Envanterdeki Bir Kalem Nedir? Tanımı ve Örnekler

Recommendation: Tek bir ürün türü ayrımı vardır; eğer stoklamıyorsanız, envanter dışı bir ürün olarak sınıflandırın ve maliyetini bir gider olarak kaydedin. Bu, defterlerinizi temiz ve raporlarınızı güvenilir tutar.

Stoksuz ürün, sizin receive ancak stokta tutmayın. Belki bir hizmet müşteri işi için satın alındı, saha operasyonlarında kullanılan bir sarf malzemesi veya bir depoda asla beklemeyen bir dijital ürün. Muhasebe terimleriyle, şuraya girmez: main eldeki miktar ve sistem, eldeki miktarı çarpıtmamak için stokta olmayan bir bayrak tutar hesaplama.

Buraya uyan çeşitli öğe kategorileri vardır; bu kovaya hangi ürünlerin dahil olduğu kullanıma bağlıdır. Örnekler: satın alındı projeye faturalandırılan hizmetler, stokta bulunmayan bakım parçaları ve bir müşteri ilişkisi için kullanılan lisanslar veya hediye kartları. Bunları izlemek için benzersiz bir gibi mümkün olduğunda kodlayın ve bunları özel olarak saklayın fields ERP'de. team hangi işlemlerin öğeleri stok dışı kategoriye iteceği konusunda uyumlu olmalıdır.

Uygulamada, in pratikte hesaplama envanter dışı kalemler için maliyet kaydı, satın alma sırasındaki satın alma fiyatını kullanır. receive hisse senedi değerini artırmak yerine. Veri eksikse, bir istisna meydana gelir ve tarafından resmi olarak incelenmesini gerektirir team; sistem, geçmiş faturaları öğeyle ilişkilendiren bir günlük tutar. Şunu kullanın updates geçmiş kayıtları tedarikçi notlarıyla uyumlu tutmak ve senkronize kalmak için fields ilgili modüllerde.

En iyi uygulamalar: netliği koru main işlemlerde, hizmet sunumu veya müşteri projeleri için tasarlanmış öğeleri stok dışı olarak işaretleyen bir politika. Sağlayın team anlar. updates, ve periyodik incelemeler yaparak yakalamak kayıp girdileri ve sayısını en aza indirin. istisna etkinlikler. Bu tür ürünler satın aldığınızda, bunları şu şekilde sınıflandırın: satın alındı veya hizmet raporları temiz ve denetlenebilir tutmak için. İş akışı, ASIN kodlu ürünler gibi öğeleri gerçekten stokta bulunanlardan ayrı tutar. products ve uzlaşmanıza yardımcı olur past kayıtlar. Bir politika, stoklanmaması gerektiğini belirtiyorsa, sınıflandırmayı buna göre ayarlayın.

İşletmelerde Stok Dışı Kalemler: Tanım ve Pratik Kullanım Alanları

Sayım hatalarını önlemek ve satın almayı hızlandırmak için hesap planınızda stok dışı kalemleri net bir şekilde tanımlayın. Bu kalemler günlük operasyonlarda kullanılır, ancak SKU hatlarıyla stok olarak takip edilmez. Bu kalemler arasında yazılım lisansları, bulut abonelikleri, bakım sözleşmeleri, profesyonel hizmetler ve depolama defterinde tutulmayan ofis sarf malzemeleri bulunur. Bu kalemler envanter bakiyelerinden çıkarılır ve işletme giderleri olarak veya ilgili merkezdeki varlıkla ilgili maliyetler olarak kaydedilir. Envanter ve envanter dışı kayıtlar ile bu kalemlere dayanan montaj tipi görevler arasında net bir ayrım sağlamak için bunları türe (yazılım, hizmetler, sarf malzemeleri) göre sınıflandırın. Bu ayrım işletme genelindeki ekipler tarafından anlaşıldığında, daha net raporlar ve daha hızlı onaylar bekleyebilirsiniz.

Neden önemli: Maliyet görünürlüğünü sıkı tutar, envanteri şişirmeyi önler ve doğru finansal raporlamayı destekler. Özel bir envanter dışı defter sayesinde, işletmeler kullanımı daha doğru bir şekilde yansıtabilir ve kontroller sırasında karışıklıkları önleyebilirler. Bu yaklaşım, harcamalar geliştirme aşamasından üretime geçtiğinde de yardımcı olur; bu aşamada, yinelenen yazılımlar, bakım ve dış kaynaklı işler temel maliyet merkezini oluşturur.

• Yazılım ve bulut abonelikleri, departmanlar genelinde kullanılan envanter dışı öğelerdir; stok kalemleri dışında izlenmeli ve ilgili genel muhasebe hesaplarına atanmalıdır.
• Bakım sözleşmeleri ve profesyonel hizmetler düzenli olarak gerçekleşir; belirli bir varlığa bağlı olmadıkça, stok dışı bir kategoride kalırlar ve stok sayımlarını etkilemezler.
• Ofis sarf malzemeleri ve yardımcı malzemeler (montaj ekibi tarafından kullanılsalar bile) ayrı olarak stok tutulursa envanter dışı kalır; bu, eksi envanter değerlerini çarpıtmayı önler.
• Dış kaynaklı iş gücü, eğitim ve operasyonlarla bağlantılı seyahat ücretleri, envanter yerine işletme giderlerine karşı çek olarak kaydedilir.
• Donanım veya ekipman parçaları yeniden satış için stokta bulundurulmayan ancak devam eden operasyonları destekleyenler, envanter dışı kategorisine girer ve denetim için önbellekçerezlergeçmiş notlarını saklayabilirsiniz.

Uygulama anlık görüntüsü ve hızlı kazanımlar:

1. Denetle ve sınıflandır: Stok sayımlarından geçmeyecek operasyonlarda kullanılan öğeleri belirle; net bir tür ve merkez ata; uygun olduğunda envanter satırlarından kaldır.
2. İlgili muhasebe hesaplarını atayın: her bir stok dışı kalemi kendi gider veya aktif türevi hesabına eşleyin; bağlantının raporlarda görünür olduğundan emin olun.
3. Politika ve onayları belirle: envanter dışı kalemlere yenilerinin eklenmesi için mali işler ve bölüm yöneticilerinden onay dahil olmak üzere kontroller oluştur.
4. Rutin kontroller oluşturun: Yanlış sınıflandırılmış satın alımlar veya yinelenen girişler gibi sorunları bulmak için aylık mutabakatlar yapın; bulguları deftere yansıtın.
5. İnceleme sıklığı: envanter veya eskimiş hale gelen öğeleri ayarlamak ve merkez ile geliştirme notlarını güncellemek için kataloğu zaman zaman yeniden gözden geçirin.

İkinci olarak, sapmayı önlemek için sıkı bir inceleme süreci kullanın: ilgili kalem listeleri, gerçek harcamalar ve proje ihtiyaçlarıyla uyumlu olmalıdır; bu, muhasebe merkezini daha güvenilir hale getirir ve ekiplerin daha doğru planlama yapmasına yardımcı olur. Net bir politika izleyerek ve önbellek çerez geçmişinde veya denetim izlerinde notlar tutarak, sorunları ve düzeltmeleri zaman içinde izleyebilir ve kataloğun maliyet kontrolü ve karar verme için ona güvenenler için doğru kalmasını sağlayabilirsiniz.

Tanım: Stok dışı kalemlerin stoktan farkı ve neden izlendikleri

Platformunuzda, kullanım ve maliyeti birim bazında izlemek için özel bir stoksuz modül belirleyin. Net maliyet satırları ve ayrı gider hesapları kullanarak stoksuz kalemlerin asla stok seviyelerini karıştırmamasını sağlayın. Ofis malzemeleri, bakım parçaları veya numuneler gibi çeşitli kalemler için, finanse edilen projeler ve giderleri dahil olmak üzere ne harcadığınızı yakalamak için tutarlı muhasebe yöntemleri uygulayın. Dahili talepleri desteklemek için bir fiyat teklifi alanı ile verileri kalem düzeyinde tuttuğunuzdan emin olun. Bu yaklaşım, kuruluş genelinde verilerin doğru kalmasını sağlar.

Stoksuz kalemler, stok miktarını veya envanter değerini etkilememeleri bakımından stoklu kalemlerden farklıdır. Giderlere, bütçelere veya proje maliyetlerine karşı kaydedilirler ve stok bakiyelerini değiştirmeden takibe olanak sağlarlar. Bir projede kullanılan hizmetleri, ambalajları veya montaj bileşenlerini kapsarlar ve teslim alınmasından kullanılmasına kadar olan işlem adımları özel bir deftere kaydedilir. Bu tür kalemleri tedarikçiye, kullanım alanına ve döneme göre sınıflandırmak için basit bir kural kullanın ve genel giderleri mümkün olan en düşük seviyede tutmayı hedefleyin.

Neden takip etmeli? Getirisi daha sıkı bütçeleme ve denetim izlerini içerir. Verileri her bir öğeye bağlayarak, finans giderleri finanse edilen girişimlere tahsis edebilir ve raporlama hatları gerçek kullanımı yansıtabilir. Platform, dahili talepler ve satın alma planlaması için daha hızlı, doğru fiyat teklifi oluşturmayı destekler. Birden çok yapılandırması olan öğeler için, verilerin departmanlar arasında güvenilir kalmasını sağlamak üzere tanımlayıcıları tutarlı tutun.

Kategoriye Göre Yaygın Örnekler: ofis malzemeleri, hizmetler, dijital lisanslar ve bakım

Configure a focused set of non-inventory items for core categories and enable auto-renew for recurring charges; this takes minutes to set up and helps you manage time, spend, and approvals from a dedicated center.

Office supplies – printer paper, toner, staples, pens, and light refreshments (food) for meetings – are best kept as non-inventory entries. Specify vendor, default cost, and a reserved reorder point; set up a couple of recurring orders for high-use items so you stay stocked without manual edits later.

Services – cleaning, IT support, courier, or training – fit non-inventory tracking well. Configure service contracts with auto-renew, time-based invoicing, and clear reference codes. If a service is disabled or changed, update the entry and re-assign claims or tasks in the center.

Digital licenses – software seats, cloud storage, API credits, and access passes – are typically non-physical and should be imported from vendor portals or configured in a central catalog. Use entries to specify seat counts, expiration, and renewal terms; late changes are common, so keep a reference to the vendor and keep references updated.

Maintenance – copier service, equipment repairs, and preventive maintenance – remain non-inventory when you want predictable costs. Track time, set reminders, and assign dedicated staff to manage the schedule; specify time windows, and use the entries table to review changed costs or claims.

Tracking and Valuation: ways to record non-inventory items in ERP, GL, and cost centers

Set up a dedicated non-inventory item type mapped to a primary GL account and a cost center to ensure consistent posting across ERP, GL, and cost centers.

In the item master, create fields for item_code, description, and type with the value non-inventory. Include categories such as parts, bought, services, custom-made, and labor so every line reflects its origin. For shopifys and similar channels, link the line to a third‑party vendor and a project or cost center, then enter the appropriate cost field to capture where the expense sits.

Valuation options must be clear: use standard cost for custom-made components and bought items that recur, and use actual cost for variable services. If overhead applies, calculate a proportional share and reflect it in the cost center. This approach keeps the total in stock and non-stock items well aligned with budget expectations, even when the price fluctuates.

Recording workflow starts with creation, followed by check and approval, then posting to GL. Transfers between cost centers should be logged so the movement occurred in the system is traceable. When labor is involved, timesheet data gets attached to the item, so the cost center and project see a complete picture of the resource used.

For non-inventory purchases, whether the item is bought or internal, store the cost against the correct field, then sent to accounting so the expense shows up in the right ledger. Use the icon or status field to mark outstanding items and monitor when the vendor sent confirmation, or when internal production creation completes.

Labor and services tied to non-inventory items benefit from a time-based approach: timesheet entries calculate actual hours and rates, then match to the correct item type and cost center. This ensures the charge gets allocated fairly and reflected in financial reports.

When a stock-like trace is needed, you can still value non-inventory lines by linking them to a stock-agnostic ledger account, which helps in scenarios where a component is used across multiple shopifys or internal projects. The result is a clean audit trail that shows what occurred, when, and at what cost.

To keep data accurate, run daily checks on the field mappings, verify that creation timestamps align with postings, and review any outstanding items. If discrepancies arise, trace them to the GL entry, the cost center, or the item type, then correct promptly to avoid drift.

Training users to classify items correctly reduces reclassification needs later. Reinforce whether a line belongs to parts, services, or custom-made goods and ensure transfers and timesheet data feed the right cost centers. This discipline helps you enter data once and rely on it consistently, rather than chasing reconciliations later.

Procurement Workflows: requisitions, approvals, receiving, and spend visibility

Adopt a centralized platform that creates a single source of truth for requisitions, approvals, and receiving. Configure it to route requests together to the right approvers, enforce default credit terms, and keep all steps linked to a single record. Enable supplier-related data to surface in every step, so the team can respond quickly, know the status, and provide more context in each record to avoid backlog that slows replenishment. Set up notifications that alert the requestor and the approver when a requisition opens, when it is blocked, or when it moves to the next stage. Use a lightweight prefix and definitions to distinguish standard purchases from special orders, and ensure the system tracks previous versions of the request for audit. regards, procurement team.

Requisitions should capture item, quantity, delivery date, and a catalog reference such as asin for stocked items. The platform creates a compact record with a unique ID and status. For items lacking data, mark the requisition as opened and route it to the backlog instead of blocking the entire process. Specify required fields upfront to reduce follow-up, and attach the asin for catalog items to speed matching with stock. When data is complete, move to approved state and unlock auto-approval for low-risk purchases. If supplier-related risk is detected, set rules that block the request until a buyer reviews it; otherwise keep it free to continue.

Approvals rely on definitions and prefixes to route to the right stakeholders. Define spend thresholds; a default rule auto-approves low-value requests within a day, and escalates higher-value items. The approver can respond quickly, and the system records the decision. Notified parties can see who approved and when, and a list of pending steps helps prevent delays. If approvals are blocked, backlog grows; resolve by specifying an alternate approver or delegated authority. Include a credit check for open invoices and outstanding credits; the system prevents duplicate approvals and keeps a clear record of all responses. This really strengthens audit trails.

Receiving connects the warehouse with the procurement platform. When items arrive, staff scan the asin code, confirm quantities, and mark stock as stocked. The system updates the inventory record and closes the requisition once goods are matched to the PO. If discrepancies occur, create a supplier-related ticket to investigate; the backlog item becomes part of the resolution. The platform keeps a backlog view and a log of what went missing or was blocked, with status updated in real time.

Spend visibility surfaces in a dashboard that lists spend by supplier, part, and prefix; you can drill down to orders and credits. The system provides a continuous feed of data so you know what went to which supplier. Use kpicom metrics to measure procurement performance, like on-time receiving, backlog rate, and average time to approve. Ensure previous purchase history is accessible to inform future decisions. The platform should allow free exports of data, so finance can continue reconciliation and generate more insightful reports. The system ensures stakeholders are notified when credits are applied or supplier status changes.

Departmental Use Cases: IT, Facilities, Admin, and Sales support scenarios

Recommendation: Create a centralized non-inventory registry with a lightweight approval workflow to capture all non-stock spend across IT, Facilities, Admin, and Sales, and tag each item with fields such as code, platform, numbers, rates, seller, handling, timesheet, and list. Use andor filtering to group by department and track unknown or funded items.

IT uses this to manage software licenses, cloud services, and support contracts without adding them to stock. Record platform (for example, platform names), code for the license, seller details, and monthly rates; link each entry to the ledger for reconciliation. Enable timesheet entries for engineering hours related to platform usage, and track several renewals in one view so questions about renewal dates or cost spikes are answered quickly.

Facilities relies on the registry for contractor services, preventive maintenance, and facility subscriptions. Capture the service type, vendor, and rate, plus the handling method (online bookings, on-site visits, or remote support). Keep a running list of tasks and timesheet-backed hours to match with funded projects, so the ledger reflects true utilization and spending remains transparent.

Admin uses non-inventory items such as travel, training, events, and professional subscriptions. Record approval status, vendor code, and the platform used for bookings. Use the timesheet field to tie expenses to employee time, and track questions raised by approvers so adjustments can be made before funding is released.

Sales support manages Shopify-related costs, CRM licenses, and marketing services that aren’t part of inventory. List the seller, platform, and monthly rates; log online services and any seller fees. Link entries to the ledger to show funded campaigns and match costs to sales activity. Use tracking to monitor how these items enable sales workflows and to surface unknown charges early.

Cross-department practice: run a monthly quick-check on the non-inventory list to verify taken items and pending approvals. Maintain a simple report that pairs platform and code with a current rate and a status flag. Use this to answer questions soon after they arise and to keep the full picture accessible to finance, operations, and front-line teams.