Pokud fakturujete přepravné do Evropské unie, rok 2026 bude rokem, kdy papírování přestane být vaší volbou. Belgie vyžaduje strukturované elektronické fakturace mezi podniky od 1. ledna 2026. Polský systém KSeF se stane povinným 1. února 2026 pro společnosti, jejichž prodej v roce 2024 přesáhl 200 milionů zlotých, a 1. dubna 2026 pro všechny ostatní podniky registrované k DPH, s výjimkou mikropodnikatelů. Francie bude od 1. září 2026 vyžadovat, aby každá společnost byla schopna přijímat strukturované elektronické faktury; velké a střední podniky budou od téhož data také faktury vystavovat.
Žádný z nich nejsou piloti. Jsou to data, kdy se soubor PDF připojený k e-mailu přestává být platnou fakturou v dané zemi, a fakturace přepravního nákladu je neobvykle zranitelná, protože jediná faktura dopravce může obsahovat tucet doplňkových položek, palivový příplatek, který se mění týdně, a celní platbu, která ve skutečnosti vůbec není prodejem.
Kalendář pro plnění povinností v roce 2026
| Země | Co se změnilo | Efektivní | Formát nebo kanál |
|---|---|---|---|
| Belgie | Strukturované B2B e-fakturace se stává povinnou | 1. ledna 2026 | Peppol BIS jako výchozí cesta |
| Polsko | KSeF povinný pro velké daňové poplatníky s obratem nad 200 milionů zlotých v roce 2024 | 1. února 2026 | Národní platforma KSeF, strukturované XML |
| Polsko | KSeF povinný pro všechny zbývající plátce DPH, mikropodnikatelé vyloučeni | 1. dubna 2026 | Národní platforma KSeF |
| Polsko | KSeF se dostává k mikro-podnikatelům | 1. ledna 2027 | Národní platforma KSeF |
| Španělsko | Certifikovaný fakturační software Verifactu pro firemní poplatníky daně z příjmů, po druhém odkladu | 1. ledna 2027 | Certifikovaný fakturační software, záznamy pro daňový úřad |
| Španělsko | Verifactu pro všechny zbývající poplatníky, včetně osob samostatně výdělečně činných | 1. července 2027 | Certifikovaný fakturační software |
| Francie | Všechny společnosti musí být schopny přijímat strukturované e-faktury; velké a střední společnosti je musí vystavovat | 1. září 2026 | Akreditovaná platforma, nyní nazývaná PA a dříve PDP, nebo veřejný portál |
| Francie | Malé a mikropodniky musí vydávat | 1. září 2027 | Akreditovaná platforma, PA |
| Německo | Vydávání se stává povinným při obratu nad 800 000 eur | 1. ledna 2027 | XRechnung nebo ZUGFeRD, dle EN 16931 |
| Německo | Vystavování se stává povinným pro všechny firmy | 1. ledna 2028 | XRechnung nebo ZUGFeRD |
| Evropská unie | Digitální vykazování pro přeshraniční B2B transakce v rámci EU podle balíčku ViDA | 1. července 2030 | Strukturovaná e-faktura dle standardu EU |
Dva dřívější mandáty se již projevují a snadno se na ně zapomíná, protože jsou to staré zprávy. Itálie vyžaduje elektronické fakturace B2B prostřednictvím své platformy SdI již od roku 2019 a rumunský systém RO e-Factura pokrývá domácí B2B od 1. července 2024. Německá přijímací povinnost začala 1. ledna 2025, což znamená, že německý zákazník již může odmítnout zpracovat cokoli, co není strukturovaná faktura.
Co balíček ViDA skutečně změnil
Rada přijala reformu DPH EU známou jako ViDA dne 11. března 2025 a většina komentářů se zaměřila na datum 2030. Pro přepravní společnost je bezprostřednější změna méně nápadná. Členské státy již nepotřebují od Rady odchylku k zavedení domácího nařízení o elektronické fakturaci a již nepotřebují souhlas kupujícího s tím, aby byla faktura vydána elektronicky.
Proto se kalendář výše spíše plní, než aby čekal na rok 2030. Právní brzda povolila, a tak si národní daňové úřady stanovují vlastní termíny. To také znamená, že seznam se bude dále rozšiřovat, a já bych si neplánoval rok 2027 na předpokladu, že země chybějící v této tabulce zůstanou chybět.
Druhým strukturálním bodem je norma. Evropská norma EN 16931 definuje sémantický model, který musí národní formáty vyjadřovat, proto lze XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA a Peppol BIS popsat jako kompatibilní, ačkoli na obrazovce vypadají zcela odlišně. Stávající národní systémy mají do roku 2035 odpovídat evropskému modelu.
Proč nákladové faktury narušují tyto systémy
Každý mandát předpokládá přiměřeně jednoduchou obchodní transakci. Faktury za dopravu takové nejsou a zde jsou chybové stavy, se kterými se neustále setkávám:
- Dopravní služby bez stabilních kódů. Čekací doba, opakované dodání, poplatky za výtah a skladování přicházejí jako volné textové řádky. Strukturované formáty vyžadují kódované, naceněné položky a volný text je místem, kde automatické párování selhává.
- Zálohy versus dodání. Clo a DPH, které celní deklarant zaplatí jménem klienta, včetně částek, které jsou později uhrazeny prostřednictvím vrácení cla, nejsou vlastním dodáním celního deklaranta. Jejich zaúčtování jako běžné řádky faktury nadhodnocuje obrat a vytváří neočekávanou pozici DPH.
- Zprostředkovatel nebo hlavní dopravce. Stejná zásilka může být na jednom úseku přepravy provedena zasilatelem jednajícím jako zprostředkovatel a na dalším úseku jako hlavní dopravce, přičemž obě tyto skutečnosti vedou k různým fakturám ze stejného provozního souboru.
- Samooplatnění a konsolidované vypořádání. Velcí přepravci si často sami fakturují dopravce nebo provádějí týdenní vypořádání proti tabulce sazeb. Národní platformy mají specifická pravidla o tom, kdo vydává dokument, a samooplatnění, které fungovalo na papíře, může vyžadovat přepracování dokumentace.
- **Popis a klasifikace zboží.** Položka nákladové faktury popisuje službu, nikoli zboží, takže jakákoli HS kódy, kterou váš zákazník očekává na dokumentu, musí pocházet z celního souboru, nikoli z vaší tabulky sazeb.
- Časování měny a příplatku. Bunker nebo měnová úprava stanovená po datu faktury je vzorem dobropisu a každý mandát má na dobropisy svůj názor.
- **Přeshraniční místo dodání.** Přepravní služby mají svá vlastní pravidla pro místo dodání, takže země, jejíž mandát se vztahuje, není vždy zemí, kterou váš provozní tým považuje za původní.
Nejdražší chyba
Drahá chyba spočívá v tom, že se k tomu přistupuje jako k finančnímu projektu. Téměř každé pole, které vyžaduje strukturovaná faktura, pochází z provozu: referenční číslo zásilky, skutečně účtovaná hmotnost, číslo celního prohlášení za pročištěný import, strana, která si službu objednala. Když finance sestavuje vyhovující fakturu na základě systému řízení dopravy, který tato pole nikdy čistě nezachytil, někdo je nakonec musí ručně zadat a náklady na propustnost manuálního zadávání převáží náklady na dodržování předpisů.
Doporučuji neokázalý praktický postup práce. Začněte mapováním, které z vašich entit fakturuje do kterých zemí, protože tato jediná tabulka vám určí skutečný termín. Polská dceřiná společnost fakturující v tuzemsku má problém s únorem nebo dubnem 2026. Německá entita má povinnost příjmu od ledna 2025 a povinnost vydávání se blíží v roce 2027. Obchodní jednotka prodávající do Francie, ale usazená jinde, si musí ověřit, zda se francouzská povinnost vůbec vztahuje, protože usazení je klíčové pro odpověď.
Poté si zkontrolujte svá master data před svým softwarem. Daňová identifikační čísla odběratelů, adresy ve strukturovaných polích a stabilní číselník vašich vlastních poplatků přispějí k úspěšnému spuštění více než jakákoli volba platformy. Viděl jsem zahájení projektu, které se zdrželo o týdny kvůli zákaznickým DIČ uloženým jako volný text s chybějícími předčíslími země.
Výběr trasy na finanční úřad
Existují v zásadě dva typy národních systémů, které od vás vyžadují různé věci. Model zúčtování (clearance models) staví daňový úřad doprostřed: italský SdI a polský KSeF přijímají fakturu, ověřují ji a předávají dál, a kopie na platformě je právně závazným originálem. Síťové modely (network models) přenáší dokument mezi akreditovanými poskytovateli, přičemž Peppol je běžným příkladem a francouzský model s akreditovanou platformou je na této myšlence postaven. Belgie se opírá o Peppol BIS ve formátu UBL, zatímco Německo vyžaduje sémantiku EN 16931 bez předepisování Peppolu jako způsobu přenosu, takže jeden poskytovatel musí pokrývat oba vzory.
Pro dopravce nebo speditéra působícího ve více zemích je rozumným cílem jeden interní formát faktury, který je dostatečně bohatý, aby splňoval EN 16931, přičemž specifické výstupy pro jednotlivé země zajišťuje poskytovatel, nikoli vaši vlastní vývojáři. Budování přímých spojení s každou národní platformou je možné a viděl jsem týmy, jak to dělají, ale každá změna mandátu se pak stává vaší technickou rezervou, nikoli produktovou strategií někoho jiného.
Dvě otázky, které stojí za to položit jakémukoli poskytovateli: které z požadavků roku 2026 jsou již v produkci pro jejich stávající zákazníky a jakým způsobem řeší dobropisy a samozdanění pro dopravu. Druhá otázka odděluje skutečné zkušenosti s nákladní dopravou od obecného nástroje pro pohledávky.
Co dělat před lednem
Pokud fakturujete do Belgie, Polska, Španělska nebo Francie, práce, která se musí uskutečnit tento rok, je krátká a specifická. Uveďte fakturační subjekty a jejich země. Potvrďte, že můžete dnes přijímat strukturované faktury, protože příkazy vašich zákazníků vás zasáhnou dříve než vaše vlastní. Opravte seznam nákladových kódů, aby se doplňkové služby nepřemisťovaly jako proza. Domluvte se se svými největšími protistranami, kdo z vás vystaví doklad. Poté vyberte způsob doručení, protože to je část, kterou lze později snadněji změnit a pod termínem nejtěžší opravit.
Některá z těchto dat se posunou, ale směr nikoli. Polsko odložilo KSeF jednou, pak přistálo na únoru a dubnu 2026 s 11měsíčním beztrestním oknem namísto mírnějšího pravidla. Španělsko dvakrát sklouzlo: Královské nařízení-zákon 15/2025 z 2. prosince 2025 odsunul Verifactu z roku 2026 úplně, na leden a červenec 2027. Francie restrukturalizovala svůj model platformy v říjnu 2024 a zachovala září 2026. Plánujte podle sekvence, nikoli podle jedné řádky, a považujte 1. leden 2026 za skutečný začátek, protože Belgie, Polsko a Francie dopadají do 12 měsíců od něj.