Newsletter July 28, 2020 – Highlights, Updates & Insights

Téléchargez l'édition en ligne dès maintenant pour accéder aux rapports mis à jour et aux chiffres de distribution à l'étranger, et commencez par appliquer les étapes décrites dans les notes de procédure. Ce numéro rassemble des lettres d'information des équipes régionales pour éclairer votre planification.

Les points forts montrent un 4.2% hausse de océan les taux de fret en juillet sur les principales liaisons. Maersk a ajouté 12 départs hebdomadaires sur les corridors Asie-Europe, et les volumes d'importation australiens ont augmenté 6% d'un mois à l'autre.

Les mises à jour comprennent une version actualisée de magazine section, new online services de suivi des envois et mis à jour la documentation modèles. Retrouvez les derniers modèles dans la section Documentation du portail en ligne pour rationaliser vos flux de travail et réduire la saisie manuelle.

Informations importantes pour les équipes à l'étranger et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement : vérifiez votre liste de diffusion dès maintenant, confirmez les coordonnées des personnes-ressources clés et alignez les calendriers d'expédition sur le réseau du transporteur. Téléchargez la dernière version dossier de documents pour vous assurer que vous utilisez les modèles et les données actuels dans tous les corridors.

4 à 6 sujets pratiques pour une action immédiate

Centralisez les demandes des clients sur une plateforme efficace pour réduire le temps de traitement et aligner les équipes sur toutes les plateformes.

1. Alignement WhatsApp et téléphone : Configurez l'API WhatsApp Business intégrée à votre téléphone et à votre CRM. Créez 5 modèles pour les questions courantes (commandes, suivi, retours), acheminez les demandes vers une file d'attente unique pour une action plus rapide et activez les réponses instantanées. Gardez la documentation connexe accessible aux agents pour une référence rapide.
2. Optimisation de l'expédition européenne : cartographier les principales destinations, sélectionner 2 à 3 transporteurs fiables et configurer des fenêtres de livraison garanties. Mettre à jour la documentation avec les règles locales, les droits de douane et la gestion de la TVA. Le partage de données de destination précises permet d'éviter les retards et de tenir les clients informés.
3. Visibilité mondiale via les plateformes : Utilisez une pile de plateformes intégrée (CRM, automatisation du marketing, outils de suivi logistique) pour diffuser des mises à jour en temps réel. Envoyez des messages proactifs aux clients via WhatsApp et téléphone concernant le statut de leur commande, l'avancement de l'expédition et les changements d'ETA, afin d'accroître la confiance. Cette approche démontre que vous fournissez des informations cohérentes et opportunes.
4. Gestion du changement de la chaîne d'approvisionnement : Mettre en place un portail fournisseur et des e-mails d'état hebdomadaires. Lier les bons de commande aux expéditions et fournir des mises à jour en direct sur les retards d'approvisionnement. Maintenir une documentation à jour et des notes de changement pour éviter les erreurs de communication.
5. Indicateurs de performance actionnables : Suivez le temps de réponse, le taux d’escalade, la livraison à temps et la performance du transporteur par destination. Utilisez des tableaux de bord pour identifier les goulots d’étranglement et ajuster rapidement les flux de travail. Communiquez les informations à l’équipe marketing et aux opérations pour favoriser l’amélioration continue.

État des stocks par SKU et décisions d'allocation

Recommandation : conserver 25% en stock de sécurité et allouer 75% du stock disponible aux SKU à volume élevé en fonction des volumes prévisionnels ; mettre à jour cette allocation dans le rapport quotidien et diffuser les mises à jour sur toutes les plateformes d'ici la fin de chaque période. Fournir un lien vers la feuille d'allocation afin que leurs équipes puissent lire les modifications et tenir la documentation à jour. Surveiller quotidiennement les taux d'exécution des commandes pour s'assurer que les objectifs restent dans les limites.

Instantané : Total en stock 14 500 unités ; volumes par SKU : A1 4 500 (31%), B2 3 200 (22%), C3 2 300 (16%), D4 1 900 (13%), E5 1 100 (8%), autres 1 500 (10%). Prévisions pour la semaine prochaine 9 200 unités. Taux de remplissage cible à 98%.

Plan de canal : priorité aux commandes en ligne ; allouer 80 % des SKU à volume élevé aux canaux en ligne et 20 % aux plateformes desservant le retrait en magasin ou la réexpédition ; ajuster via le rapport et appliquer les modifications aux fenêtres à durée limitée ; maintenir un niveau de service constant pour leurs clients et éviter les ruptures de stock.

Étapes opérationnelles : exécuter quotidiennement les éléments étiquetés « scab » dans le système et ajuster manuellement 2 à 3 UGS si les taux de service tombent en dessous de l’objectif ; tenir à jour une documentation évolutive et fournir un dossier hebdomadaire de mises à jour aux parties prenantes ; inclure un lien vers la page des modifications connexes et la documentation à des fins d’audit.

Prochaines actions : programmer une lecture quotidienne des rapports avant la fin du jour ouvrable, mettre à jour la source avec les derniers chiffres, et publier un nouveau rapport avec les modifications horodatées ; s'assurer que leurs équipes ont un accès en ligne au tableau de bord et que la documentation reste à jour.

Préparation de l'expédition : emballage, étiquetage et enlèvement par le transporteur

Commencez avec un seul carton principal et une pochette de documents à l'intérieur : la facture, le bon de livraison et tout addendum requis par le transporteur. Incluez tous les documents nécessaires dans cette pochette et fixez une étiquette préimprimée sur la surface supérieure ; assurez-vous que le niveau de protection corresponde à l'expédition. Planifiez l'enlèvement par le transporteur au moins 24 heures à l'avance ; les créneaux du vendredi ont tendance à se remplir en premier, alors réservez tôt pour éviter les retards.

Utilisez des matériaux robustes, remplissez les vides avec un rembourrage, scellez les bords et ajoutez une barrière anti-humidité. Pour les envois lourds, palettisez au besoin. Les ajouts comme les inserts en mousse, les coins de protection ou les kits de cerclage améliorent la stabilité et protègent le contenu pendant le transport maritime ou terrestre.

Directives d'étiquetage : placez l'étiquette principale sur la surface supérieure, incluez l'adresse de livraison, le numéro d'expédition et le pays de destination ; ajoutez une deuxième étiquette à l'intérieur du carton avec les mêmes informations au cas où l'étiquette extérieure se détacherait ; assurez-vous que les codes-barres restent lisibles et ne soient pas endommagés.

Les documents pour les itinéraires européens et canadiens doivent inclure un dossier de documents dûment rempli, tel que la facture commerciale et la liste de colisage, ainsi que tout amendement ; vérifier la devise, les conditions et le code SH si disponible ; si des modifications surviennent, utiliser la conversation en ligne pour demander des mises à jour.

Processus d'enlèvement par le transporteur : partager les détails de l'enlèvement avec le service, confirmer le créneau horaire et fournir une méthode de contact ; pour les expéditions maritimes, indiquer le service maritime dans le profil d'expédition ; utiliser le chat ou le service d'assistance pour ajuster les réservations ou les options ; si vous avez besoin d'aide, consultez les informations contenues dans la newsletter.

Suivi et continuité : conservez une copie numérique et joignez-la à l'enregistrement de l'expédition ; restez aligné sur les réservations européennes et canadiennes ; continuez à surveiller l'état et détectez rapidement toute inadéquation ; lorsque vous lisez les mises à jour, vous pouvez prévenir les retards.

Valeur et prochaines étapes : cette approche réduit les retards, économise du temps et augmente la valeur du service ; examiner la cadence des ramassages du vendredi, mettre à jour les réservations depuis le début de l'année et se tenir prêt pour la prochaine expédition.

Mises à jour du produit : correctifs, modifications et notes de publication

Installez la dernière version dès maintenant pour corriger les lacunes de traitement des données douanières et assurer le bon acheminement des marchandises sur les itinéraires mondiaux. Cette mise à jour renforce la gestion des entrées et réduit les erreurs ponctuelles qui bloquaient les commandes importantes.

Cette version ajoute un flux de traitement affiné, une mise à jour du mappage des champs pour les formulaires européens et une vérification d'approvisionnement plus sûre. Elle améliore le parcours de soumission en ligne, perfectionne la gestion des erreurs et corrige un bug qui entraînait une baisse des volumes lorsque l'ensemble de données augmente.

Pour les expéditions maritimes, la modification réduit les retards portuaires et harmonise la validation entre les régions. Les équipes doivent comprendre les nouvelles règles et vérifier les champs nécessaires avant les cycles de vendredi afin d'éviter les blocages en douane.

Accédez au lien vers les notes de publication complètes dans cette newsletter. Les notes décrivent ce qui a évolué, ce qui est resté stable et comment l'offre et les volumes sont gérés sur les marchés européens. Des mises à jour continueront d'être publiées en ligne pour aider les autres équipes lors du déploiement.

Pour agir maintenant, coordonnez-vous avec l'équipe logistique de votre site et définissez une longue période de test pour valider le changement. Au niveau régional, avec des volumes élevés, effectuez d'abord un flux parallèle pour confirmer la performance et éviter les surprises pendant les périodes de pointe.

Si vous avez besoin d'aide, contactez-nous via le canal d'assistance en ligne et joignez un fichier d'exemple pour nous aider à comprendre le cas limite. Notre équipe répondra rapidement et assurera la transparence du processus de mise à jour pour les régions du monde entier, européennes et autres.

Impact sur les clients : modifications de commandes, remboursements et FAQ

Appelez notre ligne d'assistance ou contactez-nous sur WhatsApp dès maintenant pour confirmer toute modification de commande dans les 24 heures afin de garantir votre destination et votre prix. Cela aide les clients à éviter les retards et les suppléments inutiles.

Nous avons entendu de la part de nos clients tout au long de l'année divers besoins, et cette mise à jour reflète ces observations.

Changements de commande : à partir de maintenant, vous pouvez modifier la destination d'un envoi ou ajuster les quantités d'articles directement depuis la page de commande ou en contactant l'assistance. Les mises à jour apparaissent en temps réel et la date de livraison estimée est actualisée sur votre compte en quelques minutes. Si une modification affecte le coût, l'augmentation est affichée instantanément afin que vous puissiez l'approuver ou l'annuler immédiatement.

Notre équipe vous explique comment chaque changement aura un impact sur les délais et les coûts afin que vous puissiez comprendre les options avant de confirmer.

Remboursements : les remboursements sont effectués selon le mode de paiement initial. Pour la plupart des remboursements, le traitement prend de 5 à 7 jours ouvrables après l’approbation ; dans la région européenne, les remboursements suivent les cycles bancaires locaux, avec un jour ou deux supplémentaires selon l’émetteur. Des crédits instantanés peuvent apparaître dans certains portefeuilles, selon le mode de paiement utilisé.

FAQ : Comment puis-je suivre l’état d’une modification ? Nous envoyons des mises à jour instantanées par e-mail, affichons la progression dans des rapports et envoyons des alertes WhatsApp si vous le souhaitez. Vous pouvez également consulter l'état en direct dans votre compte à tout moment.

FAQ : Puis-je annuler une modification une fois qu’elle a été déplacée ? Si le transporteur a déjà commencé à déplacer le colis, l'annulation peut entraîner des frais. Confirmez les modifications avant le déplacement pour minimiser les coûts.

FAQ : Comment ma vie privée est-elle protégée sur WhatsApp ? Les messages sont chiffrés ; nous limitons la collecte de données à ce qui est nécessaire à la collecte et à la livraison, et vous pouvez demander une exportation de vos données à tout moment.

FAQ : Les modifications entraînent-elles parfois des frais supplémentaires ? Oui, certains changements d'itinéraire ou de méthode entraînent des frais supplémentaires. Nous détaillons tous les frais avant votre confirmation, et vous pouvez choisir de procéder ou d'annuler.

Nous prenons en charge les expéditions européennes avec les mêmes garanties et niveaux de service.

Cette année, nous avons rationalisé les remboursements et les mises à jour afin d'accélérer les réponses.

Nous continuerons à assurer le service vers toutes les destinations et à veiller à ce qu'une communication proactive soit disponible par téléphone ou WhatsApp pendant nos heures normales de bureau.

Pour toute autre question, consultez la FAQ dans cette publication et contactez-nous par téléphone ou par WhatsApp.

Délais d'expédition et circuits de remontée d'informations pour les équipes

Mettre en place un SLA d'escalade de 24 heures et le publier sur les plateformes et dans les newsletters afin de garantir que les équipes répondent aux clients et aux transporteurs avec des mises à jour instantanées. Attribuer un seul responsable par itinéraire afin de définir clairement les responsabilités.

Pour respecter les délais, saisissez immédiatement les champs nécessaires : destination, port, origine, transporteur, niveau de service et dernier statut. Utilisez les alertes de la plateforme pour accélérer les réponses. Lorsqu'un statut est bloqué, vous devez contacter le transporteur, lire le flux en direct et mettre à jour manuellement l'ETA. Si un retard affecte la destination, vérifiez si des tarifs spot ou des frais supplémentaires s'appliquent et modifiez l'itinéraire avec un amendement. Assurez-vous que le certificat pour les marchandises est en place avant la remise finale. Le transporteur indique que le port est congestionné, il faut donc prévoir un acheminement via un port voisin ou une autre voie maritime en cas de contraintes d'approvisionnement. L'équipe doit gérer les mises à jour et partager les progrès dans les newsletters aux clients et aux équipes internes.