Walmart SQEP Checklist – The Complete Supplier Quality Program Guide

Begin with a concrete action: map Walmart’s SQEP requirements to your SOPs and complete the first gap analysis by the deadline date, then publish a full corrective action plan within 30 days. Assign a primary owner and set clear milestones tied to measurable results, so accountability is built into day-to-day operations.

Create bağlantılama between supplier quality data, procurement records, and transit schedules. A single view lets you spot root causes early, link shipments to QC results, and reduce rework when equipment matters.

encourages a margins-focused mindset: standardize defect reporting, track returns, and quantify amounts of nonconformances that geldi from root causes to protect margins and identify opportunities for improvement. Avoid unstable supplier ties by diversifying sources and setting performance thresholds.

Monitor trends in defect types, and track transit times and date of last audit to demonstrate progress. Collect million-level spend data and correlate with supplier corrective actions to reduce risk.

Review Walmart SQEP baseline and look at practices used by amazon to cross-check gaps. Translate insights into concrete items the supplier can implement next quarter, making it easier to manage difficult compliance steps.

First steps for your team: define a primary owner, publish a simple, linked checklist, and maintain a full record of actions. Schedule monthly reviews to maintain momentum and ensure readiness for Walmart audits.

Audit Information

Verify asns against the PO line items at receipt and attach the verification to the shipment record; this ensures the same data travels from receiving to Walmart SQEP and provides a traceable audit trail.

In the audit package, include photos of labels, printouts from apps, and digital records; ensure labels are GS1-compliant, legible, and protected from tampering.

Track cross-docking events and verify that asns match carrier manifests, quantities, and lot numbers; flag any improper packaging or receiving deviations for immediate CAPA.

Audit purchasing patterns to identify down inventory or overages; perform root-cause analysis on exceptions. This program requires immediate CAPA on any abnormal purchase patterns.

Globally, ensure coverage across distributors, amazon, kmart, and other partners; standardize data feeds to Walmart SQEP, and verify packaging and labeling compliance across all regions.

Provide print-ready reports and dashboards; require suppliers to upload data from apps, including asns status, packaging details, and carton labels; maintain a protected archive with date stamps and auditable access.

Prepare Pre-Audit Documentation: Quality Manuals, Process Flows, and Certifications

Assemble a complete pre-audit packet immediately: quality manuals, process flows, and certifications, plus recent internal audit findings and corrective actions. Include documentation for recent shipments to demonstrate traceability and responsiveness to buyers and customers. Use a clear, scalable file structure with versioned PDFs and walkthroughs so reviewers can move through them quickly without searching. Add a cover letter that aligns with Walmart SQEP expectations and reflects strategic quality controls.

Quality manuals define scope, responsibilities, controls, and measurement methods; process flows map end-to-end steps from inbound materials to outbound shipments, highlighting separation of duties and critical control points. Add predictive indicators–cycle times, defect rates, containment times–across various periods to forecast risk. Link each control to a barcode or digital token to support digitization; ensure the control itself remains traceable as it moves across teams or onto new owners. Position the documentation for easy follow by buyers and read by customers, and optimize the reviewer path. Minimize moving time between steps to keep reviewers efficient.

Certifications must be current and cover the relevant product categories, quality systems, and supplier qualifications. Attach certificates with readable dates, scope, issuing bodies, and surveillance history. Keep evidence sized for quick scanning; position equivalents for easy cross-reference; provide an offline copy for quick access when digitization faces gaps. Use barcodes to attach each certificate to its corresponding record and ensure a concise digital workflow readers can follow from the quality manual through process logs to supplier audits; dont rely on guesswork; if isnt aligned with a standard, lack of data slows reviews and may hinder shipments. If you operate greenhouse facilities or controlled environments, include facility-specific compliance docs to avoid mismatches. Prepare concise narratives and direct cross-references so reviewers can read quickly, address potential questions, and decide best next steps, accelerating moving conversations with buyers onto a signed agreement.

Define Audit Scope: Product Categories, Regions, and Factory Lines

Define a precise scope: map product categories to regions and factory lines, and lock this scope before audits started.

Implementing this scope begins by sizing product families into sized groups: smartphone devices & accessories, consumer electronics, apparel, home goods, and packaged goods. For each category, assign high-level risk criteria such as demand volatility (unstable), warehousing throughput, and replenished stock cycles. Use statements from suppliers to validate responsibilities and to enhance transparency across the chain, with good practice indicators to guide evaluation.

Regions must be defined with an active footprint: APAC, Americas, and EMEA. Link each region to the factory lines that serve it, and identify neighborhood suppliers near major hubs to reduce transit risk. This alignment makes making audit allocation much clearer and allows sorting by risk so teams can focus on high-impact areas.

Factory lines must be delineated by function: final assembly, sub-assembly, component fabrication, testing, and packing. Ensure lines started and remain active; capture line capacity, process stability, and labor practices. Linking lines to product categories clarifies audit focus and supports optimized planning and resource use. This structure enables optimized sampling and helps you optimize travel routes.

Adopt predictive risk scoring to schedule audits; maintain clear statements on scope decisions; use click-ready checklists to capture evidence. Making the plan actionable requires collecting concrete data and keeping replenished stock and warehousing data synchronized with supplier portals. Examples from the field help refine the framework and enhance transparency. This plan takes a pragmatic approach to verify results.

Planlama ve Erişim: Yerinde ve Uzaktan Denetimleri Düzenleme

Recommendation: Karmaşık depolama, yüksek riskli ürünler veya gıda maddelerinin hassas şekilde işlenmesi olan tesisler için yerinde denetimleri tercih edin; eksiksiz dokümantasyonun mevcut olduğu ve uygulamaların tutarlı bir şekilde izlendiği durumlarda ise uzaktan denetimleri ayırın. Hafızaya güvenmeyin; belgelenmiş kanıtlar, tesisin neleri karşıladığını açıkça gösterir ve denetim izini tamamlamak için gereklilikleri yerine getirmeye yardımcı olur.

Yerinde denetimler, depolama, etiketleme ve taşımanın doğrudan doğrulanmasını sağlar. Tesis içi için 2-3 gün planlayın; tesise ulaşım 0,5-1 gün ekler; depolama yüksekliğini, palet istiflemeyi ve rıhtımlardaki araç akışını incelemeyi bekleyin. Ziyaret sırasında, stoğun uygun şekilde depolandığını, etiket ve markaların satın alma siparişleriyle eşleştiğini ve ürünleri taşıyanların ürünlerin ne zaman teslim alındığını bildiğini doğrulayın. Sorunlar bulunursa, anında geri bildirim, stokta olmayan ürünleri azaltmaya yardımcı olur ve SOP'lerde ve eğitimde iyileşmeyi destekler, bu da uyumlu sonuçlara daha hızlı bir yol sağlar.

Uzaktan denetimler: belgelenmiş kontrollerin istikrarlı olduğu durumlarda en iyi sonucu verir. Kanıtlar, güvenli bir portal veya paylaşılan sürücü aracılığıyla önceden sunulur; belge incelemesi için 0,5-1 gün artı canlı oturum için 1-2 saat ayırın. Depolama koşullarını, sıcaklık kayıtlarını, etiketleme şemalarını ve uygun olduğunda sosyal uyumluluk kanıtlarını gösteren fotoğraf ve video isteyin. Video, fotoğraf ve ekran paylaşımları gibi araçlar, seyahat etmeden gereksinimleri doğrulamanızı sağlayarak daha hızlı başlangıç ve daha az seyahat harcaması sağlar. Bant genişliği sınırlı olan tedarikçiler için, kanıtları güvenli bir depolama alanına aktarabilir ve kolay erişim için öğeleri etiketleyebilirsiniz.

Erişim ve planlama süreci: 1) risk kademesi ve kapsamını belirleyin; 2) kontrol listesini ve kanıtları Walmart SQEP kriterleriyle uyumlu hale getirin; 3) erişim, siteye giriş ve veri paylaşımı için gerçekçi bir zaman aralığı belirleyin; 4) denetim sonrası eylemleri ve iyileştirme planını kesinleştirin. Merkezi bir takvim kullanın; alıcıların durumu takip etmesini sağlayın; verilerin depolanmasını ve aktarılmasını güvenli tutun. Satın alma kararlarını ve stoksuzlukları etkileyecek gecikmeleri önlemek için piyasa zamanlamasını göz önünde bulundurun. Amaç, tarih taahhütlerini yerine getirmek ve denetim sürecini hızlı ve yönetilebilir tutmaktır.

Kanıt Gereksinimleri: Denetim Sırasında Sunulacak Kayıtlar

Denetimden iki hafta önce hızlı erişim sağlamak ve soruları en aza indirmek için kategoriye göre düzenlenmiş, tarih damgalı eksiksiz bir kayıt paketi hazırlayın.

Create a Ayrı Her alan için bir klasör: quality, paketleme, etiketleme, reklam, inventoryve transit. Her klasör, belgeleri listeleyen tek sayfalık bir indeksle başlamalıdır. date yakalama ve sorumlu role onu sürdüren kişinin.

Kalite kontrol kayıtlarını, kalibrasyon verilerini, uygunsuzluk kayıtlarını ve DÖK (Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler) işlemlerini, aşağıdakileri gösteren kayıtlarla birlikte ekleyin hassas ölçüm yöntemleri, cihaz kimlikleri ve date her bir testin. Sağlayın harcandı Düzeltici faaliyetler için süre ve maliyetler takip edilir.

For paketleme, ekle paketleme özellikler, herhangi perforasyonlar belgeleme ve inventory-hazır olma sayımları miktar ve down palet seviyesine kadar. Şunları da ekleyin: tepsiler yapılandırma ve kat planı görülebilir olduğunda.

Sağlayın inventory kayıtlarla net date mevcut stoğu gösteren damga, miktar elde ve nakliye belgeleriyle mutabakat. Herhangi bir stoğu not edin: still nakliye esnasında veya yedekte tutulan ve other ikamet ettiği yerler.

Tedarik zinciri dokümantasyonu şunları içerir: reklam onaylar, ambalaj çizimleri ve herhangi bir sürdürülebilir ürün üzerinde belirtilen mesajlaşmayı kontrol edin. Uyuşmazlıkları önlemek ve koruma sağlamak için ifadelerin ürünün gerçek özellikleriyle uyumlu olup olmadığını doğrulayın. memnuniyet müşterilerle.

Transit verilerini kaydet: taşıyıcı sözleşmeleri, konşimentolar, transit olayları, kesin zaman damgalarıyla ve date her hareketin. Bu kayıt seti, tesisler arasında tek bir doğru kaynak haline gelebilir. İçerir miktar devredilmiş ve herhangi bir istisna.

Show role ve hesap verebilirliği: her belgeyi hazırlayan personelin listesi, themselves güncellemelerden ve tamamlanan eğitimden sorumludur. Şunları dahil edin: project sahipleri ve incelemeler için ritim.

Mevcut performans metrikleri ve müşteri memnuniyet sinyalleri, alınan aksiyonlara dair kanıtlar ve fonlar harcandı. Tedarikçilerle ilgili düzeltici faaliyetleri ve bunların etkilerini de dahil edin. quality ve teslimat süreleri.

Verileri çapraz kontrol et worlds sistem ve tedarikçi kayıtlarında çelişkileri önlemek için. Bakımı yapın Ayrı denetçinin doğruluğu hızlı bir şekilde doğrulamasına ve verileri korumasına yardımcı olmak için her belge için gözetim zinciri hassas ve very güvenilir.

Sürekli bir uygulama benimseyin. kucaklamak sürekli belgeleme, şuna odaklanarak project sonuçları ve sadece uygunluğu gösteren doğru kanıt. Bu yaklaşım destekler sürdürülebilir iyileştirmeler ve denetçiyi teşvik eder memnuniyet mevcut incelemenin ötesinde.

Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyet Zaman Çizelgesi: Geri Dönüş Beklentileri

Tanımlamayı takiben 2 iş günü içinde muhafaza işlemlerine başlanmalıdır. Etkilenen partiler izole edilmeli, ilgili filodan sevkiyatlar durdurulmalı ve yeniden dolaşımı önlemek için uygunsuz ambalajlar karantinaya alınmalıdır. Walmart gibi perakendecilerle ve güvenilir ikmale güvenen müşterilerle güveni korurken maliyeti en aza indirmek ve kâr marjlarını korumak için özlü bir muhafaza raporu kullanılmalıdır.

Kök neden analizini 10 iş günü içinde tamamlamak için net bir hedef belirleyin ve düzeltici eylemler planını belgeleyin. Uyumluluk, görünürlük ve zamanında karar almayı desteklemek için paylaşılan, basit bir kontrol paneli ile günlük durum güncellemelerini takip edin. Hızlı bir yol örneği, kalite liderliğinde bir 5-Neden veya balık kılçığı oturumuyla başlamak ve tedarik, paketleme ve lojistikten çapraz fonksiyonlu işbirliğini dahil etmektir.

1. Muhafaza ve ilk eylemler

   İlgili birimlerin izole edilmesi, belirli partinin sevkiyatlarının durdurulması ve uygunsuzluğu içeren treyler ve paletlerin işaretlenmesiyle, kontrol altına alma işlemi 2 iş günü içinde başlar. Örnek verileri yakalayın, ambalaj özelliklerini doğrulayın ve temiz envanteri yeniden yönlendirin. Daha sonraki kök neden incelemesini desteklemek için kanıtları (makbuzlar, Kalite Güvence notları, fotoğraflar) belgeleyin. Bu adım uyumluluğu korur ve bir sonraki giden döngüde tekrarlanan sorun riskini azaltır.

2. Kök neden analizi ve kanıt toplama

   Toplanan verileri kullanarak odaklı bir analiz yapın: süreç sapması, paketleme hatası, etiketleme uyuşmazlığı veya tedarikçi süreç açıkları. Tek bir sorumlu atayın, 10 gün içinde bir bitiş tarihi belirleyin ve objektif ölçütler (Kalite Kontrol test sonuçları, denetim geçme oranları ve gelen denetim bulguları) kullanın. Kök neden kararsız veya aralıklı olarak gözlemleniyorsa, hızlı bir doğrulama döngüsü için tasarım veya süreç sorumlularına yükseltin.

3. Düzeltici faaliyet planı (CAPA) geliştirme ve onay

   Beton eylemler, sorumlular ve tamamlanma tarihleri içeren bir Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (CAPA) taslağı hazırlayın. Tekrarlanmayı önleyecek kontroller, güncellenmiş ambalaj veya etiketleme spesifikasyonları ve alım kontrollerindeki değişiklikleri ekleyin. Tedarikçi kalite ekibinin onayını ve uyumluluk gereksinimleriyle belgelenmiş uyumu zorunlu kılın. Liderliğin hızlı bir şekilde onaylayabilmesi için maliyet tahminlerini ve marjlar üzerindeki beklenen etkiyi dahil edin.

4. Eylem uygulama ve değişiklik kontrolü

   CAPA'yı kontrollü bir şekilde uygulayın: SOP'leri güncelleyin, ambalaj yönergelerini revize edin ve paketleme hatlarını veya etiketleme iş akışlarını değiştirin. Lojistik operasyonları ve paketleme ekiplerine bildirimde bulunun ve gerektiğinde kısa eğitimler sağlayın. Yenilenen stok söz konusuysa, yeniden kullanıma sunulmadan önce yeni partilerin spesifikasyonları karşıladığını doğrulayın ve dağıtım ağına bir yeniden başlatma bildirimi gönderin.

5. Doğrulama, geçerleme ve etkililik incelemesi

   Tanımlı metriklerle etkiyi doğrulayın: hata oranı, tutma süresi ve haftalık başarısız lot sayısı. Uygulamadan sonra 15–30 gün içinde hedef doğrulaması, uygunsuzluklarda sürekli bir düşüş gösteren verilerle birlikte. Düzeltici faaliyetlerin temel nedeni ortadan kaldırıp kaldırmadığını takip edin; ortadan kaldırmadıysa, CAPA'yı gözden geçirilmiş faaliyetlerle yeniden açın.

6. Kapatma, belgelendirme ve devam eden izleme

   CAPA, yalnızca iki ardışık inceleme döngüsü istikrarlı performans gösterdikten sonra kapatılmalıdır. Resmi kaydı arşivleyin, sonuçları Walmart SQEP paydaşlarıyla paylaşın ve ambalaj, etiketleme ve gelen kalite üzerinde devam eden kontroller uygulayın. Ambalaj hattından, treylerlerden veya gelen yükten gelen erken sinyalleri yakalamak için rutin bir inceleme ritmi sürdürün ve süreci gelecekteki olaylar için basit ve tekrarlanabilir tutun.

İzlenmesi gereken temel göstergeler arasında kontrol altına alma süresi, temel neden süresi, DÖF süresi ve doğrulama geçiş oranı yer alır. Tedarikçiler ve lojistik ortaklarıyla düzenli iş birliği, bu zaman çizelgelerini gerçekçi tutar ve güveni zedeleyen, kâr marjlarını sıkıştıran veya hava veya hızlandırılmış gönderilerde gereksiz harcamaları tetikleyen tekrarlanan arızaları önlemeye yardımcı olur. Durum güncellemeleri için net, sık bir ritim kullanın ve tüm eylemlerin eksiksiz düzeltici planla izlenebilir olduğundan emin olun. Bu yaklaşım, en iyi uygulamalarla uyumludur ve ambalaj, filo ve dağıtım ağı genelinde tutarlı, ölçülebilir iyileştirmeler sağlanmasına yardımcı olur.

Denetim Raporu ve Sürekli İzleme: Denetim Sonrası Bulguların Takibi

Her bir uygunsuzluğu, bunun tedarik operasyonları üzerindeki potansiyel etkisini ve bir düzeltme sahibini listeleyen bir bulgular raporunu beş iş günü içinde yayınlayın. Program başladığından beri, doğrulama verilerini ve kilometre taşlarını, sahiplerini ve bitiş tarihlerini gösteren bir yol haritasını ekleyin. Bunu satın alma ve çevre kontrolleriyle uyumlu hale getirin ve tedarikçinin yanına walton'un uyum irtibat görevlisini atayın.

Haftalık olarak yüksek öncelikli bulguları işaretleyen bir gösterge paneliyle sürekli izleme ayarlayın. Durum değişikliklerinde anlık uyarılar kullanın ve düzeltici faaliyetleri bağımsız doğrulama adımlarıyla doğrulayın. İvmeyi korumak ve tekrarlanmayı önlemek için sık sık durum güncellemeleri planlayın. Bunlar, hızlı takibi tetiklemek üzere tasarlanmıştır.

Satın alma, tedarik, işgücü, çevre ve lojistik için faz sahipleri oluşturun. Her bulguyu belirli bir fazla ilişkilendirin, kapanış süresini ölçün ve tekrarlanmayı izleyin. Kök nedeni, düzeltici faaliyeti, sorumlu tarafı ve doğrulama sonuçlarını kaydeden ortak bir günlük kullanın. Bu, perakendeciler ve tedarikçiler arasında iyileşmeyi sağlar ve Walton ve reklam ekiplerine tam şeffaflık sunar. Bu, perakendeciler ve tedarikçilerle stratejik uyum yaratır.

Doğrulama ve yükseltme için ritim oluşturun: aylık trend incelemeleri, birinci sınıf tedarikçilerle üç aylık performans görüşmeleri ve bir bulgu eşikleri aşarsa derhal yükseltme. Başka bir sorun ortaya çıkarsa, döngüyü tekrarlayın. Tedarik, operasyonlar, iş gücü ve çevre metriklerini içeren merkezi bir veri akışı tutun; proaktif önlemeyi sağlamak için temel çizginin üzerindeki mevcut sonuçları karşılaştırarak kalıpları ve potansiyel riskleri belirleyin.

Bulgular, eylemler ve doğrulama sonuçları için tek bir doğru kaynak sağlayın. Kanıtları satın alma siparişlerine ve tedarikçi sözleşmelerine bağlayın. Kanıtları faza ve ortama göre düzenli tutun, böylece denetimler ve gelecekteki incelemeler sağlam bir temelden başlasın. Bütçe ve reklam planlarını sürekli tedarikçi kalite iyileştirme yolunda hizalayın ve risk belirtileri için iş gücü, çevre ve güvenlik göstergelerini izleyin.