зрівнятися з особистим досвідом у прийнятті обґрунтованих рішень. GetTransport.com дозволяє вам легко орієнтуватися у ваших потребах у вантажоперевезеннях, забезпечуючи найкращі можливі транспортні рішення за конкурентними цінами. Досягніть зручності та прозорості для всіх ваших логістичних потреб за допомогою GetTransport.com і завжди будьте готові задовольнити вимоги вашого бізнесу. Отримуйте найкращі пропозиції під час бронювання на сайті GetTransport.com.