C3 während COVID-19 – Anpassung eines militärischen Kommando-, Kontroll- und Kommunikationsrahmens für die Krisenreaktion in einem britischen überregionalen Intensivversorgungszentrum

Adopt a five-level, multi-domain C3 framework with a dedicated C3 lead, and establish a 60-minute daily briefing to translate intelligence into timely decisions and maintain a single, shared situational picture across wards, ICU, and support services.

Define Levels 0–4 as follows: Level 0 is Strategic governance; Level 1 is Operational coordination; Level 2 is Tactical unit synchronization; Level 3 is Clinical execution in ICU/HDU; Level 4 is Logistics and external liaison. Each level has a named lead who reports to the C3 lead and contributes to a consolidated dashboard updated hourly during surge. This structure lets bed capacity, staffing and equipment be adjusted quickly across five levels of operation.

Minimum intelligence requirement includes daily bed occupancy, ventilator status, oxygen supply, PPE stock, staff availability and self-isolation status. The analysis converts these data into orders within 60 minutes, with escalation triggers if occupancy exceeds 85% or PPE stocks fall below defined thresholds. canadian mutual-aid frameworks inform cross-site staffing exchanges, and the application of similar data-sharing protocols can shorten delays in inter-hospital transfers.

Where should this framework sit? It belongs at the junction of the hospital Emergency Operations Centre and Clinical Governance Forum, with formal links to regional health authorities. In practice, ward teams feed standardised handover data into the C3 dashboard, and self-isolation status for symptomatic staff triggers predefined staffing contingencies. Leadership at all levels must keep communication open and decisions aligned across the five levels.

The difference this approach makes shows up in patient flow and staff safety: the model is transformative because it integrates clinical judgment, logistics and communications in real time, reducing transfer delays and enabling earlier escalation to higher levels of care in todays care environment. The cycle includes ongoing analysis and post-incident reviews to turn data into concrete improvements across levels and supports leadership decisions in fluctuating demand.

King’s Critical Care Crisis Response: C3 Frameworks and Pre-COVID Foundations

Start with a daily C3 drill that links bedside practice to the incident command room, ensuring sufficient consumables and a rapid replacement plan. This approach keeps your team able to respond under demanding and challenging conditions.

In the context of pre-COVID foundations at King’s, care teams relied on a hybrid system mixing paper-based handovers with evolving digital dashboards that use pixels to show real-time events and escalation cues, particularly during surges, about resource allocation.

Example: a renal replacement surge required rapid escalation; facing a vast problem, the team reallocated staff and consumables, increasing renal support capacity by 30% within 12 hours, requiring cross-department coordination.

With a robust C3 context, you defend against miscommunication; in crisis, information becomes weapons and wrong data multiplies the problem, increasing the risk of death.

Future planning must create a right-sized, responsive system; ensure daily practice, keep some replacement stock checks, and balance paper and pixels for data capture, so your unit can meet future demand, facing demanding events with power redundancy. The same approach across units helps maintain consistency.

Map military C3 elements to King’s ICU workflows: aligning C2/C3 with clinical incident management

Adopt a central C2/C3 hub integrated with King’s ICU workflows, delivering a co-ordinated, multi-disciplinary response with a single source of truth for incident status and decisions.

Align C2 to ICU clinical incident management by defining command roles, escalation triggers, decision rights, and a lead clinician accountable for patient care decisions. Operate from a single, technology-enabled interface that presents surge alerts, bed-state, and staffing status to all teams, reducing delay and confusion.

Map C3 to control of information and communications: establish a central information spine that ingests data from EHR, bedside monitors, ventilators, and staffing systems, surfacing a common status view for clinical and logistical teams. Apply artificial, intelligence-enabled analysis to detect signs of deterioration, identify apparent bottlenecks, and guide supporting teams (cafs) to move resources where needed. This approach significantly improves response times and reduces miscommunication.

Install a central traffic tracker to coordinate patient movement, bed allocation, and equipment deployment. Use dashboard-driven alerts with clear traffic signals to indicate critical, watch, or clear states across units and corridors, enabling rapid reallocation during influx events.

Deterrence of miscommunication relies on standardized handoffs, jargon-free updates, and a shared mindset across ICU, cafs, and transport teams. Pre-defined C2/C3 playbooks and regular briefings ensure signals are interpreted consistently, while deviations are quickly identified and corrected by the hub.

Invest in ongoing training so staff can lead, conduct, and participate in crisis operations. Use simulations that stress influx scenarios, device failures, and multi-team coordination to strengthen integration and ensure devices, dashboards, and apps function as expected under pressure.

Track metrics across response times, resource utilization, and patient outcomes to inform strategy updates. Conduct rapid analysis to refine integration of C2/C3 with ICU workflows, ensuring the central hub remains strong and capable of supporting future crises while providing an auditable account of actions taken.

Define incident command roles, responsibilities, and escalation pathways for ICU crises

Assign an ICU Incident Commander to own crisis decision-making, and implement a five-tier escalation pathway with clearly assigned responsibility and fully described sops. Use a descriptive table linked in the portal to support clinicians across diverse centers, reducing exposure and ensuring security and flexibility throughout the response.

Five core roles drive coordination. The Incident Commander leads strategy, approves resource reallocation, and communicates escalation triggers; the Leitung operatives Geschäft manages patient flow, ICU occupancy, staffing, and interdepartmental handoffs; the Clinical Lead sets care pathways and triage criteria; the Logistikleitung secures equipment, PPE, medications, and personnel redeployments; the Communications Lead handles staff updates, external briefings, and portal messaging.

Escalation pathways link triggers to actions: Level 1 signals routine operations; Level 2 flags heightened monitoring; Level 3 activates surge containment with increased staffing and bed management; Level 4 reconfigures resources across units; Level 5 engages external partners and regional centers. Each level is described in sops and maps to decision criteria, with time-bound triggers and clear authority lines throughout the organization.

SOPs describe role handoffs, decision criteria, and safety steps; guidance is publicly accessible via the portal; assigned staff refer to the table for fast reference. The approach emphasizes descriptive guidance on risk assessment, infection control, and clinical escalation, ensuring compliance and security throughout operations.

Regular drills tested across diverse centers build familiarity; clinicians receive succinct briefings and encouragement to practice surge procedures. Drills validate the five core roles, test handoffs, and verify that data capture and exposure reduction mechanisms function as intended.

Continuous monitoring uses maps and dashboards to track patients, bed occupancy, staff availability, and supply levels; governance reviews occur weekly with the Incident Commander and Operations Lead to adjust guidance and sops based on evolving exposure risk and capacity.

Design data flows and real-time dashboards for situational awareness in critical care

Recommendation: Implement three linked real-time dashboards for clinical status, operations, and logistics, connected via a common platform and standard data format to enable rapid situational awareness across groups.

Data flows begin with clinical and operational producers: bedside monitors, ventilators, EHR, LIS, pharmacy, bed management, and supply systems. Each source publishes a defined set of signals; a format-agnostic connector normalizes to a standard model. A streaming layer (pub-sub or event bus) aggregates signals with regular latency and forwards them to the dashboards. A governance layer tags ownership and error handling. This three-layer flow supports faster response and easier cross-functional coordination during demand spikes. This design reduces intricacies facing staff during the busiest periods.

The dashboards center on three areas: clinical status, operations, and logistics. The clinical dashboard tracks patient-level metrics (vital signs, ventilator settings, labs, medications) with drill-down by groups of care teams. The operational dashboard shows bed occupancy, staff coverage, turnover times, surge capacity, and escalation paths. The logistics dashboard monitors PPE stock, oxygen supply, drug availability, and equipment downtime. Color-coded statuses and threshold-based alerts drive decisive actions, with alert routing to responsible groups and allied teams. This Plattform supports rapid triage decisions and maintains uniform data presentation during shifts with high demand.

Instill a culture of disciplined data use: assign three roles per site (data steward, clinical lead, operations lead) with clear responsibilities. Regular briefings and after-action reviews feed back into the design, enabling greater adapt. The approach engages allied organizations and aligns with the UK tertiary centre context. Betonung on standardization makes training easier and accelerates adoption across groups.

Implementation plan targets rapid progression: 1) define data contracts by Juni, 2) select a platform with secure authentication and role-based access, 3) build connectors and a three-dashboard prototype, 4) run simulated drills, 5) scale to busiest wards and critical care units. The format should support offline continuity for connectivity disruptions and allow decoupling of data producers from dashboards. Metrics to track include data latency, dashboard uptime, alerting precision, user engagement, and action latency from alert to decision-to-action. A regular cadence of reviews ensures the system remains fit for purpose during evolving crisis conditions.

Plan resource surge: staffing models, bed capacity, equipment, and supply chain integration

Adopt a 72-hour surge blueprint: activate a two-tier staffing model, expand bed capacity by staged increments, and lock in supply chains with pre-approved vendors to ensure uninterrupted access to key equipment.

• Staffing models
  • Im ersten Schritt wird ein diensthabender Einsatzleiter bestimmt, der die Personalbereitstellung koordiniert und den laufenden Erfahrungsaustausch zwischen den Gruppen aufrechterhält. Intensivpflegekräfte gewährleisten eine 1:1-Betreuung für beatmete Patienten und 1:2 für andere, wobei eine Reserve von geschultem Personal bereitsteht, um Lücken zu füllen.
  • Erstellen Sie eine dynamische Rotation, um Übermüdung zu begrenzen: 8-12-Stunden-Schichten mit sicheren Ruhezeiten; ziehen Sie geschultes Personal aus angrenzenden Diensten hinzu, um Spitzen abzudecken und gleichzeitig die Sicherheit und den Schutz der Patienten zu gewährleisten.
  • Erstellung eines Plans für einen Ostflügel und öffentliche Bereiche zur Steuerung der Exposition: dedizierte An- und Ablegebereiche, separate Eingangspunkte und deutliche Schutzmaßnahmen für sensible Informationen und Patienten.
  • Koordination zwischen Kommando, Pflege und Betrieb: ein rotierendes Dienstplansystem mit laufenden Aktualisierungen, das den Mitarbeitern an vorderster Front und der Leitung in den Hubs angezeigt wird.
  • Das Anbieten einer prägnanten Anleitung und Onboarding-Ressourcen hilft neuen Benutzern. Beabsichtigt, Entscheidungen auf die aktuellen Bedürfnisse abzustimmen, mit erfahrungsbasierten Anpassungen für verschiedene Patientengruppen.
  • Schwerpunkt auf Infektionsschutz und Sicherheit: Gewährleistung einer raschen Eskalation bei steigendem Sterberisiko und Aufrechterhaltung des Mitarbeiterwohls durch überwachte Arbeitsbelastung und Unterstützung.
  • Um die Bedeutung der Urheberschaft bei der Implementierung zu erkennen, weisen Sie klare Verantwortlichkeiten für Schichten, Kompetenzen und Eskalationswege zu, um Verzögerungen zu reduzieren.
• Bettenkapazität
  • Das anfängliche Ziel ist es, die Intensivkapazität innerhalb von 48 Stunden um 20–30 % zu erhöhen, indem Intermediate-Care-Stationen, Aufwachräume im OP und andere geeignete Bereiche umfunktioniert werden, wobei die Infektionskontrolle und die Patientensicherheit gewahrt bleiben. Ziel ist es, die lebensrettende Kapazität zu maximieren, ohne die Sicherheit des Personals zu beeinträchtigen.
  • Bestimmen Sie Nierenzonen für CRRT und Dialyse, um Kreuzinfektionen zu verhindern; verfolgen Sie Patientenbedürfnisse, damit Pflegeteams die Ressourcenzuweisung ohne Verzögerung anpassen können.
  • Implementieren Sie Auslöser für die Entlassung und Transferprotokolle, um die Bettenrotation effizient zu gestalten und Engpässe zu reduzieren; koordinieren Sie sich mit Sozialarbeitern und Partnern im öffentlichen Gesundheitswesen, um bei Bedarf beschleunigte Umzüge zu ermöglichen.
  • Eine klare Zielvorgabe für die Bettenbelegung: Priorisierung des höchsten Risikos und des höchsten potenziellen Nutzens; Aufrechterhaltung begrenzter, aber effektiver Überlastungsstationen mit angemessenen Überwachungs- und Sicherheitskontrollen.
  • Anzeige des Bettenstatus in allen Hubs und Kommandozentralen; Verwendung von Lichtern und Farbcodes zur sofortigen Signalisierung von Belegung, Bereitschaft und Patientenrisiko.
• Geräte- und Materialverwaltung
  • Führen Sie eine fortlaufende Bestandsaufnahme von Beatmungsgeräten, Monitoren, Infusionspumpen, PSA und kritischen Medikamenten durch, um mindestens 72 Stunden Bedarf bei einem Anstieg zu decken, zuzüglich eines 50%-igen Notfallpuffers, sofern dies ohne Beeinträchtigung anderer Dienstleistungen möglich ist.
  • Nierengeräte (CRRT-Geräte) und Verbrauchsmaterialien für Dialysepatienten zuweisen; sich mit regionalen Netzwerkzentren abstimmen, um Geräte bei Bedarf schnell umzuverteilen.
  • Führen Sie tägliche Kontrollen auf kritischen Geräten durch; implementieren Sie einen Prozess zur schnellen Fehleranzeige, damit Mitarbeiter Probleme melden können und die Urheberschaft von Korrekturen klar bleibt.
  • Beschränken Sie die Exposition, indem Sie risikoreiche Artikel in Bereichen mit kontrolliertem Zugang lagern und sicherstellen, dass nur geschulte Benutzer sie handhaben; implementieren Sie eine sichere Handhabung und detaillierte Protokolle, um die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit zu verbessern.
  • Bereiten Sie alternative Lieferwege und mehrere Anbieteroptionen vor; führen Sie einen fortlaufenden Leitfaden mit Kontaktpunkten und Liefervereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs), um Verzögerungen zu reduzieren.
• Lieferkettenintegration
  • Ein Netzwerk von Lieferanten mit vorab ausgehandelten Konditionen aufbauen; die Bestellung zentralisieren, um Doppelarbeit zu vermeiden und die Wiederbeschaffung zu beschleunigen.
  • Beschaffungsentscheidungen mit klinischen Bedürfnissen über verschiedene Gruppen hinweg verknüpfen; ein fortlaufendes Prognosemodell erstellen, das alle 6 Stunden basierend auf Belegung und Fallzahlen aktualisiert wird.
  • Regionale Knotenpunkte einrichten, um Lagerbestände zwischen Einrichtungen auszugleichen und Engpässe zu vermeiden; sich mit den Gesundheitsbehörden abstimmen, um Infektionswellen vorherzusehen und Bestellungen anzupassen.
  • Verfolgen Sie das Expositionsrisiko für sensible Artikel und rotieren Sie die Bestände, um Engpässe zu vermeiden; zeigen Sie Dashboards für Führungskräfte, Pflegepersonal und Store-Teams an, damit diese schnell handeln können.
  • Klären Sie die Urheberschaft und das Eigentum für jede Versorgungskategorie; benennen Sie verantwortliche Führungskräfte in der Kommandostruktur, um kohärente und zeitnahe Antworten zu gewährleisten.

Etablierung einer institutionsübergreifenden Kommunikation: mit NHS-Regionen, Rettungsdiensten und regionalen Behörden

Schaffen Sie eine gemeinsame, institutionsübergreifende Kommunikationszelle, die in regionalen NHS-Zentren, Rettungsdiensten und regionalen Behörden verankert ist, mit einer einzigen Anlaufstelle für Eskalation und Updates. Weisen Sie einem engagierten Kommunikationsverantwortlichen die Zuständigkeit zu, der von regionalen Verbindungsbeamten unterstützt wird, und legen Sie ein vorhersehbares Verhältnis von Personal zu Versorgungsstandorten fest, um einen konsistenten Informationsfluss zu gewährleisten. Die Zelle wird über bereichsübergreifende Kanäle operieren, um Verzögerungen zu verkürzen und Fehlinformationen zu unterbinden, die die Reaktion beeinträchtigen könnten. Nutzen Sie weltweite Erkenntnisse und stellen Sie sicher, dass die Praktiken des Informationsaustauschs die geltenden Datenschutzbestimmungen zum Schutz der Privatsphäre der Patienten respektieren. Ziel ist eine schnelle, genaue und sichere Rückmeldung von Räumen und Kontrollräumen an alle Partner.

Etablierung sicherer, technologiegestützter Kanäle: ein gemeinsames Dashboard für Vorfallinformationen, ein sicherer Messenger für Echtzeit-Updates und eine Konferenzschaltung für domänenübergreifende Briefings. Diese Tools müssen für autorisierte NHS-Regionen, Rettungsdienste und regionale Behörden zugänglich sein. Die Plattform sollte asynchrone Updates und Echtzeitwarnungen mit einem Audit-Trail für Compliance und After-Action-Reviews unterstützen. Bereitstellung einer neutralen, ständig aktualisierten Ansicht des Ressourcenstatus, der Risikostufen und der betrieblichen Einschränkungen zur Unterstützung fundierter Entscheidungen.

Definieren Sie Rollen und Abläufe: Ernennen Sie einen regionalen Kommunikationsverantwortlichen, einen Ansprechpartner für den Rettungsdienst, einen Vertreter der regionalen Gesundheitsbehörde und einen Leiter des klinischen Betriebs; ordnen Sie ihre Verantwortlichkeiten mit einer einfachen RACI-Matrix zu, um Überschneidungen zu vermeiden. Nutzen Sie kurze, strukturierte Übergaben und ein 15-minütiges tägliches Stand-up-Meeting in jeder Region, um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten, sowie ein 60-minütiges Debriefing nach größeren Ereignissen. Führen Sie Besprechungen in dafür vorgesehenen Räumen durch, die mit zuverlässiger Beleuchtung und Notstromversorgung ausgestattet sind, um ununterbrochene Briefings zu gewährleisten und die Belegschaft zu schützen.

Information Governance: Etablieren Sie Richtlinien für den Datenaustausch, Einverständniserklärungen, Datenschutzvorkehrungen und die durch Richtlinien auferlegten Beschränkungen. Das Protokoll sollte den schnellen, sicheren Informationsaustausch zur Unterstützung der Patientenversorgung unter Wahrung der Gesetzeskonformität betonen. Sanktionieren Sie Verstöße und legen Sie klare Konsequenzen fest; stellen Sie sicher, dass Daten zur Verbesserung der Versorgung und Koordination verwendet werden, und nicht zur Eskalation von Streitigkeiten oder kriminalitätsbezogenen Gerüchten.

Kadenz und Ziele: Definieren Sie Reaktionszeiten, Eskalationsziele und gemeinsame Risikobewertungen; verfolgen Sie Kennzahlen wie die Zeit bis zur Benachrichtigung und die Zeit bis zum Einsatz von Ressourcen, um die Leistung zu überwachen. Fördern Sie kalkulierte Risikobereitschaft innerhalb von Leitplanken und stellen Sie sicher, dass das Management bei veränderter Lage die Ressourcen schnell umverteilen kann. Die Informationsansicht sollte kontinuierlich aktualisiert werden, damit die Teams die Auswirkungen ihrer Maßnahmen in Echtzeit sehen und sich auf das Ziel sicherer Patiententransfers abstimmen können.

Training und Übungen: PfP-Übungsplanungen einbetten, um die institutionsübergreifende Kommunikation und Reaktion zu testen; weltweit gewonnene Erkenntnisse einbeziehen, um Verfahren zu verfeinern. Vierteljährliche Planspielsimulationen und jährliche Volldurchgangsübungen ansetzen, an denen NHS-Regionen, Rettungsdienste und regionale Behörden beteiligt sind. Nach jeder Übung eine kurze Nachbesprechung mit den wichtigsten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten veröffentlichen, um den nächsten Durchgang zu verbessern.

Erwartete Vorteile: schnellere Entscheidungen, klarere Verantwortlichkeit, sichererer Patientenfluss und reduzierte Verzögerungen bei kritischen Verlegungen. Der institutionsübergreifende Ansatz trägt dazu bei, dass die Belegschaft geschützt und konzentriert bleibt; er baut die richtigen Partnerschaften auf und reduziert das Risiko von Fehlkommunikation. Durch die Aufrechterhaltung einer gemeinsamen Informationsbasis können Teams zusammenarbeiten, wobei Räume für effektive Besprechungen ausgestattet sind und die Beleuchtung die Diskussionen ruhig und zielgerichtet hält.