如果您向欧盟开具货运发票，2026年将是您不再需要选择文书工作的一年。比利时要求从2026年1月1日起实施结构化的企业对企业电子发票。波兰的KSeF将于2026年2月1日对2024年销售额超过2亿兹罗提的公司强制实施，并于2026年4月1日对除微型企业外的所有其他增值税注册企业强制实施。法国要求从2026年9月1日起，所有公司都必须能够接收结构化的电子发票，大型和中型企业也从该日期开始开具电子发票。
这些都不是飞行员。它们是附件电子邮件中的 PDF 在该国停止作为有效发票的日期，而货运发票的风险异常高，因为单个承运商发票可以包含十几个附加费用项目、每周变动的燃油附加费以及根本不是销售的报关费用。
2026年强制性日历
| 国家 | 有什么变化 | 有效 | 格式或频道 |
|---|---|---|---|
| 比利时 | 结构化 B2B 电子发票强制化 | 2026年1月1日 | Peppol BIS 作为默认路由 |
| 波兰 | 2024年，KSeF对年销售额超过2亿兹罗提的大型纳税人强制执行 | 2026年2月1日 | KSeF 国家平台，结构化 XML |
| 波兰 | KSeF 对所有剩余的增值税注册企业强制执行，不包括微型企业家 | 2026年4月1日 | KSeF 国家平台 |
| 波兰 | KSeF 惠及微型企业 | 2027年1月1日 | KSeF 国家平台 |
| 西班牙 | Verifactu 经认证的公司所得税纳税人开票软件，已推迟第二次 | 2027年1月1日 | 认证的计费软件，向税务机关报账 |
| 西班牙 | Verifactu 面向所有剩余纳税人，包括个体经营者 | 2027年7月1日 | 认证计费软件 |
| 法国 | 所有公司都必须能够接收结构化电子发票；大中型公司必须能够开具。 | 2026年9月1日 | 认证平台，现称为 PA，以前称为 PDP，或公共门户 |
| 法国 | 小型微型企业必须发行 | 2027年9月1日 | 经认证的平台，一个 PA |
| 德国 | 年营业额超过80万欧元后，发行将成为强制性要求 | 2027年1月1日 | XRechnung 或 ZUGFeRD，根据 EN 16931 |
| 德国 | 所有企业发行将成为强制性规定 | 2028年1月1日 | XRechnung 或 ZUGFeRD |
| 欧洲联盟 | ViDA 套餐下欧盟内部 B2B 交易的电子报告 | 2030年7月1日 | 符合欧盟标准的结构化电子发票 |
两项早期指令已经生效，而且因为是旧闻很容易被遗忘。意大利自 2019 年起就要求通过其 SdI 平台进行 B2B 电子发票，罗马尼亚的 RO e-Factura 自 2024 年 7 月 1 日起已覆盖国内 B2B。德国的接收义务于 2025 年 1 月 1 日开始，这意味着德国客户可以拒绝处理非结构化发票。
ViDA 包实际上改变了什么
理事会于 2025 年 3 月 11 日通过了名为 ViDA 的欧盟增值税改革，但大多数评论都聚焦于 2030 年的日期。对于货运业务而言，更直接的变化则不那么引人注目。成员国不再需要理事会的特别授权来强制实施国内电子发票规定，也不再需要买方的同意才能以电子方式开具发票。
因此，上面的日历正在被填满，而不是等到 2030 年。法律上的刹车已经解除，所以各国税务机关正在设定自己的日期。这也意味着名单将不断增长，我不会寄希望于表中缺失的国家继续缺失，并以此来制定 2027 年的计划。
第二个结构性要点是标准。欧洲标准 EN 16931 定义了各国格式必须表达的语义模型，这就是为什么 XRechnung、ZUGFeRD、FatturaPA 和 Peppol BIS 都可以被描述为合规的，尽管它们在屏幕上的外观截然不同。现有的国家系统预计将在 2035 年前与欧洲模型相匹配。
为什么货运发票会破坏这些系统
所有授权都基于一个相当简单的商业交易。货运发票并非如此，这也是我一直遇到的故障模式：
- 无稳定代码的附加费。 等待时间、二次配送、吊装费和滞期费以自由文本行的形式出现。结构化格式需要有代码、定价的项目，而自由文本是自动化匹配失效的地方。
- **垫付款项与供应。** 货运代理代表客户支付的关税和增值税，包括日后通过 退税 收回的金额，并非货运代理自身的供应。将它们编码为普通的发票项目会夸大营业额，并产生意想不到的增值税状况。
- **代理人或委托人。** 同一批货物，在运输的一程中可以是作为代理人的货运代理，而在下一程中则可以作为委托人，这两种身份会从同一个操作文件中产生不同的发票。
- 自我开票和合并结算。大型发货人通常会自行向承运人开具账单，或根据费率表每周进行结算。全国性平台对于谁签发文件有具体规定，而纸面上的自我开票安排可能需要重新进行文件处理。
- 货物描述与分类。 货运发票中的一行描述的是一项服务而非货物，因此您客户在文件中期望获得的任何 HS编码 都必须来自海关文件，而不是来自您的费率表。
- 货币和附加费时效。发票日期之后确定的燃油附加费或货币调整是一种贷项通知单模式，并且每个授权都有关于贷项通知单的规定。
- **跨境供应地。** 运输服务的供应地规则有其特殊性，因此适用的国家规定不一定就是您的运营团队所认为的起始国。
代价最大的错误
昂贵的错误是将此项目视为财务项目。结构化发票几乎所有需要的字段都源于运营：托运参考、实际收费的重量、清除导入 背后的清关编号、订购服务的方。当财务部门在一个从未干净地捕获过这些字段的运输管理系统之上构建合规发票时，就会有人手动输入这些字段，而手动输入的吞吐量成本将超过合规成本。
我推荐的实际工作顺序并不光鲜。首先要弄清楚您的哪些实体向哪些国家开具发票，因为这张表格会告诉您实际的截止日期。在波兰境内开具发票的波兰子公司将面临2026年2月或4月的问题。德国实体自2025年1月起就已承担了接收义务，并将在2027年承担开具义务。在法国销售但总部设在其他地方的企业需要检查法国的义务是否会触及到它，因为成立地点决定了答案。
然后检查您的主数据，再检查您的软件。买方的税务标识符、结构化字段中的地址以及您自身费用的稳定代码列表，比任何平台选择都更能促进成功的上线。我曾见过一个客户因客户增值税号码存储为自由文本且缺少国家/地区前缀而导致上线延迟数周。
选择前往税务机关的路线
国家制度大致有两种，它们对你的要求也不同。清关模式将税务机关置于中间：意大利的 SdI 和波兰的 KSeF 接收发票、对其进行验证然后传递，平台的副本即为法律正本。网络模式在经过认证的提供商之间传输文件，Peppol 是一个普遍的例子，法国的认证平台模式也建立在此理念之上。比利时依靠 UBL 格式的 Peppol BIS，而德国则要求 EN 16931 语义，但不规定 Peppol 作为传输方式，因此一个提供商必须同时覆盖这两种模式。
对于在多个国家运营的承运商或货运代理来说，明智的目标是采用一种内部发票格式，该格式能够满足 EN 16931 标准，并且由供应商处理特定国家的输出，而不是由您自己的开发人员处理。直接连接到每个国家/地区的平台是可行的，我也曾见过团队这样做，但每次强制性要求变更都会变成您的工程待办事项，而不是别人的产品路线图。
有两个问题值得问任何供应商：2026 年的哪些强制性规定已在其现有客户中投入生产，以及他们如何处理运输的贷项通知单和自行开票。第二个问题将区分真正的货运经验和一个通用的应收账款工具。
一月前该做什么
如果您开票至比利时、波兰、西班牙或法国，今年需要完成的工作简短且具体。列出发票实体及其国家。确认您可以接收结构化发票，因为客户的授权比您自己的授权更早生效。修复费用代码列表，使附加费用不再以文字形式传输。与您最大的交易对手商定由谁出具文件。然后选择交付路线，因为这是以后最容易更改的部分，也是在截止日期前最难修复的部分。
其中一些日期会有变动，但方向不会。波兰曾将 KSeF 推迟一次，然后定在 2026 年 2 月和 4 月实施，并提供 11 个月的免罚款期，而不是更宽松的规定。西班牙推迟了两次：2025 年 12 月 2 日颁布的第 15/2025 号皇家法令将 Verifactu 完全推迟到 2027 年 1 月和 7 月，而不再是 2026 年。法国在 2024 年 10 月调整了其平台模式，并保留了 2026 年 9 月。要为这一系列事件做好计划，而不是只关注某一个单独的节点，并将 2026 年 1 月 1 日视为真正的起点，因为比利时、波兰和法国都在此后的 12 个月内实施。