بالنسبة لشركات الأدوية الماهرة، ابدأوا بجرد دقيق للمخزون وكونوا مخزونًا احتياطيًا للأدوية الأساسية خلال فترة نوفمبر.
في مسحهم، واجهت هذه الشركات انخفاضًا في قدرة النقل خلال الشهر، مع أسابيع من التأخير في التسليمات وتضييق دورات المخزون، مما يسلط الضوء على الضغط الاقتصادي على سلاسل توريد الصحة.
يشير المحللون إلى الآثار الاقتصادية المترتبة على اختناقات النقل، حيث تقوم معظم الشركات بتشديد المخزونات الاحتياطية، وهذه الإجراءات خاصة باللقاحات والأدوية ذات المواصفات العالية التي تتطلب ظروفًا خاضعة للرقابة؛ يمكن لبعض العمليات اقتراض السعة من المسارات عبر ألمانيا للحفاظ على الجداول الزمنية، حيث تراجع أنظمة الصحة ضغوط إرث أزمة كوفيد-19 الأخيرة والتخطيط للأزمات.
لتحقيق ذلك، نفذوا تخطيط السيناريو الذي يشمل فترات زيادة الطلب وحدوث التأخيرات، وأعطوا الأولوية للمخزونات الاحتياطية المحلية للأدوية الأساسية؛ نسقوا مع مشغلي النقل لتأمين مقاعد محجوزة، وراقبوا مقاييس قدرتهم، وأجروا مراجعة شهرية خلال فترة نوفمبر للحفاظ على توفر أهم العناصر الحيوية، مما يعكس تركيزهم على صحة المرضى وموثوقية التوريد.
تحديد المواد الحيوية للتخزين: المواد الفعالة، والمواد المساعدة، والتعبئة والتغليف
الإجراء: إنشاء مخزونات احتياطية للمواد الفعالة، والمواد المساعدة، والتعبئة والتغليف لتغطية 6-8 أسابيع من الإنتاج للعناصر الأكثر أهمية. استخلصوا عتبات من استخدام الأسابيع الـ 12 الماضية واستعدوا لتأخيرات الاستيراد في حالة عدم وجود اتفاق، والتي من المرجح أن تعطل سلاسل توريد هذه المواد.
حيث يكون التوريد مركّزًا، صنفوا المواد على أنها من الفئة الأولى وحددوا مخزونات احتياطية مستهدفة لتغطية 6-12 أسبوعًا من الطلب. بالنسبة لهذه المواد، بما في ذلك تلك التي لديها خطر الاعتماد على مصدر واحد، سعوا للحصول على مصدرين مزدوجين وحافظوا على مخزونات غير نقدية لضمان التسليم في الوقت المحدد. راجعوا مدخلات التعبئة والتغليف ذات المهلة الزمنية الطويلة، مثل الأغطية المتخصصة وأغشية الحاجز، في دورات نوفمبر.
يلزم بذل عناية في التواصل مع الموردين. يُطلب منهم تقديم بيانات القدرة، وأوقات التسليم الحالية، وخيارات الاستبدال. في المفاوضات مع فرقهم، ابحثوا عن التزامات غير نقدية مثل التخصيصات المحجوزة أو الأولوية في المناولة للعناصر الحيوية. وثقوا النتائج لكل مادة وبدائلها المحتملة.
أجريت تقييمات للمخاطر في نوفمبر الماضي؛ قبل الانتهاء من الخطة، نسقوا مع فرق الصحة وضمان الجودة للتحقق من المواصفات وظروف التخزين؛ طبقوا دورة مراجعة مدتها 4 أسابيع وتقييمًا كاملاً كل بضعة أسابيع، وقدموا تقارير مرحلية لقيادة شركتهم.
وضع محفزات وعتبات لإعادة تخزين المخزون
اعتمدوا محفز إعادة تخزين ذي مستويين: عتبة أولية عند 25 يومًا من التوريد للمخزونات الروتينية وتنبيه ثانوي عند 12 يومًا للفئات الحيوية. تضمن الطلبات الآلية الوصول إلى العناصر الأساسية وتقليل العمل اليدوي. استخدموا لوحة معلومات تفاعلية لمراقبة المخزونات والتدفق وأوقات التسليم، مع تنبيهات تلقائية عند اكتشاف فترة نقص لتسريع التعامل مع الموردين.
يجب أن تتكيف العتبات مع تقلبات الطلب وأداء الموردين. في ألمانيا، تظهر الحالات أن أوقات التسليم يمكن أن تتسع خلال فترات الذروة؛ يتطلب التأثير الاقتصادي تعديلات مبكرة للعتبات. في مناقشات الجمعية، أدركت الأدوار التفاوضية مع هوجان وبارنييه أن أوقات التسليم بلغت ذروتها خلال فترات الضغط؛ تشرف صحيفة الحارس على التحديثات ويحدد خطاب رسمي العتبات المحدثة، وخطوات التصعيد، وإطار المفاوضات.
خطوات تشغيلية: تعيين حارس لمراقبة المخزون، ومفاوض لإدارة اتصالات الموردين، وجمعية متعددة الوظائف لتقاسم المخاطر. وضع إشارات إنذار مبكر وسلاسل تربط التنبؤ والمشتريات والخدمات اللوجستية. يجب أن يتضمن الخطاب الموجه للموردين العتبات وأوقات الاستجابة؛ إجراء اختبارات في الفترة المستقبلية للتحقق من استقرار تدفق المخزون. يساعد الاستعداد للطوارئ في الحفاظ على الوصول عند حدوث زيادات في الطلب؛ مواءمة المفاوضات مع الشركاء للحفاظ على ارتفاع التكاليف وموثوقية التسليم؛ مراجعة الخطة ربع سنويًا مقابل التوقعات الاقتصادية.
القياس والحوكمة: تتبع مؤشرين للأداء الرئيسيين - أيام التوريد ومستوى الخدمة - وإجراء مراجعة لمدة 12 شهرًا لالتقاط التحولات في الفترة. كانت هناك حالات انخفضت فيها المخزونات عن الهدف، مما أدى إلى تفعيل اتفاقيات طارئة مع الجمعية والشركاء؛ تقع ملكية التحسينات المستمرة على عاتق الحارس والمفاوض، بينما يقوم المجلس وفريق الاتصالات بتقييم التأثير الاقتصادي. يجب أن تحافظ الخطة المستقبلية على المرونة للاستجابة لظروف السوق المتطورة في أوروبا، بما في ذلك العلاقات مع ألمانيا وشركاء آخرين، مع تحديثات منتظمة من الخطاب وتحديثات لإطار المفاوضات.
إدارة التخزين والمناولة ومدة الصلاحية للسلع المخزنة
نفذوا فورًا مبدأ "الأقدم انتهاءً، أولًا خروجًا" (FEFO) وعينوا مالكًا واحدًا في المكتب للإشراف على جميع الدفعات وتواريخ الانتهاء وظروف التخزين، مع المساءلة في جميع أنحاء البلاد. هذه المسألة مهمة للصحة والاستقرار الاقتصادي؛ من المرجح أن تقلل هذه الإجراءات من التأثيرات على سلاسل التوريد والتوقعات للعام المقبل.
- بيئة التخزين: حافظوا على مناطق محددة بدرجات حرارة معينة (2-8 درجة مئوية للمواد المبردة؛ 15-25 درجة مئوية للسلع البيئية) والرطوبة 30-60٪؛ ركبوا مستشعرات معايرة، وأجهزة إنذار تلقائية، وفحوصات يدوية يومية؛ قم بتدوير المخزون عند الوصول باستخدام FEFO لمنع خطر الانتهاء.
- وضع العلامات وإمكانية التتبع: قم بتعليق بيانات الدفعة وتاريخ الانتهاء على كل وحدة عبر الرموز الشريطية أو RFID؛ سجلوا أصول الدفعات، وظروف التخزين، وتاريخ النقل؛ تأكدوا من تحديث نظام المكتب في الوقت الفعلي وأن جميع المستودعات داخل البلاد يمكنها الوصول إليه.
- التوثيق والعمليات: توحيد إجراءات الاستلام والفحص والإفراج؛ الاحتفاظ بسجلات الدفعات، وشهادات التحليل، وسجلات النقل؛ تدريب الموظفين سنويًا على المناولة، وعمليات فحص الجودة، والإبلاغ عن الانحرافات؛ يجب دمج هذه العمليات في جميع العمليات ضمن عمليات أعمال الشركة.
- المناولة والنقل: استخدموا منصات نقالة مخصصة، وحدوا ارتفاع الكومة، وتأكدوا من أن مشغلي الرافعات الشوكية لديهم تدريب محدث؛ استخدموا النقل المتحكم في درجة حرارته عند الحاجة؛ جدولة الحركات لتقليل التبادل عبر البضائع والتعرض للحرارة أو البرد؛ يجب على سلاسل التوريد وشركاء النقل مشاركة البيانات الحية للحفاظ على التوافق.
- إدارة مدة الصلاحية: أجروا مراجعات أسبوعية لتواريخ الانتهاء، وضعوا العناصر التي توشك على الانتهاء في المقدمة، وعزلوا الدفعات المشبوهة؛ تخلصوا من العناصر بعد انتهاء صلاحيتها وفقًا للسياسة؛ قم بتعيين تنبيهات انتهاء الصلاحية الآلية لزيادة اليقظة وتقليل النفايات.
- التنسيق الخارجي وتأطير المخاطر: أخبر بارنييه أصحاب المصلحة أن نهج FEFO الشفاف والرؤية النشطة عبر سلاسل القيمة يقلل من المخاطر؛ ضعوا في اعتباركم الموردين الفرنسيين حيث تكون مقاييس المخاطر المرجحة مفضلة، ولكن تأكدوا من الامتثال والعناية الواجبة؛ في ظل الآفاق المتقلبة، نوّعوا المصادر لتعزيز المرونة.
- النتائج الاستراتيجية والمقاييس: تتبعوا المخاطر المتعلقة بالصحة، ومستويات الخدمة، والآثار المترتبة على التكاليف؛ راقبوا النفايات من سنة إلى أخرى، وتردد مخزونات النقص، وأوقات الطلب إلى التسليم؛ أبلغوا المكتب الوطني وشبكات الشركاء لتوجيه القرارات على مستوى البلد.
источник
الخطوات التنظيمية والجمركية والمتعلقة بالامتثال للمخزون المخزن
في الربع القادم، ضعوا مجموعة إجراءات تشغيل قياسية كاملة وقابلة للتدقيق لمواءمة الضوابط التنظيمية والجمركية والمتعلقة بالجودة للمخزونات المحتجزة في جميع أنحاء المملكة المتحدة؛ تأكدوا من إمكانية تتبعها عبر سجلات الدفعات ودفتر أستاذ واحد.
طوروا ملف استعداد لحالة عدم وجود اتفاق يتضمن رموز النظام المنسق، وتراخيص الاستيراد، ووثائق المنشأ، وشهادات التحليل، وإفادات الموردين؛ طبقوا تصنيفات BICS لتبسيط التخليص الجمركي؛ عينوا مسؤوليات داخل الجمعية ومع السلطات البريطانية؛ حدثوا الملف مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة مع تقدم المفاوضات.
نسقوا مع Sanofi وغيرها من اللاعبين الرئيسيين لتوحيد وضع العلامات، والتعبئة والتغليف، وظروف التخزين، ومعايير الإفراج عن الوحدات الحيوية؛ طبقوا مجرى عمل مركزي يعكس ممارسات الصناعة المتحدة والعمل متعدد الوظائف في السوق البريطانية؛ تأكدوا من توثيق متسق خلال دورات نهاية العام.
عززوا ضوابط التخزين والنقل للحفاظ على سلامة المنتج: تحققوا من قدرات سلسلة التبريد، وراقبوا درجات الحرارة في الوقت الفعلي، وافصلوا العناصر عالية المخاطر، وحافظوا على جدول تدوير قائم على المخاطر؛ خططوا لحالات الطوارئ لزيادة الطلب ونقل الشحنات إلى المراكز الإقليمية والأنشطة ذات الصلة.
حافظوا على نظام صارم للتوثيق والامتثال: احتفظوا بسجل تدقيق للموردين وشركات النقل والسماسرة الجمركيين؛ أجروا تدقيقًا داخليًا رسميًا ربع سنويًا وتدقيقًا خارجيًا منفصلاً سنويًا؛ تأكدوا من أن مجموعة الأدوات تغطي المخزونات والأرقام التسلسلية وتتبع الدفعات عبر جميع المرافق؛ تحققوا من أن جميع الإشعارات التنظيمية محدثة وتم تقديمها ضمن الأطر الزمنية المطلوبة بما يتفق مع الإطار الموحد للجمعية.
مراقبة التكاليف والميزانية والتأمين لمبادرات التخزين
توصية: ضعوا سياسة احتياطي مكتوبة للمواد الأساسية مع سقف صارم للإنفاق غير النقدي، وتأمينها ضد الخسارة، ومراجعتها كل ستة أسابيع للتحقق من التوافق مع التوقعات.
يقسم إطار الميزانية التكاليف إلى عناصر رعاية ثابتة، وتجديد متغير، وتغطية للطوارئ. يجب ربطها بنسبة مئوية من خطة المشتريات السنوية. في معظم الحالات، ينتج عن هذا مخزون احتياطي يمكن أن يغطي حوالي ستة إلى ثمانية أسابيع من المواد الواردة. تظهر التقارير المكتوبة لقيادة البلد ما إذا كان هذا المخزون الاحتياطي كافياً وكيف يتغير في ظل افتراضات عدم وجود اتفاق. طلبت الإدارة رؤية شفافة لكيفية تأثير ذلك على الأدوية وشركات الأدوية، بما في ذلك AstraZeneca وغيرها، وما إذا كان جانب الميزانية لا يزال تحت السيطرة. يجب الحفاظ على التحضيرات لتقليل الاضطراب، مع الاهتمام بتقييم شبكات الموردين للحفاظ على المرونة. تتطلب المسألة مواعيد نهائية للمراجعات وإبلاغًا مستمرًا حول ما إذا كانت الخطة تستعد للفترة القادمة من الطلب، وما إذا كان بإمكانهم الحفاظ على الاستمرارية مع ظهور تقلبات العملة على الرغم من مخاطر عدم وجود اتفاق.
تقييم المخاطر واستراتيجية التأمين
تشمل العناصر الرئيسية تحديد نقاط الفشل المحتملة على جانب التوريد، وتحديد أولويات المواد الأكثر أهمية، وتوثيق أدلة مكتوبة على التعرض للمخاطر. تأخذ الخطة في الاعتبار سيناريوهات عدم وجود اتفاق، وتضمن تغطية التأمين للخسائر غير النقدية وجودة المواد، مع نقطة اتصال واضحة في عمليات البلد. تشير التعليقات الواردة من الميدان إلى أن صحة النظام البيئي للموردين مهمة، حيث يمكن أن يؤدي التوقف عن العمل في أي جانب من جوانب السلسلة إلى فجوات في الرعاية.
مراحل التنفيذ
اعتماد جدول زمني مرحلي: بحلول الأسبوع الثاني، الانتهاء من سياسة الاحتياطي؛ بحلول الأسبوع الرابع، تثبيت شروط التأمين؛ بحلول الأسبوع الثامن، الانتهاء من التدقيق الأول، وتحديث نسبة الاحتياطي والمواعيد النهائية. ستتوافق العملية مع دورات إعداد التقارير الروتينية وستصبح مسألة روتينية لشركات الأدوية للحفاظ على الاستعداد، حتى مع تطور إشارات الطلب القادمة.
| العنصر | التوصية | الأساس المنطقي |
|---|---|---|
| سياسة الاحتياطي | كتابة ونشر سياسة رسمية مع عتبات؛ وضع وتيرة مراجعة ستة أسابيع | التحكم في التدفق النقدي مع الحفاظ على الاستعداد لظروف عدم وجود اتفاق |
| محفز الميزانية | تحديد نسبة من المشتريات السنوية للاحتياطيات؛ تحديد نشاط التجديد | ربط التحكم في التكاليف بالمخاطر الاستراتيجية، وتقليل الإنفاق في اللحظة الأخيرة |
| التغطية التأمينية | تضمين أحكام شحن، وتعطيل الأعمال، والخسائر غير النقدية؛ التكييف مع مخاطر عدم وجود اتفاق | حماية العمليات من تأخير الموردين ومشاكل الجودة |
| المراقبة وإعداد التقارير | الاحتفاظ بإعداد تقارير مكتوبة؛ مراجعة مرة واحدة على الأقل كل ربع سنة؛ التصعيد إذا انحرفت المقاييس | توفير الرؤية لقادة البلد وشركات الأدوية حول الاستعداد |