Frachtvertrags-Compliance-Systeme für ein besseres Ausgabenmanagement

Frachtkostenmanagement ist eines der wichtigsten Themen für Logistikmanager, die maximale betriebliche Effektivität wünschen und Wettbewerbsvorteile erhalten möchten. Frachtausgabenmanagement ist nicht nur die Vergabe von niedrigen Tarifen; Frachtkostenoptimierung, Frachtkostenkontrolle und effiziente Frachtkostenprognose sind eine strategische Anstrengung. Eines der effektivsten Werkzeuge dafür ist ein Frachtvertrags-Compliance-System, wodurch Verträge konsequent durchgesetzt werden, sodass ein besseres Frachtbudgetmanagement und bessere Kostenaushandlungsergebnisse erzielt werden.
In diesem Artikel, in diesem Abschnitt, werden wir erklären, wie Frachtvertrags-Compliance-Systeme Ihr Frachtkostenmanagement transformieren, Kosten sparen und Prognosen und Budgetierung effektiv gestalten können.

Was ist ein System zur Einhaltung von Frachtverträgen?

Ein System zur Einhaltung von Frachtverträgen ist eine elektronische oder Softwareanwendung, die die automatisierte und erzwungene Einhaltung von Frachtverträgen zwischen Spediteuren und Verladern erleichtert. Es stellt sicher, dass jede Sendung gemäß den vereinbarten Bedingungen fakturiert und bearbeitet wird, wodurch Fehler, Überfakturierung und unbefugte Gebühren vermieden werden.

Mit solch einem System können Unternehmen Vertragsbedingungen systematisch anwenden, Rechnungen prüfen und das Frachtausgabenbudget im Vergleich zur Prognose verfolgen.

Warum die Einhaltung von Frachtverträgen für das Ausgabenmanagement wichtig ist

Frachtkosten machen in der Regel einen hohen Prozentsatz der Ausgaben einer Firma in der Lieferkette aus. Wenn Unternehmen die Compliance Richtlinien nicht einhalten, besteht die Gefahr, dass sie vertraglich zu viel bezahlen oder den Überblick darüber verlieren, wo und wie Frachtbudgets ausgegeben werden.

Die wichtigsten Vorteile der Einhaltung von Frachtverträgen im Ausgabenmanagement sind:

• Genaue Kontrolle der Frachtkosten: Bietet präzise Rechnungsabstimmungen mit Vertragsbedingungen, um kostspielige Diskrepanzen zu vermeiden.
• Verbesserte Prognose der Frachtkosten: Bietet zeitnahe Informationen über Frachtausgabenmuster und ermöglicht so eine effektive Budgetierung.
• Verbesserte Frachtbudgetkontrolle: Sicherstellung der Einhaltung von Budgets durch Erkennung von Abweichungen, bevor diese auftreten.
• Verbesserte Frachtkostenverhandlung: Analytics-gesteuerte Analysen ermöglichen es Carriern, besser zu verhandeln.
• Reduzierter administrativer Aufwand: Repliziert manuelle Frachtprüfungs- und Zahlungsprozesse für verbesserte betriebliche Effizienz.

Hauptmerkmale erfolgreicher Frachtvertragsmanagementsysteme

Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl oder Implementierung einer Lösung zur Einhaltung von Frachtverträgen auf Funktionen, die ein effektives Ausgabenmanagement auf höchstem Niveau bieten:

1. Vertragsarchiv und Versionskontrolle

• Ein Repository zur Speicherung aller Frachtvereinbarungen.
• Versionskontrolle zur Verwaltung von Änderungen und Erneuerungen.
• Einfacher Zugriff für Stakeholder zur Ansicht der Bedingungen.

2. Automatisierte Frachtrechnungsprüfung

• Vergleicht Speditionsrechnungen mit Vertragsbedingungen und Tarifen.
• Erkennt Unstimmigkeiten wie unbefugte Sätze, Nebenkosten oder Zuschläge.
• Bearbeitet verschiedene Frachtarten – LTL, FTL, Paket, Seefracht, Luftfracht.

3. Echtzeit-Ausgabenanalyse und Berichterstattung

• Verfolgt Frachtausgaben nach Spediteur, Modus, Strecke und Vertrag.
• Dashboards für Budgetabweichungen und Prognosegenauigkeit.
• Anpassbare Berichte für das Logistik- und Finanzteam.

4. Tools für das Frachtbudgetmanagement

• Integration von Systemen für die Unternehmensbudgetierung.
• Budgetüberschreitungsalarm.
• Szenarioplanungsfunktion für Was-wäre-wenn-Frachtkostenprognosen.

5. Überwachung der Carrier-Performance

• Stellt die Einhaltung der Vertragsbedingungen und Service Levels durch den Carrier sicher.
• Synchronisiert Leistungskennzahlen mit End-to-End-Ausgabendaten.

Wie man die Einhaltung von Frachtverträgen für ein optimales Ausgabenmanagement durchführt

Die Ausführung eines Compliance-Systems in Ihrem Frachtmanagementprozess erfordert sorgfältige Überlegung:

1: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Frachtverträge und Ausgaben

• Alle ausstehenden Verträge sammeln und scannen.
• Überprüfen Sie frühere Frachtrechnungen auf Einhaltungsunterschiede.
• Kostenleckagen und -chancen identifizieren.

2: Definieren Sie Compliance-Regeln und KPIs

• Richten Sie konforme Regeln für Frachtkosten und Nebenkosten ein.
• Lege wichtige Leistungsindikatoren für Kostenkontrolle und Prognosegenauigkeit fest.

3: Installieren Sie ein System zur Überwachung der Einhaltung von Frachtverträgen

• Wählen Sie eine Lösung, die für Ihre Unternehmensgröße und Frachtkomplexität geeignet ist.
• Integration in Transportmanagement-Systeme (TMS) und Buchhaltungssoftware.
• Schulen Sie Mitarbeiter in der Systemnutzung und den Auswirkungen der Compliance.

4: Überwachen, Berichten und Verbessern

• Nutzen Sie Systemeinblicke, um Ausgaben im Vergleich zum Budget zu überwachen.
• Frachtverträge oder Speditionskombinationen auf der Grundlage von leistungsbezogenen Fakten aushandeln.
• Verfeinern Sie weiterhin die Verhandlungsansätze für Frachtkosten mit zertifizierten Daten.

Wie die Einhaltung von Frachtverträgen die Verhandlung von Frachtkosten ermöglicht

Frachtkostenverhandlungen können ohne Transparenz über die Frachtausgaben und die Leistung der Spediteure entmutigend sein. Ein Compliance-System bietet:

• Historische Ausgabendaten: Zeigt die tatsächlichen Kosten nach Fahrspur, Modus und Spediteur an.
• Compliance-Leistung: Identifiziert Spediteure mit wiederkehrenden Überlasten oder verpassten Serviceverpflichtungen.
• Budgetangleichung: Zeigt, wie sich Frachtraten-Angebote auf das aggregierte Frachtbudget auswirken.
  Mit dem Zugriff auf diese Informationen haben Manager eine bessere Ausgangsposition, um verbesserte Bedingungen auszuhandeln, wie z. B. Mengenrabatte, Zinsobergrenzen oder verbesserte Servicegarantien.

Frachtkostenbudgetierung und -prognose mit Compliance-Systemen

Ist notwendig, um die Kontrolle über die Logistikbudgets zu behalten. Frachtvertrags-Compliance-Systeme helfen durch:

• Bereitstellung von Trendanalysen auf Basis tatsächlicher Ausgabeninformationen.
• Bestimmung saisonaler oder marktbedingter Kostenschwankungen.
• Szenariomodellierung erleichtern, um die Auswirkungen von Kursschwankungen oder Volumenausschlägen vorherzusagen.
  Dies ermöglicht es Unternehmen, realistische Frachtbudgets festzulegen, Überraschungen zu vermeiden und die Ressourcennutzung zu optimieren.

Fallbeispiel: Wie GetTransport das Freight Spend Management verbessert

Während es viele Tools zur Einhaltung von Frachtverträgen gibt, gibt es einige wie GetTransport End-to-End-Angebote anbieten, die neben Transportmanagement und Spesenanalyse auch die Einhaltung von Verträgen umfassen.

Die Vorteile integrierter Plattformen sind:

• Autocompliance-Monitoring für mühelose Frachtkostenkontrolle.
• Verbesserte Frachtkostenplanung auf der Grundlage von Datenanalysen.
• Verbessertes Freight Budget Management durch Verknüpfung von Budgets, Rechnungen und Verträgen.
• Verbesserte Transparenz der Lieferkette für alle Beteiligten.
  Erhöhte Effizienz bei den Frachtausgaben sowie Kosteneinsparungen sind durch die Anwendung von Total Compliance Solutions erreichbar.

Erfolgreiches Frachtkostenmanagement bedeutet, die Kosten zu kontrollieren, die Nachfrage richtig vorhersagen zu können und die Vertragstreue zu erreichen. Lösungen für die Einhaltung von Frachtverträgen sind ein wichtiges Instrument, mit dem dies durch die Automatisierung der Vertragseinhaltung, die Rechnungsprüfung und die Bereitstellung von verwertbaren Erkenntnissen erreicht werden kann.

Für die Frachtkostenkontrolle und Kosteneinsparungen ist es eine strategische Investition, sich ein fortschrittliches System zur Einhaltung von Frachtverträgen zu sichern. Durch die Implementierung solcher Systeme in die gesamten Frachtmanagementverfahren sind Unternehmen gut in der Lage, Abläufe zu optimieren, Raten auszuhandeln und Frachtbudgets streng zu kontrollieren.

FAQ

F: Was ist der Unterschied zwischen der Einhaltung von Frachtverträgen und dem Frachtvertragsmanagement?

A: Frachtvertragsmanagement bezieht sich auf die Erstellung und Pflege von Verträgen, während Compliance sich darauf bezieht, sicherzustellen, dass die Bedingungen bei der Lieferung eingehalten werden, insbesondere in Bezug auf Rechnungsstellung und Service Levels.

F: Sind Frachtvertrags-Compliance-Systeme in bestehende TMS-Software integriert?

A: Ja, die meisten Compliance-Systeme sind so konzipiert, dass sie vollständig in Transportmanagementsysteme integriert werden können, um eine vollständige Transparenz der Frachtkosten zu gewährleisten.

F: Wie hilft die Einhaltung von Frachtverträgen bei der Budgetierung?

A: Durch die Überprüfung aller Frachtkosten anhand der Vertragsbedingungen und die Bereitstellung tatsächlicher Kostenbeträge ermöglichen Compliance-Systeme den Transportteams eine bessere Kontrolle und Überwachung der Budgets.

F: Können Frachtkosten ohne ein Compliance-System vorab geschätzt werden?

A: Ja, wenn auch weniger genau, ohne die Gesamtheit der verifizierten Daten, die Compliance-Systeme bereitstellen, und mit größeren Risiken von Budgetüberschreitungen.