Freight Contract Compliance Systems for Better Spend Management

貨物輸送コスト管理は、ロジスティクスマネージャーにとって、オペレーション効率を最大限に高め、競争優位性を維持するために最も重要なトピックの1つです。貨物輸送費の支出管理は、単純な低料金の適用ではありません。貨物輸送コストの最適化、貨物輸送コストの管理、効率的な貨物輸送コストの予測は、戦略的な取り組みです。これを実現するための最も効果的なツールの1つは、 貨物契約コンプライアンスシステムは、運賃予算管理とコスト交渉の結果がより良くなるように、契約を厳格に履行します。
この記事のこのセクションでは、貨物契約コンプライアンスシステムがどのように貨物支出管理を変革し、コストを削減し、効果的な予測と予算編成を可能にするかについて説明します。

貨物契約コンプライアンスシステムとは何ですか？

貨物契約コンプライアンスシステムとは、運送業者と荷送人との間の貨物契約の自動化された遵守を促進・実施する電子またはソフトウェアアプリケーションです。これにより、すべての貨物が指定された契約条件に従って請求および処理され、エラー、過剰請求、および不正な料金が回避されることが保証されます。

このようなシステムがあれば、企業は契約条件を体系的に適用し、請求書を監査し、貨物支出予算を予測と照らし合わせて追跡できます。

貨物契約コンプライアンスが支出管理にとって重要な理由

通常、運送費は企業のサプライチェーン費用の中で高い割合を占めます。コンプライアンスを遵守しない場合、企業は契約により過払いになるリスクや、運送予算がどこでどのように使われているかを把握できなくなるリスクがあります。

購買管理における貨物契約遵守の主な利点は次のとおりです。

• 正確な貨物コスト管理： コストのかかる食い違いを避けるため、契約条件に沿った正確な請求書の整合性を提供します。
• 改善された貨物コスト予測： 貨物支出パターンに関するタイムリーな情報を提供し、効果的な予算編成を可能にします。
• 貨物予算管理の改善: 発生前の逸脱検出によって、予算内での支出を保証します。
• 改善された貨物費交渉: 分析主導の分析により、キャリアはより良い交渉ができるようになります。
• 管理業務の負荷軽減： 業務効率改善のため、手作業による運賃監査および支払いプロセスを再現します。

成功する貨物契約管理システムの主な機能

貨物契約コンプライアンスソリューションを選択または実装する際は、最高レベルで支出管理の有効性を提供する機能に焦点を当ててください。

1. 契約書リポジトリとバージョン管理

• すべての運送契約を保存するための1つのリポジトリ。
• 変更と更新を管理するためのバージョン管理。
• ステークホルダーが規約を簡単に閲覧できます。

2. 貨物請求書の自動監査

• キャリアの請求書を契約条件および料金と比較します。
• 不正な料金、付帯料金、または追加料金などの不一致を検出します。
• LTL、FTL、小口貨物、海上輸送、航空輸送など、さまざまな貨物輸送モードに対応。

3. リアルタイムの支出分析とレポート

• 輸送業者、輸送形態、レーン、契約ごとの貨物輸送費を追跡します。
• 予算差異と予測精度ダッシュボード。
• ロジスティクスおよび財務チームのカスタマイズ可能なレポート。

4. 貨物予算管理ツール

• 企業予算編成システムの統合。
• 予算超過アラート。
• 仮説の貨物コスト予測のためのシナリオ計画機能。

5. キャリアパフォーマンスモニタリング

• 契約条件とサービスレベルに対するキャリアの遵守を保証します。
• エンドツーエンドの支出データとパフォーマンス指標を同期させます。

最適な支出管理のための貨物契約コンプライアンスの実行方法

貨物管理プロセスでコンプライアンスシステムを実行するには、慎重な検討が必要です。

1：現在の貨物契約と支出を監査する

• 未払いの契約をすべて回収してスキャンします。
• 過去の貨物請求書をチェックして、コンプライアンスの不一致がないか確認してください。
• コストの漏れと機会を特定する。

2：コンプライアンスルールとKPIを定義する

• 貨物料金および付帯費用に関する法令遵守規則を確立する。
• コスト管理と予測精度の重要な業績評価指標を確立する。

3：貨物契約コンプライアンスシステムのインストール

• 貴社の規模と貨物輸送の複雑さに合ったソリューションをお選びください。
• 輸送管理システム（TMS）および会計ソフトウェアに統合します。
• システム利用とコンプライアンスへの影響について従業員を研修します。

4：監視、報告、改善

• システムのインサイトを使用して、支出と予算を比較して監視します。
• パフォーマンスに基づいた事実に基づいて、貨物契約または輸送業者の組み合わせを交渉します。
• 認定されたデータを使用して、貨物コストの交渉アプローチを引き続き洗練してください。

貨物契約コンプライアンスは、貨物コスト交渉をどのように可能にするか

貨物輸送費の交渉は、貨物運賃の可視性と運送業者の実績がなければ困難です。コンプライアンスシステムは以下を提供します。

• 過去の支出データ: レーン、モード、およびキャリア別の実際のコストを表示します。
• コンプライアンスのパフォーマンス: 繰り返し発生する過剰請求やサービス義務違反のあるキャリアを特定します。
• 予算の調整: レートの見積もりが、総貨物予算にどのように影響するかを示します。
  この情報が手元にあれば、マネージャーは、数量割引、料金上限設定、または改善されたサービス保証など、改善された条件を交渉する上で有利な立場に立つことができます。

コンプライアンスシステムを用いた貨物費用の予算編成と予測

物流予算の管理を維持するためには必要です。貨物契約遵守システムは、以下によって支援します。

• 実際の支出情報に基づいた傾向分析を提供します。
• 季節要因または市場要因によるコスト変動の特定。
• 金利変動や取引量の変動の影響を予測するために、シナリオモデリングを容易にします。
  これにより、企業は実用的な貨物予算を設定し、予期せぬ事態を回避し、リソースの利用を最適化できます。

事例紹介：GetTransport が貨物輸送費の管理をどのように強化するか

多くの貨物契約コンプライアンスツールが存在しますが、中には GetTransport 輸送管理や支出分析に加え、契約遵守を含むエンドツーエンドのサービスを提供します。

統合プラットフォームの利点は次のとおりです。

• 手間のかからない貨物コスト管理のための自動コンプライアンス監視。
• データ分析に基づく、改善された運送料金計画。
• 予算、請求書、契約書の連携による、貨物予算管理の改善。
• サプライチェーンの可視性をすべての関係者に向上。
  トータルコンプライアンスソリューションを適用することで、貨物支出効率の向上とコスト削減が実現可能です。

貨物支出管理で成功するためには、コストを管理し、需要を正確に予測し、契約遵守を達成する必要があります。貨物契約遵守ソリューションは、契約遵守の自動化、請求書の監査、および実用的な洞察を提供することで、これらを実現できる不可欠なツールです。

貨物輸送費の管理とコスト削減のために、高度な貨物契約コンプライアンスシステムを確保することは戦略的な投資です。このようなシステムを総合的な貨物管理手順に導入することで、企業は業務を最適化し、料金を交渉し、貨物予算を厳密に管理することができます。

よくあるご質問

Q：貨物契約コンプライアンスと貨物契約管理の違いは何ですか？

A：貨物契約管理とは契約書の作成と維持を指し、コンプライアンスとは、特に請求書発行やサービスレベルに関して、配送時に契約条件が遵守されていることを確認することを指します。

Q: 貨物契約コンプライアンスシステムは、既存のTMSソフトウェアと統合されていますか？

A: はい、ほとんどのコンプライアンスシステムは、貨物費用の完全な可視性を提供するために、輸送管理システムと完全に統合されるように設計されています。

Q: 貨物契約のコンプライアンスは、予算編成にどのように役立ちますか？

A: 契約条件に対してすべての貨物費用を検証し、実際の費用額を提供することにより、コンプライアンスシステムは輸送チームが予算をより適切に管理および監視できるようにします。

Q: コンプライアンスシステムなしで、運送料金を事前に見積もることはできますか？

A: はい、ただし、コンプライアンスシステムが提供する検証済みデータの全体がないため、正確さは劣り、予算超過のリスクも高まります。